Code de conduite international - Rolls
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Code de conduite international Ethics Line www.rolls-royce.com/ethicsline Posez une question ou faites part de vos préoccupations à tout moment à l'aide de la Rolls‑Royce Ethics Line. Message du président-directeur général J'ai décidé de réviser et de diffuser à nouveau notre Code de conduite. Pour quelle raison ? Parce qu'il est au centre de notre existence même. Vous avez tous été témoins des échecs d'autres géants industriels et vous avez sans doute une opinion à ce sujet. Des comportements courants par le passé ne sont aujourd'hui plus tolérés. Nous ne devons pas penser que nous ne sommes pas concernés. N'en doutez pas, Rolls‑Royce est sous le feu des projecteurs. Nous ne sommes pas à l'abri. Au contraire, je dirais que l'on attend plus de notre marque que de la plupart des autres entreprises. Nous avons raccourci et simplifié le Code de conduite pour une lecture et une compréhension plus aisées. Et vous devez le lire en intégralité. Mais, plus important encore, vous devez le suivre. Car aucune infraction au Code ni aucun acte illégal ne sera toléré. De tels comportements pourront engendrer des mesures disciplinaires, qui que vous soyez et où que vous travailliez au sein de la Société. Lorsque vous enfreignez le Code, vous abandonnez les 40 000 autres personnes qui travaillent pour Rolls‑Royce, ainsi que nos clients et votre famille. Je ne tolérerai aucun comportement inapproprié au travail. Nous sommes tous responsables de nos actions et il est de votre devoir de parler et de traiter tout élément dont vous avez connaissance qui serait inapproprié ou qui vous mettrait mal à l'aise. Je m'engage personnellement à créer une culture dans laquelle chacun de nous peut parler sans peur de représailles. Si vous ne comprenez pas un point particulier ou si vous avez des inquiétudes, même si elles vous semblent mineures, vous devez vous manifester. Vous pouvez parler à votre responsable, au service RH ou juridique, à votre responsable éthique local, à la Ethics Line ou à l'équipe centrale chargée des questions d'éthique. La promesse de notre marque et nos valeurs sont simples. Notre slogan « trusted to deliver excellence » les résume parfaitement. Nous devons honorer notre promesse dans chacun de nos actes, afin de réussir ensemble. Merci John Rishton Président-directeur général Code de conduite international 01 Code de conduite international 3.0 Diriger notre entreprise 1.0Introduction 3.1 Précision et intégrité des registres d'entreprise 18 3.2 Qualité et amélioration continue 19 3.3 Protéger nos ressources 20 07 3.4 Respecter les informations confidentielles et propriétaires des tiers 21 1.5 Identifier et résoudre les problèmes d'éthique 08 3.5 Confidentialité et vie privée 22 1.6 Poser des questions et faire part de ses préoccupations 08 3.6 Médias et communications 23 1.7 Modèle TRUST pour une prise de décision éthique 09 1.1 Nos valeurs et la façon dont nous conduisons notre activité 06 1.2 Pourquoi ce Code 06 1.3 À qui s'applique ce Code 07 1.4 Votre engagement envers ce Code 2.0 Travailler ensemble 4.0 Conduire nos activités 2.1 Diversité et intégration 12 4.1 Corruption et anticorruption 26 2.2 Performances et récompenses 14 4.2 Conflits d'intérêts 27 2.3 Engagement des employés 15 4.3 Contrôles des exports et obligations en matière d'importation 28 4.4 Concurrence 29 4.5 Travailler avec nos clients, fournisseurs et partenaires 30 02 Code de conduite international 1.0Introduction 2.0Travailler ensemble 5.0 Notre place dans le monde 5.1 Santé, sécurité et environnement 34 5.2 Investissement dans la communauté 35 5.3 Lobbying et soutien politique 36 3.0Diriger notre entreprise 4.0 Conduire nos activités Ethics Line www.rolls-royce.com/ethicsline Posez une question ou faites part de vos préoccupations à tout moment à l'aide de la Rolls‑Royce Ethics Line. 5.0Notre place dans le monde Rolls‑Royce Ethics Line 37 Code de conduite international 03 1.0 Introduction 1.1 Nos valeurs et la façon dont nous conduisons notre activité 06 1.2 Pourquoi ce Code 06 1.3 À qui s'applique ce Code 07 1.4 Votre engagement envers ce Code 07 1.5 Identifier et résoudre les problèmes d'éthique 08 1.6 Poser des questions et faire part de ses préoccupations 08 1.7 Modèle TRUST pour une prise de décision éthique 09 Ethics Line www.rolls-royce.com/ethicsline Posez une question ou faites part de vos préoccupations à tout moment à l'aide de la Rolls‑Royce Ethics Line. 04 Code de conduite international 1.0Introduction 2.0Travailler ensemble 3.0Diriger notre entreprise 4.0 Conduire nos activités 5.0Notre place dans le monde 05 Code de conduite international 1.1 1.2 Notre identité et notre comportement sont importants pour nos collaborateurs et pour les nombreux partenaires qui ont un intérêt dans nos activités. Nous pouvons être fiers de notre héritage, qui représente l'une des marques les plus importantes au monde, et avons la responsabilité de transmettre aux générations futures une entreprise forte et florissante. Des normes élevées en matière d'éthique et de respect des lois et des réglementations sont essentielles à la protection de la réputation et à la réussite à long terme de notre entreprise. Nos valeurs et la façon dont nous conduisons notre activité Nous avons l'ambition d'être une entreprise de classe mondiale et de vaincre la concurrence dans nos relations avec nos clients et lorsque nous fournissons des services et des technologies de pointe. Pour ce faire, nous nous appuyons sur des procédures légères et peu coûteuses, des opérations simples et efficaces et une volonté fermement ancrée de travailler conformément à des normes éthiques élevées. Nous devons chaque jour être à la hauteur de nos valeurs et de notre slogan « trusted to deliver excellence » : Trust (la confiance), nous ne devons jamais partir du principe qu'elle nous est acquise ; nous devons la gagner chaque jour. Elle s'acquiert auprès de nos clients et des autres partenaires ; elle est difficile à obtenir mais facile à perdre. Sans elle, nous ne pouvons pas établir de relations solides entre nous ou avec nos clients. Deliver (la prestation), nous ne sommes jamais qu'à la hauteur de notre dernier succès. Penser que nous sommes bons ne suffit pas. Nos clients doivent en être convaincus. Les clients doivent pouvoir tirer profit de nos réussites et reconnaître que ce que nous disons, nous le faisons. Excellence, elle doit être notre norme dans tout ce que nous faisons et dans la façon dont nous le faisons. Nous devons penser que tout ce que nous faisons aujourd'hui peut toujours être amélioré. Cela signifie que nos clients et nos autres partenaires apprécient la politique de notre entreprise ainsi que nos méthodes de travail, autant qu'ils apprécient nos produits et services. Il incombe à chacun d'entre nous de respecter nos valeurs et d'instaurer un climat de confiance entre l'entreprise, ses clients et les nombreux partenaires ayant un intérêt dans ses activités. 06 Code de conduite international Pourquoi ce Code Que nous passions nos journées à fabriquer des moteurs, signer des contrats, concevoir des composants ou planifier et gérer des projets, chacun d'entre nous, par le biais de nos actions et de nos décisions, a une responsabilité personnelle en ce qui concerne l'établissement de notre réputation et le respect de nos valeurs, résumées par notre slogan « trusted to deliver excellence ». Ce Code de conduite international (le Code) nous aide à atteindre ces objectifs en établissant les principes éthiques qui sous-tendent nos valeurs et la façon dont nous conduisons nos activités. Ce Code fournit des informations sur la façon d'appliquer ces principes dans tout ce que nous faisons. 1.3 1.4 Tous les employés de Rolls‑Royce, de ses filiales et des coentreprises contrôlées par Rolls‑Royce doivent respecter ce Code. Nous devons tous respecter ce Code. À qui s'applique ce Code Votre engagement envers ce Code Si vous êtes chef, responsable ou superviseur, vous avez une responsabilité particulière concernant les points suivants : Les employés de Rolls‑Royce ayant une fonction de directeur au sein des Conseils d'administration des coentreprises non contrôlées doivent encourager ladite coentreprise à adopter ce Code comme modèle ou à utiliser un code similaire. • montrer l'exemple, promouvoir et afficher un comportement éthique et une conduite professionnelle appropriés, et respecter les lois et les réglementations ; Ce Code remplace le Code global d'éthique professionnelle daté de juin 2009 et sera régulièrement révisé et mis à jour. La version la plus récente de ce Code est disponible sur le site Intranet consacré à l'éthique professionnelle. • veiller à ce que vos collaborateurs soient formés sur les questions d'éthique et sur les politiques associées à ce Code ; • veiller à ce que tous les membres de l'équipe aient accès à ce Code et le comprennent ; 2.0Travailler ensemble Vos retours sur le contenu de ce Code seront appréciés et nous étudierons attentivement tous les commentaires. Pour faire des commentaires sur ce Code, rendez-vous sur le site Intranet consacré à l'éthique professionnelle. 1.0Introduction Nous demanderons à nos fournisseurs, sous‑traitants, intérimaires et autres tiers avec lesquels nous travaillons d'appliquer les principes de ce Code ou d'élaborer des normes similaires. Vous devez prendre le temps de lire et de comprendre les principes et les règles qui y sont établis. Si vous avez des questions, parlez-en à votre responsable ou prenez conseil auprès de la Rolls‑Royce Ethics Line. • créer un environnement au sein duquel les membres de votre équipe se sentent en confiance et en mesure de faire part de préoccupations éthiques ; et • veiller à ce que toutes les préoccupations éthiques communiquées soient prises au sérieux et suivies. 3.0Diriger notre entreprise Les infractions à ce Code ne sont pas acceptables et conduiront la Société à entreprendre des actions, y compris des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au renvoi. Ce Code ne peut pas être exhaustif et établir chacune des exigences légales ou de la Société. Dans certaines situations, vous devrez faire preuve de bon sens et de discernement pour prendre des décisions éthiques sur la base des principes de ce Code. Si vous vous trouvez face à un dilemme et si vous ne savez pas comment le résoudre, vous devez demander de l'aide. Lois et coutumes locales 4.0 Conduire nos activités En tant qu'entreprise, nous agissons d'une manière socialement responsable, nous respectons les lois en vigueur, ainsi que les sociétés dans lesquelles nous travaillons. Notre respect des droits de l'homme se retrouve dans les politiques et les normes que nous avons établies dans les domaines suivants : éthique professionnelle, santé, sécurité et environnement, employés et investissement dans la communauté. Nous espérons que notre approche permettra de développer le bien-être de nos employés et des entreprises dans lesquelles nous travaillons. Les lois peuvent être extrêmement complexes et varier selon les localités. Si vous avez des doutes concernant leur signification ou leur caractère applicable, ne tentez pas une interprétation hasardeuse et demandez conseil à l'équipe juridique Rolls‑Royce. 5.0Notre place dans le monde Ce Code établit les normes minimales de conduite attendues dans notre activité, quelle que soit la situation géographique. Si vous pensez que les recommandations du Code sont en conflit avec la législation locale et si vous ne savez pas comment agir ou vous comporter, vous devez suivre la norme la plus élevée. Dans ce cas, vous pouvez également demander conseil à votre responsable ou à l'équipe juridique de Rolls‑Royce. Où chercher de l'aide Politiques appropriées/conseils supplémentaires : site Intranet consacré à l'éthique professionnelle Contacts : votre responsable, l'équipe juridique ou la Rolls‑Royce Ethics Line Code de conduite international 07 1.5 1.6 Au travail, vous pouvez être confronté à des situations qu'il n'est pas facile d'appréhender et pour lesquelles vous ne savez pas quoi faire. Cette section, ainsi que celle relative au modèle TRUST (section 1.7), vous aidera à identifier les cas dans lesquels il peut y avoir un dilemme éthique et à trouver comment prendre des décisions éthiques appropriées. Nous nous engageons à avoir un environnement au sein duquel vous pouvez poser des questions et faire part de vos préoccupations à propos de l'éthique professionnelle sans peur de représailles. Si vous avez expérimenté ou été témoin d'un comportement contraire à l'éthique sur votre lieu de travail, notamment des actes illégaux, vous devez le signaler. N'hésitez pas à demander conseil sur ces sujets. Il vaut mieux poser une question ou faire part d'une préoccupation au plus tôt que de négliger un problème éthique qui pourrait avoir des conséquences bien plus graves sur le long terme. Identifier et Poser des questions résoudre les et faire part de ses problèmes d'éthique préoccupations Comment identifier un comportement non conforme à l'éthique ou un dilemme éthique Posez-vous les questions suivantes : • Ces actions sont-elles légales, justes et honnêtes ? • Comment me sentirais-je après coup ? • De quoi aurait l'air ce problème si les médias s'en emparaient ? • Serais-je à l'aise d'expliquer cela devant un tribunal ? • Comment me sentirais-je si ma famille et mes amis étaient au courant de mes actes ? Écoutez les conversations autour de vous. Si vous entendez ou si vous dites des phrases telles que celles qui suivent, il se peut que vous soyez face à un dilemme éthique : • « Personne ne le saura. » • « Peu importe la manière, tant que c'est fait. » • « Tout le monde le fait, ça doit être correct. » • « Ne vous inquiétez pas, c'est comme ça que ça se passe par ici. » • « Je ne veux pas le savoir. » Questions et préoccupations Si vous avez une question ou une préoccupation, le premier point de contact est votre responsable. Après l'avoir contacté, vous (ou votre responsable) pouvez demander conseil à un expert, p. ex. service RH, juridique, conformité, finance ou santé, sécurité et environnement. Si vous n'osez pas parler à votre responsable ou si vous ne savez pas où demander de l'aide, vous pouvez également contacter la Rolls‑Royce Ethics Line ou votre responsable éthique local. Rolls‑Royce Ethics Line La Rolls‑Royce Ethics Line vous permet : • de poser une question ou de demander conseil sur toute question éthique ou • de faire part de toute préoccupation à l'équipe chargée des questions d'éthique afin qu'elle puisse être étudiée. Pour ce faire, connectez-vous sur www.rolls-royce.com/ethicsline qui vous renvoie sur un site Web géré de façon indépendante, disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, dans plusieurs langues. Ce site vous explique comment formuler votre question ou faire part de votre préoccupation en vous proposant de compléter un formulaire en ligne ou d'appeler un numéro de téléphone. Les numéros de téléphone par pays figurent également à la fin de ce Code. Votre question ou préoccupation peut être traitée de manière anonyme, mais le fait de donner votre nom peut aider à y répondre ou à suivre votre préoccupation. Toutes les questions et préoccupations seront transmises à l'équipe chargée des questions d'éthique pour qu'elle puisse agir. Si vous choisissez de rester anonyme, l'équipe chargée des questions d'éthique sera tout de même en mesure de communiquer avec vous par le biais du site Web externe, en conservant votre anonymat. En outre, vous pouvez contacter directement un membre de l'équipe chargée des questions d'éthique. Nos coordonnées sont disponibles sur le site Intranet consacré à l'éthique professionnelle. Les représailles à l'encontre de toute personne ayant fait part de bonne foi d'une préoccupation d'éthique ne sont pas acceptables et peuvent entraîner des mesures disciplinaires. Restrictions sur la communication de préoccupations La législation locale dans certains pays peut restreindre les types de préoccupations dont vous pouvez faire part à l'aide de la Rolls‑Royce Ethics Line, ainsi que votre anonymat. Si vous travaillez dans l'un de ces pays, il se peut que vous deviez faire part de votre préoccupation au service RH ou à votre représentant du comité d'entreprise, le cas échéant. La Rolls‑Royce Ethics Line fournit les détails desdites restrictions. Où chercher de l'aide Politiques appropriées/conseils supplémentaires : site Intranet consacré à l'éthique professionnelle Contacts : la Rolls‑Royce Ethics Line, les responsables éthique locaux, l'équipe chargée des questions d'éthique 08 Code de conduite international 1.7 Modèle TRUST pour une prise de décision éthique 1.0Introduction Dans la plupart des situations, il n'est pas difficile de prendre la bonne décision mais vous pouvez parfois vous trouver face à un dilemme plus difficile à résoudre et il vous faudra faire un choix. Dans ce cas, le modèle TRUST peut vous aider à prendre des décisions éthiques cohérentes avec nos valeurs et notre slogan « trusted to deliver excellence ». UNDERSTAND les implications de la décision pour toutes les personnes concernées SPEAK aux autres pour obtenir des conseils TAKE ACTION pour résoudre le dilemme éthique • Quel est le dilemme ? • Le Code de conduite international contient-il un principe qui pourrait vous guider ? • Quel est le risque potentiel pour vous, votre activité ou les autres partenaires (p. ex. clients, fournisseurs, communauté) ? • Parlez à votre responsable, à vos collègues ou à un expert (p. ex. un membre du service RH, juridique, qualité, santé, sécurité et environnement), selon le cas. • Prenez une décision informée. Il peut s'agir d'un simple choix entre une « bonne » et une « mauvaise » option ou d'un choix plus difficile entre deux « bonnes » options. • Connaissez-vous tous les faits utiles ? • Qui concerne-t-il ? • Quel est l'impact probable sur l'activité (p. ex. réputation, coût, qualité, prestation) ? • Contactez la Rolls‑Royce Ethics Line ou votre responsable éthique local pour obtenir des conseils supplémentaires. • Évaluez les résultats de votre décision. Qu'avez-vous appris de la situation et quelle en a été l'issue ? Code de conduite international 5.0Notre place dans le monde • Quelles sont les politiques, les procédures et/ ou les lois correspondantes ? 4.0 Conduire nos activités READ la politique ou la procédure correspondante 3.0Diriger notre entreprise THINK au dilemme éthique 2.0Travailler ensemble TRUST 09 2.0 Travailler ensemble 2.1 Diversité et intégration 12 2.2 Performances et récompenses 14 2.3 Engagement des employés 15 Ethics Line www.rolls-royce.com/ethicsline Posez une question ou faites part de vos préoccupations à tout moment à l'aide de la Rolls‑Royce Ethics Line. 10 Code de conduite international 1.0Introduction 2.0Travailler ensemble 3.0Diriger notre entreprise 4.0 Conduire nos activités 5.0Notre place dans le monde 11 Code de conduite international 2.1 Diversité et intégration Notre position concurrentielle est renforcée par la diversité de notre main-d'œuvre. Nous promouvons un lieu de travail qui favorise l'intégration, au sein duquel chaque personne se sent respectée et valorisée. Nos principes • Nous nous comportons avec les autres de façon ouverte, honnête et courtoise. • Nous ne tolérons pas l'intimidation, le harcèlement ou la discrimination sous quelque forme que ce soit et encourageons les employés à agir de manière appropriée pour chaque incident auquel ils sont directement ou indirectement confrontés. • Nous valorisons la diversité et l'égalité des chances pour tous les employés dans un environnement de travail libre de toute discrimination illégale. • Nous recrutons, sélectionnons et formons nos collaborateurs sur le mérite, indépendamment de leur race, de leur couleur, de leur religion, de leur sexe, de leur âge, de leur orientation sexuelle, de leur statut matrimonial, de leur handicap ou de toute autre caractéristique protégée par les lois en vigueur. • Nous apprécions les engagements des employés en dehors du lieu de travail et soutenons nos employés qui cherchent à atteindre un équilibre entre travail et vie privée. Ce que cela signifie pour vous Vous devez : • traiter chaque personne que vous rencontrez dans le cadre professionnel de façon juste, avec respect et dignité (p. ex. candidats, employés, clients et fournisseurs) ; Questions-Réponses Q. Je dois constituer une équipe de projet pour un travail urgent de premier plan. Puis-je inviter uniquement des membres jeunes et travaillant à plein temps afin d'avoir plus de flexibilité pour les heures de réunion ? R. Si vous faites cela, vous exclurez d'autres personnes qui peuvent avoir la motivation et la capacité de participer. Une équipe variée avec diverses compétences, perspectives et expériences sera probablement plus efficace. Q. Les membres de mon équipe font des commentaires sur mes origines raciales. Si je m'offusque, ils déclarent qu'ils plaisantent et qu'ils ne voulaient pas m'offenser. Dois-je simplement passer outre ? R. Non. Vous devez commencer par en parler avec votre responsable ou votre service RH. Toutes les allégations seront prises au sérieux et des mesures appropriées seront entreprises. Si vous estimez que votre cas n'est pas traité de manière appropriée, vous pouvez également contacter la Rolls‑Royce Ethics Line. 12 Code de conduite international • parler si vous êtes témoin ou au courant d'un comportement susceptible de constituer un acte d'intimidation, de harcèlement ou de discrimination ; • ne pas vous comporter d'une manière irrespectueuse, intimidante, injurieuse ou malveillante, ou faire des plaisanteries qui sont discriminatoires ou inconvenantes ; • éviter tout comportement susceptible d'être assimilé à du harcèlement sexuel, comme un contact physique, des expressions, des gestes, des commentaires ou des invitations inappropriés ; • ne pas exclure les autres de projets, de discussions et d'opportunités en raison de leur race, de leur couleur, de leur religion, de leur sexe, de leur âge, de leur orientation sexuelle, de leur statut matrimonial, de leur handicap ou de toute autre caractéristique protégée par les lois en vigueur et • en tant que responsable, prendre des décisions relatives au recrutement, à la sélection et à la formation des employés sur la base de critères objectifs, notamment les qualifications, les compétences et l'expérience. Où chercher de l'aide Politiques appropriées/conseils supplémentaires : politiques internationales de diversité et d'intégration Contacts : l'équipe internationale chargée de la diversité et de l'intégration, le centre de services RH partagé 1.0Introduction 2.0Travailler ensemble 3.0Diriger notre entreprise 4.0 Conduire nos activités 5.0Notre place dans le monde 13 Code de conduite international 2.2 Performances et récompenses Nous récompensons et reconnaissons les hautes performances et gérons activement les contre-performances. Nos principes • Nous cherchons à récompenser nos employés de façon équitable et à tenir compte des contributions individuelles à la performance globale de l'activité. • Nous évaluons les objectifs en termes de performances de manière juste et cohérente. • Nous vérifions régulièrement les performances de nos collaborateurs et fournissons un retour constructif. • Nous investissons dans la formation et le développement afin d'améliorer les compétences de nos employés et la capacité de l'entreprise. • Nous encourageons nos employés à devenir actionnaires de l'entreprise. Ce que cela signifie pour vous Vous devez : • faire votre travail au mieux de vos capacités, en recherchant les soutiens et les retours requis ; • participer au besoin à la procédure de gestion des performances de l'entreprise ; Questions-Réponses Q. J'ai peur que mon entreprise n'atteigne pas ses objectifs ce trimestre et je mets donc une pression considérable sur mon équipe. Ai-je raison de ne pas leur laisser de doute quant au fait que leurs performances doivent être améliorées ? R. Établir des objectifs stimulants et améliorer les performances de votre équipe font partie de vos responsabilités. Nous ne soutenons cependant pas un style de management intimidant. Vous devez essayer d'analyser tous les facteurs qui peuvent entraver le travail de votre équipe et en discuter avec elle et, si les membres de l'équipe n'ont pas les performances escomptées, gérer leurs performances conformément aux instructions de l'entreprise. Il est essentiel que nous nous comportions de manière éthique dans tout ce que nous faisons. Q. J'occupe mon poste depuis 18 mois et je n'ai pas eu d'évaluation des performances pendant cette période. À chaque fois que j'en parle à mon responsable, il me répond qu'il est trop occupé. Que dois-je faire ? R. Ce n'est pas acceptable. Votre responsable doit vous fournir un retour et promouvoir votre développement. Vous devez relancer votre responsable ou parler au service RH pour veiller à ce qu'une évaluation formelle des performances soit réalisée. 14 Code de conduite international • en tant que responsable, évaluer les performances de votre équipe de façon juste et cohérente et faire un retour régulier ; • en tant que responsable, soutenir et promouvoir le développement de votre personnel et • en tant que responsable, gérer activement les contre-performances. Où chercher de l'aide Politiques appropriées/conseils supplémentaires : portail mondial de gestion des performances Contacts : le centre de services RH partagé 2.3 Engagement des employés Nos principes 1.0Introduction Nous nous engageons à créer l'environnement de travail adéquat pour que chacun puisse évoluer de son mieux. • Nous encourageons l'ouverture et la franchise dans toutes nos relations. • Nous travaillons à l’échelle mondiale et attendons de nos collaborateurs qu’ils fassent preuve de respect et d’esprit de collaboration les uns envers les autres. • Nous engageons nos collaborateurs à améliorer l'entreprise et apprécions leurs retours. 2.0Travailler ensemble • Nous nous efforçons de partager les informations et de discuter des questions d'entreprise et d'organisation avec nos collaborateurs et leurs représentants. • Nous résolvons les litiges de façon équitable. • La décision d'adhérer ou non à un syndicat est un choix personnel. Nous respectons les procédures et les lois en vigueur relatives à la consultation et à la représentation collective dans les pays dans lesquels nous travaillons. Ce que cela signifie pour vous Vous devez : 3.0Diriger notre entreprise • demander et fournir un retour et agir en fonction de celui-ci ; • accepter la responsabilité de fournir les meilleurs résultats pour nos clients ; • être ouvert avec les personnes avec lesquelles vous travaillez ; • en tant que responsable, impliquer votre équipe, veiller à ce qu'elle sache ce que l'on attend d'elle et lui parler régulièrement de la contribution qu'elle apporte à notre succès et 4.0 Conduire nos activités • en tant que responsable, être conscient de l'effet que produisent vos décisions et vos actes sur votre équipe et veiller à ce qu'elle dispose de l'aide et du soutien dont elle a besoin. Où chercher de l'aide Politiques appropriées/conseils supplémentaires : guide de communication et d'implication Contacts : l'équipe chargée de l'implication, le centre de services RH partagé 5.0Notre place dans le monde Questions-Réponses Q. Un membre de mon équipe se plaint, que dois-je faire ? R. Les plaintes et les griefs doivent être résolus au plus tôt. Dans la mesure du possible, la résolution doit se faire par le biais d'une discussion avec vous. Si vous n'arrivez pas à trouver une solution, les procédures adaptées doivent alors être utilisées. Contactez le service RH qui vous indiquera comment procéder. Code de conduite international 15 3.0 Diriger notre entreprise 3.1 Précision et intégrité des registres d'entreprise 18 3.2 Qualité et amélioration continue 19 3.3 Protéger nos ressources 20 3.4 Respecter les informations confidentielles et propriétaires des tiers 21 3.5 Confidentialité et vie privée 22 3.6 Médias et communications 23 Ethics Line www.rolls-royce.com/ethicsline Posez une question ou faites part de vos préoccupations à tout moment à l'aide de la Rolls‑Royce Ethics Line. 16 Code de conduite international 1.0Introduction 2.0Travailler ensemble 3.0Diriger notre entreprise 4.0 Conduire nos activités 5.0Notre place dans le monde 17 Code de conduite international 3.1 Précision et intégrité des registres d'entreprise Nous nous engageons à respecter des normes élevées de précision et d'intégrité dans nos registres d'entreprise. Nos principes • Nous conservons des registres complets et précis de l'ensemble de nos activités commerciales, y compris toutes les transactions entre notre entreprise et les personnes et organisations externes, ainsi que toutes les dépenses et tous les coûts de main-d'œuvre. • Nous agissons conformément aux lois et aux normes techniques et professionnelles en vigueur. • Nous préparons nos rapports financiers de façon opportune, en présentant les faits de manière précise et complète. • Nous disposons d'un système rigoureux de contrôles financiers, opérationnels et de conformité, ainsi que d'un système efficace de gestion des risques. • Nous sommes engagés dans la prévention et la détection des fraudes et nous étudions toute activité suspecte ou frauduleuse. La fraude est une infraction que nous ne tolérerons pas. Ce que cela signifie pour vous Vous devez : • enregistrer tous les frais, les heures travaillées, transactions ou autres aspects de l'activité de l'entreprise, de manière précise et opportune et conformément à nos procédures locales ; • préserver les documents et les registres conformément aux exigences légales en vigueur ; • respecter les pouvoirs délégués lors de l'approbation des décisions financières ou d'autres décisions professionnelles ; • respecter les politiques fiscales du groupe pour toutes les opérations fiscales et les interactions avec l'administration fiscale ; Questions-Réponses • signaler immédiatement toute suspicion de fraude au service de sécurité d'entreprise, à l'audit interne ou à la Rolls‑Royce Ethics Line ; Q. Mon responsable m'a demandé de transférer certains coûts vers un autre service qui présente une sous-utilisation des fonds, afin que notre service n'apparaisse pas en dépassement de budget. Est-ce correct ? • réaliser l'inspection des produits et la documentation des tests de manière précise et honnête ; R. Non. Cela reviendrait à manipuler artificiellement les résultats. Les coûts doivent être transférés entre les services ou unités uniquement en cas de raison valide, telle que pour la prestation d'un service. • ne pas saisir de données fausses ou délibérément trompeuses dans un rapport, dossier ou formulaire de demande de remboursement ni falsifier les registres d'entreprise (p. ex. résultats financiers, de sécurité, d'environnement ou de qualité). Q. Ce que je dois saisir dans les registres est en conflit avec ce qui serait bénéfique pour le montant des primes. Que dois-je saisir ? R. Il est clairement de votre responsabilité d'avoir des registres corrects. • ne pas vous laisser influencer ni influencer les autres en vue de réaliser toute action pouvant compromettre l'intégrité de nos registres commerciaux, rapports, produits ou services et Où chercher de l'aide Politiques appropriées/conseils supplémentaires : manuel des finances, niveaux d'autorité déléguée, politiques fiscales du groupe Contacts : la finance du groupe, la fiscalité du groupe, la sécurité d'entreprise, l'audit interne (fraude) 18 Code de conduite international 3.2 Qualité et amélioration continue Nos principes 1.0Introduction Nous veillons à ce que la qualité soit centrale dans tout ce que nous faisons. • Nous reconnaissons qu'une bonne qualité est un élément essentiel en matière de sécurité et nous améliorons en continu la qualité et l'efficacité de nos produits et services. • Nous appliquons notre système de gestion qualité à toutes nos opérations. • Nous sommes engagés dans l'amélioration continue en travaillant ensemble et en respectant les procédures convenues sur l'ensemble des activités, fonctions et sites géographiques. 2.0Travailler ensemble Ce que cela signifie pour vous Vous devez : • prendre vos responsabilités en ce qui concerne votre participation à la fourniture d'une expérience de qualité élevée, qui répond aux attentes de nos clients ; • suivre nos procédures internationales de gestion de la qualité afin de garantir l'intégrité de nos produits et services ; 3.0Diriger notre entreprise • prendre des mesures et répondre rapidement à toute préoccupation relative à des problèmes potentiels de qualité et • identifier activement des méthodes permettant d'améliorer en continu la façon dont nous travaillons, afin de soutenir notre promotion de l'excellence des processus. Où chercher de l'aide Politiques appropriées/conseils supplémentaires : politique qualité, système de gestion qualité Rolls‑Royce 4.0 Conduire nos activités Contacts : le site Intranet consacré à la qualité, l'équipe qualité du groupe/qualité locale Questions-Réponses Q. Je soupçonne les procédures qualité d'être compromises dans mon secteur. Que dois-je faire ? 5.0Notre place dans le monde R. Les procédures qualité ne doivent jamais être compromises. Vous devez commencer par en parler à votre responsable. Si vous n'osez pas parler à votre responsable, parlez-en à un responsable de niveau hiérarchique supérieur ou à votre point de contact qualité. Q. Je suis nouveau dans mon secteur et je ne suis pas sûr des procédures que je dois appliquer. Comment le savoir ? R. Parlez-en à votre responsable. Tous les employés doivent connaître les procédures qui guident leur travail. Code de conduite international 19 3.3 Protéger nos ressources Nous utilisons nos actifs humains, financiers, physiques et intellectuels pour développer notre activité. Nos principes • Nos technologies, notre propriété intellectuelle et nos informations commercialement sensibles sont des actifs essentiels de notre activité et nous les protégeons de toute utilisation et divulgation non autorisées. • Nous avons une responsabilité individuelle concernant l'utilisation appropriée de notre propriété commerciale et client, comme les systèmes informatiques, le matériel, les locaux et les équipements. • Nous ne tolérons pas l'utilisation de nos systèmes informatiques commerciaux pour l'accès, la copie, le stockage ou la transmission de toute information ou donnée considérée comme injurieuse, obscène ou inappropriée. Ce que cela signifie pour vous Vous devez : • utiliser nos actifs uniquement à des fins professionnelles, sauf si vous avez l'autorisation de les utiliser à d'autres fins, et les conserver avec soin, en les protégeant de toute suppression et de tout abus ; • ne pas chercher un gain personnel de l'utilisation, de la vente, du transfert ou de toute autre cession de nos actifs commerciaux sans autorisation ; • valoriser le temps de travail et travailler rapidement pour remplir les responsabilités associées à votre poste ; Questions-Réponses Q. J'ai inventé dans le cadre de mon travail quelque chose que je crois nouveau et qui pourrait être utile à notre activité. Que dois-je en faire ? R. Vous devez discuter avec l'équipe chargée de la propriété intellectuelle, qui saura s'il faut déposer un brevet. N'oubliez pas que toute divulgation de l'invention en externe pourrait mettre en échec l'obtention d'un brevet. Q. Je dispose d'un ordinateur portable de l'entreprise. Existe-t-il des restrictions d'utilisation pour accéder à Internet depuis chez moi et pendant mon temps libre ? R. Nos systèmes informatiques sont destinés à des fins professionnelles. Une utilisation personnelle minimale est acceptable, mais elle ne doit ni interférer ni entrer en conflit avec l'utilisation professionnelle. L'accès à du matériel illégal, injurieux ou inapproprié reste inacceptable. Renseignez-vous auprès de votre responsable pour connaître les directives en matière d'utilisation autorisée s'appliquant à l'équipe. 20 Code de conduite international • ne pas essayer de contourner les contrôles de sécurité informatique ; • conserver tous vos documents de façon sécurisée ; • ne pas divulguer nos informations confidentielles à d'autres parties, telles que les fournisseurs, clients ou coentreprises, sans vérifier qu'un contrat adapté est en place pour protéger les droits de propriété intellectuelle et • toujours demander conseil à l'équipe chargée de la propriété intellectuelle avant de donner un avis ou un point de vue sur les sujets de propriété intellectuelle. Où chercher de l'aide Politiques appropriées/conseils supplémentaires : politiques informatiques du groupe, procédure du groupe : gérer la propriété intellectuelle, politiques de sécurité du groupe, politique de veille concurrentielle Contacts : la sécurité informatique, la propriété intellectuelle 3.4 Respecter les informations confidentielles et propriétaires des tiers Nos principes 1.0Introduction Nous nous engageons à traiter les informations confidentielles, propriétaires ou relatives au secret commercial des tiers de façon intègre et conforme aux lois et réglementations en vigueur. • Nous agirons de façon intègre et protégerons les informations confidentielles ou propriétaires de tiers en notre possession, notamment celles de nos clients, fournisseurs, coentreprises et autres partenaires. • Nous n'acquérons pas d'informations concurrentielles par des moyens illégaux ou non éthiques et nous ne lisons ou n'utilisons pas les informations de concurrents que nous ne devrions pas avoir. 2.0Travailler ensemble • Nous ne sollicitons, n'acquérons, ne lisons ou n'utilisons pas les informations confidentielles ou propriétaires de tiers dont nous savons qu'elles sont propriétaires ou dont la divulgation est limitée. • Lorsque nous travaillons avec des clients tels que les gouvernements et les entreprises du secteur de la défense pour lesquels les projets peuvent soulever des questions de sécurité nationale, nous ne chercherons pas des accès inutiles ou non autorisés au matériel et nous traiterons les informations de clients marquées comme classifiées ou propriétaires conformément à la législation, aux politiques et aux procédures appropriées. 3.0Diriger notre entreprise Ce que cela signifie pour vous Vous devez : • éviter de vous placer (ou de placer l'entreprise) en position de recevoir des informations confidentielles, propriétaires ou relatives au secret commercial de tiers (y compris les logiciels) lorsque vous n'êtes pas autorisé à le faire ; en cas de doute, vous devez consulter l'équipe juridique ou chargée de la propriété intellectuelle ; Q. Au cours d'une récente visite commerciale, un client m'a donné un exemplaire des tarifs de mon concurrent pour justifier sa demande de baisser nos prix. Puis-je me référer à cette liste ? Q. Au cours d'une réunion avec un client, un dossier pouvant contenir des informations relatives à un concurrent est placé devant moi. Le client quitte alors la pièce. Puis-je ouvrir ce dossier et en lire les informations ? R. N'ouvrez pas le dossier ou ne lisez pas les informations qu'il contient. Lorsque le client revient, vous devez confirmer que vous n'avez pas regardé le dossier. • ne pas chercher à accéder au matériel classifié lorsque ledit accès n'est pas requis à des fins professionnelles légitimes ou si vous n'êtes pas autorisé à le faire ; • conserver de façon sécurisée tous les documents qui nous sont fournis de façon confidentielle par des tiers ; il est particulièrement important pour nos collaborateurs qui ont accès à des informations gouvernementales classifiées ou à des documents marqués d'un niveau de sécurité de les traiter dans le respect des procédures professionnelles et de la législation et des politiques et procédures en vigueur ; 5.0Notre place dans le monde R. Non. Si un client vous fournit des informations relatives aux tarifs de concurrents qui ne sont pas publiquement disponibles, ne les utilisez pas et contactez l'équipe juridique pour demander conseil. 4.0 Conduire nos activités Questions-Réponses • ne pas recevoir ni copier de documents ou de matériel (y compris les logiciels) à moins que vous n'ayez l'autorisation spécifique de le faire, et après avoir demandé l'autorisation auprès de l'équipe juridique ou chargée de la propriété intellectuelle en cas de doute ; • ne pas divulguer des informations commercialement sensibles à propos d'un client, d'un fournisseur, d'une coentreprise ou d'une autre société partenaire, que ce soit en interne ou en externe, sans l'autorisation de le faire et • en cas de doute, demander conseil à l'équipe juridique. Où chercher de l'aide Politiques appropriées/conseils supplémentaires : politique de veille concurrentielle, site Intranet consacré à la propriété intellectuelle Contacts : l'équipe juridique ou la Rolls‑Royce Ethics Line Code de conduite international 21 3.5 Confidentialité et vie privée Nous nous engageons à protéger la vie privée et la confidentialité de nos collaborateurs. Nos principes • Nous respectons la vie privée de nos collaborateurs, conformément aux lois en vigueur et aux politiques de l'entreprise. • Nous collectons et traitons les informations personnelles uniquement conformément aux politiques de l'entreprise dans les pays dans lesquels nous travaillons, afin de répondre aux besoins de l'activité et aux exigences légales. • Nous sommes tous responsables de la sécurisation des informations personnelles et du respect de la vie privée des personnes. • Nous pouvons être amenés à vérifier et à surveiller régulièrement les messages et les enregistrements des appels pour des raisons de sécurité et à d'autres fins professionnelles, conformément aux lois en vigueur. Ce que cela signifie pour vous Vous devez : Questions-Réponses Q. Mon ami, un ancien employé, a créé sa propre entreprise. Il a demandé les noms et les adresses personnelles de tous les collaborateurs sur mon site afin qu'il puisse leur envoyer des dépliants marketing. Est-ce correct ? R. Non. Vous ne devez pas envoyer ces informations à votre ami. Lui envoyer serait contraire aux principes de ce Code, peut constituer une infraction envers des lois nationales et pourrait donner lieu à des poursuites à l'encontre de l'entreprise ou de vous-même. Q. Je souhaite transférer des informations, qui incluent des données personnelles, de notre lecteur partagé sur une clé USB afin de pouvoir travailler sur ces informations lorsque je ne suis pas au bureau. Est-ce autorisé? R. Les données personnelles doivent, en permanence, être conservées en sécurité. Le transport de données personnelles sur un support amovible présente des risques particuliers et ne doit avoir lieu que s'il n'existe pas d'alternative. Toute exigence de placer des données personnelles sur un support amovible doit donc être autorisée par un cadre ou un directeur. En cas d'autorisation, les données doivent être placées sur un support amovible crypté, tel que détaillé dans les politiques de sécurité informatique, et supprimées immédiatement une fois le travail terminé. 22 Code de conduite international • respecter les droits des personnes dont vous traitez les informations personnelles ; • créer, enregistrer, traiter, détenir, divulguer et transférer les informations personnelles conformément aux lois en vigueur uniquement ; • informer votre responsable si vous avez des préoccupations relatives à la façon dont les informations personnelles sont sécurisées, traitées ou partagées dans le domaine d'activité dans lequel vous travaillez ; • ne pas accéder ou divulguer d'informations personnelles à quelque personne que ce soit à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation, à moins que ladite divulgation soit conforme aux lois en vigueur et aux politiques de notre entreprise et • parler à l'équipe juridique ou à un membre de l'équipe internationale responsable de la confidentialité des données en cas de doute, car les lois varient selon les pays dans lesquels nous travaillons. Où chercher de l'aide Politiques appropriées/conseils supplémentaires : politiques informatiques du groupe, informations internationales sur la confidentialité des données Contacts : la sécurité informatique, l'équipe juridique, l'équipe internationale responsable de la confidentialité des données 3.6 Médias et communications Nos principes 1.0Introduction Nous nous engageons à protéger notre image de marque et notre réputation. • Notre réputation est un actif clé et nous adoptons un comportement permettant de maintenir et de refléter une image positive de notre marque à tout moment. • Nous sponsorisons les activités qui répondent à des objectifs commerciaux et qui ont un effet positif sur la réputation de notre activité et de ses partenaires. • Nous travaillons avec les médias pour les aider à comprendre notre activité et veiller à ce que les informations que nous fournissons sont exactes et non trompeuses. 2.0Travailler ensemble • Nous tenons nos partenaires informés en leur fournissant des informations faciles d'accès. • Les affaires générales sont responsables de la gestion de toute présence commerciale officielle de l'entreprise et de tout commentaire sur les réseaux sociaux. Ce que cela signifie pour vous Vous devez : 3.0Diriger notre entreprise • agir de façon à protéger ou à améliorer notre réputation et notre image de marque à tout moment ; • être prudent et juste lorsque vous parlez de notre activité ou de vos collaborateurs, même en dehors de votre lieu de travail ; • ne pas parler de l'activité aux médias ou aux membres de la communauté d'investissement sans autorisation préalable ; • ne pas utiliser les réseaux sociaux pour publier ou afficher des propos de nature vulgaire, obscène, menaçante, intimidante, discriminatoire, diffamatoire ou correspondant à du harcèlement sur l'entreprise et ses partenaires et Q. Que dois-je faire si je reçois un appel téléphonique d'un journaliste qui me pose des questions sur notre position par rapport à un sujet particulier ? Où chercher de l'aide Politiques appropriées/conseils supplémentaires : politique et procédure de sponsorat commercial mondial Contacts : les affaires générales 5.0Notre place dans le monde R. Tous les appels des journalistes doivent être renvoyés vers les affaires générales sans répondre aux questions. Si vous êtes la personne habilitée pour parler au journaliste, les affaires générales négocient la discussion et établissent les règles de l'échange. 4.0 Conduire nos activités Questions-Réponses • ne pas communiquer sur les forums des réseaux sociaux à des fins professionnelles tout en agissant au nom de l'entreprise dans toute fonction officielle, sans autorisation écrite des affaires générales. Q. Que dois-je faire si l'un de mes clients ou fournisseurs souhaite utiliser le logo Rolls‑Royce ? R. Il existe des recommandations spécifiques pour l'utilisation de la marque et toutes les demandes de ce type doivent être adressées aux affaires générales. Code de conduite international 23 4.0 Gérer notre entreprise 4.1 Corruption et anticorruption 26 4.2 Conflits d'intérêts 27 4.3 Contrôles des exports et obligations en matière d'importation 28 4.4 Concurrence 29 4.5 Travailler avec nos clients, fournisseurs et partenaires 30 Ethics Line www.rolls-royce.com/ethicsline Posez une question ou faites part de vos préoccupations à tout moment à l'aide de la Rolls‑Royce Ethics Line. 24 Code de conduite international 1.0Introduction 2.0Travailler ensemble 3.0Diriger notre entreprise 4.0 Conduire nos activités 5.0Notre place dans le monde 25 Code de conduite international 4.1 Corruption et anticorruption Nous n'offrons pas, ne payons pas et n'acceptons pas de pots-de-vin ou de dessous-de-table à quelque fin que ce soit, que ce soit directement ou par le biais d'un tiers. Nos principes • Nous avons une politique de tolérance zéro en matière de corruption. • Nous n'offrons, ne donnons et n'acceptons aucun objet de valeur qui peut être perçu comme ayant pour effet d'influencer de façon inappropriée les décisions commerciales. • La position de l'entreprise est de faire appel à ses propres employés pour réaliser ses affaires. L'entreprise fait cependant parfois appel à des intermédiaires tels que les consultants et les distributeurs, afin d'aider au marketing et à la distribution de ses produits et services. Nous ferons appel uniquement aux intermédiaires dont l'intégrité est établie et exigerons que leur comportement soit à tout moment conforme à nos normes. • Nous ne réalisons pas de paiement de facilitation et nous ne permettons pas aux autres d'en réaliser en notre nom. • Nous respectons les lois anticorruption et les politiques et procédures Rolls‑Royce qui visent à empêcher la corruption. Ce que cela signifie pour vous Vous devez : • offrir ou accepter des cadeaux et des gratifications uniquement dans la mesure où ils sont autorisés par la Politique mondiale de l'entreprise en matière de cadeaux et d'hospitalité ; • veiller à ce que tous les intermédiaires soient agréés dans le cadre de la Politique mondiale des intermédiaires, suivent les bonnes pratiques et qu'ils travaillent pour Rolls‑Royce dans le cadre d'un contrat valide et approuvé ; • ne pas effectuer de paiements de facilitation ; Questions-Réponses Q. Je dois faire appel à un intermédiaire, mais je n'ai pas le temps d'obtenir l'agrément par le biais de la procédure Rolls‑Royce. Que dois-je faire ? R. Vous ne pouvez pas faire appel à un intermédiaire non agréé et qui n'a pas de contrat valide et approuvé en place. Vous devez vérifier que l'intermédiaire n'agisse pas au nom de Rolls‑Royce et contacter votre Responsable conformité pour obtenir de l'aide. Si vous avez connaissance d'un intermédiaire qui agit pour le compte de l'entreprise et qui n'est pas agréé, vous devez le signaler immédiatement à votre Responsable conformité ou au Responsable conformité en chef. 26 Code de conduite international • ne pas vous mettre dans une situation à risque en cas de menace crédible pour votre bien-être personnel, votre santé ou votre sécurité si vous n'effectuez pas de paiement à un officiel. Dans ce cas, vous devez effectuer le paiement et le signaler immédiatement au Directeur de la sécurité et à votre Responsable conformité ; • veiller à ce que tous les sponsorats et donations soient correctement autorisés et • ne pas utiliser des fonds ou actifs d'entreprise à des fins de dons politiques. Où chercher de l'aide Politiques appropriées/conseils supplémentaires : politique mondiale de l'entreprise en matière de cadeaux et d'hospitalité, politique mondiale des intermédiaires, instructions sur les paiements de facilitation, gestion des demandes de paiement de corruption (« graissage de patte ») Contacts : votre Responsable conformité 4.2 Conflits d'intérêts Nos principes 1.0Introduction Nous évitons les conflits d'intérêts dans nos affaires. Mais, lorsqu'ils surviennent, nous les gérons. • Nous évitons toute relation, influence ou autre activité qui nuit à notre aptitude à prendre des décisions équitables et objectives dans l'exercice de nos activités. • Si nous pensons qu'il existe (ou pourrait exister) un conflit d'intérêts, nous le signalons au responsable désigné. • Nous observons les lois et les réglementations en vigueur en matière d'emploi ou d'embauche de personnel militaire ou d'agents publics, en exercice ou ayant quitté leur employeur. 2.0Travailler ensemble • Nous ne nous livrons à aucune activité de délit d'initié, ni n'encourageons ou facilitons ce type d'activité. Nous refusons d'utiliser des informations non publiques sur notre activité ou sur toute autre entreprise pour l'achat ou la cession d'actions, de titres ou d'autres instruments financiers à des fins d'enrichissement personnel. De même, lesdites informations ne sont divulguées à personne. Ce que cela signifie pour vous Vous devez : 3.0Diriger notre entreprise • veiller à ce que les conflits d'intérêts soient divulgués, gérés et enregistrés ; • discuter avec votre responsable de toute relation personnelle ou professionnelle qui pourrait donner lieu à un conflit d'intérêts ; • ne pas fournir de services à un concurrent ou à un concurrent potentiel ; Questions-Réponses R. Il peut s'agir d'un conflit d'intérêts, selon le poste de votre conjoint au sein de l'entreprise. Expliquez la situation à votre responsable ou parlez-en à la Rolls‑Royce Ethics Line, qui vous conseillera. R. Vous ne devez pas discuter des détails des opportunités d'emploi. Vous devez parler à votre responsable et à la Rolls‑Royce Ethics Line avant de vous engager dans toute discussion en matière d'emploi. Certaines législations relatives aux conflits d'intérêts associés à l'embauche d'anciens militaires doivent être respectées. • ne pas utiliser d'informations non publiques afin d'obtenir un bénéfice personnel, ni transmettre ce type d'informations à toute personne (à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise) qui n'a pas un besoin légitime desdites informations ; • ne pas vous mettre en position d'embaucher ou de superviser un membre de votre famille ou un ami proche, notamment toute personne avec laquelle vous avez une relation amoureuse et 5.0Notre place dans le monde Q. J'ai souvent eu affaire à des clients militaires dans le cadre de la fourniture d'équipements. L'un d'eux m'a interrogé sur la possibilité d'emploi par l'entreprise une fois qu'il aura quitté les forces armées. Que dois-je faire ? • ne pas détenir ni posséder d'intérêt substantiel dans une entreprise qui est ou a le potentiel de devenir un client, fournisseur ou concurrent de Rolls‑Royce, à moins d'y avoir été autorisé par avance ; 4.0 Conduire nos activités Q. Mon conjoint travaille dans une entreprise qui nous fournit des équipements. J'ai parfois la responsabilité de leur passer des commandes. Que dois-je faire ? • ne pas passer des contrats avec une entreprise détenue ou contrôlée par un employé de Rolls‑Royce ou par sa famille, à moins d'y avoir été autorisé par avance ; • en tant que responsable, veiller à ce que votre équipe soit consciente des règles relatives à l'achat et à la vente de nos actions et de toute règle de « Close Period » qui s'applique. Où chercher de l'aide Politiques appropriées/conseils supplémentaires : politique globale régissant les conflits d'intérêts Contacts : la Rolls‑Royce Ethics Line, le Secrétaire exécutif Code de conduite international 27 4.3 Contrôles des exports et obligations en matière d'importation Nous sommes engagés à respecter les lois, réglementations et procédures relatives aux imports et exports qui s'appliquent à nos opérations au niveau mondial. Nos principes • L'exportation de certains biens, services, informations et technologies Rolls‑Royce depuis certains pays et/ou vers d'autres pays est soumise aux restrictions en vertu du droit. Nous respectons toutes les lois, réglementations et procédures d'import et de contrôle des exports en vigueur, quel que soit le pays dans lequel nous travaillons. Ce que cela signifie pour vous Vous devez : • respecter les lois et réglementations d'export et d'import en vigueur lors du transfert de biens, services, logiciels ou technologies dans votre pays ou à travers les frontières nationales ; • respecter les sanctions et embargos nationaux et internationaux, ainsi que les politiques de l'entreprise spécifiques à une destination lorsque vous faites des affaires avec des entités dans d'autres pays ; • si vous êtes impliqué dans le transfert de biens, services, logiciels ou technologies (y compris les articles transportés dans un bagage à main), veiller à comprendre les lois et réglementations en vigueur, notamment celles d'autres pays concernés par le transfert. En cas de doute, demandez de l'aide à l'équipe de contrôle des exports ; Questions-Réponses Q. Nous sommes en retard pour livrer à un client une pièce qui est en attente d'une licence d'export. Je vais rendre visite au client la semaine prochaine. Je pourrais emporter la pièce avec moi et terminer la paperasse par la suite. Est-ce correct ? R. Non. Ce Code stipule que nous respectons les lois d'import et d'export en vigueur. Le fait de ne pas les respecter ébranlerait notre crédibilité auprès de nos clients, peut constituer un risque pour la sécurité nationale et nous exposer à des sanctions juridiques qui entacheraient gravement notre réputation. Q. J'ai besoin d'exporter le dessin d'un composant vers un nouveau fournisseur potentiel. Comment savoir si je suis autorisé à le faire ? R. Préparez une description détaillée de la transaction que vous souhaitez réaliser et prenez conseil auprès de votre point de contact export local et/ou des experts de l'entreprise en matière de contrôle des exports, de sécurité et de propriété intellectuelle. 28 Code de conduite international • ne pas voyager avec un ordinateur portable ou un autre appareil électronique contenant une technologie contrôlée sans l'autorisation appropriée de votre point de contact export local ; • être en alerte pour les demandes suspectes de personnes, d'organisations ou de tiers agissant au nom d'autres organisations tentant d'obtenir un accès à nos biens, logiciels ou technologies qui peut leur être interdit en raison de sanctions et d'embargos ou du fait que les articles sont destinés à un programme illicite d'armes de destruction massive ; • vérifier que toutes les obligations en termes de taxes, droits et redevances sont respectées, que les conditions générales de toutes les autorisations d'import ou d'export sont satisfaites et que les déclarations requises d'import ou d'export sont faites, notamment celles des autorités douanières au point de sortie et/ou d'entrée et • toujours consulter un membre des équipes de contrôle des exports ou taxes et douanes en cas de doute sur les actions adaptées dans toute situation impliquant de l'import ou de l'export. Où chercher de l'aide Politiques appropriées/conseils supplémentaires : politique sur le contrôle des exports Contacts : les contrôles des exports, les points de contact locaux, la fiscalité du groupe 4.4 Concurrence Nos principes 1.0Introduction Nous conduisons notre activité conformément au droit de la concurrence, connu dans certains pays sous le nom de lois antitrust. • Nous croyons en une concurrence libre et équitable. • Nous conduisons notre activité de manière honnête et directe. • Nous respectons les lois antitrust et sur la concurrence. Ce que cela signifie pour vous Vous devez : 2.0Travailler ensemble • éviter de conclure des accords formels ou informels avec des concurrents qui résultent dans un établissement de tarifs, une collusion, une allocation de marché ou des arrangements visant à limiter l'approvisionnement, car lesdits accords sont quasiment toujours illégaux ; • être prudent lorsque vous acceptez des restrictions relatives aux clients, partenaires de coentreprise ou fournisseurs auxquels vous pouvez vendre ou acheter et à quelles conditions ; 3.0Diriger notre entreprise • ne pas partager des informations commercialement sensibles avec des concurrents, notamment des informations de tarification, d'appels d'offres en cours, de conditions générales de vente, de part de marché, de coûts ou de marges bénéficiaires ; • signaler tout comportement anticoncurrentiel suspect ou supposé à votre équipe juridique et • toujours demander conseil à votre équipe juridique si vous ne savez pas comment agir ou si vous avez besoin de conseils ou d'informations. Où chercher de l'aide 4.0 Conduire nos activités Politiques appropriées/conseils supplémentaires : informations relatives au droit de la concurrence, caractère légal de la concurrence Contacts : l'équipe juridique Questions-Réponses 5.0Notre place dans le monde Q. Au cours d'une réunion syndicale, deux de nos concurrents ont commencé à discuter de marges bénéficiaires et de coûts unitaires. Aurais-je dû intervenir ? R. Un organisme de régulation pourrait conclure que toutes les personnes présentes lors de la réunion ont accepté tacitement d'utiliser les informations pour aligner les prix. Vous devez déclarer que vous pensez que la conversation est inappropriée, quitter immédiatement la réunion et parler à l'équipe juridique. Code de conduite international 29 4.5 Travailler avec nos clients, fournisseurs et partenaires Nous nous engageons à traiter tous nos clients, fournisseurs et partenaires de façon équitable et intègre. Nos principes • Nous traitons tous nos clients et fournisseurs de façon juste et intègre et établissons des relations mutuellement bénéfiques, quelle que soit la valeur de la transaction ou la durée de notre association. • Nous avons pour objectif de créer et de conserver de hauts niveaux de satisfaction client par le biais de notre engagement à améliorer la qualité, la distribution, la réactivité et la fiabilité. • Nous respectons la confidentialité des informations commerciales sensibles qui nous sont fournies et utilisons lesdites informations de manière appropriée à des fins commerciales légitimes. • Nous attendons de nos fournisseurs et partenaires (y compris coentreprises le cas échéant), de leurs employés et de leur chaîne d'approvisionnement qu'ils travaillent conformément aux normes les plus élevées de qualité et d'intégrité. • Lorsque nous recherchons de nouveaux fournisseurs et partenaires, nous appliquons scrupuleusement les bonnes pratiques. Nous sélectionnons les fournisseurs et les partenaires dont les valeurs essentielles et l'engagement à adopter une conduite professionnelle éthique correspondent aux nôtres. • Nous sommes opposés à l'utilisation de toute forme de travail des enfants ou à toute pratique qui nuit à l'épanouissement des enfants. Nous pensons que l'emploi doit être choisi librement et nous nous engageons à ne pas utiliser quelque forme de travail involontaire ou forcé que ce soit. Ce que cela signifie pour vous Vous devez : • communiquer de façon claire et honnête avec nos clients, fournisseurs et partenaires, mais prendre soin de protéger notre propriété intellectuelle et de ne pas divulguer des informations confidentielles à moins d'être autorisé à la faire ; Questions-Réponses Q. Je suspecte l'un de nos fournisseurs de payer ses employés en dessous des salaires légaux minimum locaux. Que dois-je faire ? R. Vous devez faire part de vos préoccupations à votre responsable et au responsable de ce fournisseur. Nous sommes engagés à veiller à ce que nos fournisseurs n'exploitent pas illégalement leurs employés. Q. Je pense qu'un employé s'entend avec un fournisseur pour escroquer l'entreprise. Que dois-je faire ? R. Vous devez immédiatement le signaler à la sécurité d'entreprise ou à l'audit interne. Les signalements peuvent également se faire par le biais de la Rolls‑Royce Ethics Line confidentielle. 30 Code de conduite international • veiller à ce que toutes les communications lors de la préparation des appels d'offres et de la négociation de contrats avec les clients soient exactes et honnêtes ; • respecter les critères de sélection des fournisseurs afin de garantir que ces derniers sont sélectionnés sur le mérite ; • établir des contrats avec les clients, fournisseurs et partenaires dans des termes clairs et travailler en respectant lesdits termes et en veillant à ce que toutes les communications soient exactes ; • suivre nos procédures mondiales de gestion de la qualité et de la sécurité afin de garantir l'intégrité de nos produits et services, traiter toutes les préoccupations de façon appropriée et travailler avec nos fournisseurs à trouver des solutions mutuellement bénéfiques à tous les problèmes qui se présentent et • prendre les mesures appropriées si les comportements des fournisseurs ou partenaires sont contraires aux principes de ce Code. Où chercher de l'aide Politiques appropriées/conseils supplémentaires : code de conduite des fournisseurs, politique de santé, sécurité et environnement des fournisseurs, politique de veille concurrentielle, section 4.1 – Corruption et anticorruption, politique de conflit d'intérêts Contacts : le service achats 1.0Introduction 2.0Travailler ensemble 3.0Diriger notre entreprise 4.0 Conduire nos activités 5.0Notre place dans le monde 31 Code de conduite international 5.0 Notre place dans le monde 5.1 Santé, sécurité et environnement 34 5.2 Investissement dans la communauté 35 5.3 Lobbying et soutien politique 36 Ethics Line www.rolls-royce.com/ethicsline Posez une question ou faites part de vos préoccupations à tout moment à l'aide de la Rolls‑Royce Ethics Line. 32 Code de conduite international 1.0Introduction 2.0Travailler ensemble 3.0Diriger notre entreprise 4.0 Conduire nos activités 5.0Notre place dans le monde 33 Code de conduite international 5.1 Santé, sécurité et environnement Nous sommes extrêmement engagés envers la gestion de la santé, de la sécurité et de l'environnement, domaine dans lequel notre vision est d'être reconnus pour l'excellence de nos performances dans toutes nos activités professionnelles et nos produits. Nos principes • Nous attendons de chacun de ceux qui travaillent dans notre activité qu'il participe à atteindre nos objectifs en matière de santé, sécurité et environnement, qui sont de créer un environnement de travail sain et sécurisé sans blessure, sans maladie professionnelle, sans incident environnemental et d'empêcher ou de minimiser les impacts de nos produits et services. • Nous comprenons notre devoir de prise en charge envers nos employés et fournissons une gamme de services destinés à les protéger et à améliorer leur santé et leur bien-être. Ce que cela signifie pour vous Vous devez : • établir des normes élevées pour votre comportement en matière de santé, sécurité et environnement et en attendre autant des autres ; • veiller à comprendre les exigences en matière de santé, sécurité et environnement de votre poste et demander de l'aide à l'équipe chargée la santé, de la sécurité et de l'environnement, si besoin ; Questions-Réponses Q. Je soupçonne les procédures de sécurité d'être compromises dans mon secteur. Que dois-je faire ? R. Les procédures de sécurité ne doivent jamais être compromises. Vous devez commencer par en parler à votre responsable. Si vous n'osez pas parler à votre responsable, parlez-en à un responsable de niveau hiérarchique supérieur ou à votre responsable santé, sécurité et environnement. Q. J'ai vraiment beaucoup de travail et j'ai besoin d'aide. Où puis-je obtenir de l'aide ? R. Vous devez parler de vos préoccupations à votre responsable. Vous pouvez également obtenir du soutien auprès de votre prestataire local de médecine du travail ou du service RH. Q. Que faire si je pense que ma partie de l'activité est en infraction par rapport à la législation nationale relative à l'environnement ? R. Notre entreprise est engagée à respecter le droit. Vous devez soulever la question auprès de votre responsable ou de votre responsable santé, sécurité et environnement. 34 Code de conduite international • toujours travailler conformément à nos exigences, normes et politique de santé, sécurité et environnement ; • arrêter de travailler si vous pensez que c'est dangereux ; • intervenir si vous pensez qu'une action ou une décision pourrait résulter en un non-respect de nos exigences, normes et politique de santé, sécurité et environnement ; • veiller à être à jour sur le niveau de compétence requis en matière de santé, sécurité et environnement pour votre poste ; • signaler et soutenir activement l'apprentissage à partir des incidents en matière de santé, sécurité et environnement, notamment les quasi-accidents et les actes/conditions non sûrs ; • parler à votre responsable si vous pensez qu'une action ou décision pourrait résulter en un non-respect de nos normes et politique de santé, sécurité et environnement et • ne pas vous mettre dans une situation à risque ni mettre les autres en danger en raison de vos actes. Où chercher de l'aide Politiques appropriées/conseils supplémentaires : politique de santé, sécurité et environnement, site Intranet dédié à la santé, à la sécurité et à l'environnement Contacts : votre responsable santé, sécurité et environnement, le prestataire local de médecine du travail ou le chef du service médical 5.2 Investissement dans la communauté Nos principes 1.0Introduction Nous sommes engagés à établir des relations positives avec les communautés dans lesquelles nous vivons et travaillons. • Nous cherchons à contribuer au développement économique et au bien-être social des communautés dans lesquelles nous travaillons. 2.0Travailler ensemble • L'investissement dans la communauté est une part intrinsèque de la façon dont nous travaillons, en soutien de notre stratégie d'entreprise et de notre succès à venir. Nous dirigeons ce soutien dans les domaines de l'éducation et des compétences, en particulier dans les domaines des sciences, de la technologie, de l'ingénierie et des mathématiques, de l'environnement, de l'investissement social, des arts, de la culture et de l'héritage. • Nous encourageons les activités d'investissement dans la communauté qui nous aident à recruter, conserver et engager et former nos collaborateurs, tout en établissant notre réputation et tout en étant des acteurs professionnels responsables dans les communautés dans lesquelles nous travaillons. • Nous veillons à ce que les contributions caritatives de l'entreprise soient appropriées et proportionnées. 3.0Diriger notre entreprise Ce que cela signifie pour vous Vous devez : • connaître la politique et procédure mondiale de contributions caritative et de sponsorat social et veiller à ce que toute demande de soutien corresponde à cette politique et que le soutien soit réalisé et enregistré conformément à la procédure définie et • soigneusement écouter les demandes et préoccupations de la communauté et les gérer. 4.0 Conduire nos activités Où chercher de l'aide Questions-Réponses Politiques appropriées/conseils supplémentaires : politique et procédure mondiale de contributions caritatives et de sponsorat social Contacts : l'investissement dans la communauté Q. Recevrai-je du soutien si je travaille pour des organisations bénévoles telles que des comités scolaires ou des groupes communautaires ? 5.0Notre place dans le monde R. Dans la plupart des cas, oui. Mais, le temps ou les ressources ne peuvent être alloués qu'avec la permission préalable de votre responsable. Q. Si un membre de la communauté arrive avec une demande ou une préoccupation, que dois-je faire ? R. Traitez toujours les sujets de manière polie et sérieuse et parlez-en à votre responsable pour convenir de l'action appropriée. Code de conduite international 35 5.3 Lobbying et soutien politique Nous sommes engagés à entreprendre des activités de lobbying dans le respect de toutes les lois en vigueur et à nous comporter de manière éthique dans toutes nos interactions avec les gouvernements, leurs agences et représentants. Nos principes • Nous nous engageons auprès des gouvernements afin de communiquer avec eux sur des sujets relatifs à notre activité. • Nous ne réalisons pas de contributions d'entreprise ou de donations aux partis politiques ou à quelque organisation, groupe de réflexion, institution académique ou organisation caritative que ce soit étroitement associé à un parti ou à une cause politique. • Notre entreprise n'a pas de préférence pour un parti politique plutôt que pour un autre. • Nos collaborateurs peuvent participer à des actions politiques de partis ou faire des donations politiques personnelles en dehors du travail et lors de leur temps libre. Ce que cela signifie pour vous Vous devez : • vous engager dans le lobbying au nom de notre entreprise uniquement avec un enregistrement approprié dans votre pays (en fonction des exigences) et avec l'autorisation préalable du service des relations gouvernementales dans votre région ; • lorsque vous êtes autorisé à vous engager dans du lobbying au nom de notre entreprise, travailler conformément à toutes les lois en vigueur et vous conduire de façon intègre, honnête et transparente dans toutes les affaires avec les gouvernements, leurs agences et représentants et • ne pas utiliser votre temps de travail ou les ressources professionnelles pour vous engager dans des activités politiques personnelles, sans autorisation préalable spécifique. Où chercher de l'aide Contacts : le service des relations gouvernementales Questions-Réponses Q. En tant qu'employé de Rolls‑Royce, puis-je occuper une fonction politique ? R. Oui, tant que vous n'utilisez pas le nom Rolls‑Royce ou n'attribuez pas vos opinions à l'entreprise. Toute activité pendant le temps de travail doit être expressément autorisée. 36 Code de conduite international Rolls‑Royce Ethics Line En ligne à l'adresse www.rolls-royce.com/ethicsline ou aux numéros suivants. Votre question ou préoccupation peut être traitée de manière anonyme dans la plupart des juridictions, mais le fait de donner votre nom peut aider à y répondre ou à suivre votre préoccupation. Afrique du Sud 080 09 92604 Italie 800 786907 Allemagne 0800 1016582 Japon Arabie saoudite 1 800 10, puis 800 968 0612 00531 121520 (japonais) 0066 33 112505 (anglais) Australie 1 800 339276 Kazakhstan Azerbaïdjan Appel en PCV aux États-Unis +1 503 619 1860 8^ 800 121 4321 (^ indique une deuxième tonalité), puis 800 968 0612 Belgique 0800 77004 Liban 01 426 801, puis 800 968 0612 Brésil 0800 8911667 Malaisie 1 800 80 8641 Canada 1 800 968 0612 (anglais) 1 855 350 9393 (français) Mexique 001 800 840 7907 (espagnol) 001 866 737 6850 (anglais) Chili 1230 020 5771 Namibie Appel en PCV aux États-Unis +1 503 619 1860 Chine (Nord) 10 800 712 1239 Nigeria Appel en PCV aux États-Unis +1 503 619 1860 Chine (Sud) 10 800 120 1239 Norvège 800 15654 Corée du Sud 00798 14 800 6599 (coréen) 00308 110 480 (anglais) 00798 1 1 009 8084 (anglais) Croatie 0800 220 111, puis 800 968 0612 Danemark Nouvelle-Zélande 0800 447737 Pays-Bas 0800 0226174 Philippines 1 800 1 114 0165 Pologne 0 0 800 1211571 80 882809 Portugal 8008 12499 EAU 8000 021, puis 800 968 0612 Qatar Appel en PCV aux États-Unis +1 503 619 1860 Égypte 02 2510 0200, puis 800 968 0612 Espagne 900 991498 République tchèque 800 142 550 États-Unis d’Amérique 1 800 968 0612 Royaume-Uni 0800 032 8483 Finlande 0800 1 14945 Russie 8 10 8002 6053011 France 0800 902500 Singapour 800 1204201 Grèce 00800 12 6576 Suède 020 79 8729 Hong-Kong 800 964214 Taïwan 00801 13 7956 Inde 000 800 100 1071 000 800 001 6112 Thaïlande 001 800 12 0665204 Turquie 0811 288 0001, puis 800 968 0612 Indonésie 001 803 011 3570 007 803 011 0160 Venezuela 0800 1 00 4586 Vietnam 120 11067 Conçu et produit par Radley Yeldar. Les informations contenues le présent document sont la propriété de Rolls‑Royce plc . Vous n'êtes pas autorisé à les copier, les communiquer à un tiers ou les utiliser à d'autres fins que celles prévues sans le consentement écrit exprès de Rolls‑Royce plc. Ces informations sont données en bonne foi, d'après les informations les plus récentes disponibles auprès de Rolls‑Royce plc. Elles ne font l'objet d'aucune garantie ni représentation, ni ne tiennent lieu de contrat liant Rolls‑Royce plc. ou ses filiales ou ses entreprises associées. Septembre 2013 Code de conduite international 37 © Rolls‑Royce plc 2013 Rolls‑Royce plc Siège social: 65 Buckingham Gate London SW1E 6AT Tél. +44 (0)20 7222 9020 www.rolls-royce.com Société n° 7524813
