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Gestion des lits en chirurgie
une expérimentation au CHAM
ANAP Gestion des lits
ARS centre
Mardi 4 Novembre 2014
C. GOIMBAULT, cadre supérieur de santé
pôle de chirurgie
SOMMAIRE
 Contexte et problématique
 Établissements de règles
d’hébergement
 Un outil mis en place
 Une organisation en regard de l’outil
Le pôle de chirurgie au CHAM
 3 unités de chirurgie (80 lits)+ 1 unité
d’ambulatoire (10 places)
 9 spécialités différentes :
 4 spécialités fortes : Orthopédie,
Urologie, Viscéral et ORL
 5 autres types d’activité : stomatologie,
ophtalmologie, cardiologie, endoscopie
sous AG, Pose de PAC
2014 : une année de
restructuration du pôle
 Modification de la typologie des lits
 Arrêt d’hospitalisation de semaine
 Augmentation du nombre de lits
 Pourquoi ?
 15% d’activité supplémentaire au bloc entre 2012-2013
et prévision 2013-2014 de 15% supplémentaire.
 Augmentation de 100h de programmation de bloc offert
en 2 ans
 Recrutement de chirurgiens supplémentaires sur 2 ans
 Optimisation du TROS du bloc (72% en moyenne contre
80 % en 2014)
Les problématiques de gestion de
lits rencontrées
 Accroissement du nombre de patients hospitalisés en
chirurgie
 Visualisation par unité limitée
 Absence complète d’anticipation de gestion de lits
 Jusqu’en avril 2014 : occupation rarement au maximum
 L’unité d’ambulatoire n’est pas optimisée
Conséquences immédiates
 Gestion au derniers moments quand les patients arrivent et qu’il
n’y avait pas de place, changements de service…
 mécontentements des patients
 désorganisation des unités de soins
Objectif du travail réalisé
 Établir des règles de gestion des lits sur les
hospitalisations de chirurgie
 Obtenir une vision globale des patients programmés
en hospitalisation en lien avec la programmation du
bloc opératoire
 Coordonner la gestion des patients hébergés entre le
bloc, les secrétariats , les unités de soins et
l’encadrement
 Anticiper les problématiques de « bouchon »
 Alerter les décideurs du pôle en cas de saturation
des lits
Un postulat de départ
 Pour optimiser la gestion des lits, il est nécessaire de savoir
qu’en chirurgie 30% des lits sont liés à l’activité d’urgence
et 70% à l’activité de programmation
De ce fait, seul 70% de la capacité de lits d’hospitalisation
sont réservables
 Un périmètre restreint : les patients programmés pour une
intervention au bloc opératoire dans l’ensemble des
secteurs d’hébergement du pôle de chirurgie
Méthodologie de travail
 Réalisation d’un fichier Excel de suivi des lits sur l’année
calendaire
 Aout 2014 : Expérimentation du ficher par les secrétaires sur le
mois
 Septembre 2014 : Mise en place de la procédure de gestion des
lits avec test
 Octobre 2014 : 1ère évaluation du processus
 Début 2015 : évaluation à 4 mois de fonctionnement
 2015 : intégration des urgences et des programmés sur un
même fichier
Définir des règles d’hébergement :
un préambule indispensable
 Répartir les lits par spécialités
 Introduire la notion de géométrie variable en fonction
du type de patient présent par spécialité et relevant de
chirurgie
 Désigner des chefs d’orchestre de cette gestion de lit
 Définir la manière dont est réservé un lit
 Quand la capacité de 70% n’est pas atteinte
 Quand la capacité de réservation est dépassée : autrement
dit comment faire en cas de « surbooking »
Créer un outil informatique : fichier
Excel
 Définir son but
 Organiser son mode
d’utilisation
 Définir son contenu
10
Définir les modalités d’utilisation et le rôle de
chaque acteur autour de cet outil
 Faciliter le remplissage de l’outil en créant un thésaurus des
DMS de séjour en fonction du motif d’hospitalisation
 Qui utilise ce fichier ?
 Qui le remplit ?
 Qui contrôle ?
 A quel moment se font les différents contrôles ?
 Mettre en place une instance de régulation
 Prévoir la gestion quotidienne en cas de difficultés de
placement
Bilan à 1 mois de fonctionnement
 Pour la gestion des lits au quotidien
 Une meilleure visibilité de la semaine suivante aussi bien pour le bloc
que pour l'hospitalisation d'où une meilleure anticipation.
 Le bloc souligne le gain de temps et la qualité des relations entre bloc et
unité (hospitalisation et secrétariat).
 Effet non négligeable : une meilleur répartition des patients avec des
chirurgiens qui laissent l'encadrement acteur et qui informe ces derniers
 Le gestionnaire de lits est identifié.
 Pour les patients :
 une arrivée échelonnée appréciée : c'est une réelle avancée dans la prise
en charge
 Un meilleur accueil : le patient est informé du service où il sera
hospitalisé
Le futur envisagé
 Continuer de cette manière jusqu'à la fin de
l'année
 Réaliser un questionnaire de satisfaction des
patients
 Etudier la faisabilité de mettre en adéquation la
réservation de lit avec la réalité des patients
hospitalisé avec notamment la notion de jour
de sortie dans les 24h/48h après l'entrée.
Les difficultés rencontrées
 Adhésion du corps médical à laisser
l’encadrement chef d’orchestre des lits
 Apprendre aux équipes administratives et
soignantes à utiliser l’outil informatique
 Être en capacité à réaliser un fichier Excel un
peu complexe pour en faciliter l’utilisation avec
une absence de recopiage
 Et le changement ….
Merci de votre attention !