Catalogue électronique
publicité
Catalogue électronique Comment créer et envoyer ses fiches-produits aux hôpitaux français ? Guide de bonnes pratiques Version 01 12 Décembre 2016 Sommaire Introduction................................................................................................................................................... 1 Partie 1 : Contexte et principes .................................................................................................................... 3 Partie 2 : Comment débuter? ....................................................................................................................... 7 1. Mes produits sont-ils bien codifiés ? ................................................................................................... 7 2. Comment définir les produits qui nécessitent une fiche-produit ? .................................................... 9 3. Comment gérer les informations d’approvisionnement ? ................................................................ 10 4. Comment construire la fiche-produit................................................................................................ 12 5. Comment envoyer sa fiche-produit ?................................................................................................ 12 6. Quels sont les coûts pour les fournisseurs ? ..................................................................................... 13 Assistance et accompagnement ................................................................................................................. 14 Glossaire ...................................................................................................................................................... 15 Attributs du produit ................................................................................................................................. 15 Catalogue électronique............................................................................................................................ 15 Echange de données informatisé (EDI – Electronic Data Interchange) ................................................... 15 Editeur...................................................................................................................................................... 15 Fiche-produit............................................................................................................................................ 16 GLN........................................................................................................................................................... 16 GTIN ......................................................................................................................................................... 16 Publication ............................................................................................................................................... 16 Réseau GDSN (Global Data Synchronisation Network) ........................................................................... 17 Souscripteur ............................................................................................................................................. 17 Souscription (Abonnement) ..................................................................................................................... 17 Unité commerciale................................................................................................................................... 17 Introduction La parfaite maîtrise des informations produits, fiables et à jour, dans les systèmes d’information est indispensable aux échanges de données de qualité entre les fabricants et les hôpitaux. Les règlementations internationales relatives à la traçabilité des produits de santé relèvent leurs niveaux d’exigence avec par exemple la règlementation UDI (Unique Device Identifier) initiée en 2013 par la FDA pour les dispositifs médicaux ou la directive européenne « médicaments falsifiés » adoptée en 2011 par le Conseil Européen. Les normes mondiales pourraient améliorer considérablement la santé des patients et réduire les coûts. Selon les estimations de l’étude Mc Kinsey1, les dépenses des soins de santé seraient réduites de 40 à 100 milliards de dollars dans le monde, principalement grâce à la réduction du coût de suivi des erreurs médicamenteuses (9-58 milliards de dollars) et à l'amélioration de la gestion des stocks (financement, traitement, et une meilleure gestion des données (1-2 milliards de dollars). En ce sens, le Resah a œuvré à l’élaboration d’eCat-Santé, un catalogue électronique qui répond aux besoins des établissements de santé d’accéder à une information produit fiable, à jour et standardisée relative aux produits de santé (médicaments et dispositifs médicaux) : données techniques, logistiques et commerciales. Ce service facilite les échanges entre les fournisseurs et les établissements de santé en proposant aux fabricants une solution globale pour renseigner et mettre à jour leurs fiches produits dématérialisées, garantissant aux hôpitaux mais aussi aux opérateurs d’achat une meilleure traçabilité des produits de santé. Il s’intègre également dans le cadre de la digitalisation des processus de soins et des processus achat-logistique, contribuant ainsi à l’amélioration continue de la qualité des soins. Basé sur une norme d’échange commune, internationale et acceptée par tous les partenaires, eCatSanté permet la diffusion des informations aux établissements à partir d’une saisie sécurisée. Interopérable avec les GEF et logiciels métiers, il permettra aux établissements de recevoir de manière automatisée les informations produit. Les fournisseurs sont propriétaires des données et responsables de leur mise à jour. Développé par le Resah, ce eCat-Santé est le fruit d’un travail collaboratif qui a réuni des établissements de santé (CH d’Argenteuil, CH de Saint-Denis, Groupement Hospitalier Est Francilien et Service de Santé des Armées), des industriels (B. Braun, Roche, Bio-Rad, Vygon), le CIP, un éditeur (GIP MIPIH) et GS1. La mobilisation du Resah depuis 2014 pour ce projet d’envergure, en qualité de centrale d’achat, s’affirme par la volonté forte : Structurer le process achat-logistique entre établissements et fournisseurs et favoriser la dématérialisation des échanges dans le cadre du processus d’achat, Appuyer le dimensionnement et la gestion des lieux de réception et de stockage des produits Anticiper les transformations liées à la digitalisation des soins et à la traçabilité des produits de santé, De permettre aux industriels une diffusion simplifiée de l’information par le biais d’une publication unique, De sécuriser la procédure via des standards internationaux reconnus. 1 Strenght in unity : The promise of global standards in Healthcare, McKinsey, Octobre 2012 Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 1 Dans le cadre de ce support orienté GS1, les fabricants utilisant les normes HIBC ou ICCBBA auront également la possibilité de faire paraître leurs fiches produits dans eCat-Santé par la saisie manuelle, qui constitue l'autre possibilité d'accéder au catalogue électronique. Ceux ne suivant pas de normes internationales pourront manuellement renseigner les champs des différents attributs, certains obligatoires, d’autres optionnels, sur le portail d’accès direct aux fiches. Quel que soit le standard que vous utilisez pour identifier vos produits de santé, ce guide vous donnera les clés de réussite et le mode opératoire pour atteindre un optimum dans la mise en place de ces fiches produits. Les fournisseurs qui le souhaitent bénéficieront d’un accompagnement vers l’automatisation des échanges grâce à la convergence vers des normes, qu’ils soient titulaires ou non de marchés Resah. Dominique LEGOUGE Directeur général du GIP Resah Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 2 Partie 1 : Contexte et principes Avec la généralisation des normes mondiales relatives à l’identification des produits de santé, les payeurs, les régulateurs et les épidémiologistes pourraient en apprendre davantage sur l'efficacité des médicaments et des dispositifs médicaux. La visibilité de la chaîne d'approvisionnement de bout en bout permettrait aux patients et aux professionnels de sécuriser le circuit des produits de santé. Les normes mondiales peuvent être configurées et mises en œuvre par étapes pour répondre à un large éventail de besoins des différents intervenants. L'identification de chaque produit qui peut être vendu, livré ou facturé ainsi que la lecture des données sur ce produit à chaque point de la chaîne d'approvisionnement aidera les parties prenantes à identifier et à surveiller chaque produit, du site de fabrication jusqu’au patient. Les trois éléments de base dans la normalisation globale des données de la chaîne d'approvisionnement sont : l'identification du produit, l'identification du lieu et l'échange de données de base. Identification du produit L'identification sans équivoque des produits est le fondement des normes mondiales. Il empêche les erreurs de traitement des ordres et les transactions financières et réduit le ré-étiquetage et le surétiquetage. Les identifiants de produits uniformisés à l'échelle mondiale facilitent grandement la comptabilité et les rapports. Dans le système GS1, il est obtenu via le numéro d'identification commerciale mondial (GTIN). Identification de l'emplacement L'identification d'emplacement se rapporte au nom, à l'adresse et au type d'une organisation, des postes de soins infirmiers aux fabricants. Un identifiant d'emplacement standardisé et globalement unique pourrait identifier précisément un emplacement n'importe où dans le monde. Le système GS1 utilise le numéro d'emplacement global (GLN). Les numéros d'identification de localisation lient l'information dans les bases de données centrales, augmentant l'efficacité, l'exactitude et la précision de l'information et de la logistique. Réseau d'échange de données Une seule source de données de base produit et un registre mondial pourraient accélérer la transmission des données des fournisseurs aux hôpitaux. Le réseau pourrait fournir un accès continu et automatisé aux parties autorisées, accélérer les processus métier, améliorer la précision du traitement et réduire les coûts. L'incorporation d'informations cliniques dans les données de base pourrait améliorer la sécurité des patients. Le système GS1 intègre le Réseau mondial de synchronisation des données (GDSN), qui comprend un registre de produits et des pools de données tiers dans le monde auxquels les parties autorisées peuvent accéder à l'aide des identifiants GTIN et GLN. Le catalogue électronique des produits de santé permet la synchronisation et la diffusion des fichesproduits entre les fournisseurs connectés au Datapool via le réseau GDSN certifié par GS1 et les établissements de santé. Chaque produit est identifié par un code d’identification unique conforme aux standards internationaux accordant une traçabilité optimale des références commerciales pour un bénéfice dans le suivi logistique, la performance économique et la santé publique. Les informations associées sont les attributs qui caractérisent les produits (emballage, type de prescription, condition de stockage, marché cible…) Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 3 L’objectif du déploiement de ce catalogue électronique est d’améliorer la précision et la cohérence des données à travers les différents systèmes d’informations. Les fournisseurs publient leurs fichesproduits sur le réseau GDSN qui est le seul point de connexion pour s’interfacer avec le catalogue électronique local Resah/Mipih autorisant une consultation par les établissements de santé sans nouvelle saisie dans un autre système. Les bénéfices sont multiples pour les acteurs, notamment pour les fournisseurs de médicaments et de dispositifs médicaux grâce à : Une source de données unique pour les fiches-produits des articles à destination des établissements hospitaliers. Le fournisseur dispose d’une méthode permettant de délivrer ces fiches dont il maîtrise les informations avec une liste définie d’attributs en utilisant une norme mondialement reconnue, Une fiche-produit standardisée qui identifie les caractéristiques des différents conditionnements du produit (poids, dimensions, conditions de stockage). Ces informations permettent d’optimiser le circuit logistique, du magasin de stockage à la livraison des établissements et des plateformes, Une réduction des stocks grâce à des informations plus précises, ce qui améliore la prévision de la demande et la planification des stocks, Une réduction des coûts de gestion des données associée à la réécriture, à une mauvaise transcription, à la maintenance, au nettoyage et à la synchronisation avec les partenaires d’approvisionnement, Une réduction des coûts liés à la livraison d’informations sur les produits aux établissements hospitaliers, car les données sur les produits sont saisies une seule fois dans le Datapool et sont ensuite disponibles à tous les clients, Une plus grande efficience et une meilleure visibilité du produit tout au long de la chaîne d’approvisionnement, réduisant ainsi le gaspillage et les coûts de rappel des produits. Cela permet également de lutter contre la contrefaçon en assurant un suivi du site de fabrication à la chambre du patient pour une meilleure sécurité. En effet, en l'absence d'informations spécifiques sur les lots, les intervenants de la chaîne d'approvisionnement doivent parfois retourner tous les produits, y compris ceux qui ne sont pas affectés, aux fabricants. La mise en œuvre de ces normes pourrait également aider à lutter contre la contrefaçon de médicaments, car la sérialisation, la traçabilité et l'authentification captureraient des numéros de série de manière à ce que les parties prenantes puissent vérifier l'historique de la chaîne d'approvisionnement pour chaque produit. Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 4 Pour les établissements de santé, l’accès à ces fiches délivrées par les fournisseurs présente ces avantages : Une sécurisation du circuit des produits de santé lors des étapes de réception, de prescription, de dispensation et d’administration dans le cadre de la prise en charge globale des patients, Un accès à des informations produits exhaustives et à jour, Une diffusion des informations lors des appels d’offre, Une simplification du processus achat-approvisionnement rendue possible par l’intégration de ce catalogue électronique aux différentes GEF des établissements : une commande peut être effectuée générant ainsi un bon de commande, un bon de livraison, la facturation, la liquidation et le paiement tracés par un GTIN. Les attentes des éditeurs sont aussi satisfaites grâce à : Une meilleure interopérabilité des systèmes d’informations, Une structuration de l’information à partir de standards, Une simplification de la communication avec les prescripteurs et les donneurs d’ordres. Dans ce contexte, les professionnels hospitaliers français doivent pouvoir se fonder sur une identification sans faille des produits dispensés aux patients, car nombre d’applications vont dépendre d’un suivi cohérent de tout ce qui est consommé dans les établissements. Les commandes de produits, leur réception en pharmacie (ou tout autre service de l’établissement), les factures électroniques, le suivi de la dispensation, la bonne information relative aux produits de santé et plus généralement la sécurité du patient dépendent en effet d’une identification standard, de codes à barres harmonisés2 et de fiches-produits fiables et à jour émanant directement des fournisseurs. Pour répondre à ces besoins, le RESAH recommande l’utilisation du système de synchronisation des informations-produits / Global Data Synchronisation Network (GDSN®) de GS1. Les établissements de santé auront la possibilité de se connecter au Datapool porté par le Resah et le MIPIH (Midi Picardie Information Hospitalière). Ils disposeront ainsi d’un point d’accès aux fichesproduits de leurs différents fournisseurs, eux aussi connectés. Les fournisseurs ont la possibilité d’utiliser l’une des solutions disponibles sur le marché français pour publier leurs fiches-produits sur le réseau GDSN. 2 (cf. préconisations de l’instruction N° DGOS/PF2/2015/200 du 15 juin 2015 de la DGOS) Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 5 Adhésion à un standard GS1 HIBC /ICCBBA ou sans norme Connexion au réseau GDSN ou saisie manuelle des fiches directement sur le portail Diffusion des fiches-produits des fournisseurs aux hôpitaux via les GEF Schéma de connexion d’un hôpital au réseau GDSN et principe de fonctionnement Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 6 Partie 2 : Comment débuter? 1. Mes produits sont-ils bien codifiés ? Les industriels doivent s’assurer que leurs produits disposent d’un code d’identification unique conforme aux règlementations relatives aux produits de santé et aux standards internationaux. Par exemple, dans le cas du standard GS1, le code d’identification unique des produits s’appelle un Global Trade Item Number™ (GTIN™). Le GTINTM (nom actuel et officiel), l’EANTM (ancienne dénomination Européenne) ou le GENCODTM (ancienne dénomination Française), désignent le code qui identifie une unité commerciale. Il ne s’agit pas d’une codification supplémentaire. Le code Global Trade Item Number™ (GTIN™) permet : D’identifier de manière unique une unité commerciale dans le catalogue des produits du fabricant. De faciliter la traçabilité du produit lors des échanges d’informations électroniques depuis la fiche-produit jusqu’à la facturation. Il remplace le libellé article dans les messages électroniques réalisés par Echange de Données Informatisé (EDI). La longueur des codes GTIN peut être de 8, 12, 13 ou 14 caractères numériques. Leur enregistrement dans une base de données nécessite des champs d’une longueur de 14 caractères, et tous les logiciels applicatifs doivent permettre l’intégration des GTIN sur 14 caractères. (cf. GS1 General Specifications http://www.gs1.org/barcodes-epcrfid-id-keys/gs1-general-specifications). Le GTIN se compose de quatre parties : Caractère d’extension Un caractère numérique, par défaut avec la valeur « 0 » pour l’unité consommateur/patient (comprimé, boîte de Attribué par l’entreprise médicament, unité de base), de 1 à 8 pour permettre à l’entreprise des applications logistiques (cartons, palettes). Préfixe entreprise (GCP - Global Attribué par GS1 Company Prefix) La racine de tout code GTIN, et par extension de tout code GS1, est le préfixe entreprise qui identifie de manière unique au monde l’entreprise. Lors de l’adhésion d’une entreprise à un bureau GS1, l’entreprise se voit attribuer cet identifiant à partir duquel elle va pouvoir codifier toutes ses unités commerciales. La longueur du préfixe entreprise varie selon le besoin de codification de l’entreprise, de 6 à 11 chiffres (soit de 10 à 1 million d’articles différents). Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 7 Le code article correspond à la référence article de l’unité commerciale créée par l’entreprise adhérente. Code article Attribué par l’entreprise Clé de contrôle La clé de contrôle est le dernier caractère du code calculé à partir d’un algorithme donné. Il permet de fiabiliser Calculée par l’entreprise l’intégration du GTIN dans le système d’information suite à la lecture du code à barres ou la saisie du code. Composition du GTIN Sur le conditionnement d’un produit de santé, lorsque le code GTIN est imprimé sous un code à barre EAN-13, il est représenté sur 13 caractères numériques (préfixe entreprise + code article + clé de contrôle). Dans les codes à barres GS1-128 ou GS1 DataMatrix et dans les systèmes d’informations, le GTIN est enregistré sur 14 caractères. Le caractère d’extension (premier des 14 caractères numériques du GTIN) des GTIN des unités consommateur/patient aura par défaut la valeur « 0 » (zéro). Type de code à barre GTIN GS1 DataMatrix 03000240000003 GS1-128 09501101530003 Représentation Les fournisseurs sont responsables de l'affectation et du maintien adéquats des GTIN pour leurs produits afin de permettre aux partenaires commerciaux de distinguer les produits de manière efficace en ce qui concerne la réglementation, la chaîne d'approvisionnement et la sécurité des patients. Les GTIN peuvent avoir une incidence directe sur la sécurité des patients puisque, dans certaines applications de soins de santé, le GTIN peut être utilisé pour vérifier et ensuite enregistrer que le médicament et / ou le dispositif médical sont correctement administrés. Pour aller + loin Il existe des règles internationales de codification des produits de santé, qui permettent de renforcer les systèmes de traçabilité, notamment à l’hôpital. Ces règles sont librement consultables à cette adresse : http://goo.gl/XhcyPG. Pour toute question sur la codification des produits, une assistance téléphonique est à votre disposition au service client de GS1 France (tel : 01 40 22 18 00). Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 8 2. Comment définir les produits qui nécessitent une fiche-produit ? Chaque référence produit mise sur le marché doit être décrite dans une fiche produit. Il convient de prendre en compte la hiérarchie logistique, c’est-à-dire tous les niveaux de conditionnements définis par l’industriel, qui pourront être commandés ou utilisés par le client. Par exemple, pour un médicament, un client pourra commander au comprimé ou à la boîte de comprimés. Les autres niveaux logistiques, bien que non commandables et non facturables, sont également identifiés dans les fiches produits. Hiérarchie logistique du Médicament Type d’unité commerciale Un comprimé Une boîte de comprimés Un fardelage Un carton Une palette Dénomination internationale GDSN du type d’unité commerciale BASE_UNIT_ OR_EACH PACK_OR_INNER_ PACK PACK_OR_INNER_ PACK CASE PALLET Code associé UCD-13 ou GTIN CIP-13 GTIN GTIN GTIN Hiérarchie logistique du Dispositif Médical Type d’unité commerciale Une seringue Un pack de 2 seringues Un fardelage de 10 seringues Un carton Une palette Dénomination internationale GDSN du type d’unité commerciale BASE_UNIT_OR _EACH PACK_OR_INNER_PA CK PACK_OR_INNER_PA CK CASE PALLET Code associé GTIN (recommandé) GTIN GTIN GTIN GTIN Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 9 Entre chaque niveau logistique, il existe un lien hiérarchique : on parle de « fils » et de « père ». Une unité commerciale de rang supérieur sera considérée comme le « père », une unité commerciale de rang inférieur sera considérée comme le « fils ». Lors de la création du GTIN de l’unité commerciale (ou UCD-unité de dispensation ou CIP-boîte pour le médicament), la génération des GTIN est automatique pour les autres conditionnements avec un lien entre les différents niveaux logistiques. Exemple : le comprimé est l’unité commerciale de rang inférieur à la boîte de comprimés = le comprimé est le fils de la boîte, la boîte est le père du comprimé. Cette approche permet de lier les différents produits et de renforcer le système de traçabilité. Les différents niveaux de la hiérarchie logistique et la symbologie associée Pour aller + loin Pour toute question sur la gestion de la fiche-produit et des hiérarchies logistiques, une assistance téléphonique est à votre disposition au service client de GS1 France (tel : 01 40 22 18 00). 3. Comment gérer les informations d’approvisionnement ? Pour informer son client des conditions d’approvisionnement associées à ses produits, l’industriel va indiquer : Les codes produits pouvant être utilisés pour la commande et la facturation du produit (c’està-dire qui apparaîtront dans les documents Commande et Facture) en renseignant les données « Unité commandable (oui/non) » et « Unité facturable (oui/non) ». Les niveaux logistiques qui peuvent être livrés par l’industriel en renseignant, au niveau des unités commerciales concernées, les données « minimum de commande » et « multiple de commande ». Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 10 Les 2 exemples ci-dessous illustrent, pour un médicament et un dispositif médical utilisés à l’hôpital, le cas où le code produit utilisé dans la commande et la facture est celui de l’UCD et ou les niveaux logistiques disponibles à la livraison sont le carton et la palette. Cas du Médicament Unité commerciale Unité commerciale Unité commandable Unité facturable Unité commerciale de rang inférieur Quantité d’unités de rang inférieur Minimum de commande Multiple de commande OUI OUI - - 3600 (soit un carton complet) - NON NON 30 - - NON NON 12 - - NON NON 10 - - NON NON 18 - - Unité commandable Cas du Dispositif Médical Unité Quantité Unité commerciale unité de facturable de rang rang inférieur inférieur - Minimum de commande Multiple de commande - 100 (soit un carton complet) - OUI OUI NON NON 2 - - NON NON 5 - - NON NON 10 - - NON NON 18 - - Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 11 4. Comment construire la fiche-produit La fiche-article se composera d’un nombre variable d’attributs selon le type de produits concerné. Leur liste pour les médicaments et les dispositifs médicaux, leur définition et les indications pour compléter les différents champs de la fiche-produit sont mis à disposition par le Resah. Pour aller + loin Pour l’indication des données dimensionnelles des produits (poids, hauteur, largeur, profondeur), il existe des règles internationales de mesure. Vous pouvez télécharger le guide via le lien suivant : http://www.publications.gs1.fr/Publications/Regles-de-mesure-des-unites-commerciales. Pour toute question sur la constitution des fiches-produits, une assistance mail est à votre disposition à l’adresse [email protected]. 5. Comment envoyer sa fiche-produit ? Toute fiche produit à destination des hôpitaux sera accessible sur le réseau GDSN. Elle pourra être consultée par les partenaires commerciaux sur accord du fournisseur, propriétaire de ses données. Pour rendre disponible une fiche-produit sur le réseau GDSN par les fabricants, il existe deux possibilités : - Via les catalogues électroniques : il s’agit d’outils de référencement qui servent d’interface entre les partenaires commerciaux. Ils permettent aux fabricants de créer leurs fichesproduits, d’en contrôler la qualité et de définir les clients autorisés à les recevoir. Ils permettent aux clients de recevoir les fiches-produits, de les vérifier et de les compléter avant intégration dans leur système interne. Il existe environ une vingtaine de solutions de catalogues électroniques sur le marché français (cf. « 6. Quels sont les coûts pour les fournisseurs ? »). - Via la saisie manuelle : il s’agit de compléter manuellement les champs associés aux attributs définis dans ce guide directement dans le Datapool. Cette dernière option est adaptée aux fabricants qui ne suivent pas de normes internationales ou qui commercialisent un nombre limité de références (moins de 200). HIBBC, ICCBA ou sans norme Saisie et envoi des fiches-produits via un catalogue électronique local ou GDSN Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 12 Pour aller + loin Retrouvez la liste des catalogues électroniques qualifiés et/ou certifiés sur le site de GS1 France : http://www.partenaires.gs1.fr/Liste-des-solutions-qualifiees-GS1. Pour toute question relative aux modalités de connexion à un catalogue électronique, une assistance mail est à votre disposition à l’adresse [email protected]. 6. Quels sont les coûts pour les fournisseurs ? Au préalable de la contractualisation avec un offreur de solutions, il est fortement recommandé de transmettre un appel d’offres à plusieurs offreurs afin de faire évoluer le coût de la solution et le niveau du service rendu. Pour rédiger votre appel d’offre, mentionnez : La méthode que vous allez utiliser pour créer vos fiches-produits (saisie manuelle, interfaçage avec votre système d’informations, …), Le nombre de fiches-produits que vous allez devoir éditer, Le nombre de clients à qui vous comptez pouvoir envoyer vos fiches-produits électroniques, Les bases de données règlementaires que vous comptez également atteindre (Exemples : GUDID aux Etats-Unis, EUDAMED en Europe, …), Le niveau de service client dont vous souhaitez disposer, Egalement, n’oubliez pas de demander à votre prestataire comment se structure : o Son offre tarifaire (coûts fixes, récurrents, forfaitaires, dégressifs, …), o La gestion des évolutions du standard international et de la solution. Pour aller + loin Pour diffuser gratuitement et anonymement votre appel d’offre et recevoir les réponses des prestataires concernés, contactez Mme Soëlie CARON de GS1 France en charge du club des offreurs de solutions à l’adresse [email protected]. Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 13 Assistance et accompagnement Pour la conduite de votre projet, vous pouvez disposer : De la base documentaire de GS1 France : http://publications.gs1.fr De l’assistance technique de GS1 France pour la codification de vos produits (Tel : 01 40 22 18 00), de l’assistance technique pour la conduite de votre projet de connexion à un catalogue électronique : [email protected] De formation à la synchronisation des données : www.formation.gs1.fr D’un accompagnement personnalisé : [email protected] Du contact : [email protected] Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 14 Glossaire Attributs du produit ou « caractéristique produit » Il existe actuellement plus de 1000 attributs standards GS1, en moyenne seulement une centaine d'entre eux sont utilisés entre fournisseurs et distributeurs pour compléter une fiche-produit. Chaque attribut correspond à une caractéristique du produit, information utile pour le destinataire de la fiche-produit. Ces attributs sont de plusieurs sortes : identification du produit, informations logistiques, dimensions du produit, classification,... Catalogue électronique ou « e-catalogue » Base de données dans laquelle les partenaires commerciaux peuvent obtenir, maintenir, valider et échanger des informations sur les unités commerciales dans un format standard par des moyens électroniques. Le fabricant y renseigne les informations logistiques, marketing et commerciales, et s’assure que la fiche-produit est mise à jour régulièrement. Ces informations, qui constituent le message « ficheproduit », sont envoyées aux clients qui s’en servent alors pour leurs commandes de produits. L’utilisation d’un catalogue électronique permet ainsi aux fabricants de choisir parmi leurs interlocuteurs qui peut avoir accès à leurs informations produits, et offre aux hospitaliers la possibilité de disposer de données fiables et à jour provenant directement du fabricant. Il existe deux types de catalogues électroniques accessibles aux fournisseurs : Les catalogues électroniques « locaux » : il s’agit d’outils de référencement qui servent d’interface entre les partenaires commerciaux. Ils sont connectés au réseau GDSN via un catalogue électronique GDSN. Il y en a environ 10 sur le marché français, dont le MIPIH. Les catalogues électroniques « GDSN » ou « GDSN data pool » : ils sont appelés « GDSN » parce qu'ils sont certifiés par GS1 Global Office (Bruxelles) et font partie du réseau mondial de synchronisation des données. Ce sont des outils permettant l’accès au réseau, il y en a environ 30 dans le monde. Echange de données informatisé (EDI – Electronic Data Interchange) Le terme EDI signifie « échange de données informatisé ». Il s’agit d’une technique permettant de remplacer des échanges de documents papier par des échanges entre ordinateurs. Par exemple, les commandes EDI peuvent remplacer les commandes que vous recevez par fax ou par courrier. L’EDI revient donc à échanger des ensembles structurés d’information (« messages ») au lieu de documents papier. Ces échanges peuvent concerner les commandes, les factures, les avis d’expédition… Editeur Entité qui fournit les informations produits sur le Réseau GDSN. L'Editeur est officiellement reconnu comme le propriétaire de ces données. Pour une Unité commerciale donnée, l'Editeur est responsable de la mise à jour permanente des informations sous sa responsabilité. L'Editeur est généralement un fabricant ou un fournisseur. Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 15 Fiche-produit Document ou message électronique par lequel le créateur d'un produit fournit à ses partenaires toute l'information relative à ce produit et aux logistiques associées. Chaque fiche-produit est identifiée de manière unique par 3 éléments clés de la fiche-produit : le GTIN de l’unité commerciale, le GLN de l’entreprise qui édite la fiche-produit et le code du marché cible (pays où sera commercialisé le produit). Une fiche-produit peut être considérée comme la carte d'identité du produit. Chaque produit possède de nombreuses caractéristiques telles que sa taille, son marché cible, son emballage, sa composition... Toutes ces caractéristiques sont appelés « attributs », et sont compilés dans le même document, appelé « fiche-produit ». Les mises à jour de la fiche-produit permettent aux destinataires d’être informés de toutes les modifications des caractéristiques produit (n’entrainant pas de changement de GTIN) qui ont eu lieu tout au long du cycle de vie du produit. GLN (Global Location Number) Clé d'identification GS1 pour identifier un lieu physique ou une entité légale. Cette clé est composée d'un préfixe d'entreprise GS1, d’une référence pour le lieu et d’un chiffre de contrôle. Le GLN se matérialise par un code à 13 chiffres qui symbolise une adresse. Le GLN peut être utilisé pour identifier les emplacements physiques et virtuels (un site de fabrication, un service de commande d’un établissement, un entrepôt, un point de dépôt, une étagère précise dans le magasin) lorsqu'il est nécessaire de disposer d’informations univoques pour communiquer efficacement au sein de la chaîne d'approvisionnement. Les GLN constituent un prérequis pour les échanges de documents dématérialisés standards ou pour accéder aux informations du réseau mondial de synchronisation des données (GDSN). GTIN (Global Trade Item Number) Clé d'identification GS1 pour identifier des unités commerciales. Le code Global Trade Item Number™ (GTIN™) permet : D’identifier de manière unique une unité commerciale dans le catalogue des produits du fabricant. De faciliter la traçabilité du produit lors des échanges d’informations électroniques depuis la fiche-produit jusqu’à la facturation. Il remplace le libellé article dans les messages électroniques réalisés par Echange de Données Informatisé (EDI). La longueur des codes GTIN peut être de 8, 12, 13 ou 14 caractères numériques. Leur enregistrement dans une base de données nécessite des champs d’une longueur de 14 caractères, et tous les logiciels applicatifs doivent permettre l’intégration des GTIN sur 14 caractères. (cf. GS1 General Specifications http://www.gs1.org/barcodes-epcrfid-id-keys/gs1-general-specifications). Il existe une correspondance UCD/GTIN et CIP/GTIN pour le codage des médicaments. La génération des GTIN pour les autres conditionnements est automatique et tient compte du lien logistique de manière à visualiser l’ensemble de la chaîne. Des règles internationales encadrent l’attribution des GTIN aux produits de santé : http://www.gs1.org/docs/gsmp/healthcare/GS1_Healthcare_GTIN_Allocation_Rules.pdf Publication Fonction, dans le processus de synchronisation des données, par laquelle l'Editeur accorde de la visibilité sur des informations relatives à des unités commerciales à une liste de partenaires sélectionnés (identifiés par leur GLN) ou à tous les partenaires d'un Marché cible. Dans la plupart des cas, l'éditeur est le fournisseur. Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 16 Réseau GDSN (Global Data Synchronisation Network) Il s’agit du réseau mondial de catalogues certifiés par GS1. Cette certification vérifie l’interopérabilité de ces catalogues, fondée sur les standards GS1. Ce réseau permet à une entreprise (un fournisseur « éditeur » de fiches-produits ou un client « souscripteur » de fiche-produits) d’utiliser le catalogue électronique certifié de son choix pour échanger des informations-produits avec ses partenaires connectés au réseau dans le monde entier. Ce système permet l'échange de fiches-produits en toute sécurité et en temps réel. Cela supprime la nécessité de maintenir plusieurs types de fiches-produits en fonction de chaque client, et de disposer d’un modèle standard pour les échanges d’informations. Ce système permet à tous les partenaires commerciaux de s'assurer qu'ils ont les données fiables et à jour du fournisseur. Lorsque le fournisseur met à jour ses fiches-produits, l'information est publiée en temps réel auprès des partenaires commerciaux autorisés à consulter ses fiches-produits. Le réseau GDSN est constitué d’environ 30 catalogues GDSN. L’accès y est possible en direct via l’un de ces 30 catalogues GDSN ou par l’intermédiaire d’un catalogue électronique local. Souscripteur Partenaire qui est autorisé à voir, à utiliser, à télécharger un ensemble d’informations produits fournies par un Editeur. Un Souscripteur est généralement un détaillant ou un distributeur. Souscription (Abonnement) Combinaison d’attributs (GTIN, GLN de l'Editeur, Marché cible et classification produit) permettant à un Souscripteur de s'abonner à des informations sur des Unités commerciales. Dans un catalogue électronique, chaque demande de fiche-produit nécessite l’autorisation de l'éditeur des données. Ainsi, lorsqu'un hôpital a besoin d'informations sur un produit, sa demande est envoyée à l’éditeur de l’information par le biais du catalogue électronique. Une fois que l’éditeur de l’information a accepté la requête de l’hôpital, l’hôpital peut consulter les fiches-produits. L’hôpital dispose alors d’un « abonnement » aux informations du fournisseur. Unité commerciale Toute unité (article, produit ou service) pour laquelle il est nécessaire de retrouver des informations prédéfinies, dont le prix peut être fixé, et qui peut être commandée ou facturée aux fins d'échanges commerciaux en n'importe quel point de toute chaîne d'approvisionnement. Une unité commerciale est identifiée par un GTIN. Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016 17
