Les 10 formules à éviter quand vous terminez un email
1. Les phrases cavalières
"Vous remerciant par avance pour votre réponse". "Merci de me faire parvenir le
devis"... Ces phrases traduisent un ordre et pas une demande.
Privilégiez plutôt : "avec mes remerciements", "je vous en remercie", ou, si la
réponse arrive après plusieurs échanges de mails, un simple "Merci."
2. Les formules bateaux
"Restant à votre disposition pour toute information complémentaire". Des phrases
tellement attendues que plus personne ne les lit.
3. Les phrases inutiles
"Bonne réception" n'apporte rien non plus. Nous ne sommes plus au temps des
pigeons voyageurs. Aujourd'hui, il y a peu de chances que la personne n'ait pas
reçu l'e-mail. C'est l'une des dernières phrases que le lecteur voit. Ne gaspillez pas
d'espace pour ne rien dire.
4. Le verbe "espérer"
"Espérant avoir une réponse sur cette commande". L'espoir, ce n'est pas très
professionnel. Il vaut mieux opter pour le verbe "souhaiter".
5. Les formules négatives
"N'hésitez pas à me contacter". Il faut penser à l'impact des formules sur le lecteur.
Il y a une négation et un verbe à connotation négative.
Inconsciemment, le lecteur risque d'avoir l'impression que vous n'avez pas très
envie de lui répondre. Même constat pour "nous ne manquerons pas de vous
recontacter".
Par contre, "Sachez que vous pouvez nous contacter" ou encore "Nous vous
invitons à nous contacter" fonctionnent bien.
6. Les abréviations
Oubliez le "CDLT" pour cordialement ou "SLT" pour salutations. Des
abréviations discourtoises qui peuvent être très mal prises. À l'oral, on peut se
rattraper.
À l'écrit, c'est plus compliqué. Même s'il reste moins formel que la lettre, l'e-mail
reste un message écrit dont on garde une trace.
"Nous vous serions reconnaissants de répondre le plus rapidement possible". Cette
phrase laisse le lecteur dans le doute.
Doit-il répondre dans la journée, dans la semaine, dans le mois ? Fixez des
échéances précises.
Par exemple, "Veuillez me donner une réponse idéalement avant le 25 juin". Cela
peut être vu comme pressant mais parfois c'est nécessaire pour une commande,
un devis…
7. Le "respectueusement" hypocrite
Rien ne sert de se fendre d'un "respectueusement", si on ne respecte pas la
personne contactée. Les mots ont un poids. Il faut essayer de les utiliser à bon
escient.
8. Le "Cordialement" à toutes les sauces
"Cordialement" d'accord ! Mais pas à tout bout de champ. Si vos relations avec la
personne sont bonnes préférez "Cordiales salutations", "Bien sincèrement", "Bien
courtoisement".
Pour un directeur, "Recevez mes sincères salutations" ou plus simplement
"Sincères salutations" conviennent.
Sans le désuet "je vous prie d'agréer…". La formule choisie doit surtout refléter
le ton de l'email. Si vous n'êtes pas content, optez pour un très sec "Salutations
distinguées".
9. Les formules farfelues
"Sportivement", "Artistiquement", conviennent dans certains contextes mais il ne
faut pas que cela soit déplacé.
Quand un employé d'EDF signe "électriquement" par exemple. Il ne s'agit pas de
faire rire le lecteur et de perdre toute crédibilité. On ne sait pas dans quel état
d'esprit il se trouve à la lecture du mail.
10.Le gros placard plein de couleurs en guise de signature
Rester simple dans sa signature. Mettre son nom, la société pour laquelle on
travaille, sa fonction et ses coordonnées. Quand il y a trop d'éléments, trop de
couleurs, trop de dessins, cela devient illisible.
Quelle formule de politesse utiliser dans un mail professionnel ?
Sylvie Laidet 15/07/2015
"Cordialement", "bien à vous", "salutations distinguées"…
Toutes les formules de politesse ne se valent pas en fin de mail professionnel.
Un choix à opérer en fonction du destinataire.
Décryptage, avec un spécialiste de la langue française.
"Cordialement" : entre pairs
« La racine de ce mot est "cor", le cœur en latin, cela signifie donc "avec tout
mon cœur".
Voilà pour la théorie, mais avec le temps, le mot s’est affaibli.
Désormais, il s’agit d’une formule de respect largement usitée et relativement
neutre », explique Patrick Vannier du service du dictionnaire de l’Académie
française.
Elle peut être, par exemple, adressée à une personne que l’on ne connaît pas
nécessairement mais avec qui l'on a (ou aurait) le même niveau
hiérarchique.
Un signe de reconnaissance entre pairs.
« Avec la variante "bien cordialement", on manifeste encore davantage de
respect à la personne.
C’est une forme d’emphase », ajoute-t-il.
À éviter en revanche : toute forme d’abréviation du type "CDT" ou "bien cdt".
"Salutations distinguées" : à un supérieur hiérarchique
« Cette expression signifie "salutations choisies".
Elle donne un ton plus solennel à l’échange.
Il s’agit d’une formule de politesse très valorisante pour l’interlocuteur.
L’émetteur considère l’autre comme au-dessus de lui dans la hiérarchie »,
détaille Patrick Vannier.
Toutefois, il est préférable d’employer cette expression avec une phrase du
genre "je vous prie d’agréer mes salutations distinguées".
En revanche, vous pouvez bannir la phrase "je vous prie d’agréer l’expression de
mes salutations distinguées".
« Salutations distinguées est déjà une expression, il y aurait donc redondance »,
précise le spécialiste.
"Bien à vous" : familier
« Il s’agit d’une forme édulcorée des formules employées dans les
correspondances des 18e et 19e siècles qui se concluaient par "je suis tout à
vous", ou encore "sachez que je suis vôtre".
Sous-entendu "je vous appartiens, je suis à votre entière disposition", détaille le
spécialiste du dictionnaire.
Aujourd’hui, la formule est en partie vidée de son sens premier et ne semble
plus vouloir dire grand-chose.
« Ce n’est pas un manque de respect mais plutôt une posture désinvolte et/ou
beaucoup trop familière envers son interlocuteur », commente-t-il.
Le pire étant le "BAV", une version raccourcie de "Bien à vous", mais qui
manque encore plus de délicatesse.
"Bonjour" : à éviter
Eh bien non, on n’attaque pas d’entrée un mail de candidature avec un
"bonjour" jugé trop familier.
Soit vous donnez du "Monsieur" ou du "Madame", ou du "Madame, Monsieur",
si vous ignorez le sexe de votre interlocuteur.
Si vous connaissez déjà la personne, vous pouvez employer, "Cher Monsieur",
ou "Chère Madame".
Mais on ne passe pas le bonjour au recruteur.