GUIDE MAPA (pour un besoin évalué entre 4000 et 89999 € HT)

GUIDE MAPA
(pour un besoin évalué entre 4000 et 89999 € HT)
Définition du besoin et rédaction du CCP par l’acheteur
Responsabilité
L’acheteur (ex: pour
les labos les
enseignantschercheurs, pour les
services communs les
responsables, …)
Procédure
Action
Besoin
Définir le besoin précisément
(ex: un matériel scientifique)
Devis
Obtenir des devis afin
d’estimer le montant de
l’achat (ne doit pas dépasser
89 999 € HT)
Cahier des charges (CCP)
Remise du CCP au secrétariat
Remplir le CCP (selon modèle
mis en ligne sur site web Cellule
Marchés dans « documents
disponibles »)
Gestion administrative par le secrétariat
Responsabilité
Procédure
Publier gratuitement à
l’AMUE
Le secrétariat
Vérification administrative
du CCP
Envoi du CCP aux fournisseurs
Action
Mis en ligne sur le site web
Cellule des Marchés dans
« Liens ». Le délai de réception des
offres a été fixé à 3 jours minimum. Il
peut être supérieur (5 jours, 10 jours,
1 mois, 2 mois). A vous de juger.
Contrôler la forme et non le fond (ex:
enlever les zones bleues, mettre la
date du MAPA, rajouter la date limite
de réception des offres, mettre les
zones rouges en noir, supprimer le &
sur les candidatures si non utilisé…)
Informer au moins deux fournisseurs
de la sortie de la publicité (ceux à
qui, par exemple, vous avez
demandé un devis) et leur envoyer
le CCP par mail ou par courrier.
Envoyer aussi un CCP à toutes les
autres sociétés qui ont vu la publicité
et qui sont intéressées (idem par
mail ou par courrier).
Analyse des plis par l’acheteur
Responsabilité
Procédure
Ouverture de plis contenant
l’offre et son annexe
« mémoire technique » (c’est
un devis complet)
L’acheteur (ex: pour
les labos les
enseignantschercheurs, pour les
services communs les
responsables, …)
Rédiger le rapport
d’analyse des offres
(RAO)
Action
Dès réception des plis par
l’acheteur, vérifier que le CCP
est bien signé à l’endroit qui leur
est réservé et commencer
l’analyse (au moins deux
personnes)
Vous devez reprendre les critères
de sélection des offres précisés
dans le CCP pour établir le RAO
(modèle en ligne sur site web
Cellule Marchés dans « documents
disponibles »
Choix du titulaire
Signature du CCP
Pour un labo ou un département,
signature par le directeur du labo
ou du département et co-signé
par le directeur d’UFR. Pour un
service commun, signature du
directeur, pour Instituts et Ecoles,
signature du directeur.
Communication par le secrétariat
Responsabilité
Procédure
Action
Informer les fournisseurs
non retenus
Leur envoyer un mail avec accusé
réception ou courrier AR (selon
modèle mis en ligne sur site web
Cellule Marchés dans « documents
disponibles »)
Informer le fournisseur
retenu
Lui envoyer un mail avec accusé
réception ou courrier AR (selon
modèle mis en ligne sur site web
Cellule Marchés dans « documents
disponibles »)
Le secrétariat
Notification
Agrafer l’accusé réception du mail
ou l’AR à l’endroit réservé à la
notification (avant dernière page)
Engagement et envoi du bon de commande par le secrétariat
Responsabilité
Procédure
Engagement de la commande
dans Carambole
Faxer le bon de commande au
fournisseur ainsi que le mémoire
technique du fournisseur
Le secrétariat
Accusé réception du matériel
Facture et bon de
commande doivent être
transmis à l’Agence
Comptable pour paiement.
Ne pas transmettre la copie
du CCP sauf dans le cas
d’une avance.
Action
Vous devez engager hors marchés.
Préciser dans « libellé » MAPA du
../../….
Le mémoire technique du fournisseur
est une sorte de devis mais il est plus
complet car il reprend les critères de
sélection des offres.
Vérifier que le fournisseur ait
bien respecté les délais de
livraison et que le matériel livré
ne soit pas défectueux
Une avance de 5% peut être demandée par
le fournisseur si le montant du marché est
supérieur à 50000 € HT et dans la mesure
où le délai d’exécution est supérieur à 2
mois. Dans ce cas, il faut donner une copie
du CCP à l’Agence Comptable ainsi que la
facture et le bon de cde. Une avance peut
être supérieure à 5% si vous le précisez
dans le CCP (nous contacter pour cela).
Archives par le secrétariat
La lettre ou le mail avec l’accusé réception envoyé à
l’entreprise non retenue
La lettre ou le mail envoyé à l’entreprise retenue. L’accusé
réception est agrafé au CCP (avant dernière page).
Le dossier doit contenir les
éléments suivants et doit
être archivé au moins 5 ans
Le CCP du candidat retenu signé par les 2 parties et
notifié ainsi que son mémoire technique (devis complet)
Le rapport d’analyse des offres
Les bons de commande
La publicité
Toutes correspondances échangées
Quand contacter la Cellule des Marchés ?
Marché avec de la maintenance ou
extension de garantie
Marché à bons de commande
Dans les cas suivants
Si l’avance est supérieure à 5%
Marché alloti
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