Bien gérer ses référentiels de données : un enjeu pour mieux piloter la performance de son établissement Argumentaire Version 1.0 Octobre 2008 Copyright © 2008 GMSIH Permission vous est donnée de copier et distribuer ce document selon les termes de la Licence D-GMSIH, Version 2.0 ou ultérieure publiée par le GMSIH. Une copie de cette licence peut être consultée à l’adresse : http://www.gmsih.fr/fre/nos_publications/lic ences_gmsih P132-argumentaire_V1.0 2 Les référentiels de données dans un établissement de santé Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées dans leur gestion Comment mener un projet « référentiels? Conclusion P132-argumentaire_V1.0 3 Les référentiels de données dans un établissement de santé Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées dans leur gestion Comment mener un projet « référentiels » ? Conclusion P132-argumentaire_V1.0 4 Le référentiel : un besoin métier Besoin métier • Des définitions communes • Une seule source de vérité pour les informations essentielles P132-argumentaire_V1.0 Réponse au besoin • Des données de référence rassemblées dans un référentiel 5 La mise en œuvre des référentiels passe principalement par le SI Parmi les données opérationnelles, on retient certaines données dites de référence… …elles sont regroupées dans des référentiels qui peuvent prendre différents formats techniques Les référentiels sont utilisables par l’ensemble du SIH à travers des services offerts par un serveur de référentiel P132-argumentaire_V1.0 6 Les principaux référentiels nécessaires à un ES Structurant le SIH, les référentiels sont essentiels au bon fonctionnement du SIO et du SID. P132-argumentaire_V1.0 7 Pour rappel : apports du SID par rapport aux infocentres D’un point de vue fonctionnel Accès à des données fiabilisées issues de plusieurs sources Pérennité de la gestion au travers de gestion d’historiques fiables Davantage de tâches à valeur ajoutée pour les équipes Fonctionnalités avancées (prévisions et simulations par ex) Partage des informations facilité D’un point de vue technique Soulage les systèmes de gestion opérationnels Offre une performance globale adaptée à l’analyse Evolutivité possible P132-argumentaire_V1.0 8 Le référentiel de Structures (FICOM) Enjeux opérationnels Exigences réglementaires Production de soins au quotidien Mise en œuvre des pôles Enjeux de pilotage (SID) Tableaux de bord Vision transversale Analyses multidimensionnelles Comptabilité analytique EPRD Compte Administratif Retraité P132-argumentaire_V1.0 9 Le référentiel des Patients et des Venues Enjeux opérationnels Améliorer la prise en charge Fiabiliser le parcours de soins Contraintes réglementaires Facturation Enjeux de pilotage (SID) Connaître son attractivité La quasi-totalité des indicateurs d'activité et du PMSI sont liés à l'identité et au séjour Calculer les coûts par séjour Suivi santé publique P132-argumentaire_V1.0 10 Le référentiel des Ressources Humaines Enjeux opérationnels Les contrats et les carrières La paie Les formations La responsabilité médicale La sécurité du SI Enjeux de pilotage (SID) L’identification des affectations La mesure de l'absentéisme Le pilotage de la masse salariale (EPRD) La production de la CAH La production d’indicateurs P132-argumentaire_V1.0 11 Le référentiel de Nomenclatures Enjeux opérationnels La cohérence et la qualité des données La facturation et les échanges avec les tutelles Enjeux de pilotage (SID) Calcul d'indicateurs Utilisation de nomenclature comme axe d'analyse (exemple : GHM, Actes CCAM) P132-argumentaire_V1.0 12 Le référentiel des méta données Les méta données constituent l’ensemble des informations permettant de décrire une ou des données. "comment sont définis mes indicateurs ?" "dans quels tableaux de bord mon indicateur apparaît-il ? DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION "quel est l’impact d’une évolution dans le système source sur le SID ? P132-argumentaire_V1.0 "comment est-il calculé ?" "quel est l’impact de cette évolution de format dans les données sources ?" 13 L’absence de gestion des référentiels peut conduire à : Des indicateurs incohérents qui ont pour conséquences Un manque de vision transversale et de pilotage global Des prévisions et simulations (EPRD) inexactes Des contrats de pôle mal outillés Une incapacité à produire la CAH Ce qui peut conduire à la perte des investissements SID P132-argumentaire_V1.0 14 En synthèse les enjeux des référentiels s’organisent autour de 3 notions P132-argumentaire_V1.0 15 Les référentiels de données dans un établissement de santé Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées dans leur gestion Comment mener un projet « référentiels » ? Conclusion P132-argumentaire_V1.0 16 Quelques exemples de difficultés rencontrées en cas de mauvaise gestion des référentiels Qualité des données : des problèmes pour l’analyse Qualité des données : des problèmes métier Absence d'historisation Non satisfaction des exigences réglementaires P132-argumentaire_V1.0 Manque de vision et d’analyses transversales 17 Contexte Difficultés métier • Des projets de pilotage naissants • Culture, organisation et appropriation à mettre en œuvre Difficultés techniques • Situations hétérogènes au niveau du SIH • Forte segmentation du SIH • Démarches d’architecture et d’urbanisation non abouties • Rares projets sur les référentiels Des problèmes de qualité des données de manière générale P132-argumentaire_V1.0 18 Les principales problématiques rencontrées par les ES Une administration des structures perfectible Une gestion du référentiel RH perfectible Des données de référence distribuées entraînant incohérences et désynchronisations Des données de référence non historisées Une mauvaise qualité des données de manière générale P132-argumentaire_V1.0 19 Une administration incomplète du référentiel de structures Impacts Gestion des pôles difficile Activité mesurée ≠ facturation Echanges sans fin entre acteurs (DIM, CdG, RH, cadre administratif de pôle) Nombreux retraitements manuels Analyses multidimensionnelles compromises Fiabilité des données : risque d'abandon du SID P132-argumentaire_V1.0 20 Difficultés liées au référentiel des ressources humaines Impacts Rapprochement de l'activité par rapport aux effectifs présents difficile Informations du SID incomplètes et contestées Simulations de masse salariale sommaires Réalisation de l'EPRD en partie manuellement Nombreux retraitements manuels P132-argumentaire_V1.0 21 Des référentiels distribués entraînant désynchronisations et incohérences Exemple de distribution des données de référence Impacts Activité mesurée ≠ facturation De l'activité et des recettes rejetées dans le SID Analyses multidimensionnelles compromises Diagnostics difficiles à poser Nombreux retraitements manuels P132-argumentaire_V1.0 22 Un manque de traçabilité et d’historisation Impacts Exemples : Indicateurs faussés (activité, RH…) Difficultés à établir des tendances ou des simulations Nombreux retraitements manuels Saisie rétroactive complexe Difficultés à récupérer un existant Traçabilité difficile P132-argumentaire_V1.0 23 La qualité des données en question Impacts Prise en charge du patient de moins bonne qualité Non respect du cadre législatif Moindre efficience du pilotage Non-utilisation du SID Manque de fiabilité des données Nombreux retraitements manuels P132-argumentaire_V1.0 24 Les référentiels de données dans un établissement de santé Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées dans leur gestion Comment mener un projet « référentiels » ? Conclusion P132-argumentaire_V1.0 25 Gérer ses référentiels de données : un projet à part entière Des facteurs clés de succès • Implication de la direction et des maîtrises d’ouvrage • Pragmatisme : privilégier une démarche itérative Une organisation collégiale tendue vers un même objectif • Disposer de définitions uniques et partagées par tous les utilisateurs du SID Une démarche globale s’inscrivant • Dans un projet d’urbanisation du système d’information • Dans le cadre de la mise en œuvre d’un SID Une démarche itérative • Facilitation de la mise en œuvre à l’aide d’outils spécifiques • Des choix de modélisation adaptés • Une gestion en vie courante à organiser et penser dès le début du projet P132-argumentaire_V1.0 26 Des scenarii complémentaires et progressifs sont envisageables Sans oublier un travail de fond : la qualité des données P132-argumentaire_V1.0 27 Un premier socle de base : les solutions organisationnelles Un comité "référentiels" pourquoi faire ? Recensement et mise en cohérence transversale des référentiels Identification des référents métiers Définition de plans d'actions et de règles de gestion Support à l'équipe SID Une phase de vie courante du SID facilitée Une large représentation des professionnels de l'ES DIM, CdG, DSIO : les acteurs clés du point de vue du SID Directions fonctionnelles, Représentants médicaux, médico-techniques et soignants P132-argumentaire_V1.0 28 Un travail de fond sur la qualité des données (1/2) Des procédures d’organisation et des activités spécifiques pour consolider un référentiel unique et transverse : Audit qualité sur le terrain Mise en place d'une cellule centralisée de contrôle de la qualité des données Sensibilisation du personnel à la qualité des données Formation du personnel à la saisie des données Mise en place d'une CIV Mise en place de procédures de contrôle des données P132-argumentaire_V1.0 29 Un travail de fond sur la qualité des données (2/2) Des solutions cibles : Interfaces de saisie guidées Mise en place de logiciels d'aide à la saisie Définition de règles de contrôle et de transformation Mise en place de référentiels des données maîtres ou de solutions MDM P132-argumentaire_V1.0 30 La situation actuelle en règle générale Pour tous les référentiels concernés : Un SIH fortement segmenté, encore peu urbanisé DIAPOSITIVE A SUPPRIMER Données de référence EN CAS DE PRESENTATION A distribuées LA DIRECTION Silos = absence de référentiel transverse Des incohérences et des désynchronisations qui convergent dans le SID P132-argumentaire_V1.0 31 Solutions existantes : intégration par le SID DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION P132-argumentaire_V1.0 32 Solutions existantes : intégration par le SIO DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION P132-argumentaire_V1.0 33 Une cible d’urbanisation : un référentiel unique et transverse Pour tous les référentiels concernés SID et SIO : connexion au référentiel identique DIAPOSITIVE Données de référence : A SUPPRIMER - unicité de déclaration, EN CAS DE PRESENTATION A - unicité d’administration - exhaustivité des LAattributs DIRECTION - partage et diffusions généralisés Qualité des données assurée de bout en bout Vision transversale assurée P132-argumentaire_V1.0 34 Focus sur 3 types d’outils ETL (Extract, Transform and Load) • Industrialisation des extractions et règles de transcodifications • Contrôles de cohérence automatisés • Permet une bonne gestion des rejets • Permet le bon ordonnancement des flux d’alimentation DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EAI (Enterprise Integration) / ESB (EnterpriseA Service Bus) ENApplication CAS DE PRESENTATION • Automatisation de la synchronisation des référentiels LA DIRECTION • Automatisation des règles de transcodifications • Permet le bon ordonnancement des flux d’alimentation MDM (Master Data Management) • Fonctions d’automatisation •Modélisation multidimensionnelle du référentiel de pilotage •Généralisation de l’historisation des données de référence P132-argumentaire_V1.0 35 Des outils fournis par le GMSIH pour accompagner la démarche DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION P132-argumentaire_V1.0 36 Guide méthodologique : que contient-il ? Des définitions Des clarifications des concepts abordés Une description des principaux référentiels utiles au A SUPPRIMER regard desDIAPOSITIVE besoins de pilotage EN CAS DE PRESENTATION A Des problématiques classiques, illustrées, décrivant les impacts et LA les solutions mises en œuvre sur le terrain DIRECTION Une méthodologie pour construire et maintenir un référentiel de données de pilotage Des perspectives plus larges avec des retours d'expériences issus d'autres secteurs d'activité P132-argumentaire_V1.0 37 Les référentiels de données dans un établissement de santé Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées dans leur gestion Comment mener un projet « référentiels » ? Conclusion P132-argumentaire_V1.0 38 Retour sur investissement d’un tel projet : quelques exemples de leviers Productivité • Moins de retraitements manuels, moins de temps passé à analyser des écarts • Moins de temps consacré aux saisies Levier financier • Moins d’ETP pour administrer les données et gérer les évolutions •Moins de rejets d’activité et donc moins de perte de recettes Qualité • Meilleure confiance dans les données • Meilleure qualité du dossier patient grâce aux référentiels transverses Conditions de travail • Des équipes davantage centrées sur les soins • Plus de temps passé à faire de l’analyse à réelle valeur ajoutée Compétences acquises • Meilleure connaissance des données grâce au partage des définitions P132-argumentaire_V1.0 39