Règles d`éthique professionnelle

Règles d’Ethique Professionnelle
Chacun de nous
Intégrité
Loyauté
Réputation
Notre entreprise
Octobre 2011
3M 1632v8
Table des matières
Notre engagement concernant le respect de la loi et de l’Ethique Professionnelle ...............1
Comment utiliser ces Règles ......................................................................................................2
Ce que ces Règles impliquent .....................................................................................................3
... Vis-à-vis des collaborateurs de 3M ..........................................................................................3
... Vis-à-vis des autres personnes agissant au nom de 3M ...........................................................4
... A l’égard de la direction de 3M ................................................................................................5
Comment sont administrées ces Règles.....................................................................................6
Si vous avez un problème ou une question relative à l’Ethique Professionnelle...................7
Où vous adresser pour poser vos questions..................................................................................7
Comment signaler un possible manquement à ces Règles ............................................................7
Que faire si vous souhaitez rester anonyme .................................................................................9
Comment 3M répondra à un rapport ............................................................................................9
Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle ....................................................................11
Respecter les lois et les Règles d’Ethique Professionnelle dans les activités commerciales .....11
Règle de Conformité ...................................................................................................................12
Directives en matière d’Ethique Professionnelle ........................................................................14
Protection de la réputation et du patrimoine de 3M...................................................................16
Règle relative aux cadeaux d’affaires .........................................................................................17
Règle relative aux conflits d’intérêts ..........................................................................................20
Règle relative à l’utilisation des outils informatiques et électroniques ......................................23
Règle relative à la sécurité et à la confidentialité de l’information ............................................25
Règle relative aux contrôles internes, à la comptabilité, à la conservation des documents et aux
systèmes d’audit ..........................................................................................................................29
Règle relative aux transactions boursières et au délit d’initiés ...................................................33
Règle en matière de développement durable ..............................................................................35
Règle relative à la publicité et à la présentation des produits .....................................................36
Règles relatives à sécurité, la santé et à l’environnement ...........................................................38
Règle relative au harcèlement .....................................................................................................41
Règle relative au respect de la vie privée....................................................................................46
Règles relatives au caractère multinational de nos activités......................................................49
Règle relative anticorruption.......................................................................................................50
Règle relative au droit de la concurrence ....................................................................................55
Règle relative aux imports/exports .............................................................................................57
Règle relative aux relations avec les gouvernements .................................................................62
Règle relative aux relations d’affaires avec les administrations et adjudicataires de l’Etat .......63
Règle relative à l’embauche d’employés et ou consultants actuellement ou anciennement au
service de l’Etat...........................................................................................................................66
Règle relative au lobbying et aux groupes de pression ...............................................................69
Règle relative aux activités politiques ........................................................................................71
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Notre engagement concernant le respect de la loi
et de l’Ethique Professionnelle
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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Comment utiliser ces Règles
Les Règles relatives à l’Ethique Professionnelle de 3M s'appliquent aux collaborateurs de
3M ainsi qu’aux personnes agissant au nom de 3M dans le monde entier. Ces règles
contiennent les informations dont vous avez besoin afin de comprendre vos
responsabilités en matière d’éthique professionnelle. Naturellement, des règles
complémentaires s'appliquent à de nombreuses activités commerciales de 3M, et vous
devez connaître et respecter ces autres règles qui s’appliquent également à votre travail
au sein de 3M.
Cette édition des règles d’Ethique Professionnelle de 3M est plus courte, plus facile à lire
et à comprendre que celle qui l’a précédée. La plupart des règles sont présentées dans un
format comportant (1) des instructions générales, (2) une explication de ce que signifie la
règle, et (3) des exemples de situations à éviter afin de respecter cette règle. Ce guide
inclut également des détails pour savoir où vous adresser pour poser des questions et
comment signaler un problème concernant l’application d’une Règle d’Ethique
Professionnelle.
REMARQUE: En établissant et en communiquant ces Règles relatives à l’Ethique
Professionnelle, 3M n’a pas l’intention de créer des obligations contractuelles au
profit de toute personne ou entité.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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Ce que ces Règles impliquent
Explication sur ce qui est prévu de n'importe qui qui représente 3M dans différents
rôles.
Ces Règles relatives à l’Ethique Professionnelle ont pour objet d’aider les collaborateurs
ainsi que les personnes agissant au nom de 3M à adopter une approche internationale
cohérente face aux principaux problèmes de respect des règles d’éthique. Les
collaborateurs de 3M, les cadres, les chefs de services et les autres dirigeants se doivent
de comprendre l’environnement juridique dans lequel ils opèrent dans le cadre de leurs
fonctions et les règles relatives à l’éthique professionnelle applicables, et de signaler tout
possible manquement à la loi ou à ces règles.
Les Règles relatives à l’Ethique Professionnelle de 3M s'appliquent à tous les employés
de la société mère et à tous les employés de ses filiales dans le monde entier. Elles
s'appliquent également aux employés des entreprises conjointes (« joint venture ») et aux
employés des autres entités affiliées dans lesquelles 3M possède une participation
majoritaire. Ces règles internationales s'appliquent partout et dans toutes les situations où
3M a des activités commerciales.
... Vis-à-vis des collaborateurs de 3M
Chaque collaborateur de 3M se doit de:
¾ Lire les sections d'introduction de ce manuel, ainsi vous savez ce qui est prévu de
toi et notre programme de conformité fonctionne.
¾ Etre au courant des questions couvertes par chaque Règle relative à l’Ethique
Professionnelle.
¾ Comprendre, en détail, les Règles relatives à l’Ethique Professionnelle qui
concernent ses domaines de compétences dans son travail. Des détails
complémentaires sur ce que les collaborateurs doivent connaître sur ces règles
peuvent être trouvés sur le site Web relatif à l’Ethique Professionnelle pour les
Salariés (intranet.mmm.com/businessconduct). Vous n'avez pas à apprendre par
cœur chaque détail, mais vous devez connaître les règles qui s'appliquent à votre
travail de façon suffisante pour savoir quand revenir à ces règles pour en
connaître les détails, et quand chercher de l'aide parmi les ressources énumérées
dans la section Où s’adresser pour trouver des réponses à vos questions de ce
manuel.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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¾ Utiliser le moteur de recherche sur le site Web relatif à l’Ethique Professionnelle
pour les Salariés, à chaque fois que vous devez localiser rapidement des
dispositions et des détails de règle dont vous avez besoin dans l’exercice de votre
travail.
¾ Utiliser les ressources mises à disposition par l’entreprise, en ce compris votre
hiérarchie et le Département Juridique, dès que vous avez besoin d'aide pour
déterminer si une Règle d’Ethique Professionnelle ou une loi s'applique ou pour
comprendre ce que la loi ou la Règle exige.
¾ Comprendre les diverses manières dont vous pouvez signaler un possible
manquement à une règle d’éthique professionnelle en lisant la section Comment
signaler un possible manquement à ces Règles de ce manuel.
¾ Savoir que vous avez plusieurs manières de signaler de façon anonyme un
possible manquement aux règles d’éthiques professionnelles, comme cela est
indiqué à la section Que faire si vous souhaitez rester anonyme de ce manuel.
¾ Savoir que l’entreprise interdit toutes représailles contre toute personne signalant
un possible manquement aux règles d’éthique professionnelle ou coopérant à une
enquête menée par l’entreprise.
¾ Sachez que 3M attend de tous ses salariés qu’ils rapportent toutes violations à une
loi ou aux règles d’éthique professionnelle.
¾ Coopérez dans la mise en place de ce programme et fournissez à l’entreprise toute
assistance lorsque 3M mène une enquête sur une possible violation de la loi ou
des règles d’Ethique Profesionnelle.
¾ Signer, sur demande, une déclaration reconnaissant qu’il a lu les Règles relatives
à l’Ethique Professionnelle de 3M et qu’il se conformera à la loi ainsi qu’à ces
Règles.
¾ Regarder régulièrement les Règles relatives à l’Ethique Professionnelle de 3M
pour rafraîchir ses souvenirs et pour s’assurer qu’il est au courant des dernières
révisions de ces Règles.
... Vis-à-vis des autres personnes agissant au nom de
3M
Chacune des unités opérationnelles de 3M doit exiger de tout tiers agissant au nom de
3M, tel qu’un consultant, un mandataire ou une entreprise extérieure, accepte de suivre
les règles 3M applicables. Les cadres, les dirigeants et les collaborateurs de 3M doivent :
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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¾ Exiger du tiers qu’il se conforme aux règles 3M applicables et lui fournir une
formation appropriée afin qu’il comprenne ce que ces règles impliquent.
¾ Surveiller le travail du tiers, et prendre toute mesure nécessaire, qui peut aller
jusqu’à la résiliation par 3M de toute relation avec celui-ci dans le cas où il ne
respecterait pas son engagement de se conformer aux règles 3M.
... A l’égard de la direction de 3M
Les cadres, les chefs de services, directeurs et les autres dirigeants et responsables de 3M
ont des responsabilités accrues par rapport aux collaborateurs et aux autres personnes
agissant au nom de 3M. Les responsables de 3M, en ce compris le Président Directeur
Général, le Directeur Financier et les autres cadres supérieurs, doivent:
¾ S'assurer que chaque personne appartenant à son secteur de responsabilités
comprend et se conforme aux lois et règles relatives à l’éthique professionnelle de
3M concernant les activités commerciales de 3M.
¾ Créer un environnement de travail dans lequel les collaborateurs et toute personne
agissant au nom de 3M comprennent que la Direction de 3M adhère et promeut
les valeurs de 3M, et les applique.
¾ Prendre les mesures pour empêcher des manquements à la loi et aux règles 3M, en
prenant l'initiative de parler des domaines à risque et de fournir une formation
nécessaire à toutes les organisations.
¾ Détecter et signaler les manquements à la loi et aux règles 3M.
¾ Prendre immédiatement toute mesure appropriée pour gérer les manquements, et
corriger les processus défaillants qui ont permis la survenance d’un manquement.
¾ S'assurer que toute personne qui signale un possible manquement ou qui coopère
à une enquête menée par l’entreprise est protégée contre toutes représailles.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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Comment sont administrées ces Règles
Le Comité d’Ethique Professionnelle de 3M, composé de plusieurs cadres supérieurs et
présidé par le Vice-Président de 3M en charge des Affaires Juridiques a la responsabilité
de superviser le programme de 3M de conformité aux lois et aux règles d’éthique. Le
Comité d’Ethique Professionnelle transmet un rapport au Comité d’Audit du Conseil
d'Administration de 3M, qui assiste celui-ci dans la surveillance du programme de
conformité aux lois et règlements.
Pour administrer le programme de conformité de 3M dans le monde, le Comité d’Ethique
Professionnelle a créé la fonction de Directeur de l’Ethique Professionnelle et de la
Conformité. Le Directeur de l’Ethique Professionnelle et de la Conformité travaille à
temps complet pour le Comité d’Ethique Professionnelle sur les aspects stratégiques,
procéduraux et opérationnels de la conception et de la mise en place du programme de
conformité de 3M. Le Directeur de l’Ethique Professionnelle et de la Conformité se
concentre sur la mise en place des initiatives du Comité d’Ethique Professionnelle, dans
des secteurs tels que la rédaction des règles d’éthique, l'analyse de risque en cas de nonconformité, la formation, la stratégie de communication et la connaissance des
programmes, la coordination des enquêtes et l'amélioration continue des procédures.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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Si vous avez un problème ou une question
relative à l’Ethique Professionnelle
Promouvoir les Règles relatives à l’Ethique Professionnelle de 3M et ses valeurs relève
de la responsabilité de toute personne agissant au nom de 3M. Il est également de la
responsabilité de chacun de signaler rapidement tout problème de manquement possible à
la loi ou aux règles d’éthique professionnelle de 3M. Il est essentiel de gérer les
problèmes rapidement car ils sont alors limités et plus faciles à résoudre. Si on laisse se
développer des problèmes mineurs pour devenir des problèmes majeurs, d’importants
dommages-intérêts, amendes, pénalités ainsi qu’une perte de confiance en 3M peuvent en
résulter.
Où vous adresser pour poser vos questions
Aucune règle écrite ne peut prévoir toutes les situations et circonstances dans lesquelles
la règle pourrait s'appliquer. Si vous avez des questions sur les règles relatives à l’éthique
professionnelle, sur la façon dont elles s'appliquent à votre travail ou à une situation
spécifique, vous pouvez vous adresser aux instances énumérées dans la section Comment
signaler un possible manquement à ces Règles.
Comment signaler un possible manquement à ces
Règles
Le plus souvent, il n’est pas très difficile de trouver des articles de journaux mentionnant
des entreprises faisant face à des enquêtes et à des procès à propos de comportements
illégaux ou contraires à l’éthique. Aucune entreprise – quelle que soit la qualité de son
programme de conformité et sa culture d’entreprise – ne devrait être assez naïve pour
croire qu'elle ne sera jamais confrontée à une question de conformité juridique ou
éthique. Le critère d’appréciation d'une bonne entreprise, et d’un bon programme de
conformité, dépend de sa capacité à déceler les problèmes rapidement et à les résoudre
alors qu’ils sont encore mineurs. La meilleure manière pour 3M de déceler rapidement de
possibles manquements à la loi ou à l’éthique est d’avoir des collaborateurs et des
personnes qui, agissant au nom de 3M, soutiennent le programme de conformité en en
devenant les gardiens.
Des études démontrent qu’un grand nombre de personnes sont peu disposées à signaler
un possible manquement impliquant un collègue. Pour faire face à cette appréhension
naturelle, 3M maintient une règle stricte interdisant les mesures de rétorsion contre toute
personne qui signale un problème d’éthique professionnelle ou qui coopère à une enquête
de l’entreprise. Nous souhaitons que nos collaborateurs et que les personnes agissant au
nom de 3M comprennent que signaler un possible manquement est la bonne chose à faire,
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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parce que chaque manquement à la loi ou à une règle de 3M crée un risque pour les
collaborateurs, l’entreprise, les clients et les milieux dans lesquels 3M évolue.
Vous avez un certain nombre d'options pour signaler ce qui peut être un manquement à la
loi ou à une Règle relative à l’Ethique Professionnelle de 3M. Vous pouvez signaler un
problème oralement ou par écrit à
•
Votre hiérarchie. Vous pouvez vous adresser à votre supérieur hiérarchique
direct ou à un niveau plus élevé de votre direction, si vous préférez. Puisque votre
hiérarchie est la plus proche du problème, ce peut être le meilleur interlocuteur
pour le résoudre rapidement.
•
Le Département Juridique.
•
3M-ethics.com. Ce site est géré par un fournisseur externe, EthicsPoint. Il s’agit
d’un prestataire de services professionnel indépendant engagé par 3M pour aider à
traiter les questions ou les inquiétudes relatives à l'éthique professionnelle. Sur ce
site, vous pouvez faire part de vos préoccupations relatives aux Règles sur les
contrôles internes et la comptabilité en remplissant un formulaire en ligne ou en
appelant gratuitement leur service d’assistance. EthicsPoint vous propose un
service confidentiel et anonyme 24 heures sur 24, et peut même vous accueillir
dans plusieurs langues.
•
Compliance and Business Conduct
220-11-W-09, 3M Center
3M Company
Saint Paul, MN 55144-1000
Téléphone : 1-651-736-6007, (3M Triminet) 736-6007
Si vous signalez un problème relatif à la Règle relative au harcèlement, vous pouvez
également vous adresser à votre responsable des Ressources Humaines ou à une personne
de niveau plus élevé dans l'organisation des Ressources Humaines de 3M.
Si vous signalez un problème concernant la comptabilité, les documents financiers ou les
contrôles internes ou relatif à la vérification des comptes, vous pouvez également vous
adresser à :
Audit Interne : General Auditor
3M Corporate Auditing Department
224-06-N-11, 3M Center Saint Paul, MN 55144-1000
Téléphone : 651-733-3252, (3M Triminet) 733-3252
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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Que faire si vous souhaitez rester anonyme
Demandez-vous d’abord si vous êtes à l’aise pour signaler un problème directement au
sein de 3M, comme par exemple à votre supérieur hiérarchique ou à quelqu’un d’autre
dans votre service. 3M a observé que les préoccupations internes peuvent être
généralement résolues de façon plus rapide et plus satisfaisante lorsqu’elles sont
signalées auprès de services internes comme celui de la direction ou des ressources
humaines. Si cela vous gène, si vous ne connaissez pas la personne à qui vous adresser ou
si vous estimez que votre préoccupation n'a pas reçu toute l'attention méritée, vous
pouvez la soumettre de façon anonyme (sauf si la loi de votre pays ne vous y autorise
pas) au moyen d’une des options suivantes :
•
Vous pouvez aller sur 3M-ethics.com pour toute interrogation relative aux Règles
de contrôles internes et de comptabilité. EthicsPoint ne recherche pas l’origine des
appels ni n’utilise l’affichage du numéro. En outre, EthicsPoint ne génère ni ne
conserve des journaux de connexions internes contenant les adresses IP (Internet
Protocol). Ainsi aucune information reliant votre ordinateur à EthicsPoint n’est
disponible. Les rapports de votre ordinateur passe par un portail Internet sécurisé,
qui ne recherche ni n’affiche le nom des utilisateurs saisi à l’écran. Enfin,
EthicsPoint supprime les adresses Internet pour garantir l'anonymat à l'intérieur de
son système. EthicsPoint n’utilise pas les informations reçues à d’autres fins que
de les transmettre à 3M pour une prise en charge appropriée.
À la fin de votre appel téléphonique ou de l'envoi de votre formulaire, EthicsPoint
vous fournit un code de rapport et vous demande de créer un mot de passe. Il vous
sera ensuite demandé de contacter par téléphone le service d'assistance de
l'éthique professionnelle 3M, géré par EthicsPoint, ou de visiter le site web
d'EthicsPoint deux ou trois jours ouvrés après votre rapport initial. Vous pourrez
alors surveillez l’évolution de votre rapport et savoir si des informations
supplémentaires sont requises pour le bon traitement de votre dossier.
•
Vous pouvez adresser une lettre par courrier électronique au Directeur de l’Éthique
Professionnelle et de la Conformité, à l’adresse ci-dessus.
Si vous choisissez de vous identifier lorsque vous signalez un problème, 3M s'efforcera
de préserver la confidentialité de votre identité pendant l'enquête.
Comment 3M répondra à un rapport
Si nécessaire, 3M ouvrira une enquête appropriée avec des ressources internes ou
externes expertes dans la conduite d’enquêtes. Les informations de votre rapport sont
partagées entre les membres appropriés participant à l’enquête rapide et discrète dont fait
l'objet le problème. A l’issue de l’enquête, les conclusions vous en sont communiquées.
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Si vous estimez que votre préoccupation n'a pas reçu toute l'attention méritée, veuillez la
soumettre à une autre des instances énumérées dans la section Comment signaler un
possible manquement à ces Règles.
3M interdit les représailles contre toute personne qui signale un problème relatif à
l’éthique professionnelle ou coopère à une enquête de l’entreprise. Les plaintes
déposées de bonne foi ne vous exposent à aucune sanction, que les faits sous-jacents
soient ou non avérés ou qu’ils se traduisent ou non par une action corrective. Si vous
estimez avoir fait l'objet de représailles de quelque sorte que ce soit, veuillez le
signaler pour que 3M puisse ouvrir une enquête.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
Respecter les lois et les Règles d’Ethique
Professionnelle dans les activités
commerciales
Le cœur du programme d’éthique professionnelle de 3M est le suivant: Toutes nos
activités commerciales internationales, dans tous leurs aspects, s’effectuent de manière
conforme à la loi et à l’éthique. Les règles qui suivent décrivent les exigences requises de
tous les salariés et des autres personnes qui agissent au nom de 3M pour se conformer, à
tout moment, aux lois et règles de 3M. Cette section fournit également quelques
directives en vue de prendre des décisions conformes à l’éthique, pour les situations dans
lesquelles ni la loi ni la règle ne vous indique exactement ce que vous devez faire.
Le cadre dans lequel le programme de conformité à la loi et à l’éthique de 3M est établi,
s’appuie sur deux règles:
¾ Règle de Conformité
¾ Directives en matière d’Ethique Professionnelle
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Règle de Conformité
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés
tierces. Cette règle s’applique partout où les activités de 3M se déroulent,
ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Introduction
(aucun)
Enoncé de la
Règle
Sanctions en cas de manquements
3M est mondialement reconnue comme étant une entreprise éthique et
respectueuse des lois. Bien que l’entreprise opère commercialement dans
plus de 60 pays, 3M ne possède qu’un seul ensemble de règles relatives à
l’éthique professionnelle, qui s'appliquent dans le monde entier. Ces règles
universelles constituent le cadre de la pratique des activités commerciales
faites comme il se doit – d’un point de vue juridique et éthique – partout où
3M fait des affaires. 3M exige que ses collaborateurs et les autres
personnes qui agissent au nom de 3M se conforment à toutes les lois et
règles relatives à l’éthique professionnelle de 3M.
En tant qu’entreprise multinationale, 3M est assujettie simultanément à un
grand nombre de lois et réglementations différentes. En plus de la nécessité
de vous conformer aux Règles relatives à l’Ethique Professionnelle de 3M
concernant les activités commerciales de 3M, vous devez respecter toutes
les lois applicables où que vous viviez ou travailliez.
Compléments
d’informations
Les salariés qui enfreignent une loi ou un Règle relative à l’Ethique
Professionnelle de 3M concernant les activités commerciales peuvent être
sujets à des sanctions disciplinaires appropriées, qui peuvent aller jusqu’au
licenciement, dans le cadre des lois qui les réglementent. Peuvent
également être sujets à des sanctions disciplinaires les salariés qui:
¾ Ne cherchent pas de conseil juridique auprès du Département
Juridique.
¾ Ne respectent pas l’avis du Département Juridique de 3M.
¾ Exercent des mesures de rétorsion contre toute personne ayant
signalé un possible manquement.
La réponse apportée par 3M aux manquements ou actions contraires à ces
Règles dépendra des circonstances propres à chaque cas et chaque
situation.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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Les salariés et les personnes agissant au nom de 3M qui enfreignent une
règle de 3M peuvent également contrevenir à une loi qui pourrait les
exposer eux-mêmes, ainsi que 3M, à des sanctions pénales, pouvant aller
jusqu’à l’emprisonnement, et à des dommages-intérêts en vertu des lois
applicables.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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Directives en matière d’Ethique Professionnelle
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés
tierces. Cette règle s’applique partout où les activités de 3M se déroulent,
ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Introduction
(aucun)
Enoncé de la
Règle
Un comportement éthique nécessite le plus souvent davantage qu’un
simple respect de la loi. D’ailleurs, la loi ne régit pas toutes les activités
commerciales. Et lorsque des réglementations sont applicables, elles ne
font qu’imposer un standard minimum souvent bien en deçà des exigences
de 3M. Lorsque vous êtes confronté à de telles situations, vous devez
prendre une bonne décision, d’un point de vue éthique, ce qui donnera une
bonne image de vous et de 3M. Cette section contient des conseils qui vous
aideront à agir de cette façon.
Les standards plus élevés de 3M
Compléments
d’informations
Les Règles relatives à l’Ethique Professionnelles de 3M fournissent des
conseils pour un grand nombre de situations, mais ce guide ne peut pas
couvrir chaque question à laquelle vous pouvez être confronté à l’occasion
de l’exercice des activités commerciales de 3M. Dans de telles hypothèses,
vos actes doivent être guidés par nos valeurs fondamentales d'absolues
intégrité et honnêteté. Ces valeurs incluent le respect de la parole donnée,
l’équité, le respect et la considération d’autrui, et la responsabilité
personnelle.
La prise de décision de manière conforme à l’éthique nécessite d’évaluer et
de prendre en compte des comportements différents par application de ces
exigences de l’entreprise:
¾ Faire preuve d’une honnêteté et d’une intégrité exemplaires dans
toutes vos activités au sein de 3M et vos relations professionnelles.
¾ Éviter tous les conflits d'intérêts entre le travail et la vie
personnelle.
¾ Respecter la dignité et la valeur de toutes les personnes.
¾ Encourager l'initiative individuelle et l'innovation dans une
atmosphère de flexibilité, de coopération et de confiance.
¾ Promouvoir une culture où le respect de la parole donnée, l’équité,
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le respect d’autrui et la responsabilité personnelle sont considérés,
encouragés et reconnus.
¾ Créer un lieu de travail sûr.
¾ Protéger l'environnement.
Prendre des décisions conformes à l’éthique
Vous devez pouvoir répondre « oui » aux questions suivantes avant de
prendre des décisions au nom de 3M.
9 Ma décision est-elle conforme aux valeurs sociales de 3M en
matière d'honnêteté et d'intégrité absolues?
9 Mon action peut-elle résister à un examen public minutieux?
9 Mon action protége-t-elle la réputation de 3M en tant qu’entreprise
éthique?
Si vous ne pouvez pas répondre « oui » à ces trois questions, mais croyez
toujours que l'action envisagée est conforme à la loi et à l’éthique, discutez
de votre action avec votre supérieur hiérarchique, la Direction ou avec le
Département Juridique afin de vous assurer que la mise en œuvre de cette
action sera conforme aux intérêts de 3M et aux vôtres.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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Protection de la réputation et du patrimoine de 3M
La réputation de 3M se gagne chaque jour – sur tous nos sites et par tous nos employés.
Notre réputation est le résultat de produits ayant des caractéristiques conformes à celles
que nous annonçons, du respect de nos engagements envers nos clients et du respect des
normes les plus élevées en matière d'intégrité financière et commerciale. Le public doit
avoir confiance dans l’exactitude et dans le caractère exhaustif de la comptabilité de 3M
et de ses systèmes comptables et financiers. Dans le même temps, nous devons protéger
le patrimoine de 3M (actifs mobiliers et immobiliers, biens d’équipement, marques
déposées, propriété intellectuelle et industrielle, dossiers électroniques et informations
confidentielles. Nous ne pouvons pas permettre que notre gestion scrupuleuse et
responsable de notre patrimoine, pour sa préservation, puisse être influencée par des
intérêts personnels, familiaux ou par d'autres intérêts extérieurs.
Nos règles relatives à la protection de la réputation et du patrimoine de 3M incluent:
¾ Cadeaux d’affaires
¾ Conflit d'intérêts
¾ Outils informatiques et électroniques
¾ à la sécurité et à la confidentialité de l’information
¾ Contrôles internes, comptabilité, conservation des documents et systèmes
d’audit
¾ Opérations boursières et délits d’initiés
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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Règle relative aux cadeaux d’affaires
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés
tierces. Cette règle s’applique partout où les activités de 3M se déroulent,
ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Introduction
(aucun)
Enoncé de la
Règle
Les termes « cadeaux d’affaires » mentionnés dans cette règle
comprennent les divertissements d’affaires, aussi bien que les cadeaux.
Offrir des cadeaux d’affaires est une manière habituelle de renforcer les
relations entre entreprises et, sous réserve de quelques restrictions, est une
pratique commerciale licite. Les salariés de 3M peuvent offrir et recevoir
des cadeaux d’affaires appropriés, licites dans le cadre de l’exercice de leur
pratique professionnelle au sein de 3M avec des clients et des tiers ne
faisant pas partie de l’administration, à condition que la valeur de ces
cadeaux soit d’un montant raisonnable et sous réserve qu’ils ne soient pas
donnés ou reçus avec l'intention d'influencer la prise de décision du
destinataire.
Tous les cadeaux faits aux employés du gouvernement fédéral aux ÉtatsUnis sont interdits. Des lois locales partout dans le monde limitent
strictement les cadeaux faits à des fonctionnaires. Ceux-ci peuvent
constituer des infractions pénales, qu’ils soient payés avec des fonds de 3M
ou avec des fonds personnels.
Alors même que des cadeaux d’affaires seraient licites, les salariés ne
peuvent pas en offrir ou en recevoir si le faire revenait à enfreindre cette
règle. Tous les cadeaux d’affaires donnés ou reçus par un collaborateur de
3M doivent être raisonnables dans leur montant, leur quantité et leur
fréquence. N’acceptez jamais de recevoir ou d’offrir des cadeaux sous
forme d'argent liquide ou en équivalent, tels que des chèques-cadeaux.
N’acceptez jamais de recevoir un cadeau qui pourrait être considéré
comme un cadeau somptuaire.
Compléments
d’informations
Ce que cela signifie
¾ Aucun collaborateur de 3M ne peut offrir ou recevoir un cadeau en
infraction à la loi, aux règlements, accords et usages du marché.
¾ Vous devez vous assurer que tout cadeau d’affaires est raisonnable
dans son montant, sa quantité et sa fréquence et que le cadeau peut
résister à un examen minutieux du public sans nuire à la réputation de
3M.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
¾ Les produits de 3M destinés aux consommateurs sont généralement des
cadeaux appropriés, de même que les articles promotionnels clairement
marqués 3M.
¾ Vous devez enregistrer correctement tout cadeau d’affaires dans les
comptes de votre unité opérationnelle et vérifier qu'il est conforme à
toutes les règles de votre unité opérationnelle.
¾ En décidant s’il convient ou non de donner ou de recevoir un cadeau
d’affaires, vous devez prendre en compte les éléments suivants: sa
valeur par rapport aux pratiques et usages habituels dans votre secteur
d’activité et dans votre pays, la somme de cadeaux donnés à ou reçus
de ce tiers dans le temps, le caractère approprié du cadeau étant donné
votre fonction au sein de 3M, l'impact du cadeau sur le développement
positif des relations commerciales avec le destinataire, et la façon dont
un tiers pourrait le considérer.
¾ Ces directives s'appliquent même lorsque qu’aucun remboursement
n’est réclamé à l’entreprise.
¾ Si vous avez l’intention d’offrir ou d’accepter un cadeau d’affaires
d’un montant supérieur à une valeur symbolique, vous devez en
informer votre hiérarchie.
¾ N’offrez jamais de cadeaux d’affaires aux fonctionnaires du
gouvernement des États-Unis. Bien que les fonctionnaires du pouvoir
exécutif aux États-Unis puissent légalement accepter quelques cadeaux
symboliques, les règles concernant les cadeaux pour les pouvoirs
judiciaire et législatif des États-Unis diffèrent de celles pour le pouvoir
exécutif et sont parfois plus strictes encore. En raison de ces
limitations strictes, les collaborateurs de 3M ne doivent offrir aucun
cadeau, quelle qu’en soit la nature, à un tout fonctionnaire du
gouvernement des États-Unis, y compris le personnel militaire, les
employés d'organismes réglementaires, autorités administratives
indépendantes ou à des employés du gouvernement des États-Unis se
trouvant en dehors des États-Unis.
¾ Du café, des beignets et des croissants, des boissons non-alcoolisées et
des rafraîchissements similaires, de valeur symbolique, et qui ne font
pas partie d'un repas, ne sont pas considérés comme des cadeaux au
sens des règles concernant les cadeaux pour les employés du pouvoir
exécutif. Par conséquent, ces types de rafraîchissements de faible
valeur peuvent être offerts aux employés du pouvoir exécutif. Ne soyez
pas choqué s'ils cherchent malgré tout à vous rembourser et, au
contraire, acceptez un tel paiement.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
¾ Consulter le Département Juridique avant d’offrir des cadeaux
d’affaires aux conseillers, consultants et fonctionnaires de
l’administration territoriale et des collectivités locales.
Ce qu’il convient d’éviter
¾ Offrir ou recevoir de l'argent comme cadeau d’affaires.
¾ Offrir des cadeaux, quelle qu’en soit la valeur, à tout employé,
fonctionnaire ou représentant gouvernemental, y compris des
échantillons de produits qui peuvent être utilisés à des fins personnelles
ou des marchandises vendues dans le magasin d’entreprise de 3M.
¾ Offrir ou recevoir des cadeaux qui, par leur montant ou leur fréquence,
ne sont pas conformes aux habitudes et usages du marché.
¾ Offrir un cadeau pour récompenser un employé du gouvernement.
¾ Offrir ou recevoir des cadeaux qui influencent ou donnent l’impression
d’influencer une décision commerciale.
¾ Offrir un cadeau si vous savez qu’il enfreindrait une règle applicable au
destinataire lui interdisant de l’accepter.
Offrir ou recevoir des cadeaux ressortissant des activités de loisirs, tels que
des billets pour un événement sportif, auquel aucun représentant de
l’entreprise offrant le cadeau n’accompagnera le destinataire du cadeau.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Règle relative aux conflits d’intérêts
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés
tierces. Cette règle s’applique partout où les activités de 3M se déroulent,
ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Introduction
(aucun)
Enoncé de la
Règle
C’est la politique de 3M que ses salariés ou que d’autres personnes
agissant au nom de 3M puissent être libres de tous conflits d’intérêts qui
pourraient influencer défavorablement leur jugement, objectivité ou leur
loyauté dans la conduite des affaires de 3M et dans leur mission.
L’entreprise reconnaît que ses employés peuvent participer à des activités
financières, d’affaires, caritatives, ainsi qu’à d’autres activités, à l’extérieur
de leur travail au sein de 3M, mais tout possible conflit d’intérêts
provenant de ces activités doivent être divulgués rapidement à la direction.
Ce que cela signifie
Compléments
d’informations
¾ Demandez l'approbation de votre hiérarchie au sujet d’activités
extérieures, d’intérêts financiers ou de relations qui peuvent créer un
véritable ou un potentiel conflit d'intérêts. Rappelez-vous que
l’autorisation de votre hiérarchie n’est pas permanente, et que vous
devez donc tenir votre hiérarchie au courant périodiquement sur ces
activités.
¾ Éviter les rapports personnels avec d'autres collaborateurs de 3M
lorsque cette relation peut aboutir à recevoir ou à offrir un avantage
injustifié ou un traitement préférentiel en raison de cette relation.
¾ Évitez les actes ou les relations qui pourraient être en conflit ou
sembler être en conflit avec vos responsabilités professionnelles ou les
intérêts de 3M.
¾ Même l’apparence d'un conflit d'intérêts peut porter préjudice à un
intérêt important de l’entreprise.
¾ Obtenir les autorisations nécessaires avant d'accepter un poste
d’administrateur ou de dirigeant d'une autre entreprise ou entité.
¾ Avant de participer au conseil d’administration d’une organisation
caritative, à but éducatif ou à but non lucratif, vous êtes encouragés à
consulter votre management et le département Affaire communautaire
de 3M (aux Etats-Unis) ou le responsable des ressources humaines
(dans les autres pays). Le département Affaire communautaire
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
([email protected]) peut vous mettre en contact avec des
volontaires comme les « 3M Volunteer Match » ou avec des
formations.
Ce qu’il convient d’éviter
¾ Travailler avec une entreprise en dehors de vos responsabilités au sein
de 3M qui se trouve en concurrence avec les activités de 3M.
¾ Accepter un cadeau qui ne répond pas à la Règle relative aux cadeaux
d’affaires de 3M.
¾ Avoir un intérêt financier direct ou indirect ou un rapport financier
avec un concurrent, fournisseur ou client de 3M, (à l’exception des très
faibles participations dans des sociétés cotées sur un marché boursier).
¾ Participer à une décision commerciale de 3M impliquant une entreprise
qui emploie votre conjoint ou un membre de votre famille.
¾ Avoir un deuxième travail pour un employeur qui est un concurrent, un
distributeur, un fournisseur ou un client direct ou indirect de 3M.
¾ Avoir un deuxième travail ou une relation de consultant qui affecte
votre capacité à effectuer de manière satisfaisante vos projets chez 3M.
¾ Utiliser les informations non publiques de 3M pour votre gain ou
avantage personnels, ou pour le gain ou l'avantage de quelqu’un
d’autre, y compris l'achat ou la vente de valeurs mobilières dans une
entreprise que 3M désirerait acquérir, céder ou avec laquelle 3M
souhaiterait conclure ou résilier des relations commerciales.
¾ Investir dans une opportunité externe dans laquelle 3M possède une
participation, à l’exception des très faibles participations dans des
sociétés cotées sur un marché boursier.
¾ Recevoir des réductions à titre personnel ou d'autres avantages de la
part de fournisseurs, de prestataires de services ou de clients qui ne
sont pas disponibles pour tous les collaborateurs de 3M.
¾ Recevoir des honoraires à titre personnel pour des services que vous
effectuez et qui sont étroitement liés à votre travail chez 3M. Votre
hiérarchie doit approuver l’octroi d’honoraires occasionnels, comme
pour une présentation ou un colloque dans une université.
Une relation sentimentale entre des collaborateurs de 3M qui ont un lien
hiérarchique direct ou indirect, lorsque la relation peut conduire à la perte
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
de confiance en l’objectivité du collaborateur en position de supérieur
hiérarchique.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Règle relative à l’utilisation des outils informatiques et
électroniques
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés
tierces. Cette règle s’applique partout où les activités de 3M se déroulent,
ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Introduction
(aucun)
Enoncé de la
Règle
Les ressources électroniques de 3M fournissent un grand nombre d'outils
grâce auxquels les informations peuvent être transmises à un très grand
nombre de personnes, et ce, dans le monde entier. Les ressources
électroniques de l’entreprise incluent les ordinateurs, les logiciels et les
données informatiques, la messagerie vocale, les téléphones et les divers
réseaux internes (par exemple, 3M.com, Internet, 3M Intranet, 3M TV).
L'utilisation efficace des ressources électroniques permet la réussite de 3M.
3M exige que les ressources électroniques de l’entreprise ne puissent être
utilisées de manière telle qu’elles constitueraient un manquement à la loi
ou aux Règles relatives à l’Ethique Professionnelle de 3M.
Ce que cela signifie
Compléments
d’informations
¾ La Règle relative à l’usage d’ordinateurs de 3M permet une utilisation
personnelle si elle est limitée et raisonnable des ressources
électroniques de 3M, n'interfère pas avec les activités commerciales
normales ni ne nuit à la capacité des collaborateurs de répondre à ce
qui est attendu d’eux professionnellement.
¾ En application du droit français relatif à la protection de la vie privée,
le paragraphe suivant s'applique aux salariés du Groupe 3M en France
seulement: "Les fichiers personnels doivent être identifiés de manière
claire et comporter la mention “personnel” ou “privé” dans leur titre,
ou classés dans un répertoire, contenant lui-même la mention
“personnel” ou “privé”. Tout fichier ne répondant pas à ces critères sera
considéré comme professionnel"
¾ S'abstenir d’utiliser les ressources électroniques de l’entreprise pour
toutes activités politiques ou à des fins politiques.
¾ Ne pas utiliser les ressources électroniques de 3M pour accéder,
recevoir, stocker, utiliser ou transmettre des informations qui
contreviennent à la Règle relative au harcèlement de 3M ou qui sont, à
d’autres égards, inopportunes dans l’environnement de travail de 3M.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
¾ Utiliser uniquement les copies correctement autorisées des logiciels
informatiques en rapport avec les activités commerciales de 3M. Ne
pas copier et ne pas utiliser les logiciels pour lesquels 3M bénéficie
d’une licence à moins que la licence accordée à 3M par l'éditeur de
logiciel n’en permette la copie ou l'utilisation.
¾ Savoir que l’entreprise se réserve le droit d'accéder et de surveiller les
ordinateurs, les liaisons informatiques, les logiciels et les données des
collaborateurs.
Ce qu’il convient d’éviter
¾ Utiliser les ressources électroniques d’une manière qui contrevient à
toute loi ou à toute Règle relative à l’Ethique Professionnelle de 3M.
¾ Utiliser les ressources électroniques de 3M à des fins personnelles, en
dehors d’une utilisation limitée et raisonnable, qui n'interfère pas avec
les activités normales et vous permet d’accomplir votre travail.
¾ Utiliser les ressources électroniques de 3M pour des campagnes
politiques, la collecte de fonds ou la propagande.
¾ Utiliser les ressources électroniques de manière contraire à un
environnement de travail respectueux des personnes ou qui enfreint la
Règle relative au harcèlement.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Règle relative à la sécurité et à la confidentialité de
l’information
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M. Cette règle s’applique partout où les activités de
3M se déroulent, ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Introduction
Les informations confidentielles de 3M font partie du patrimoine de
l’entreprise. Dans le monde des affaires, on doit régulièrement échanger
des informations avec les autres, à l’interne et à l’extérieur de 3M. Il est
essentiel de protéger nos idées, notre technologie, nos procédures, nos
plans et autres informations afin de gérer notre entreprise, maintenir un
avantage concurrentiel et être conforme à certaines obligations juridiques.
La sécurité de l’information comprend la protection des informations
confidentielles de 3M et de ses ressources électroniques, de fournir une
sécurité matérielle, d’assurer l’accès aux informations en tout temps et
d’empêcher la corruption accidentelle ou intentionnelle des informations.
Des exemples d’informations confidentielles de 3M incluent notamment
les données financières; les secrets commerciaux; les chiffres de ventes; les
informations sur des employés, des clients ou des fournisseurs; les salaires;
les régimes d’investissement; les projections de résultats financiers; les
essais; les plans d’amélioration des produits; les documents contenant des
formules ou des schémas de produits; les dossiers techniques décrivant des
inventions; les demandes de brevet d’invention non publiées; les rapports
techniques; les méthodes et procédés de fabrication propriétaires; les
informations sur les prix et les bénéfices et les informations sur de futurs
produits, le marketing, les programmes de publicité ou les changements
dans la Direction.
Instruction
générale
Les salariés et les personnes agissant au nom de 3M sont responsables de
la protection des informations confidentielles de 3M contre des
communications non autorisées soit à l’interne ou à l’externe, délibérément
ou accidentellement. Les salariés et les personnes agissant au nom de 3M
doivent connaître :
•
La classification des informations de 3M qu’ils créent ou
auxquelles ils ont accès (informations confidentielles de 3M, à
usage interne seulement, ou pour l’extérieur)
• Les précautions de sécurité qui s’appliquent aux informations de
3M, et
• Combien de temps il faut garder les informations de 3M, et
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
comment en disposer par la suite.
Tout comme nous nous attendons à ce que les autres respectent les
informations confidentielles de notre entreprise, 3M respecte les
informations confidentielles des autres. 3M n’utilise que des moyens
légaux et éthiques pour recueillir et utiliser des informations commerciales
du marché afin de mieux comprendre nos marchés, nos clients et nos
concurrents. 3M ne recueillera pas d’informations confidentielles sur une
autre partie sans l’autorisation de celle-ci.
Compléments
d’informations
Ce que cela signifie pour les informations confidentielles de 3M
•
•
•
•
•
•
•
•
Protéger les informations confidentielles de 3M sans égard au
média utilisé (par ex. : papier, fichier électronique, courriel,
conversation verbale).
Protéger les informations confidentielles de 3M tout au long du
cycle de vie de l’information – création, stockage, utilisation,
transmission, conservation jusqu’à sa destruction.
Contacter votre conseiller juridique attitré de 3M si vous avez
besoin d'aide pour déterminer si des informations sont
confidentielles.
Ne communiquez des informations confidentielles à l'intérieur de
3M qu’aux personnes qui ont besoin d’en connaître.
Avoir conclu un accord de confidentialité signé avant de
communiquer des informations confidentielles à un tiers. Les
accords de confidentialité doivent être signés par un directeur
général ou un directeur technique, ou d’un niveau plus élevé.
Porter votre badge d'identification de 3M et s'assurer que les autres
personnes présentes dans les installations de 3M portent les badges
d'identification appropriés et qu’elles sont autorisées à avoir accès à
l’information.
Conserver toutes les informations de 3M conformément à la Règle
relative à la conservation des informations et documents. Si vous
avez reçu un avis de conservation, effectuer immédiatement toutes
les étapes pour conserver tous les dossiers et fichiers susceptibles
d’être pertinents.
Déclarer dans les plus brefs délais tous accès suspects ou non
autorisés aux systèmes ou aux informations de 3M à :
o Votre directeur,
o La sécurité industrielle au 651-733-6100 (disponible 24
heures)
o TI sécurité et intégrité. Liste des contacts locaux sur la
sécurité de l’information
o Le Respect de l’Éthique Professionnelle de 3M au 1-8773M-ETHICS aux États-Unis ou 3M-Ethics.com (pour
signaler en ligne ou par téléphone partout dans le monde)
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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o
o
Le directeur de l’éthique et du respect de 3M
Le conseiller juridique attitré de 3M pour l’information
technologique
Ce que cela signifie pour les informations confidentielles des autres
•
•
•
•
Puisque nous ne divulguons pas d’informations confidentielles de
3M sans un accord de confidentialité, n’acceptez pas
d’informations confidentielles d’un tiers sans un accord de
confidentialité signé. Ces accords de confidentialité doivent être
signés par un directeur technique ou à un niveau hiérarchique de la
direction.
À moins d’avoir la permission d’un tiers d'utiliser les informations
de celui-ci, vous devez vous assurer que vous pouvez répondre
« non » à chacune des questions suivantes avant d'utiliser ces
informations :
o Les informations sont-elles des informations réellement
confidentielles?
o Les informations ont-elles été obtenues de façon illicite ou
de manière contraire à l’éthique?
o L’utilisation des informations enfreindrait-elle une règle
d’éthique professionnelle?
Contacter votre conseiller juridique attitré de 3M avant d’engager
ou de consulter un expert-conseil ou un mandataire pour obtenir des
informations pour le compte de 3M ou si vous avez connaissance
d'une communication ou d’une utilisation inappropriées
d'informations confidentielles.
Ne pas interviewer ou engager des salariés ou des consultants d’un
concurrent sans avoir préalablement contacté votre conseiller
juridique attitré.
Ce qu’il convient d’éviter
•
•
•
•
•
Ne pas parler des informations confidentielles de 3M avec vos amis
ou votre famille.
Ne pas parler des informations confidentielles de 3M lorsque vous
pouvez être entendu dans des lieux publics, tels que les ascenseurs,
les avions ou les restaurants.
Laisser des informations confidentielles de 3M sans surveillance
sur votre bureau, dans l’entreprise, dans des endroits publics, etc.
Communiquer des informations confidentielles de 3M à toute
personne extérieure à 3M qui n'a pas signé un accord de
confidentialité protégeant ces informations, ou à toute personne à
l’intérieur de 3M qui n'a pas besoin d’en connaître.
Divulguer des informations sur un nouveau produit ou service
avant que toutes les demandes de brevet nécessaires aient été
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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•
•
effectuées.
Recevoir des informations confidentielles d'un employé concernant
son ancien employeur.
Utiliser des informations confidentielles d’un tiers qui ont été
obtenues de façon illégale ou de manière contraire à l’éthique.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Règle relative aux contrôles internes, à la comptabilité, à la
conservation des documents et aux systèmes d’audit
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés
tierces. Cette règle s’applique partout où les activités de 3M se déroulent,
ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Introduction
(aucun)
Enoncé de la
Règle
La Direction de 3M est responsable de la préparation des états financiers
consolidés annuels et trimestriels complets et précis, selon les principes de
comptabilité généralement admis et de maintenir une comptabilité idoine
respectant les principes et les politiques relatifs aux rapports financiers et
des contrôles internes conçus pour assurer la conformité aux normes, aux
lois et aux règlements en matière de comptabilité.
3M exige que les salariés et les personnes agissant au nom de 3M soient
responsables de l'exactitude, de l’exhaustivité et du respect des délais
concernant les informations financières réelles et prospectives ainsi que de
la conformité aux contrôles internes de 3M sur les rapports financiers, aux
contrôles et procédures de publication de ces informations et aux règles de
conservation de documents et des règles de vérification des comptes. Nous
nous assurons de la conformité à ces règles via nos auditeurs internes et
nos indépendants, ainsi qu’en surveillant l'intégrité de notre direction
financière et de nos systèmes de communication.
Ce que cela signifie
Compléments
d’informations
Contrôles internes
¾ Maintenir et créer des enregistrements et des comptes complets, précis,
et en temps et heure pour toutes les opérations commerciales, les
capitaux et fonds propres et le passif social.
¾ Si vous cherchez à obtenir l’accord de votre hiérarchie concernant des
dépenses, vous ne devez le faire que pour des buts légitimes et en
fournissant tous justificatifs pertinents et précis.
¾ Si vous avez un pouvoir pour approuver des dépenses, vous ne devez
l’exercer uniquement qu’après vous être assuré que la dépense satisfait
aux règles de l’entreprise. Prenez au sérieux votre pouvoir
d’approbation. Vous pouvez avoir la permission de déléguer votre
pouvoir dans certaines circonstances, mais vous conservez alors la
responsabilité finale pour l'usage ainsi fait de cette délégation. La
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
délégation doit s’accompagner d’instructions claires et d’une
surveillance continue.
¾ Suivre les procédures de divulgation des informations pour s'assurer
que les informations importantes sont enregistrées, traitées,
récapitulées et communiquées aux personnes appropriées à St. Paul
faisant partie de la comptabilité et/ou de l’Audit, de sorte que la
nécessité de révéler ou non des évènements, des risques et toute autre
information importante qui concerne les activités de 3M puisse être
correctement évaluée.
¾ Utiliser les outils et ressources de l’entreprise efficacement.
¾ Protéger tous les actifs commerciaux, financiers, informationnels et
autres de l’entreprise.
¾ Demander uniquement le remboursement des frais engagés dans
l’intérêt de 3M.
Rapport financier
¾ Dans toutes formes de communications dont vous savez qu’elles seront
utilisées dans des communiqués de presse ou des documents classés ou
soumis à la Securities and Exchange Commission (équivalent de
l’Autorité des Marchés Financiers) ou à tout autre organisme
gouvernemental ou toute autorité administrative indépendante de
régulation, fournir des informations financières et autres complètes,
justes, précises, opportunes et compréhensibles.
¾ Inscrire les emplois et ressources, le chiffre d’affaires et les dépenses
dans la période de comptabilisation appropriée, en utilisant des
provisions si nécessaire.
Conservation des documents
¾ Conserver les compte-rendus, les courriers électroniques et autres
documents et dossiers électroniques conformément aux lois en vigueur
et à la Règle relative à la conservation des informations et documents,
notamment par rapport aux durées de conservation. Lorsque vous êtes
au courant d’un contentieux juridique possible, ou avéré, prenez
immédiatement toute mesure afin de préserver tous les comptes-rendus
et dossiers pertinents et contactez immédiatement le Département
Juridique.
Coopération avec les auditeurs internes et externes
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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¾ Coopérer entièrement et fournir toutes les informations complètes aux
auditeurs internes de 3M et aux experts comptables indépendants de
3M.
Processus du Comité d’Audit relatif à la gestion des
plaintes concernant la comptabilité ou les audits.
¾ Le comité d’Audit a établi un processus pour la réception, la
conservation et le traitement des plaintes concernant la comptabilité,
les contrôles internes de comptabilité, les rapports financiers et des
questions d’audit, y compris la soumission à titre confidentiel et
anonyme de telles plaintes. Vous pouvez faire une telle plainte de façon
anonyme en appelant le service d’assistance téléphonique de l’Ethique
Professionnelle de 3M (1-800-243-0857 ou 651-737-5295) ou en
écrivant à : 3M General Auditor, 3M Corporate Auditing Department,
3M Center 224-06-N-11, St. Paul, MN 55144-1000. Si vous êtes un
collaborateur de 3M, vous pouvez laisser un message électronique
anonyme sur site Web relatif à l’Ethique Professionnelle pour les
Salariés de 3M (http://intranet.mmm.com/businessconduct). Sur ce site,
cliquer sur l’icône « Signaler un manquement », lequel ouvre un
formulaire électronique que vous pouvez utiliser. Le formulaire vous
permet de rester anonyme; toutefois, en choisissant cette option vous
ne pourrez pas recevoir de réponse. Vous pouvez en apprendre
davantage sur les options de communication de manière anonyme dans
la section Et si vous souhaitez rester anonyme de ce guide. Toutes les
plaintes seront étudiées et une action corrective appropriée sera mise en
place si nécessaire.
¾ 3M interdit les représailles contre toute personne qui signale un
problème relatif à l’éthique professionnelle ou coopère à une enquête
de l’entreprise.
Ce qu’il convient d’éviter
¾ Utiliser les fonds ou les biens appartenant à 3M à des fins illicites,
inopportunes ou contraires à l’éthique.
¾ Un rapport financier qui est en contradiction avec la performance
réelle.
¾ Enregistrements financiers inexacts, tels que des notes de frais de
voyages et de séjours exagérés ou des feuilles d’emploi du temps
ou des factures erronées.
¾ Manquement aux exigences de 3M relatives à la comptabilisation
du chiffre d’affaires.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
¾ Contournement des procédures de contrôle et d'approbation.
¾
Expliquer une dépense effectuée en lui attribuant un objet alors
que, en réalité, la dépense est effectuée pour un autre motif.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Règle relative aux transactions boursières et au délit d’initiés
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés
tierces. Cette règle s’applique partout où les activités de 3M se déroulent,
ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Introduction
(aucun)
Enoncé de la
Règle
3M exige que les salariés et les personnes agissant au nom de 3M ne
révèlent pas d’informations significatives non-publiques, ou, tout en ayant
connaissance d’informations significatives et non-publiques au sujet de 3M
ou d’une autre entreprise, et ni n’achètent ni ne vendent des valeurs
mobilières (par exemple, des actions, des obligations ou des options) de
3M ou d’autres entreprises. En outre, les cadres supérieurs dirigeants de
3M doivent strictement se conformer aux règles de la Securities and
Exchange Commission (équivalent de l’Autorité des Marchés Financiers)
restreignant leur droit de vendre ou d’acheter des actions 3M.
Ce que cela signifie
Compléments
d’informations
¾ De façon générale, est considérée comme significative toute
information qu'un investisseur utiliserait pour décider d’acheter, vendre
ou conserver des valeurs mobilières. Ceci inclut:
o Résultats financiers des unités opérationnelles ou de
l’entreprise.
o Bénéfice net par action.
o Tout changement dans le paiement des dividendes.
o Potentielles fusions, acquisitions, cessions ou entreprises
conjointes (joint venture).
o Contentieux majeur.
o Important développement de produits.
¾ Une information n’est pas publique jusqu'à ce qu’elle soit révélée aux
investisseurs par des services d’informations établis, tels que ceux du
Dow Jones News, et qu’un temps suffisant, typiquement 48 heures
après la publication des informations, se soit écoulé pour permettre aux
informations d'être diffusées sur les marchés financiers.
¾ Les auteurs de manquements à cette règle, ainsi que l’entreprise,
peuvent également être condamnés à des amendes ou sanctions
pénales.
Ce qu’il convient d’éviter
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
¾ Acheter ou vendre des actions ou d'autres valeurs mobilières d’une
entreprise alors que vous êtes en possession d'informations
significatives et inconnues du public sur cette entreprise.
¾ Révéler des informations significatives, inconnues du public sur une
entreprise à une autre personne, y compris des membres de la famille,
des amis ou des collègues, alors que les informations peuvent être
employées par l'autre personne pour réaliser un profit en spéculant sur
les valeurs mobilières de cette entreprise.
¾ Recommander ou suggérer qu’une autre personne achète, vende ou
conserve les actions ou autres valeurs mobilières d’une entreprise alors
que vous possédez des informations significatives et inconnues du
public.
¾ Donner accès à des informations significatives et inconnues du public
alors que cet accès n’est pas strictement nécessaire.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Règle en matière de développement durable
Le développement durable, respectueux des individus et de l’environnement constitue
l’une des valeurs fondamentales de 3M. Nous sommes engagés à poursuivre un
développement durable au travers de la protection de l'environnement, la responsabilité
sociale et le progrès économique. Pour nous, le développement durable signifie répondre
aux besoins des clients, des employés et des individus aujourd'hui, tout en assurant que
les ressources seront disponibles pour répondre aux besoins des générations futures. Nous
sommes convaincus que le succès à long terme de l’entreprise passe par des stratégies
d’amélioration constante de nos moyens de lutte contre les problèmes liés à
l’environnement, à la santé et à la sécurité. Nous nous efforçons également d'attirer et de
retenir une main-d'œuvre diverse et compétente dans une entreprise où l'initiative est
récompensée, la vie privée est respectée, la santé et la sécurité des employés sont assurées
et l'innovation est une façon de vivre.
Les règles de 3M relatives au développement durable sont basées sur les politiques
suivantes:
¾ Présentation des produits et publicité
¾ Environnement, santé et sécurité
¾ Harcèlement
¾ Vie privée
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Règle relative à la publicité et à la présentation des produits
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés
tierces. Cette règle s’applique partout où les activités de 3M se déroulent,
ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Introduction
(aucun)
Enoncé de la
Règle
La réputation de 3M, d’entreprise responsable, provient notamment des
produits et des services que nous offrons et de la façon dont nous les
présentons. 3M exige de présenter sincèrement nos produits, de façon
licite et respectueuse des bonnes mœurs, et ce, dans tous les documents de
ventes, les publicités, les emballages et les documents promotionnels. Les
responsables de chaque unité commerciale de 3M doivent mettre en place
un processus pour assurer la vérification appropriée de toute publicité et
de toute caractéristique relative à ses produits et services.
Compléments
d’informations
Ce que cela signifie
¾ Présenter les produits et les services de 3M sincèrement, de façon licite
et en respectant les bonnes mœurs.
¾ Etayer toute caractéristique des produits par des essais appropriés basés
sur des principes statistiques et scientifiques reconnus.
¾ Appliquer cette règle à toutes les caractéristiques des produits,
expresses ou implicites, figurant dans une publicité, laquelle inclut la
documentation relative aux produits, les étiquettes, les extraits de
publicité, les mentions relatives à l’environnement, les enquêtes de
satisfaction clients et les certificats, le matériel promotionnel, les fiches
techniques, les notices d’utilisation et d'entretien, les films vidéo, les
sites Internet et autres.
¾ Suivre les procédures mises en place par le Département Juridique de
3M pour la révision et l'approbation des publicités. Le plus souvent, ces
procédures nécessiteront l'approbation écrite de la part du marketing,
du laboratoire, du service technique, des affaires réglementaires, de la
qualité, des affaires médicales et de la toxicologie, suivis de celle du
Département Juridique.
Ce qu’il convient d’éviter
¾ La publicité ou les mentions ne respectant pas les valeurs sociales de
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
3M.
¾ Les actes ou pratiques de nature à induire en erreur ou à tromper et
autres méthodes de concurrence déloyale.
¾ Les engagements verbaux faux ou trompeurs sur les produits ou
services de 3M.
¾ La comparaison mensongère ou trompeuse de produits ou de services.
¾ Déprécier un concurrent, ses produits ou services.
¾ Attribuer des qualités à des produits ou des services sans données
justificatives.
¾ Présenter exagérément ou de façon trompeuse la qualité ou l'efficacité
d'un produit ou d'un service.
Faire passer ses produits ou services pour ceux d’un autre, comme copier
ou contrefaire l'emballage ou les marques déposées d'un concurrent.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Règles relatives à sécurité, la santé et à l’environnement
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés
tierces. Cette règle s’applique partout où les activités de 3M se déroulent,
ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Introduction
(aucun)
Enoncé de la
Règle
3M s’engage à poursuivre des objectifs environnementaux, de santé et de
sécurité (EHS) élevés pour ses produits et ses processus, et à maintenir un
lieu de travail sûr et sain. 3M impose de fournir à tous un lieu de travail sûr
et salubre, et de réduire au minimum l'impact de nos produits et de nos
processus de fabrication sur l'environnement.
Les collaborateurs et toute autre personne agissant au nom de 3M se
doivent de connaître et de se conformer à toutes les lois et règlements
applicables en matière d'EHS, aussi bien qu'aux règles, normes et
directives de 3M. La Direction de 3M a pour mission et responsabilité de
s'assurer que les collaborateurs et que toute personne agissant au nom de
3M soient correctement formés à ces lois et règles. Le personnel travaillant
dans les départements EHS concernant les produits, les opérations et la
sécurité est disponible pour venir en assistance dans ce domaine.
Ce que cela signifie
Compléments
d’informations
¾ Se conformer aux lois et règlements applicables en matière d’EHS,
ainsi qu’aux règles EHS de 3M.
¾ Utiliser les processus d'introduction de nouveaux produits 3M pour
garantir que leurs conceptions sont sûres et respectueuses de
l’environnement.
¾ Incorporer les problématiques liées à la sécurité et la santé dans vos
décisions commerciales quotidiennes.
¾ Utiliser et entretenir les équipements, installations et processus de
façon sûre.
¾ Participer aux programmes de formation afin de contrôler les risques
liés à la santé et la sécurité, à la fois au travail et au repos.
¾ Discuter avec votre hiérarchie et vos collègues au sujet des conditions
de travail perçues comme peu sûres ou dangereuses et, le cas échéant,
mettre fin à toute opération qui fonctionnerait dans des conditions peu
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
sûres.
¾ Répondre aux problèmes d’environnement, de santé ou de sécurité
soulevés par des collègues, des clients ou des voisins associés à nos
opérations ou produits.
¾ Prévenir la pollution à la source là où cela est possible et lorsque cela
est possible.
¾ Développer des produits qui auront un impact minimum sur
l'environnement.
¾ Conserver les ressources naturelles en utilisant les méthodes
appropriées de récupération et de recyclage.
¾ Travailler pour optimiser la consommation d’énergie dans les
opérations existantes ainsi que dans les nouveaux équipements et
installations.
Ce qu’il convient d’éviter
¾ Ne pas se conformer aux règles en matière d’environnement, de santé
ou de sécurité et aux règles de 3M.
¾ Ne pas faire état de dangers pour l’environnement ou d’accidents.
¾ Ne pas saisir une occasion de prévenir une pollution et de réduire la
production de déchets.
¾ Ne pas saisir une occasion d'améliorer l'efficacité énergétique.
¾ Activités et conditions de travail peu sûres.
¾ Des fournisseurs, fabricants et prestataires de service extérieurs qui ne
partagent pas les valeurs environnementales, de santé et de sécurité de
3M.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Règle relative au harcèlement
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés
tierces. Cette règle s’applique partout où les activités de 3M se déroulent,
ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Introduction
(aucun)
Enoncé de la
Règle
3M garantit à ses collaborateurs et aux autres personnes agissant au nom de
3M un droit à un traitement respectueux sur le lieu de travail de 3M. Être
respecté signifie être traité de façon honnête et professionnelle, avec une
mise en valeur des talents et des qualités propres à chacun. Un lieu de
travail respectueux réclame davantage qu’une simple conformité à la loi.
Cela signifie un environnement de travail exempt de comportement
inapproprié de toutes sortes et de harcèlement en raison de l'âge, du
handicap, du statut marital, de la race ou de la couleur, de l'origine
nationale, de la religion, du sexe, l'orientation sexuelle ou identité sexuelle.
Cette règle s’applique à tous les collaborateurs de 3M dans le monde et à
toute autre personne ayant des relations commerciales avec 3M. En tant
que règle à vocation internationale, elle s'applique dans tous les lieux et
toutes les situations où des activités commerciales sont effectuées par 3M
et à tous les événements sociaux commandités par l’entreprise.
Ce que cela signifie
Compléments
d’informations
Un lieu de travail respectueux
3M s’engage à créer un lieu de travail dans lequel la dignité de chaque
personne est respectée. Chacun de nous doit comprendre que des
problèmes de harcèlement et de comportement inapproprié ne sont pas
tolérés chez 3M.
Harcèlement
Le harcèlement est un comportement inapproprié envers une personne en
raison de son âge, handicap, statut marital, origine nationale, race ou de sa
couleur, sa religion, du sexe, l'orientation sexuelle ou identité sexuelle,
lorsque ce comportement crée un environnement professionnel intimidant,
hostile ou blessant qui:
¾ Cause une diminution de la performance du travail; ou
¾ Affecte les promotions ou la mobilité interne.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Le harcèlement est prohibé par la loi aux États-Unis et dans un grand
nombre de pays, dont la France. Des exemples de harcèlement qui
constituent un manquement à la loi et aux présentes règles incluent :
¾ Communications orales ou écrites qui contiennent des injures,
plaisanteries, insultes, stéréotypes négatifs, ou menaces. Ceci inclut
des commentaires ou des plaisanteries qui sont désagréables ou
ciblés envers des personnes ou des groupes, et basés sur l'âge, le
handicap, le statut marital, l'origine nationale, la race ou la couleur,
la religion, du sexe, l'orientation sexuelle ou identité sexuelle.
¾ Un comportement, tel que regarder de façon insistante, jeter des
regards concupiscents et offrir des cadeaux inappropriés.
¾ Un comportement tel qu’une agression ou un contact physique non
sollicité.
¾ Des images visuelles, telles que des images, dessins animés, dessins
ou gestes péjoratifs ou blessants. De telles images interdites
incluent les versions papier et électronique.
Harcèlement sexuel
Le harcèlement sexuel est une forme de harcèlement envers des personnes,
et basé sur le sexe d'une personne ou un comportement basé sur le sexe.
Relève du harcèlement sexuel, le fait pour une personne en position
d’autorité de lier une embauche, une promotion, une menace de
licenciement ou toute autre condition d'emploi, à une requête ou à une
demande de faveurs sexuelles.
Comportement inapproprié
Notre but est d'avoir un environnement de travail dans lequel nous traitons
toutes les personnes de façon respectueuse et professionnelle. Tout
comportement non professionnel ou irrespectueux, même s’il n’est pas
illégal, interfère avec ce but et ne sera pas toléré. 3M se réserve le droit de
répondre à un comportement inapproprié même dans le cas où personne ne
s'en serait plaint ou n’aurait pas indiqué qu’elle a été offensée.
Les comptes-rendus relatifs à la performance ne peuvent
constituer ni du harcèlement ni un comportement
inapproprié
Un leadership efficace nécessite que les supérieurs hiérarchiques parlent
avec les membres de leur équipe au sujet de leur performance
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
professionnelle. Les supérieurs hiérarchiques doivent être clairs au sujet de
la performance de chaque employé et de la façon dont le comportement des
employés contribue à la capacité de l’équipe à fournir des résultats
conformes aux valeurs de 3M. De telles discussions peuvent être difficiles
et elles devraient toujours être menées de façon professionnelle et avec
respect. Cependant, la critique constructive et les actions de suivi en
rapport avec des problèmes de performance ou d'autres questions relatives
au lieu et conditions de travail ne constituent ni du harcèlement, ni des
mesures de rétorsion.
Chaque collaborateur de 3M a un rôle à jouer pour créer un
lieu de travail respectueux:
¾ 3M attend de chaque collaborateur un comportement respectueux et
professionnel à tout moment, quelle que soit la situation. Souvenezvous que vos actions vous reflètent, et, potentiellement, reflètent les
valeurs de 3M. Soyez sensibles à la façon dont d'autres personnes
peuvent percevoir vos actions. Le fait que quelqu'un ne se plaigne pas
auprès de vous ne signifie pas qu'il ne condamne pas votre
comportement.
¾ Adopter un comportement déplacé qui a pour objet ou pour effet de
harceler les autres ne peut jamais se justifier. Communiquez tout
comportement déplacé que vous estimez relever du harcèlement dans le
cadre de cette règle.
¾ Soyez ouvert à tout échange constructif en rapport avec des problèmes
de performance. Réalisez que les actions de suivi appropriées
concernant des questions professionnelles sont une étape nécessaire
dans le suivi de la performance.
¾ Si quelqu'un vous choque, dites à cette personne que cela ne devra pas
se reproduire. Si vous avez offensé quelqu'un, comprenez son point de
vue, faites-lui des excuses et veillez à ce que cela ne se reproduise pas.
¾ Si vous êtes au courant d’un comportement qui pourrait violer cette
règle, parlez-en à votre supérieur hiérarchique ou au Département des
Ressources Humaines de 3M.
Ce qu’il convient d’éviter
¾ Tout comportement non-professionnel ou irrespectueux, ou qui a pour
but ou effet de harceler quelqu’un.
¾ Toutes mesures de rétorsion contre quelqu'un qui signale un problème
ou un possible manquement relativement à cette règle.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
¾ Ne pas avoir indiqué respectueusement à quelqu'un que vous avez
trouvé son comportement blessant.
¾ Ne pas signaler des problèmes ou des violations relatifs à cette règle.
Comment communiquer une violation
La plupart des manquements possibles à cette règle sont signalés aux
Ressources Humaines de 3M. Vous pouvez contacter votre responsable des
Ressources Humaines local ou une personne hiérarchiquement plus élevée
dans l'organisation des Ressources Humaines. Vous pouvez également
utiliser toute autre option énumérée dans la section Si vous avez un
problème d’éthique professionnelle de ce manuel, si vous le souhaitez.
Comment 3M répondra
Enquête et réponse
Dès lors que vous communiquez une plainte pour harcèlement ou pour
comportement déplacé, 3M s’engage à étudier sans délai votre problème.
3M prendra les mesures appropriées pour faire en sorte d'éviter de futures
violations. Dans certains cas, 3M peut prendre une mesure disciplinaire
(pouvant aller jusqu’au licenciement) contre les personnes qui
contreviennent à la règle de 3M contre le harcèlement.
3M informera les parties sur le statut de leurs plaintes. En vue de respecter
la vie privée et la confidentialité de toutes les personnes impliquées, 3M
pourra ne pas transmettre pas les détails spécifiques des sanctions ou des
mesures éventuellement prises.
Responsabilité de la direction de 3M
Chaque cadre, chef de service et dirigeant de 3M a la responsabilité de
s'assurer que 3M offre un cadre de travail exempt de harcèlement et de
comportement inapproprié et que les plaintes sont gérées sans délai et
efficacement. Avec l'aide des Ressources Humaines, la Direction de 3M
doit informer ses organisations de la règle, pour étudier rapidement des
allégations de harcèlement, prendre des mesures disciplinaires appropriées,
et prendre des mesures pour assurer que les représailles soient interdites.
En qualité de superviseur ou de manager, il relève de votre responsabilité
de rapporter tout harcèlement ou comportements inappropriés, ou toutes
plaintes concernant un harcèlement ou un comportement inapproprié, aux
Ressources Humaines.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Les représailles sont interdites
Cette règle interdit strictement toute mesure de rétorsion contre un
employé ou toute autre personne qui communique un problème concernant
le harcèlement ou tout autre comportement inapproprié.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Règle relative au respect de la vie privée
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés
tierces. Cette règle s’applique partout où les activités de 3M se déroulent,
ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Introduction
(aucun)
Enoncé de la
Règle
3M exige de se conformer à toutes les lois applicables relatives à la
protection de la vie privée et des données personnelles. Cet engagement
reflète l’importance que nous accordons à obtenir et entretenir la confiance
de nos collaborateurs, de nos clients, de nos partenaires et des autres
personnes qui partagent leur information à caractère personnel avec nous.
Ce que cela signifie
Compléments
d’informations
3M adhérera aux directives suivantes jusqu'au niveau exigé par les lois
applicables:
¾ Limitations de la collecte, l'utilisation et de la divulgation
d’informations à caractère personnel.
o Notification – 3M informe en temps utile et de façon
appropriée les personnes sur ses pratiques en matière de
collecte de données.
o Consentement – 3M réunira, utilisera, révélera et
transmettra les informations à caractère personnel
uniquement avec le consentement des personnes
concernées, qui peut être exprès ou implicite, selon la
sensibilité des informations à caractère personnel, les
attentes de ces personnes et les conditions légales.
o Limites des objectifs poursuivis – 3M ne réunira
d’informations à caractère personnel que dans des objectifs
spécifiques et limités. Les informations recueillies seront
appropriées et proportionnées aux objectifs poursuivis. 3M
ne traitera les informations à caractère personnel que dans le
strict respect des objectifs pour lesquels elles ont été
recueillies à l'origine, à moins que les personnes concernées
n’aient ensuite consenti à une utilisation nouvelle des
informations les concernant.
o Marketing direct - 3M n'utilisera pas les informations à
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
caractère personnel pour le marketing direct sans offrir aux
personnes figurant dans un fichier la possibilité de ne plus y
figurer.
o Transferts aux tiers et à d'autres pays - 3M prendra des
mesures appropriées, par contrat ou autrement, afin
d'assurer une protection adéquate aux informations à
caractère personnel qui sont révélées à un tiers ou
transmises à un autre pays, y compris lors de transferts
internes à 3M.
¾ Gestion des informations à caractère personnel.
o Qualité - 3M prendra toute mesure raisonnable pour
s’assurer que les informations à caractère personnel sont
adaptées à leur objet, précises, complètes, et, en cas de
besoin, tenues à jour.
o Accès - 3M maintiendra des procédures pour offrir aux
personnes l'accès raisonnable aux informations les
concernant et, quand cela est approprié, la capacité de
corriger ou de supprimer les informations imprécises ou
incomplètes.
o Sécurité - 3M prendra toute mesure raisonnable afin de
protéger les informations à caractère personnel contre la
perte, l'abus, l'accès ou la révélation non-autorisée, le
changement et la destruction.
o Conservation - 3M ne gardera pas les informations à
caractère personnel plus longtemps qu’il n’est nécessaire ou
autorisé par la loi.
¾ Responsabilité et application.
o Responsabilité - 3M désignera des personnes au sein de
l’entreprise qui seront responsables de la conformité aux
lois et aux règles de 3M.
o Application - 3M établira des contrôles internes pour
vérifier la conformité aux lois et aux règles et procédures de
3M.
o Processus de plainte - 3M mettra en place un processus
équitable pour étudier et résoudre les plaintes et
communiquer le processus aux personnes.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Ce qu’il convient d’éviter
Ne s'engager dans aucune des pratiques suivantes, sans avoir consulté
au préalable le Département Juridique pour vous assurer que votre
approche est autorisée par la législation applicable:
¾ Rassembler, en utilisant ou en révélant des informations à caractère
personnel sans la connaissance et le consentement des personnes
concernées.
¾ Révéler à des tiers des informations à caractère personnel sur des
collaborateurs, des clients et des partenaires de 3M.
¾ Transférer des informations à caractère personnel d'un pays à
l'autre, même parmi des filiales de 3M.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Règles relatives au caractère multinational de nos
activités
3M est une entreprise internationale, avec des fournisseurs, des clients et des concurrents
dans chacun des pays dans lesquels 3M exerce une activité commerciale. Chaque pays
possède des lois qui régulent la façon dont nous interagissons avec ces différents groupes
lors de nos activités commerciales. Puisque 3M est une entreprise américaine, de
nombreuses lois des États-Unis s'appliquent à nos activités commerciales où qu’elles se
situent. En même temps, 3M doit se conformer aux lois des pays dans lesquels elle
effectue des activités commerciales. Il est extrêmement important que nous nous
conformions à aux lois et règlements applicables à nos activités commerciales
internationales. Vous devez demander conseil au Département Juridique, à chaque fois
que vous n’êtes pas certain de vos obligations dans ces domaines complexes.
Les règles de 3M qui nous aident à effectuer des activités commerciales correctement
partout dans le monde incluent:
¾ Anticorruption
¾ Les règles du droit de la concurrence
¾ Aux imports/exports
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Règle relative anticorruption
Tous les employés de 3M dans le monde, ainsi que toute personne agissant au nom de
Champ
3M. Cette politique s’applique où les activités de 3M ont lieu, sans exception, ainsi que
d’application lors d’évènements sponsorisés par 3M.
Principes
généraux
La politique de 3M consiste à, d’une part, se conformer à toutes les lois anticorruption en
vigueur, notamment le U.S. Foreign Corrupt Practices Act et le U.K. Bribery Act, ainsi
qu’à toutes les lois applicables des régions dans lesquelles 3M conduit ses affaires, et
d’autre part, à tenir des comptes justes et complets de l’ensemble de ses transactions. Les
agents, consultants et partenaires commerciaux de 3M exerçant en son nom sont
également tenus de se conformer aux mêmes lois et pratiques.
Contexte
Certains actes réalisés en faveur de fonctionnaires (tels que définis ci-après), comme
les dons de cadeaux et de divertissements, les contributions à des fins politiques, le
paiement de frais de voyage ou les paiements de facilitation, peuvent enfreindre les
lois anticorruption en vigueur dans le monde. Par ailleurs, la corruption privée est
illégale dans de nombreux pays et va à l’encontre de la politique de conduite des
affaires de 3M. Dans certaines circonstances, 3M peut être tenu responsable des actes
de corruption ou des tentatives de corruption commis par ses partenaires
commerciaux (tels que définis ci-après). 3M peut également être tenu responsable des
actes et négligences passés commis par une coentreprise ou une entreprise acquise.
Cette politique interdit strictement toute forme de corruption. Elle exige une
évaluation obligatoire de l’intégrité des partenaires commerciaux, des autorisations
internes et de la tenue des comptes. Elle requiert la conservation de documents dans
les principaux domaines à risque, c’est-à-dire les domaines en rapport avec les
fonctionnaires et les partenaires commerciaux. Elle impose des audits ainsi qu’une
surveillance appropriée des coentreprises et des entreprises visées par une acquisition
afin de garantir leur conformité à cette politique, en particulier lorsque l’une de ces
entreprises a réalisé des affaires ou a eu des échanges significatifs avec des
fonctionnaires.
L’acceptation ou le don de cadeaux, de frais de voyage gratuits et de tout autre
avantage de valeur à des tierces parties autres que des fonctionnaires doit se
conformer à la politique relative aux cadeaux d’affaires et divertissements.
Afin de clarifier la conformité de 3M avec le U.K. Bribery Act (UKBA), cette
politique interdit formellement les paiements de facilitation. Ce sont généralement des
paiements irréguliers et de faible montant effectués dans le but d’accélérer l’exécution
d’une procédure non-discrétionnaire comme la mise en service de l’électricité ou
d’une ligne téléphonique. Selon l’UKBA, les paiements de facilitation sont des actes
de corruption. En outre, l’UKBA et cette politique interdisent la corruption de
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
personnes privées.
Définitions
Le terme « fonctionnaires » désigne :
• Les personnes employées, élues ou nommées par l’État
• Les partis politiques
• Les candidats à un poste politique (en cours de mandat ou non)
• Les professionnels de la santé (docteurs, personnel infirmier, dentistes,
directeurs d’hôpitaux, etc.) exerçant dans le cadre d’un programme de
soins de santé public ou subventionné par l’État (hôpital universitaire
public, programme de soins dentaires subventionné par l’État, etc.)
• Les fonctionnaires dont 3M emploie les services et agissant en qualité de
consultants, porte-paroles et conseillers fonctionnaires
• Les fonctionnaires bénéficiant d’une bourse de recherche accordée par 3M
• Les employés d’organisations internationales parapubliques ou non
gouvernementales (généralement appelées « ONG ») telles que les Nations
Unies, la Croix-Rouge/le Croissant-Rouge, le Fonds monétaire
international et la Banque Mondiale
• Les employés d’organismes parapublics et autres entreprises ou
organisations entièrement ou partiellement détenus ou contrôlés par l’État
Le terme « partenaire commercial » désigne toute personne ou entité avec
laquelle 3M conduit des affaires et comprend notamment les personnes suivantes
lorsqu’elles réalisent des affaires avec 3M ou agissent au nom de 3M :
• Les distributeurs et revendeurs
• Les transformateurs
• Les consultants
• Les agents commerciaux
• Les fournisseurs
• Les entrepreneurs indépendants
Le terme « acte de corruption » désigne les offres, autorisations, cadeaux et
promesses, directs ou indirects, de donner quelque chose de valeur à un
fonctionnaire ou toute autre personne dans le but de conclure une affaire, de
conserver un marché ou d’obtenir un avantage indu. Ceci comprend les
paiements de facilitation.
Le terme « avantage indu » désigne de manière générale un avantage que
l’entreprise n’est pas clairement en droit de recevoir, tel que l'autorisation
d’augmenter ses prix ; l’obtention d’un contrat de vente de produits après avoir
exercé une influence inappropriée sur la décision de l’entreprise ou de
l’institution gouvernementale ; une sélection de produits préférentielle ; l’octroi
d’un contrat ou de permis d’exploitation ; une autorisation pour l’utilisation ou
l’enregistrement d’un produit ; une décision de justice avantageuse ou le
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
règlement avantageux d’un litige fiscal.
Le U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) interdit la corruption des
fonctionnaires, tandis que l’UKBA interdit la corruption publique et privée ainsi que
les paiements de facilitation. La politique de 3M interdit toute forme de corruption
pour assurer sa conformité aux deux lois. L’UKBA est en vigueur depuis juillet 2011
mais son champ d’application n’est pas encore clairement défini. Il est par conséquent
fortement conseillé d’observer les mêmes lois, que les transactions soient réalisées
avec des tierces parties publiques ou privées. La politique relative aux cadeaux
d’affaires et divertissements de 3M doit également être respectée en toutes
circonstances.
Complément
Ce que cela signifie
d’informations
3M exige de ses employés et partenaires commerciaux le comportement suivant :
•
•
•
•
•
•
Ne pas commettre d’actes ou de négligences offrant, permettant ou donnant à
quiconque un avantage, ou pouvant donner l’impression qu’un avantage a été
offert, permis ou donné ;
Prendre des mesures concrètes afin d’empêcher les personnes menant des
affaires directement ou indirectement au nom de 3M avec des fonctionnaires,
ou se trouvant dans quelque situation d’affaires que ce soit, de commettre des
actes de corruption (en respectant, par exemple, la politique relative aux
cadeaux d’affaires et divertissements de 3M) ;
Toujours respecter d’une part, la procédure d’évaluation obligatoire de
l’intégrité des partenaires commerciaux, des autorisations internes et de la
tenue des comptes, et d’autre part, les exigences en matière de conservation de
documents dans les domaines particulièrement à risque indiqués ci-après et
tels que définis dans la rubrique « Anti-Bribery (Mesures anticorruption) » sur
le site Intranet « Legal Center (Centre d’informations juridiques) » de 3M ;
Surveiller soigneusement les activités des coentreprises et des entreprises
visées par une acquisition afin d’identifier et de résoudre tout problème de
corruption potentiel ;
Se conformer à toutes les exigences de conservation de documents et aux
contrôles financiers pour permettre à 3M de prouver sa conformité aux lois
anticorruption ;
Signaler immédiatement toute infraction suspectée à cette politique par un
employé de 3M ou une tierce partie agissant au nom de 3M.
Remarque importante : étant donné que le FCPA interdit formellement la corruption
des fonctionnaires, toute affaire menée avec des fonctionnaires porte des risques
spécifiques et nécessite une attention particulière. L’UKBA a une portée plus vaste et
interdit également la corruption privée. Ces risques doivent donc eux aussi être
contrôlés.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
Octobre 2011
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3M 1632v8
3M surveille ses affaires et mène des audits afin de détecter les risques et activités de
corruption potentiels et d’assurer que la tenue des comptes et la conservation des
justificatifs sont conformes à cette politique.
Principaux domaines à risque
En plus des obligations détaillées ci-dessus, 3M exige des audits de contrôle
préalables, des autorisations internes de la direction et du service juridique, des
rapports financiers et la conservation des documents dans les domaines suivants :
1. Paiement par 3M des frais de voyage d’un fonctionnaire ou d’un partenaire
commercial.
2. Cadeaux, divertissements, dons à des organismes caritatifs par 3M, ou par un
partenaire commercial au nom de 3M, dont pourrait bénéficier un
fonctionnaire ou un membre de sa famille.
3. Rémunération d’un fonctionnaire agissant en tant que porte-parole, conseiller
ou consultant.
4. Utilisation d’un partenaire commercial pouvant être amené à entrer en contact
avec des fonctionnaires pour le compte de 3M.
5. Collaboration avec un partenaire commercial pouvant être amené à entrer en
contact directement ou indirectement avec des fonctionnaires pour le compte
de 3M.
6. Contributions financières en faveur d’un fonctionnaire, d’un parti politique,
d’un candidat ou d’une organisation politique par 3M ou l’un de ses
partenaires commerciaux.
7. Paiements de facilitation. L’UKBA, tout comme la politique de 3M, interdit
formellement ces paiements.
Des informations et outils complémentaires sont à la disposition des employés de 3M
sur le site Intranet « Legal Center (Centre d’informations juridiques) » de 3M, dans la
rubrique « Anti-Bribery (Mesures anticorruption) ».
Ce qu’il convient d’éviter
•
•
•
•
Donner de l’argent liquide ou un avantage de valeur, directement ou
indirectement, à un fonctionnaire ou une entreprise dans le but d’obtenir un
avantage commercial malhonnête ou de conserver un marché.
Accepter de l’argent liquide ou une chose de valeur d’une tierce personne
cherchant à faire des affaires avec 3M.
Autoriser ou mettre à disposition des cadeaux, des divertissements, des frais
de déplacement gratuits et des contributions à des fins politiques ou caritatives
en faveur d’un fonctionnaire ou d’un partenaire commercial sans mener
l’évaluation de contrôle préalable obligatoire ni obtenir les autorisations
internes de la direction et du service juridique.
Conclure un accord de consultance ou de vente qui donnera lieu à des contacts
avec des fonctionnaires sans mener l’évaluation de contrôle préalable, sans
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
•
•
Ressources
disponibles
•
•
•
•
•
•
•
•
Site Intranet « Legal Center (Centre d’informations juridiques) » de 3M,
rubrique « Anti-Bribery (Mesures anticorruption) » pour obtenir tous les outils
et informations obligatoires sur la conformité
Normes opérationnelles obligatoires pour les principaux domaines à risque
Diagrammes détaillant le processus opérationnel pour chacun des principaux
domaines à risque
Foire aux questions
Liste de contrôle pour l’évaluation de l’intégrité
Liste des signaux d’alerte
Cours sur la conformité juridique de 3M
Programme de formation PowerPoint
Politique relative aux cadeaux d’affaires et divertissements
www.3M-Ethics.com
•
•
•
Votre conseiller juridique 3M attitré ou le directeur juridique de votre division
Le responsable de la conduite des affaires et de la conformité de 3M
Le comité de surveillance des activités politiques de 3M
•
•
Pour tout
supplément
d’informations
obtenir les autorisations internes nécessaires de la direction ou du service
juridique, sans conserver les documents conformément à la réglementation de
3M sur la durée de conservation des documents, et sans enregistrer
correctement tous les paiements dans les livres comptables de 3M.
Verser ou autoriser des paiements de facilitation.
Inscrire des renseignements incomplets, faux ou inexacts dans les livres
comptables de 3M.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Règle relative au droit de la concurrence
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés
tierces. Cette règle s’applique partout où les activités de 3M se déroulent,
ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Introduction
(aucun)
Enoncé de la
Règle
3M exige de s’engager dans une concurrence loyale, conformément au
droit national et international de la concurrence. Puisque le droit de la
concurrence n’est pas identique d’un pays à un autre, il est important que
les collaborateurs de 3M consultent leur Département Juridique à chaque
fois que leurs activités commerciales sont susceptibles d’être réglementées
par ce droit. Ne pas se conformer à ce droit peut conduire à des sanctions
pénales et civiles, à des difficultés commerciales importantes et peut porter
atteinte à la réputation de 3M.
Ce que cela signifie
Compléments
d’informations
¾ La plupart des règles du droit de la concurrence restreignent
certaines activités avec des clients et des concurrents de 3M.
Contactez le Département Juridique avant de poursuivre tous
arrangements commerciaux qui pourraient créer des problèmes
en droit de la concurrence, incluant:
Des accords de vente ou d'achat exclusifs.
Des réductions de prix sélectives.
Offres groupées de marchandises ou services.
Des restrictions faites aux revendeurs.
Des accords de transfert ou de licence de technologies
qui imposent des restrictions sur le donneur de licence
ou le bénéficiaire.
o Toutes discussions ou accords commerciaux avec des
concurrents.
o Des activités conçues pour acquérir ou conserver une
position dominante.
o
o
o
o
o
¾ L'application de ces règles est très complexe. Consultez le
Département Juridique, dès que vous commencez à examiner
l’un de ces arrangements. Toutes les possibles discussions avec
des concurrents doivent être revues au préalable avec le
Département Juridique.
Ce qu’il convient d’éviter
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Le droit de la concurrence interdit le plus souvent certaines activités, telles
que:
¾ Conclure un arrangement ou un accord avec un concurrent dans
le but de restreindre le commerce, par exemple, en fixant les
prix, en partageant des clients ou des appels d’offres.
¾ Conclure un arrangement ou un accord avec d'autres entreprises
qui empêchent 3M d’avoir des activités commerciales avec une
autre entreprise, par exemple, un accord avec d’importants
distributeurs de ne pas commercer avec des distributeurs
pratiquant une politique particulièrement agressive en matière
de prix.
¾ Abuser d’une position dominante en fixant des prix de vente
inférieurs au prix de revient afin de nuire aux concurrents.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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Règle relative aux imports/exports
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M. Cette règle s’applique partout où les activités de
3M se déroulent, ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Instruction
générale
C’est la règle de 3M de se conformer aux législations de chaque pays où ils
ont des activités commerciales, y compris aux lois d'importation et
d'exportation.
Enoncé de la
Règle
Les opérations internationales peuvent être régies par un grand nombre de
réglementations nationales. 3M exige de se conformer aux législations de
chaque pays où nous avons des activités commerciales, y compris aux lois
d'importation, d'exportation et aux règles fiscales, aussi bien qu'avec des
lois applicables des États-Unis. Les collaborateurs de 3M et autres
personnes agissant au nom de 3M qui voyagent à l’étranger dans un but
professionnel doivent se conformer aux lois d'immigration applicables.
Compléments
d’informations
Ce que cela signifie
Lois générales sur le contrôle du commerce
•
Se conformer aux lois applicables de contrôle d'exportation dans les
pays où vous avez des activités commerciales.
•
Respecter les lois et règlements sur l’import/export de 3M, dans
o L’embargo commercial/règle de sanction des Etats-Unis
o L a règle relative à l’embargo commercial de 3M au Canada
o La règle relative à la vente de produits et services de 3M, et
o La règle relative à la prévention de produits réaffectés
et incite le département du contrôle de l'application des règlements
du commerce et le département du développement des affaires
internationales de 3M à suivre ces règlements.
•
Le Département Import-Export de 3M à St. Paul, après examen du
Département Juridique de 3M à St. Paul, doit évaluer et soumettre
toutes déclarations sur le commerce faites avec le gouvernement
des Etats-Unis ou toute autre entité gouvernementale locale située
aux Etats-Unis. Consulter votre Département Juridique de 3M pour
discuter de sujet lié au Département Import-Export de 3M à St.
Paul ou au Département Juridique à St. Paul.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Lois sur le contrôle des exportations
•
Respecter les règlements sur le contrôle des exportations aux EtatsUnis ainsi que celles de tous les pays dans lesquels vous avez une
activité commerciale.
•
Consulter le Département Import-Export de 3M à St. Paul et votre
Département Juridique de 3M sur les lois du contrôle des
exportations dans votre pays, ainsi qu’aux Etats-Unis, qui peuvent
restreindre non seulement l'exportation de marchandises, de
technologies, de services, de logiciels, de pièces de rechange et
d’équipements à travers les frontières, mais également (i) le
transfert de technologies, de services et d’équipements à l’intérieur
de votre pays à des personnes qui ne sont pas des citoyens de votre
pays, et (ii) la réexportation restreinte à partir de votre pays de
produits, de technologies et de services.
•
Concernant tout genre de commerce avec ou en lien avec des pays
soumis à des embargos ou autres sanctions commerciales telles que
la règle relative à l’embargo commercial de 3M aux Etats-Unis ou
celle de 3M au Canada, les entreprises de 3M doivent obtenir au
préalable une révision légale et un examen de ses dirigeants avant
de commencer toutes activités dans ces pays ou avec les
fonctionnaires gouvernementaux/intérêts/citoyens de ces pays.
•
Se conformer au plan de contrôle des exportations établi par votre
division, laboratoire, groupe consultatif ou filial.
•
Seulement le Département Import-Export de 3M à St. Paul et ceux
qu’il désigne sont autorisés par 3M à demander une autorisation du
contrôle des exportations au gouvernement des Etats-Unis, y
compris les permis de contrôle des exportations et l’autorisation des
réexportations. Contacter le Département Import-Export de 3M à
St. Paul pour tous vos besoins ou questions.
•
Si vous avez reçu un permis d’exportation, travailler avec le
Département Import-Export de 3M pour élaborer un plan de
contrôle efficace pour répondre aux permis de restrictions et aux
conditions.
Importation, pays d’origine et lois de correction
•
Respecter les douanes du pays local et des Etats-Unis ainsi que les
lois et règlements sur l’importation, y compris ceux qui exigent
d’avoir une documentation exacte, les marquages du pays
d’origine, la classification des produits et des déclarations
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
d’évaluation appropriées, y compris ceux qui n’ont pas de valeurs
monétaires (tels que l’outillage et les composants).
•
Chercher les conseils et l’aide de votre directeur des importations
locales ou du Département Import-Export de 3M à St. Paul lorsque
vous participez à des programmes spéciaux de réduction de droits,
tels que ceux que l’on retrouve dans les accords de libre-échange
(ALENA, CAFTA, etc.), les entrepôts de stockage, les importations
temporaires sous douane, les livres d’obligations, les
remboursements de douane, etc.
•
Envoyer toutes vos correspondances aux autorités douanières
locales en passant par votre directeur des importations locales de
3M ou le Département Import-Export de 3M à St. Paul.
Lois anti-boycottage
•
Ne jamais participer à des pratiques de restrictions commerciales
ou boycottage interdits aux Etats-Unis ou par les lois locales. Une
« demande illégale de boycottage » selon la loi aux Etats-Unis est
toute demande provenant d’un tiers pour prendre n’importe quelle
des actions suivantes contre un pays ami des Etats-Unis, y compris
mais pas limité à Israël :
o refuser de faire des affaires en Israël ou avec ce pays, ou
avec d’autres personnes ou entités faisant des affaires avec
Israël ou dans ce pays, ou d’autres pays amis avec les EtatsUnis;
o Fournir des informations sur les relations d’affaires en Israël
ou avec ce pays;
o Faire de la discrimination contre une personne en se basant
sur la race, la religion, le sexe, l’origine nationale sauf dans
des cas où l’information est validée par des documents
gouvernementaux tel qu’un visa; ou
o Produire des documents tels que des contrats, des lettres de
crédit, des garanties contenant des demandes de boycottage
illégal (telles que l’interdiction de produits provenant
d’Israël, la livraison de produits passant par Israël, des
négociations d’affaires avec Israël, etc.).
•
Se conformer aux régulations de boycottage des Etats-Unis, toutes
demandes de boycottage reçu chez 3M doivent être immédiatement
déclarées à votre coordonnateur du contrôle des exportations et
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
d’anti-boycottage local ou au Département Import-Export de 3M à
St. Paul.
Ce qu’il convient d’éviter
Informations
connexes
•
Fournir des certifications ou des représentations du pays d’origine
d’un produit sans avoir préalablement l’autorisation écrite du
Département Import-Export de 3M.
•
Transférer tous produits d’exportations contrôlées, de technologies
ou de services sans avoir l’autorisation d’exportation nécessaire.
•
Approuver ou fabriquer toutes représentations de contrôle
d’exportation aux Etats-Unis, de certifications ou tous autres types
d’accord ou documents sans une vérification préalable du
Département Import-Export de 3M à St. Paul.
•
Fournir des factures ou des documents d’importation incorrects,
incomplets ou non corroborés, y compris ceux liés à la description
du produit, sa classification, son évaluation, son pays d’origine ou
sa quantité.
•
Finaliser des certifications d’accord de libre-échange d’un pays
d’origine sans la documentation appropriée et une analyse
complète.
•
Ne pas déclarer les amendements à la déclaration des douanes afin
d’ajuster le prix, les paiements indirects ou la réception des crédits.
•
Stocker la technologie du contrôle des exportations sur des bases de
données électroniques ou dans des endroits qui n’ont pas de
contrôles d’accès.
•
Département Juridique de 3M (cliquer sur « Les transactions
internationales »)
Manuel de conformité sur l’anti-boycottage de 3M
Département Import-Export de 3M
Formation de sensibilisation sur le pays d’origine
o Cours de conformité « Introduction aux contrôles d’exportation
•
•
•
des Etats-Unis »
o Cours de conformité « Contrôles d’exportation des EtatsUnis avancé »
•
•
Division des coordonnateurs du pays d’origine et liaisons du
marketing du produit
Liste des coordonnateurs du contrôle des exportations et du
boycottage des entreprises internationales de 3M
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
•
•
•
•
•
•
•
Votre conseiller juridique 3M attitré ou directeur juridique dans
votre secteur 3M
Le département central du contrôle de l’application des règlements
de 3M
Bureau juridique général de l’avocat de 3M spécialisé dans
l’exportation (OGC)
Avocat de 3M spécialisé dans l’importation OGC
Avocats de 3M désignés pour réviser les questions de l’embargo
américain
Directeur de la division de la conformité technologique (conformité
d’exportation)
« Pays d’origine » cours de formation pour les représentants au
service à la clientèle de 3M
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Règle relative aux relations avec les gouvernements
Beaucoup d'unités opérationnelles de 3M effectuent des opérations commerciales avec les
administrations et organismes gouvernementaux. Ceci peut inclure des négociations
commerciales, aux Etats-Unis, avec les autorités fédérales, les autorités de l’état ou
locales, ou avec les adjudicataires de marchés publics ou, en dehors des Etats-Unis, avec
les administrations nationales, centrales ou locales, avec les collectivités territoriales ou
locales, ou les adjudicataires de marchés publics. Une réglementation nombreuse et
complexe s’applique dans de telles situations. 3M s’engage à être une entreprise
responsable opérant dans le monde entier avec une intégrité absolue dans tous ses
rapports avec les administrations nationales, centrales, locales, avec les collectivités
territoriales et locales, et leurs adjudicataires de marchés publics. Avant de commencer à
travailler avec ces entités, les personnes qui agissent au nom de 3M doivent comprendre
les règles qui s'appliquent au travail et à l’interaction avec des gouvernements et des
fonctionnaires gouvernementaux.
Les règles de 3M qui détaillent les manières dont nous opérons avec des administrations
sont récapitulées dans cette section:
¾ Effectuer des opérations commerciales avec des organismes publics et des
adjudicataires de marchés publics
¾ Engager d'anciens et d’actuels fonctionnaires et consultants de l’administration
¾ Lobbying
¾ Activités politiques
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Règle relative aux relations d’affaires avec les administrations
et adjudicataires de l’Etat
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés
tierces. Cette règle s’applique partout où les activités de 3M se déroulent,
ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Introduction
(aucun)
Enoncé de la
Règle
Lors de nos rapports avec l’administration, 3M impose de se conformer à
toutes les lois et réglementations applicables. Aux États-Unis, la brochure
intitulée Règle d’éthique professionnelle applicable aux marchés publics et
à la sous-traitance des États-Unis fournit des directives aux collaborateurs
de 3M impliqués dans des rapports commerciaux avec des organismes et
autorités des États-Unis et de leurs adjudicataires de marchés publics. Si
vous avez l’intention d’établir des relations commerciales ou contractuelles
avec l’administration aux Etats-Unis, demandez une copie de cette
brochure auprès du Département Juridique.
Compléments
d’informations
Ce que cela signifie
3M exige que :
•
•
•
•
•
Ses employés ne s’adonnent pas à des actes ou omissions qui
offrent, autorisent ou donnent un pot-de-vin à un fonctionnaire
gouvernemental, ou donnent l’impression qu’un pot-de-vin a
été offert, autorisé ou donné;
Ses employés prennent des mesures positives pour empêcher
ceux qui font des affaires directement ou indirectement avec
un fonctionnaire gouvernemental agissant pour le compte de
3M de s’adonner à des pots-de-vin;
Ses employés respectent l’obligation de diligence raisonnable,
les autorisations internes, les rapports financiers et les
obligations de garder les documents dans les six secteurs clés
listés ci-dessous et entièrement énoncés sous le thème
« Anticorruption » au Département Juridique de 3M.
Ses employés examinent soigneusement les activités de
certaines acquisitions visées et de partenaires d’une
coentreprise pour identifier et prévoir des questions de
corruption possibles;
Ses employés rapportent dans les plus brefs délais à 3M
n’importe quelles infractions apparentes faites par des
employés de 3M ou autres personnes faisant des affaires avec
des fonctionnaires gouvernementaux agissant pour le compte
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
•
de 3M; et
Son rôle de vérificateur dans les affaires de 3M approprié pour
les activités de corruption possibles et les risques.
Six secteurs clés
En plus des obligations indiquées ci-haut, 3M demande une diligence
raisonnable spécifique, les autorisations internes juridiques et
d’affaires, les rapports financiers et les obligations de garder les
documents dans les six secteurs clés :
1. Le sponsorship de 3M pour les avantages liés au voyage d’un
fonctionnaire gouvernemental
2. Les cadeaux, les divertissements ou les dons de charité à
l’égard d’un fonctionnaire gouvernemental
3. L’utilisation de consultants et d’agents attitrés qui peuvent
interagir avec les fonctionnaires gouvernementaux pour le
compte de 3M
4. Faciliter ou « graisser » les paiements d’un fonctionnaire
gouvernemental
5. Des activités avec certains partenaires commerciaux qui
peuvent interagir avec des fonctionnaires gouvernementaux
directement ou indirectement pour le compte de 3M
6. Des contributions politiques à un fonctionnaire
gouvernemental, un parti politique, un candidat ou un
organisme politique
Les employés de 3M peuvent obtenir ces normes opérationnelles
obligatoires et les outils correspondants sur le site intranet du
Département Juridique de 3M, sous le thème « Anticorruption ».
Ce qu’il convient d’éviter
•
•
•
Donner de l’argent directement ou indirectement ou toute
autre chose de valeur à un fonctionnaire gouvernemental dans
le but d’obtenir ou de conserver des affaires commerciales ou
d’obtenir un avantage injustifié.
Autoriser ou fournir des avantages sur les voyages, des
cadeaux, des divertissements ou des contributions politiques
en faveur d’un fonctionnaire gouvernemental sans l’évaluation
de diligence raisonnable nécessaire et les autorisations internes
juridiques et d’affaires de 3M.
Prendre part à l’accord d’un consultant ou d’un agent attitré
qui donnera lieu à des contacts avec des fonctionnaires
gouvernementaux sans effectuer une diligence raisonnable,
obtenir les autorisations internes juridiques et d’affaires
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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•
•
nécessaires, garder toutes les diligences raisonnables durant
huit années et enregistrer correctement tous les paiements dans
les livres comptables de 3M.
Faire du « graissage » ou faciliter les paiements sans obtenir
les autorisations internes juridiques et d’affaires nécessaires de
3M.
Inscrire des renseignements incomplets, faux ou inexacts dans
les livres comptables de 3M.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
Règle relative à l’embauche d’employés et ou consultants
actuellement ou anciennement au service de l’Etat
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés
tierces. Cette règle s’applique partout où les activités de 3M se déroulent,
ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Introduction
(aucun)
Enoncé de la
Règle
3M exige de se conformer à toutes les lois et réglementations concernant le
recrutement et l'emploi d’anciens et actuels fonctionnaires, en tant que
salariés ou consultants. Les collaborateurs de 3M doivent obtenir une
autorisation préalable pour discuter ou offrir un emploi ou des prestations
de conseils à d'anciens ou actuels fonctionnaires.
Aux États-Unis, la réglementation applicable dépend du statut des
fonctionnaires (actif ou retraité), des fonctions qu'ils ont exercées, de leurs
relations commerciales avec 3M quand ils étaient fonctionnaires, et du
temps écoulé depuis leur sortie du service actif dans l’administration.
Chaque situation doit s’apprécier au cas par cas. Beaucoup d'autres pays
possèdent également des réglementations concernant l’embauche, en tant
que salariés ou consultants, d’anciens ou actuels fonctionnaires.
Ce que cela signifie
Compléments
d’informations
¾ Obtenir une autorisation préalable auprès du Département des
Ressources Humaines de 3M avant de discuter de la possibilité
d’effectuer des prestations de conseils, de la perspective d’un emploi
salarié ou de faire des propositions d’embauche à :
o Tout fonctionnaire en activité ou ancien fonctionnaire de
l’administration des Etats-Unis (militaire ou civile) ou à tout
membre en activité ou ancien membre du pouvoir législatif au
niveau fédéral.
o Tous fonctionnaires de l’état, des collectivités territoriales et
locales ou les membres de leurs familles la plus proche qui
pourraient diriger ou influencer (a) le traitement réglementaire ou
contractuel de 3M concernant toute affaire en cours, ou (b) l'achat
de marchandises ou de services de 3M par l'état ou les collectivités
territoriales ou locales, ou (c) l'application des réglementations au
niveau local ou régional ou étatique affectant 3M concernant toute
affaire en cours.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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3M 1632v8
o Tous fonctionnaires d’état, des collectivités territoriales et locales,
ou membres des assemblées délibérantes de ces collectivités (ou les
membres de leurs familles la plus proche) qui ne le sont plus
actuellement, mais qui ont occupé durant les deux dernières années,
des positions dans lesquelles ils auraient pu diriger ou influencer
soit l'achat de marchandises ou des services de 3M par l'état ou les
collectivités territoriales ou locales ou l'adoption ou l'application de
réglementations affectant 3M concernant toute affaire en cours.
¾ Ajourner toutes les discussions relatives à des possibilités de relations
contractuelles concernant des prestations de conseil ou un travail
salarié engagées par des fonctionnaires d’état, des collectivités
territoriales ou locales, membres des assemblées délibérantes de ces
collectivités, tant aux Etats-Unis qu’en dehors des Etats-Unis, en
activité ou non, tant qu’il n’aura pas été vérifié que de telles
discussions sont licites.
o Les anciens fonctionnaires de l’administration de tous pays y
compris les Etats-Unis ou membres des assemblées délibérantes, ou
du pouvoir législatif, sont tenus de respecter toutes les lois et
réglementations relatives aux conflits d’intérêts applicables à raison
de leurs fonctions passées dans l’administration. De manière
générale, ceci signifie qu'ils doivent éviter toute participation dans
une activité de 3M dans laquelle ils étaient impliqués pendant leur
service dans l’administration.
o De nombreux pays en dehors des États-Unis possèdent des
réglementations régissant l’embauche, salariés ou consultants, de
fonctionnaires en activité ou non. Le Département Juridique doit
être consulté avant de contacter d’anciens ou d’actuels
fonctionnaires en ce qui concerne leur embauche comme salariés
ou consultants de 3M.
Ce qu’il convient d’éviter
¾ Discussions relatives à des perspectives d’embauche avec des
fonctionnaires, en activité ou non, des Etats-Unis ou non, membres des
assemblées délibérantes de l’état, des collectivités territoriales et
locales, ou des membres de leurs familles la plus proche, qu’elles aient
été engagées par vous ou non, sauf à avoir obtenu l’autorisation du
Département des Ressources Humaines de 3M, après consultation du
Département Juridique.
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Règles 3M relatives à l’Ethique Professionnelle
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Règle relative au lobbying et aux groupes de pression
Instruction générale
Par « lobbying », nous entendons toute forme de communication avec les législateurs et
autres représentants publics afin de les aider à construire des politiques publiques
relatives aux lois et règlements qui affectent notre activité et nos employés. Si ces
communications sont menées et déclarées conformément aux lois en vigueur, le lobbying
représente, pour les entreprises telles que 3M, un moyen approprié d'éduquer les
législateurs aux intérêts légitimes de 3M et de nos employés. 3M se conforme
scrupuleusement à toutes les lois et tous les règlements relatifs au lobbying, qui peuvent
varier considérablement dans le monde. 3M Relations publiques est responsable de la
coordination du lobbying de 3M et des autres engagements pris avec les gouvernements,
quel qu'en soit le niveau ; il doit être toujours informé avant que 3M n'engage une
quelconque action de lobbying ou de communication auprès des représentants de
l'autorité publique au nom de 3M.
Ce que cela signifie
¾ Aux États-Unis, les employés de 3M ou toute autre personne agissant au nom de
3M et prenant contact avec des représentants gouvernementaux officiels ou des
employés fédéraux, étatiques ou locaux peut entamer des activités réglementées
de lobbying. Par conséquent, afin de garantir le respect par 3M des lois en vigueur
relatives à l'enregistrement et la déclaration, tous les employés doivent au
préalable consulter le service des Relations publiques de 3M et le conseiller
juridique 3M assigné afin de définir si le contact proposé entre dans le cadre du
lobbying et s'il nécessite un enregistrement, une déclaration ou une autre action.
¾ Les procédures de déclaration ont été établies dans le cadre des normes
comptables internationales de 3M afin d'aider l'entreprise à se conformer aux lois
fédérales, nationales et locales relatives à l'enregistrement et la déclaration
d'activités de lobbying et des dépenses qui lui sont liées. Les employés doivent
déclarer les dépenses liées au lobbying afin de se conformer à la loi relative au
lobbying, aux impôts ainsi qu'aux exigences de déclaration financière.
Les gouvernements sont des clients importants, à tous les niveaux. Dans la plupart des
cas, les activités de vente et de marketing ne constituent pas de « lobbying » réglementé,
sauf si les communications visent à adopter une législation spécifique ou inciter une
action officielle afin d'approuver des contrats spécifiques.
¾ Tout engagement d'un lobbyiste ou d'un consultant en relations publiques
extérieur (c'est-à-dire non salarié) doit être au préalable examiné et approuvé par
le Vice-président des Relations publiques et doit se faire dans le cadre d'un contrat
écrit exigeant du lobbyiste le respect de toutes les lois relatives à l'enregistrement
et à la déclaration, ainsi qu'aux Règles d'éthique professionnelle de 3M.
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¾ Les employés de 3M ont le droit de faire partie de leur gouvernement en tant
qu'individus, et ce pendant leur temps libre. Ils ont également le droit de faire du
lobbying auprès des représentants du gouvernement, tant que cet engagement
n'interfère pas avec leur activité ni ne perturbe l'exercice de leurs fonctions. À
l'exception des activités légales autorisées par les règles relatives aux activités
politiques de 3M, les employés ne pourront pas utiliser le nom de l'entreprise, ni
utiliser ses ressources (lettre à en-tête, comptes de messagerie électronique, etc.),
ni suggérer ou faire croire que leurs activités politiques sont entreprises au nom de
3M ou réalisées avec son soutien.
Ce qu’il convient d’éviter
Les conversations avec un représentant ou un employé du gouvernement ayant pour sujet
la législation, la réglementation, l'élaboration de politiques ou toute autre action
gouvernementale sauf si vous êtes un lobbyiste enregistré ou si votre dossier a été
examiné et approuvé au préalable par 3M Relations publiques et votre conseiller
juridique assigné.
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Règle relative aux activités politiques
Champ
d’application
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M. Cette règle s’applique partout où les activités de
3M se déroulent, ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M.
Introduction
Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant
pour le compte de 3M doivent se conformer aux lois s’appliquant à
l’utilisation des biens de l’entreprise à des fins politiques. À l’exception
des contributions politiques légitimes autorisées par le Comité de
Surveillance d’Action Politique (CSAP) et les activités décrites ci-dessous,
3M n’autorise aucune campagne politique ou activité politique partisane au
travail ou dans ses établissements. 3M n’autorise pas non plus l’utilisation
de ses biens, y compris les ordinateurs, les téléphones, les courriels ou le
temps de travail de l’employé pour des campagnes électorales, de collecte
de fonds ou d’activités politiques partisanes.
La loi aux Etats-Unis ainsi que la loi dans plusieurs de ses Etats interdit
généralement l’utilisation des biens de 3M dans le but d’encourager des
candidats ou de s’opposer à ceux-ci ou à des comités politiques. Toutes
contributions de 3M (monétaires ou autres biens de 3M) pour des
campagnes, partis ou comités politiques sont faites uniquement lorsqu’elles
sont permises par la loi et autorisées par le CSAP.
Pour faire avancer les intérêts publics et juridiques de 3M, les employés
admissibles de 3M et les actionnaires retraités peuvent contribuer
volontairement au Comité d’Action Politique de 3M (CAP de 3M).
Administré par un comité d’employés de l’entreprise, le CAP de 3M fait
des contributions au fédéral des Etats-Unis et à des candidats, des partis et
des comités politiques de certains Etats. Le CAP de 3M soutient les
candidats républicains, démocrates et indépendants ainsi que les comités
politiques. Toutes les contributions du CAP de 3M sont approuvées par le
CSAP. 3M n’oblige jamais un employé à participer au CAP de 3M.
Les employés de 3M ont le droit de participer individuellement dans le
processus politique et de contribuer volontairement afin d’encourager des
candidats ou des partis politiques de leur choix hors des heures de travail.
3M encourage la participation d’un employé dans le processus politique,
mais ces activités ne doivent d’aucune façon présumer du soutien de 3M.
Activités permises
Cette règle n’interdit pas ni ne restreint les activités légitimes suivantes ou
l’utilisation des biens de 3M :
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• Les activités de l’organisme des relations gouvernementales, du
CAP de 3M, ou du comité de surveillance d’Action Politique ou ne
n’importe quel employé consultant des activités.
• Le CAP de 3M utilise le département d’innovation pour ses clients,
les bureaux à Washington, D.C. ou la location d’hôtels suite à
l’approbation du conseiller juridique attitré de 3M.
• Les communiqués de 3M sur des questions concernant 3M ou ses
employés.
• D’autres activités légitimes ou l’utilisation des biens de 3M qui sont
conformes aux règles d’éthique professionnelle de 3M et approuvés
préalablement par le Comité Consultatif des Activités Politiques
(des Etats-Unis), le vice-président du secteur (à l’extérieur des
Etats-Unis) et le conseiller juridique attitré de 3M.
L’administration de 3M peut inviter dans ses établissements des titulaires
d’une charge dans le but de faire un discours non partisan à ses employés.
Aucun employé de 3M n’est obligé d’assister à de tels événements. 3M
n’autorise pas de tels discours durant les 60 jours préalables à la prochaine
élection si le titulaire d’une charge est un candidat.
Avec le consentement préalable de l’administration de 3M et du conseiller
juridique attitré, un candidat (y compris un député titulaire d’une charge)
peut être autorisé à contacter personnellement les employés et à distribuer
des documents de sa campagne électorale sur la propriété de 3M,
seulement si :
• De telles conduites se produisent à l’extérieur des établissements de
3M;
• Le domaine public adapté n’est pas situé trop près de
l’établissement de 3M;
• Les affaires de 3M et son accès ne sont pas dérangés;
• Aucun employé n’est tenu de communiquer avec le candidat ou de
participer à l’activité; et
• Si demandé, un traitement égal est donné aux candidats opposés.
Compléments
d’information
Ce que cela signifie
• Sauf les exceptions spécifiées, 3M n’autorise pas l’utilisation de
ses établissements, ses équipements ou autres biens à des fins de
campagnes électorales, collectes de fonds ou autres buts
politiques.
• 3M n’autorise pas ses employés à participer à des activités
politiques durant les heures de travail.
• Conformément à la loi aux Etats-Unis, certains administrateurs,
superviseurs et actionnaires peuvent participer au CAP de 3M.
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•
Aucun employé n’est obligé de participer au CAP de 3M.
Vous pouvez contribuer personnellement de façon monétaire ou
en donnant de votre temps aux candidats ou au parti de votre
choix, aussi longtemps que vos actions ne présument pas du
soutien de 3M.
Ce qu’il convient d’éviter
•
•
•
•
•
•
À l’exception des activités permises spécifiées, toutes activités
politiques sur la propriété de 3M et toutes participations à des
activités politiques durant les heures de travail.
Produire, copier ou distribuer des documents politiques en
utilisant l’équipement et les biens de 3M.
Utiliser les téléphones, les ordinateurs ou les courriels de 3M à
des fins de campagnes électorales ou de collectes de fonds.
Toutes coercitions d’un employé afin qu’il participe au CAP de
3M ou qu’il fasse une contribution politique.
Toutes suggestions qu’un don monétaire ou de son temps
personnel et privé constitue un soutien de 3M.
Offenser des collègues de travail en utilisant des messages
politiques inappropriés.
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