Téléchargement - Inspection Générale du Trésor

--------------INSPECTION GENERALE DU TRESOR
CANEVAS DE REDACTION DEPROCES
VERBAL DEVERIFICATION DE LA PAIERIE
GENERALE DES ARMEES
PC : 508
TEL : 20 21 85 07
DATE :
LE PAYEUR
P.C GENERAL
: 619 DES ARMEES
TEL
LES INSPECTEURS VERIFICATEURS
: 23-57-27-30
L’an deux mil …………………, du ………. au ………………., nous :
- …………………., Inspecteur Vérificateur Principal ; Chef de mission
- ……………………, Inspecteur Vérificateur;
- ……………………, Chargé de Vérification;
Commissionnés par l’Inspecteur Général du Trésor, avons procédé à la
vérification de la Paierie Générale des Armées (PGA), gérée par Monsieur
(Madame)……………….., Administrateur des Services Financiers, Matricule
…………, nommé par ………………… en qualité de Payeur Général des Armées
(annexe x).
Monsieur, (Madame)…………… gère le Poste depuis le ……………., date de son
installation.
Le Payeur Général des armées (a prêté) serment devant le Tribunal de première
instance de………….en son audience publique du ……………………. (annexe x).
Par ailleurs, le Comptable a constitué un cautionnement à hauteur de ……… F
comme en témoigne l’attestation de cautionnement délivrée par l’Agence
Comptable Centrale du Trésor (A.C.C.T) en date du …………………. (annexe x).
 Ce montant couvre le cautionnement de 10 000 000 F, requis pour
l’exercice de ses présentes fonctions. Il est donc en règle vis-à-vis des règles
régissant le cautionnement ;
 Ce montant ne couvre pas le montant du cautionnement de 10 000 000 F
requis pour l’exercice des fonctions de PGA. le Comptable reste devoir
cautionner la somme de ……………… F.
Il convient de noter que la Paierie Générale des Armées, Poste Comptable
Général créé par le décret n° 2007-468 du 15 Mai 2007, modifié par le décret n°
2011-222 du 07 septembre 2011, portant organisation du Ministère de l’Economie
et des Finances, est chargée d’assurer la prise en charge et le règlement des
dépenses des forces armées nationales, de la gendarmerie, de la police et des
agents des eaux et forêts, relatives :
- à la solde et aux accessoires de solde ;
-aux indemnités de déplacement ;
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 2
-à l’alimentation dans les unités ;
-au fonctionnement des ministères en charge de la Défense, de la Sécurité et des
Eaux et Forêts ;
- à l’acquisition et à l’entretien du matériel, des équipements et de l’habillement ;
- aux dépenses d’investissement.
La présente vérification a porté sur les points suivants :
- la gestion comptable ;
-la gestion administrative.
A l’issue des travaux de vérification, la Mission a fait des observations et formulé
des recommandations.
De ce qui précède, le présent procès-verbal se décline en trois parties :
I/- LA GESTION COMPTABLE
II/- LA GESTION MANAGERIALE
III/- LES OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 3
LA GESTION COMPTABLE
Le contrôle de la gestion comptable a porté d’une part, sur l’examen des
disponibilités et d’autre part, sur l’examen des autres opérations comptables
arrêtées au …………. et extraites de la Balance Aster du Poste jointe en annexe x.
I-1 LES DISPONIBILITES
La Paierie Générale des Armées (P.G.A) effectue des opérations en numéraire et
des opérations bancaires.
I -1- 1 LA CAISSE
La PGA est un poste comptable Général. L’arrêté N° 734/MEF/DGTCP/CE du
05 Août 2009 portant organisation du Poste ne prévoit pas de service caisse.
Cependant, selon le chef de poste, il est amené, pour des contraintes ponctuelles,
d’effectuer des opérations en numéraire. Celles-ci concernent essentiellement des
paiements de salaires.
La balance ………. arrêtée au………….. au Compte 531.1 « numéraire chez les
comptables généraux » affiche les masses et solde suivants :
Débit
: F
Crédit
: F
Solde débiteur
: F
 Ce solde est conforme au calepin de caisse arrêté à la même date.
 Ce solde n’est pas conforme au calepin de caisse arrêté à la même date.
Explication de l’écart constaté. Il ya eu des opérations entre le jour de l’arrêté et le
jour de la vérification ou un manquant.
RECETTES
DEPENSES
(en FCFA)
(en FCFA)
Solde au jour arrêté au T45
Journée du ……………
X
Xxxx
xxxx
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 4
TOTAL
Xxxxx
Solde à nouveau au jour de la vérif
Xxxxx
Xx
 Observations sur la caisse
- les textes régissant la PGA et l’ensemble des Postes Comptables Généraux ne
prévoient pas de caisse, ni d’opérations en numéraire aux guichets de ces postes ;
- il n’existe pas de caisse aménagée ni de caissier régulièrement nommé à la PGA.
 Recommandations sur la Caisse
La Mission recommande au PGA :
- de respecter scrupuleusement les règles, notamment l’arrêté portant organisation de
son poste ;
- d’assigner au cas échéant, s’il estime indispensable, les opérations en numéraire à
des postes déconcentrés d’Abidjan, notamment la TGAS, la TGAN ou la TGAC,
comme il est de règle à la Paierie Générale du Trésor.
I-1-2 LES OPERATIONS BANCAIRES
Le Payeur Général des Armées déclare disposer de trois (03) comptes bancaires
ouverts pour effectuer ses opérations. Ces comptes domiciliés à la BCEAO, à
l’ACCD et à UBA sont énumérés ci-après :
- le compte n°A00 2612100 A00050083, ouvert à la BCEAO;
- le compte n° CI 650 01001 0 10177020002-15, intitulé « Paierie Générale des
Armées, défense et sécurité » ouvert à l’ACCD, Agence Principale du Plateau;
- le compte n°CI150 01001 101090007374-29 intitulé« PGA –UBA » destiné à
l’achat de véhicules, ouvert à la Banque UBA;
I-1-2-1 Le compte 512.1 « Compte principal BCEAO »
La Paierie Générale des Armées dispose d’un compte BCEAO n°A00 2612100
A00050083 dont les opérations sont retracées dans la balance au compte 512.1 qui
présente la situation suivante au …………………… :
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 5
- Débit
: F
- Crédit
: F
- Solde débiteur
: F
 Conforme à la situation des disponibilités au T45 ;
 Non conforme à la situation des disponibilités au T45 ;
Le relevé à la date du …………….délivré par la banque et joint en annexe x,
affiche un solde créditeur de …………Fen faveur du poste.
 Ce solde est identique/ n’est pas identique à celui affiché à la balance ;
 La différence de ………….. F entre ces deux soldes est expliquée par les
rubriques du certificat de concordance bancaire (annexe x) constituées de
crédits attendus d’un montant de ………………… F et de débits attendus
d’un montant de ……………………… F.
 Analyse des rubriques du certificat de concordance bancaire :
 Les crédits attendus.
Les crédits attendus d’un montant cumulé de ……………. F correspondent à :
- Nombre de chèque ou effets rejetés datant de l’année ……… d’un montant
de ………. F ;
- un approvisionnement ACCT en date du ……………… d’un montant de
………….. F ;
 Les débits attendus.
Les débits attendus sont constitués de xxx (nombre d’effets ou chèques émis) d’un
montant total de ……………….. F.
- Xxx chèques dont la liste figure en annexe x d’un montant total de
…………… F, émis antérieurement à l’année N-3, datent de plus de trois
ans et huit jours ;
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 6
- Xxx chèques d’un montant total de …………… F, émis entre N-3 et N-1;
- Xxx chèques d’un montant total de …………… F, datant de la gestion en
cours ;
Les bénéficiaires de ces chèques sont divers et variés. L’on note :
- Des chèques émis à l’ordre de divers Receveurs des Impôts en exécution d’
ATD pour un montant cumulé de …………….. F ;
- Des chèques émis à l’ordre de la MUGFCI/CGRAE pour un montant
cumulé de …………….. F, représentant des retenues sur solde/salaire en
faveur de la MUGEFCI/CGRAE;
- Des chèques émis à l’ordre de la RGF/DGI pour un montant cumulé de
…………….. F, représentant des retenues sur solde/salaire ;
- Des chèques émis à l’ordre de divers autres bénéficiaires pour un montant
cumulé de …………….. F, en règlement de prestations effectuées.
 observations sur le certificat de concordance bancaire
La Mission observe que :
- tous les chèques en crédits attendus n’ont pas été (ont été effectivement) déposés à
l’encaissement (sources de vérification, bordereaux de dépôt ou registre de suivi des chèques à
l’encaissement) ;
- les chèques à l’encaissement sont correctement retracés dans le registre de suivi des chèques à
l’encaissement et comptabilisés au compte 514.1 ;/ ou ne sont pas ……
- le compte 512.1 ‘’BCEAO’’ porte à son débit à la fois, les recettes de chèques encaissés et les
chèques non encaissés, contrairement à la réglementation.
En conséquence, le compte 514.1 « chèques à l’encaissement des Comptables Généraux »
n’est pas usité dans le Poste, de même que le registre extracomptable de suivi n’est pas
ouvert ;
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 7
- xxx chèques en débits attendus datant de………. à …………dont la liste est jointe en
annexe x, d’un montant de ……………… F ne sont pas remis à leurs bénéficiaires et sont
encore conservés dans le poste.
Interrogé sur les raisons de la conservation desdits chèques dans le poste, le PGA justifie cet
état de fait par …………………………………………………………………..
La Mission estime que les raisons évoquées par le PGA sont suffisantes/ne sont pas
suffisantes.
 Recommandations sur le certificat de concordance bancaire
La Mission recommande au comptable:
- de procéder sans délai au reversement des chèques en débit attendus de plus de trois ans
huit jours d’un montant total de …………F, conformément à l’instruction n°
- d’appliquer sans délai, l’instruction 0242/MEF/DGTCP/CE du17 janvier 2007
relative aux chèques à l’encaissement pour éviter l’utilisation de la rubrique des crédits
attendus dans la concordance bancaire et de tenir en conséquence le registre de suivi extra
comptable.
Par ailleurs la Mission a enjoint le PGA de procéder sans délai à la remise des chèques
encore en sa possession à leurs bénéficiaires par tout moyen.
I-1-2-2 Le compte ACCD « 515.161 Paierie Générale des Armées, défense et
de sécurité »
La Paierie Générale des Armées dispose d’un compte bancaire ouvert à l’Agence
Comptable Centrale des Dépôts sise à Abidjan Plateau sous le n° CI 650 01001 0
10177020002 15.
La balance ASTER arrêtée à la date du ………………. présente la situation
suivante :
Débit
: F
Crédit
: F
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 8
Solde débiteur
: F
Le relevé au …………..,fourni par la banque, affiche un solde créditeur de ……..
F (Annexe x). La différence de ………………. F entre le solde comptable et le
solde bancaire correspond aux débits attendus du Certificat de Concordance
Bancaire produit en annexe x.
 Analyse des rubriques du certificat de concordance bancaire :
 Les crédits attendus.
Les crédits attendus d’un montant cumulé de ……………. F correspondent à :
- Nombre de chèque ou effets rejetés datant de l’année ……… d’un montant
de ………. F ;
- un approvisionnement ACCT en date du ……………… d’un montant de
………….. F ;
 Les débits attendus.
Les débits attendus sont constitués de xxx (nombre d’effets ou chèques émis) d’un
montant total de ……………….. F.
- Xxx chèques dont la liste figure en annexe x d’un montant total de
…………… F, émis antérieurement à l’année N-3, datent de plus de trois
ans et huit jours ;
- Xxx chèques d’un montant total de …………… F, émis entre N-3 et N-1;
- Xxx chèques d’un montant total de …………… F, datant de la gestion en
cours ;
Les bénéficiaires de ces chèques sont divers et variés. L’on note :
- Des chèques émis à l’ordre de divers Receveurs des Impôts en exécution d’
ATD pour un montant cumulé de …………….. F ;
- Des chèques émis à l’ordre de la MUGFCI/CGRAE pour un montant
cumulé de …………….. F, représentant des retenues sur solde/salaire en
faveur de la MUGEFCI/CGRAE;
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 9
- Des chèques émis à l’ordre de la RGF/DGI pour un montant cumulé de
…………….. F, représentant des retenues sur solde/salaire ;
- Des chèques émis à l’ordre de divers autres bénéficiaires pour un montant
cumulé de …………….. F, en règlement de prestations effectuées.
 observations sur le certificat de concordance bancaire
La Mission observe que :
- tous les chèques en crédits attendus n’ont pas été (ont été effectivement) déposés à
l’encaissement (sources de vérification, bordereaux de dépôt ou registre de suivi des chèques à
l’encaissement) ;
- les chèques à l’encaissement sont correctement retracés dans le registre de suivi des chèques à
l’encaissement et comptabilisés au compte 514.1 ;/ ou ……
- le compte 512.1 ‘’BCEAO’’ porte à son débit à la fois, les recettes de chèques encaissés et les
chèques non encaissés, contrairement à la réglementation.
En conséquence, le compte 514.1 « chèques à l’encaissement des Comptables Généraux »
n’est pas usité dans le Poste, de même que le registre extracomptable de suivi n’est pas
ouvert ;
- xxx chèques en débits attendus datant de………. à ………… dont la liste est jointe en
annexe x, d’un montant de ……………… F ne sont pas remis à leurs bénéficiaires et sont
encore conservés dans le poste.
Interrogé sur les raisons de la conservation desdits chèques dans le poste, le PGA justifie cet
état de fait par …………………………………………………………………..
La Mission estime que les raisons évoquées par le PGA sont suffisantes/ne sont pas
suffisantes.
 Recommandations sur le certificat de concordance bancaire
La Mission recommande au comptable:
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 10
- de procéder sans délai au reversement des chèques en débit attendus de plus de trois ans
huit jours d’un montant total de …………F, conformément à l’instruction
n°6697/MPMEF/DGTCP/DCP du 16/12/2013 relative au traitement des avis de
débits attendus de plus de trois (03) ans et huit (08) jours dans les postes comptables ;
- d’appliquer sans délai, l’instruction 0242/MEF/DGTCP/CE du17 janvier 2007
relative aux chèques à l’encaissement pour éviter l’utilisation de la rubrique des crédits
attendus dans la concordance bancaire et de tenir en conséquence le registre de suivi extra
comptable.
Par ailleurs la Mission a enjoint le PGA de procéder sans délai à la remise des chèques
encore en sa possession à leurs bénéficiaires par tout moyen.
I-1-2-3 Le compte 515.162 « PGA-UBA »
A l’arrêté du …………………, le compte 515.162 ‘’PGA UBA’’ présente la
situation suivante à la balance :
Débit
:F
Crédit
: F
Solde débiteur
:F
Le relevé au ………….., fourni par la banque, affiche un solde créditeur de ……..
F (Annexe x). La différence de ………………. F entre le solde comptable et le
solde bancaire correspond aux débits attendus du Certificat de Concordance
Bancaire produit en annexe x.
 Analyse des rubriques du certificat de concordance bancaire :
 Les crédits attendus.
Les crédits attendus d’un montant cumulé de ……………. F correspondent à :
- Nombre de chèque ou effets rejetés datant de l’année ……… d’un montant
de ………. F ;
- un approvisionnement ACCT en date du ……………… d’un montant de
………….. F ;
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 11
 Les débits attendus.
Les débits attendus sont constitués de xxx (nombre d’effets ou chèques émis) d’un
montant total de ……………….. F.
- Xxx chèques dont la liste figure en annexe x d’un montant total de
…………… F, émis antérieurement à l’année N-3, datent de plus de trois
ans et huit jours ;
- Xxx chèques d’un montant total de …………… F, émis entre N-3 et N-1;
- Xxx chèques d’un montant total de …………… F, datant de la gestion en
cours ;
Les bénéficiaires de ces chèques sont divers et variés. L’on note :
- Des chèques émis à l’ordre de divers Receveurs des Impôts en exécution d’
ATD pour un montant cumulé de …………….. F ;
- Des chèques émis à l’ordre de la MUGFCI/CGRAE pour un montant
cumulé de …………….. F, représentant des retenues sur solde/salaire en
faveur de la MUGEFCI/CGRAE;
- Des chèques émis à l’ordre de la RGF/DGI pour un montant cumulé de
…………….. F, représentant des retenues sur solde/salaire ;
- Des chèques émis à l’ordre de divers autres bénéficiaires pour un montant
cumulé de …………….. F, en règlement de prestations effectuées.
 observations sur le certificat de concordance bancaire
La Mission observe que :
- tous les chèques en crédits attendus n’ont pas été (ont été effectivement) déposés à
l’encaissement (sources de vérification, bordereaux de dépôt ou registre de suivi des chèques à
l’encaissement) ;
- les chèques à l’encaissement sont correctement retracés dans le registre de suivi des chèques à
l’encaissement et comptabilisés au compte 514.1 ;/ ou ……
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 12
- le compte 512.1 ‘’BCEAO’’ porte à son débit à la fois, les recettes de chèques encaissés et les
chèques non encaissés, contrairement à la réglementation.
En conséquence, le compte 514.1 « chèques à l’encaissement des Comptables Généraux »
n’est pas usité dans le Poste, de même que le registre extracomptable de suivi n’est pas
ouvert ;
- xxx chèques en débits attendus datant de………. à ………… dont la liste est jointe en
annexe x, d’un montant de ……………… F ne sont pas remis à leurs bénéficiaires et sont
encore conservés dans le poste.
Interrogé sur les raisons de la conservation desdits chèques dans le poste, le PGA justifie cet
état de fait par …………………………………………………………………..
La Mission estime que les raisons évoquées par le PGA sont suffisantes/ne sont pas
suffisantes.
 Recommandations sur le certificat de concordance bancaire
La Mission recommande au comptable:
- de procéder sans délai au reversement des chèques en débit attendus de plus de trois ans
huit jours d’un montant total de …………F, conformément à l’instruction
n°6697/MPMEF/DGTCP/DCP du 16 décembre 2013 ;
- d’appliquer sans délai, l’instruction 0242/MEF/DGTCP/CE du17 janvier 2007
relative aux chèques à l’encaissement pour éviter l’utilisation de la rubrique des crédits
attendus dans la concordance bancaire et de tenir en conséquence le registre de suivi extra
comptable.
Par ailleurs la Mission a enjoint le PGA de procéder sans délai à la remise des chèques
encore en sa possession à leurs bénéficiaires par tout moyen.
CONCLUSION SUR LA GESTION DES DISPONIBILITES
A l’issue du contrôle des opérations des disponibilités, la Mission fait les
principaux constats suivants :
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 13
- la PGA, Poste Comptable Général n’est pas autorisé en l’état actuel des textes
portant organisation et fonctionnement de ces postes comptables à effectuer des
opérations en numéraire. En dépit de cette situation et alors qu’elle ne dispose pas
de caisse aménagée, ni de caissier nommé, des opérations en numéraire sont
effectuées dans le poste ;
- la rubrique des crédits attendus continue d’être servie dans le Poste en dépit de
l’instruction comptable n°242/DGTCP/CE du 17/01/2007, portant modalité de
traitement des chèques déposés à l’encaissement par les Comptables Généraux ;
- la Mission a pu faire le constat que les chèques figurant en débits attendus, mais
disponibles encore dans le poste ont été remis à leurs bénéficiaires.
La Mission invite le comptable à un respect scrupuleux des textes relatifs à son
fonctionnement et aux chèques déposés à l’encaissement et à utiliser tout moyen
pour remettre les chèques encore dans le poste à leurs bénéficiaires.
I -2 LES AUTRES OPERATIONS COMPTABLES
Le Payeur Général des Armées retrace ses opérations dans le journal des
opérations diverses JODPGA. La comptabilité Aster du poste ne génère pas le
grand livre centralisateur (T10). Cependant, toutes les opérations sont intégrées
dans la balance générale à la fin de chaque journée comptable clôturée.
La Mission a examiné d’une part, la balance Aster de la PGA et d’autre part, les
principales opérations effectuées par le poste à travers les mouvements et soldes
des comptes du poste.
I-2-1 EXAMEN DES BALANCES ASTER DE LA PAIERIE GENERALE
DES ARMEES
 Examen des reports des BE des années antérieures (BE correctement
reportées/ ou non sur au moins 3 gestions) ;
 Pas de soldes anormaux ;
 La balance de la gestion arrêtée au…………., à partir de laquelle la Mission
a examiné les principales opérations du poste, s’équilibre en masses à la
somme de ………………. F et en soldes à …………………………. F.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 14
I-2-2 / ANALYSE DES PRINCIPALES OPERATIONS DE LA PAIERIE
GENERALE DES ARMEES
I-2-2-1 les dépenses payées par avances
Les dépenses payées par avances sont toutes les dépenses payées sans
ordonnancement préalable. En effet, en règle générale, avant tout paiement, les
dépenses sont engagées et ordonnancées. Toutefois, peuvent faire l’objet de
paiement sans ordonnancement préalable, certaines dépenses limitativement
énumérées à l’article 44 du décret 98-716 du 14 décembre 1998 portant SIGFIP.
La Mission a analysé les deux types d’avances à savoir les avances consenties aux
Régisseurs d’avances et les autres avances.
A- Les avances aux Régisseurs
La Paierie Générale des Armées est assignataire (xx) régies dont la liste est jointe
en annexe x. Parmi ces Régies, ..x1.. sont fonctionnelles et ..x2 non
fonctionnelles.
La vérification des avances aux Régisseurs, dans le cadre de la présente Mission, a
porté sur l’examen de deux comptes :
-
362.4 « Avances régies - régisseurs PGA » ;
551.21 « disponibilités régisseurs avances Comptables Généraux ».
 Examen du c/362.4 « avances Régisseurs-PGA »
Ce compte se décompose en sous-comptes comme suit :
-
362.411« Régie armée terre» ;
362.412 « Régie armée air » ;
362.413 « Régie marine » ;
362.414 «PPUS armée terre, air, marine» ;
362.421 «Régie gendarmerie » ;
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 15
-
362.422 « PPUS gendarmerie » ;
362.431 «Régie de la police » ;
362.432 « PPUS police » ;
362.44 « Régie eaux et forets » ;
362.46 « Régie centre condamnent intégré » en cessation d’activité ;
362.47 « Régie réhabilitation caserne » ;
362.48 « Encasernement-démobilisation FAFN » en cessation d’activité.
La situation cumulée de ce compte dans la balance ASTER du poste de la gestion
arrêtée au ………………….. se présente comme suit :
Débit
:F
Crédit
:
F
Solde débiteur : F
Le solde débiteur du compte qui est de xx F au …………… représente le cumul
sur plusieurs années, des avances consenties par le PGA et non régularisées sur le
plan budgétaire par les administrateurs de crédits.
La Mission a étendu cette vérification aux gestions antérieures, à savoir 20xx et
20xx. Il résulte de cet examen que le compte 362 « avances aux régies » enregistre
régulièrement des soldes débiteurs. Ceux-ci sont respectivement de ……………. F
à fin gestion N-2 et ………………………… F à fin N-1.
EVOLUTION
DE
LA
SITUATION
REGISSEURS(Montant en FCFA)
N-2
antérieures
DES
et N-1
AVANCES
AUX
N
Avances consenties
Régularisations
Restes à régulariser
Cumul des restes à
régulariser
 Examen du compte 551.21 (balance ASTER)
Le compte 551.2 a été institué par l’instruction n°4966/MEF/DGTCP/DCP du
13 septembre 2010, pour permettre au comptable assignataire de suivre
distinctement, la situation des avances budgétaires au 362, de la situation des flux
de trésorerie entre son poste et la Régie, retracée désormais sur le 551.2.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 16
Ce compte 551.21 n’a été utilisé à la PGA que depuis le mois de mai 2014. La
situation du compte au ………………… se présente comme suit :
Débit : F
Crédit : F
Solde débiteur : F
Les flux débiteurs et créditeurs indiquant respectivement les avances consenties et
les régularisations effectuées (après justification des Régisseurs), le solde débiteur
exprime le cumul des encaisses disponibles chez les Régisseurs.
Rapprochement du flux débiteur du c/ 551.21 et la situation extra comptable
des approvisionnements
La Mission a examiné les pièces physiques fournies par le chef du service
Avances, à savoir les procès-verbaux d’arrêté de caisse, les certificats de
concordance bancaire, les arrêtés de création des Régies et les arrêtés de
nomination des Régisseurs.
Le rapprochement des approvisionnements reçus (annexe x) par les Régisseurs
avec le flux débiteur du c/551.21 se présente comme suit :
-
Flux débiteur du c/551.21 (balance)
:
Situation extracomptable (arrêté de caisse) :
F
F
Les approvisionnements de l’année concordent/ne concordent pas avec la
situation extracomptable fournie par le service avances.
Par contre il y a une différence de xx FCFA entre la situation comptable des
encaisses et celle issue des arrêtés de caisse des Régisseurs. Cet écart s’explique
par ……………………
A l’issue de l’examen des comptes 362.4 et 551.21, ainsi que les pièces et
documents extracomptables fournis par le service Avances, la Mission fait les
observations suivantes :
 Observations sur les avances aux Régisseurs
La Mission observe que :
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 17
- les décrets et arrêtés de création des Régies ne sont plus adaptés. Les Régies
rattachées à la PGA dans l’exécution des dépenses, outrepassent leur domaine de
compétence initiale prévue par les décrets ou arrêtés de création;
A titre d’illustration, le décret n°62-7 du 13 janvier 1962, organisant les services régis
par économie de solde et alimentation des forces armées nationales, ainsi que le décret
n°64-166 du 16 avril 1964 portant troisième modification du décret sus-cité (annexe
x), limitent les dépenses des régies aux seules dépenses de solde, de déplacement et
d’alimentation dans les unités, ce qui n’est pas le cas dans la plus part des Régies
rattachées à la PGA ;
- le montant cumulé des avances aux régisseurs non régularisées au jour de la présente
vérification se chiffre à ………… F;
-
le PGA dispose/ne dispose pas de pièces justificatives ou d’informations suffisantes
nécessaires à la régularisation des avances;
-
le montant des avances faites aux Régies connaît un accroissement soutenu/ le
montant des avances a baissé;
-
le taux de régularisations des avances consenties s’est amélioré/ ne s’est pas amélioré
sur les trois gestions examinées;
-
le solde comptable débiteur du compte 551.21 correspondant à l’encaisse non justifié
par les régisseurs se chiffre à …….. F. Ce montant correspond/ne correspond pas à
l’encaisse des Régisseurs déterminé à partir de la situation extra comptable des
approvisionnements et de régularisations au compte 551.21;
Cette différence s’explique par………………………………………………………
 Recommandations sur les Avances faites aux Régisseurs
-
-
La Mission recommande au Comptable de prendre toutes les dispositions utiles,
notamment l’application des conclusions du comité d’apurement des soldes non
justifiés afin de faire apurer toutes les avances consenties aux Régies non encore
régularisées ;
D’appliquer l’instruction n° 4966/MEF/DGTCP/DCP précité, notamment en ses
dispositions transitoires pour corriger le solde du Compte 551.21
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 18
B-
Les Autres avances au compte 470
B-1 Situation des dépenses payées sans ordonnancement préalable
Les dépenses payées par avances sont retracées au compte 470 « dépenses payées
avant ordonnancement préalable (DAOP)».
La balance de la gestion du poste arrêtée à la date du …………. affiche la situation
suivante :
Débit
:
F
Crédit
:
F
Solde débiteur : F
Le solde débiteur de ce compte représente les avances consenties non encore
régularisées.
Le compte 470 se décline en sous comptes qui se présentent comme suit :
 470.212 « Dépenses payées avant ordonnancement préalable Dépenses de solde militaire »
La balance de la gestion du poste arrêtée à la date du ………………. affiche la
situation suivante :
Débit
:
F
Crédit
:
F
Solde débiteur : F
Le solde débiteur dont l’état de développement est joint en annexe x représente les
restes à régulariser sur les dépenses de solde militaire au titre du mois de
……………..
 470.22 « Dépenses payées avant ordonnancement préalable Achats de biens et services »
La balance de la gestion du poste arrêtée à la date du ………………. affiche la
situation suivante :
Débit
Crédit
:
F
:
F
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 19
Solde débiteur :
F
Le solde débiteur de ce solde représente les restes à régulariser sur les achats de
biens et services (baux militaires, carburants FDS etc.). Ce montant est
conforme /n’est pas conforme à l’Etat de développement joint en annexe x.
B2. Evolution des avances consenties et leur régularisation
La Mission s’est intéressée à l’évolution des avances consenties, la régularisation de
celles-ci ainsi que la progression des restes à régulariser (solde débiteur du compte
470.xx) sur les gestions N-2, N-1 et N.
Cette analyse donne les résultats contenus dans le tableau ci-dessous :
Tableau 1 : Progression des avances consenties et des régularisations
libellés
Années
N-2
N-1
N
AVCES CONSENTIES
REGULARISATIONS
RESTES
REGULARISER
A
POURCENTAGE
DE
REGULARISATION %
La Mission note que les avances consenties sont entièrement régularisées/ ne sont
pas entièrement régularisées. Elle note néanmoins une amélioration/ une baisse
du taux de régularisation.
B3. Importance des avances sur l’ensemble des dépenses prises en charge par la
Paierie Générale des Armées
En matière d’exécution des dépenses publiques à l’échelon central, la procédure
normale de l’engagement, de la liquidation et de l’ordonnancement dans SIGFIP
avant le paiement, est la règle. La procédure simplifiée d’exécution des dépenses
en régie demeure l’exception. La Mission a tenue à apprécier l’occurrence
d’utilisation de la Procédure simplifiée dans l’ensemble des dépenses prises en
charge à la PGA.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 20
Cette analyse relativement aux trois gestions N-2, N-1 et N est récapitulée dans le
tableau ci-après :
Tableau 2 : Proportion des avances par rapport aux dépenses PEC
(montant en FCFA)
Libellés Années
N-2
N-1
N
%
%
%
DEBIT 90 (A)
FLUX DEBITEUR 470
(B)
FLUX DEBITEUR 362
(C)
TOTAL D=B+C
VALEUR RELATIVE
E=D/Ax100
La Mission note que la proportion des avances consenties par le PGA est très
importante au regard des totaux de dépenses Prises en charge dans le Poste. Ainsi,
les ordonnateurs délégués et les administrateurs de crédits ont plus recours aux
avances de trésorerie dans l’exécution de leurs crédits budgétaires que la procédure
normale d’exécution des dépenses publiques.
Cette situation semble s’expliquer par le fait que les salaires sont payés avant
ordonnancement. Pour ce faire, la Mission a procédé à l’examen des avances
consenties à l’exclusion des dépenses de personnel.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 21
Tableau 3 : Proportion des avances consenties à l’exclusion des Dépenses de
personnel sur le total des dépenses prises en charge
N-2
N-1
N
%
%
%
DEBIT 90 (A)
FLUX DEBITEUR 470.22 (B)
FLUX DEBITEUR 362.4 (C)
TOTAL D=B+C
VALEUR
E=D/A*100
RELATIVE
Il résulte de l’analyse de ce tableau que le volume des avances a connu une nette
baisse après extraction des dépenses du personnel par rapport à l’ensemble des
dépenses exécutées. Toutefois les taux restent tout de même élevés et dépassent la
moitié des Prises en charge.
A l’issue de la vérification des comptes 470.212, 470.22, la Mission a aussi
examiné au titre de la gestion N, les pièces annexées aux lettres d’avances, au
regard des dispositions pertinentes de l’arrêté 178/MEF/CAB-01/20 du 13 mars
2009 fixant les modalités de recours aux avances de trésorerie (annexe x).
L’examen des situations comptables, extra comptables et des pièces annexées aux
lettres d’avances appelle des constats suivis de recommandations.
 Observations sur les Autres Avances
-
Les dépenses payées sans ordonnancement préalable représentent plus x% des dépenses
réglées à la PGA ;
- le montant cumulé des avances non régularisées au jour de la présente vérification se chiffre
à ……… F au titre des dépenses de solde et ……...F au titre des achats de biens et services;
-
Contrairement aux salaires des fonctionnaires et agents de l’Etat assignés à la PGT qui
sont payés après ordonnancement, les dépenses de la solde militaire assignées sur la PGA
continuent d’être payées sans ordonnancement préalable ;
-
Le Comptable a pu/n’a pu produire à la Mission, toutes les lettres et pièces justificatives
en soutient aux avances consenties sur l’achat de biens et services ;
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 22
-
Les taux de régularisation des avances consenties ont atteint x% sur les gestions
précédentes. Cependant les régularisations des avances ne sont pas effectuées dans les
délais règlementaires de 15 jours prescrits à l’article 2 de l’arrêté 178/MEF/CAB-01/20
du 13 mars 2009 précité.
 Recommandations sur les Autres Avances
La Mission recommande au PGA d’observer les dispositions pertinentes de l’arrêté
178/MEF/CAB-01/20 du 13 mars 2009 fixant les modalités de recours aux avances de
trésorerie.
Elle lui rappelle en outre, que faute d’avoir présenté les pièces justifiant les avances, la
non régularisation de celles-ci à la clôture de l’exercice budgétaire engagerait sa
responsabilité personnelle et pécuniaire au sens du décret n°64-240 du 26 juin 1964.
I-2-2-2Les Transferts Comptables
A- Les transferts de dépenses
Les transferts de dépenses concernent essentiellement, les frais bancaires et les
retours de mandats pour mauvaise imputation.
Ces opérations sont retracées sur le compte 391.30 « transfert de dépenses entre
comptables supérieurs ».
Ce compte présente à la balance du ……………………, les masses suivantes :
 masse débitrice : …….. F qui correspond aux transferts de dépenses du
PGA en direction des autres comptables. Ce sont essentiellement des frais
bancaires et des redirections dues à des erreurs d’assignation.
 masse créditrice : ……………. F correspondant aux transferts de dépenses
des autres comptables en direction du PGA. Ces transferts proviennent
essentiellement de l’ACCT.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 23
B- Les transferts de recettes
Les transferts de recettes concernent essentiellement, les retenues sur salaire ou sur
dépenses de matériel et les mandats pour mauvaise imputation, en direction des
autres Comptables Généraux que sont l’ACCT et le RGF.
Ces opérations de transfert sont retracées sur le compte 391.31 « transfert de recettes
entre Comptables Supérieurs ».
Ce compte présente à la balance du ……………………… les masses suivantes :
 masse débitrice : ………………… F qui correspond aux transferts de
recettes des autres comptables en direction du PGA ; ces transferts sont
récapitulés sur l’état détaillé joint en annexe x.
 masse créditrice : …………………. F correspondant aux transferts de
recettes du PGA en direction des autres Comptables. Ces transferts de
recettes sont récapitulés sur l’état détaillé joint en annexe x.
A l’issue de l’examen des comptes 391.30 et 391.31, la Mission fait des
observations suivies de recommandations.
 Observations
-
l’extraction de la balance du seul poste ne permet pas d’apprécier sur le
compte 391, les niveaux d’opérations non encore dénouées ;
-
le chef de poste déclare ne disposer d’aucun transfert non dénoué à la date de
la Mission/ des transferts non dénoués figurent à la balance du poste.
Interpellé sur cette situation, le Comptable reconnait que des dénouements sont
faits dans le MES de manière électronique sans que les pièces justificatives ne
soient toujours transmises. Lorsque les pièces ne sont pas disponibles, il procède
tout de même à l’acceptation, entraînant un dénouement électronique. Puis
l’opération est ensuite imputée sur le compte d’attente de recette 475.93, lorsqu’il
s’agit de transfert de recettes ou sur le compte 471.93, lorsqu’il s’agit de transfert
de dépenses.
 Recommandation
Afin de résoudre efficacement la question récurrente de la disponibilité des pièces
justificatives avant dénouement des opérations de transfert, la Mission
recommande à la DGTCP d’examiner la mise en place d’un mécanisme de
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 24
circulation des pièces au plan logistique, notamment en conventionnant des
structures spécialisées dans le domaine ou en utilisant les nouvelles technologies
de l’information pour faire parvenir les pièces au destinataire.
I-2-2-3 Analyse des dépenses de personnel
Les dépenses de personnel sont les traitements, primes, indemnités et cotisations
sociales attachées à la rémunération des personnels de l’Etat.
La Paierie Générale des Armées, conformément au décret portant création, est
chargée d’assurer la prise en charge et le règlement des dépenses de solde et
accessoires de solde des forces armées nationales, de la gendarmerie, de la police
et des agents des eaux et forêts.
Cependant, la Mission note que contrairement à cette disposition, seules les
dépenses de solde du Ministère de la défense (forces armées et gendarmerie) sont
réglées à la PGA.
Les salaires des fonctionnaires des Ministères de la Sécurité et des Eaux et Forêts,
traités par la Direction de la solde du Ministère en charge de l’Economie et des
Finances restent assignés à la PGT.
La Mission s’est intéressée au mécanisme de traitement des salaires et indemnités
d’une part et au traitement des retenues et oppositions sur salaire d’autre part.
A- Salaires et Indemnités non Permanentes
 Description du circuit de traitement des dépenses de solde militaire
L’exécution des dépenses de solde militaire se fait selon la procédure simplifiée
des dépenses publiques et
payées avant ordonnancement préalable. Les
intervenants dans le circuit sont :
- le Sous Directeur de la solde et des baux, agissant en qualité d’administrateur de
crédit. Il est rattaché au Directeur de la Planification et des Finances;
- le Directeur de la planification et des finances (DPF), agissant en qualité
d’ordonnateur délégué;
- le Payeur Général des Armées, Comptable assignataire.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 25
Le traitement des salaires se fait dans un système informatique entièrement logé
chez les agents de l’ordre administratif au Ministère de la Défense. Ce système
n’est pas déployé chez le comptable public.
 Documents générés pour l’exercice du contrôle de payeur et de caissier
En l’absence d’une possibilité d’accès au système de traitement informatique des
dépenses de solde militaire, la Mission a tenu à s’assurer auprès du PGA, des
possibilités dont il dispose pour exercer ses contrôles de Payeur et de Caissier.
Le Directeur de la planification et des finances transmet en fin de mois au Payeur
Général des Armées, un tableau récapitulatif des effectifs et des montants des
virements par banques (annexe x).
Ce tableau n’est pas accompagné de support magnétique pour permettre au PGA
de faire les virements.
Il procède simplement, sur la base du tableau des effectifs et montants des
virements par banques, à l’émission des moyens de règlement, chèques ou bon de
virement.
Il retourne ensuite le tableau, presqu’à l’identique et les moyens de paiement émis
(annexe x) à l’ordonnateur délégué pour servir de base à l’émission du mandat de
régularisation des salaires mensuels payés(annexe x).
 Comptabilisation des dépenses de solde
 Au moment du règlement
Ces dépenses sont enregistrées sur le compte 470.212 « dépenses payées avant
ordonnancement préalable- dépense de solde militaire».
La balance de la gestion N du poste arrêtée à la date du …… affiche la situation
suivante :
Débit
Crédit
:
F
:
F
Solde débiteur :
F
 Solde nul, toutes les avances ont été régularisées
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 26
 Le solde débiteur est /n’est pas conforme à l’état des restes à régulariser sur
les dépenses de solde militaire.
 Au moment de la régularisation
A réception du mandat de régularisation, le PGA procède à la Prise en charge
dans SIGFIP puis au JPECDEPB dans ASTER comme suit :
- Débit au compte 90 xx « Dépenses du Budget général »
-Crédit au compte 402.19xx « compte de prise en charge des ordonnances
de régularisation »
et simultanément au JODPGA :
-débitau compte 402.19xx « compte de prise en charge des ordonnances »
- crédit au compte 470xx
B- Les Précomptes et Retenues sur Salaire
Ces retenues sont essentiellement de deux types : les retenues non contentieuses et
les retenues contentieuses.
Elles sont retracées à la balance respectivement sur les comptes 407.1 et 407.2
 LES RETENUES NON CONTENTIEUSES
Elles sont à l’initiative du Directeur de la Planification et des Finances,
notamment la sous Direction de la solde et des baux.
Ces retenues concernent, les impôts sur salaires, les parts ‘’employé’’ de
cotisations sociales, etc. ....
A la date du ………………….., la balance du poste présente la situation suivante :
 Compte 407.1 « retenues à l’initiative de l’ordonnateur »
Débit:
F
Crédit:
F
Solde :
F
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 27
 Solde nul signifie que toutes les retenues ont fait l’objet de reversement ou
de transfert systématique à d’autres comptables supérieurs notamment la
RGF, l’ACCT et l’ACCC.
 LES RETENUES A CARACTERE CONTENTIEUX
Les retenues à caractère contentieux naissent d’ordonnances de jugement rendus
par les autorités judiciaires entre un créancier et un débiteur fonctionnaire ou
agent de l’Etat. Ces ordonnances mentionnent entre autres, l’identité du créancier,
celle du débiteur, l’encours global de la dette ainsi que les échéances mensuelles de
remboursement.
Ces retenues diffèrent des premières en ce qu’elles sont règlementairement à
l’initiative du comptable qui reçoit les significations d’ordonnance par les huissiers
et les maisons de crédit.
Dans le cas du PGA, ces retenues sont traitées chez l’ordonnateur et échappent
donc à tout contrôle du Comptable.
A la date du …………………., la balance du poste présente la situation suivante :
 Compte 407.2 « retenues et opposition sur salaire à l’initiative du comptable »
Débit:
F
Crédit:
F
Solde :
F
 Ce solde nul signifie que les retenues ont fait l’objet de reversement
systématique au moment du règlement des salaires ;
 Solde débiteur signifie que des retenues n’ont pas encore été reversées aux
différents bénéficiaires
 Observations sur les dépenses de personnel
- nonobstant la mise en place du Budget Général de l’Etat dans les délais, les
dépenses de solde militaire continuent d’être réglées selon la procédure des avances,
contrairement à la Pratique à la Paierie générale du Trésor, poste assignataire des
dépenses de solde de toutes les autres catégories de personnel de l’Etat ;
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 28
-les mécanismes de traitement des dépenses de solde militaire ne permettent pas au
comptable public assignataire de la dépense, d’effectuer ses contrôles de Payeur et de
caissier. Il se pose dès lors la question de sa responsabilité personnelle et pécuniaire au
sens du décret n° 64-240 du 26 juin 1964, relativement au règlement de ces
dépenses ;
 recommandations sur les dépenses de personnel
 l’ordonnateur devra transmettre au PGA, un Bordereau Général d’Emission
(BGE), appuyés de Bordereaux de règlement (BR), pour permettre à celui-ci
d’effectuer un minimun de contrôle avant le règlement des salaires et
accessoires ;
 interconnecter les services de traitement des salaires avec la PGA, comme cela
se fait entre la PGT et la Direction de la solde pour ce qui concerne, le
traitement de la solde des personnels civils de l’ETAT ;
 Au défaut, la Mission recommande au PGA, de saisir l’Inspection Générale
du Trésor et la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité publique,
spécifiquement sur la question du traitement des salaires des militaires dont il
demeure le comptable assignataire.
I-2-2-4Les Comptes d’Imputation Provisoire (CIP)
Les imputations provisoires de dépenses et de recettes sont enregistrées au niveau
des Comptables Généraux respectivement sur les comptes 471 et 475. L’examen
des comptes d’imputation provisoires reposent sur trois points :
 la concordance entre l’état de développement et le montant du solde
comptable affiché ;
 le rapprochement du nombre, du montant et de la régularité des pièces
justificatives présentées ;
 les délais de régularisation, à défaut les actions entreprises par le comptable
pour leur régularisation ;
A- Les Comptes d’imputation provisoire de dépenses chez le PGA
Globalement, le compte 471 présente un solde débiteur normal à la balance
arrêtée au ………………….de xx F.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 29
Les sous comptes 471.3 ; 471.99.11 et 471.99.14 qui présentent des soldes à la
balance ont été examinés.
 Le compte 471.3 « manquant de caisse en deniers ou en valeurs des Comptables
Généraux »
Il présente un solde débiteur de xx F. Ce solde résulte d’un manquant de caisse
non encore régularisé.
 Le compte 471.99.11 « débit à tort constaté sur le relevé bancaire »
Il présente un solde débiteur de xx F conforme/non conforme à l’état détaillé
joint en annexe x. Ce solde est un cumul de plusieurs montants prélevés par
l’Agence Comptable Centrale des Dépôts (ACCD) durant la gestion xxxx. Ce
solde est resté dans la situation comptable du poste en dépit des courriers adressés
par le comptable à la banque. Certains de ces courriers restés sans suite, ont été
présentés à la Mission.
 Le compte 471.99.14 « trop payé »
Il affiche un solde débiteur de xx F conforme/non conforme à l’état de
développement de solde. Il représente un trop payé sur un virement à un
fournisseur à la date du ……... .Ce montant devra faire/a fait l’objet de
régularisation à la date du …………….
B- Les Comptes d’imputation provisoire de recettes chez le PGA
Les imputations provisoires de recettes sont enregistrées au niveau des
Comptables Généraux sur le compte 475. Globalement, ce compte présente un
solde créditeur normal à la balance de la gestion du poste, arrêtée au …………, de
xx F.
Les sous comptes 475.91 ; 475.99.18 ; 475.99.30 et 475.99.81 qui présentent des
soldes à la balance ont été examinés.
 Le compte 475.91 « rejet de virement »
Débit :
F
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 30
Crédit :
F
Solde créditeur :
F
Sont retracés sur ce compte, les virements de dépenses de salaire et de matériels
rejetés pour divers motifs. Ces chèques de banque sont comptabilisés en recette et
encaissés par le comptable en vue d’une régularisation.
L’état produit et joint en annexe x concorde/ ne concorde pas avec le solde
comptable figurant à la balance.
 Compte 475.99.18 « crédit constaté sur relevé bancaire »
Débit :
F
Crédit :
F
Solde créditeur :
F
L’état de développement ainsi que les relevés joints en annexe x sont conformes/
ne sont pas conformes au solde comptable.
La régularisation de ces opérations est en cours/ le comptable n’a entrepris aucune
démarche……..
Compte 475 .99.30 « reversement des chèques non encaissés après 3 ans 8 mois »
Débit :
F
Crédit :
F
Solde créditeur :
F
Les chèques émis au profit de divers bénéficiaires datant de plus de trois (03) ans
huit (08) jours, ont été reversés au compte 475.99.30, conformément à l’instruction
comptable n°6697/MPMEF/DGTCP/DCP du 16 décembre 2013. L’état de
développement joint en annexe x est conforme/n’est pas conforme au solde
comptable.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 31
Compte 475 .99.81 « mandats provisions»
Débit
: F
Crédit
:F
Solde créditeur : F
Ce solde correspond à xx mandats provisions des gestions N- 3 ; N-2 ; N-1 ; N. Le
détail est joint en annexe x.
 OBSERVATIONS SUR LES CIP DE RECETTES
La Mission observe que :
-
les rejets de virements de salaires ou de dépenses de matériel non régularisés se
chiffrent à ………. Fet datent de plus de quatre ans pour certains ;
-
avec le paiement par virement, des bénéficiaires de paiements peuvent ne pas
être informés des virements à leur profit, encore moins des rejets de virement;
-
un nombre important de mandats dits ‘’provision’’ figurent dans la situation
des recettes à imputer ;
-
des mandats en régularisation d’avances à Régisseur figurent dans la situation
des mandats provisions;
 RECOMMANDATIONS
D’une manière générale, en ce qui concerne les imputations provisoires de recettes
et de dépenses, la Mission note avec satisfaction que les états de développement
des soldes produits par le comptable permettent d’identifier clairement les
opérations qui ont impacté les masses créditrices et débitrices des comptes. Il n’y a
donc pas de solde non reconnu. Cette situation est de nature à faciliter
l’apurement des soldes/ des soldes injustifiés apparaissent pour lesquels le
comptable ne dispose pas de pièces pour la régularisation
La Mission fait cependant, les recommandations suivantes au comptable :
 en ce qui concerne les régularisations de rejets, le Comptable devra :
 entrer en contact avec les bénéficiaires pour les inviter à venir régulariser les
motifs des rejets ;
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 32
 au cas échéant, procéder à l’affichage de cette liste et/ou inviter par voie de
presse ou utiliser les NTIC afin de permettre de consulter cette liste dans les
locaux de la PGA;
I-2-2-5Le contrôle des dépenses de matériel
Sont appelées « Dépenses de matériel », toutes les dépenses exécutées dans le poste
autres que celles relatives au personnel. En d’autres termes, hormis les dépenses de
salaire, les accessoires et d’indemnités du personnel fonctionnaire qui émarge sur
le budget de l’Etat, toutes les autres dépenses payées par le PGA sont classées dans
la catégorie des « Dépenses de matériel ».
Ces dépenses sont constituées de dépenses d’entretien, de fournitures, d’achats de
véhicules, de carburants et lubrifiants, de construction et de réhabilitation de
locaux ainsi que d’acquisition de matériels techniques liés à la défense et à la
sécurité.
L’engagement et l’ordonnancement de ces dépenses sont du ressort des
ordonnateurs délégués que sont :
- le Directeur de la planification et des Finances (DPF) pour ce qui concernent les
dépenses du Ministère de la Défense ;
- le Directeur des Affaires Financières, de l’équipement et du Matériel (DAFEM)
pour le Ministère de la sécurité ;
- le Directeur des Affaires administratives et financières (DAAF) pour le Ministère
des Eaux et Forêts.
- le Directeur des Affaires administratives et financières (DAAF) du Ministère
chargé de l’Economie et des Finances.
Ces dépenses une fois ordonnancées sont transmises par voie électronique dans
SIGFIP accompagnées des supports papiers que sont les mandats et toutes les
pièces afférentes à chaque nature de dépenses.
Le PGA, après les contrôles d’usage de payeur peut rejeter, différer ou prendre en
charge le mandat selon les résultats de son contrôle.
Les mandats pris en charge sont déversés dans les restes à payer en attendant leur
règlement.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 33
Relativement aux dépenses de matériel, la vérification a porté sur les points
suivants :
-
contrôle des restes à payer ;
-
contrôle de la régularité des pièces de dépenses ;
-
examen des mandats-provisions.
A- Le contrôle des restes à payer
En ce qui concerne ce point, la Mission a procédé à un contrôle croisé entre la
situation extra-comptable et la balance. Ce rapprochement donne les résultats ciaprès :
Sources
Montant
Balance (soldes créditeurs des c/ de PEC)
F
Situation extracomptable
(Etat récapitulatif annexe x)
Pièces physiques
F
F
La Mission a effectué un pointage exhaustif de…… mandats constituant la totalité
des restes à payer du poste issus des gestions N-3 à N.
Au ……………….., l’état récapitulatif des restes à payer des dépenses de matériel
produit par le PGA(annexe x) s’élève à F.
 Ce montant est conforme/n’est pas conforme
au stock physique des
mandats en restes à payer.
 Ce montant est conforme/n’est pas conforme
avec les restes à payer
comptables tirés des comptes 402.11, 402.14 et 402.2 qui donnent un
montant de …………………… F inscrit à la balance du poste. Il se dégage
entre le montant des restes à payer comptables et celui du stock physique
des mandats, une différence de ………….. F. Cette différence correspond à
divers règlements comptabilisés le ………………..mais non encore validés
dans MER (annexe 34) /ou mandats égarés.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 34
La Mission a recommandé, séance tenante, la validation des opérations saisies en
vue d’établir l’équilibre entre les restes à payer comptables et le stock physique des
mandats / rechercher les mandats égarés
B- Le contrôle de la régularité des pièces de dépenses
La Mission a procédé à l’examen des mandats payés ainsi que ceux figurant en
restes à payer pour les gestions N-3 à N. Ce contrôle a consisté à vérifier l’exacte
imputation budgétaire, l’existence des mentions et visas obligatoires et
l’exhaustivité des pièces justificatives requises à la prise en charge de la dépense.
 Le contrôle des mandats en restes à payer
Sur un échantillon de ……. mandats des exercices de N-3 à N examinés, la
Mission a fait les constats récapitulés dans les tableaux figurant en annexe x dont
les principaux points relevés sont :
ANNEE N
La Mission a procédé au contrôle de régularité de ….. mandats sur …… en restes
à payer en année N.
Ce contrôle a révélé des anomalies sur ……. mandats soit (x%) dont :
-
…… mandats comportent des factures non liquidées;
- …….. mandats comportent des photocopies de marchés non certifiées ;
- ……… mandats relatifs aux dépenses d’entretien ne sont pas accompagnés
de contrats.
 Le Contrôle de la régularité des mandats payés
Sur un échantillon de …… mandats à raison de …….. par année des gestions
N-3 à N examinés, la Mission a fait les constats récapitulés dans les tableaux
figurant en annexe x dont les principaux points relevés sont :
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 35
ANNEE N
La Mission a procédé au contrôle de régularité de ….. mandats payés sur
……mandats pris en charge en année N, soit au taux de (x %).
Ce contrôle fait ressortir que
 … mandats comportent des photocopies non certifiés conforme à l’original
du marché
 ………mandats comportent des factures non liquidées, soit un taux de x %.
 Observations sur les mandats de dépenses de matériel
La Mission observe que :
- plus de X % des mandats régulièrement prise en charge dans le
poste et vérifiés ne comportent pas de liquidation au dos de la
facture définitive. Sur ce fait, la Mission a adressé une demande
d’explication au Payeur Général des Armées (annexe x). Suite à
cette demande, le PGA a produit la réponse jointe en annexe X.
- x mandats à marché comportent des photocopies non certifiés conformes
à l’original desdits marchés.
Au regard de ces constats, la Mission note que
 Les anomalies constatées ne sont pas significatives en rapport au nombre de
pièces vérifiées. Le PGA a bien exercé ses contrôles de Payeur et de
caissier./ ou
 le PGA n’a pas assuré dans toute sa rigueur son rôle de Payeur et de
caissier. Elle rappelle au Payeur Général que la nomenclature des pièces
justificatives à l’appui des mandats mis en règlement est définie par les
textes règlementaires qui sont d’application stricte.
Le défaut des pièces justificatives du paiement engage la responsabilité personnelle
et pécuniaire du comptable aux termes du Décret n° 64-240 du 26 juin 1964,
portant réglementation en matière de responsabilité et de débets des comptables
publics.
La Mission recommande donc au Payeur Général d’effectuer les diligences
nécessaires en vue de régulariser toutes les anomalies constatées.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 36
C- Le contrôle des mandats-provisions
Aux termes de l’arrêté interministériel N°004MPMB/MPMEF/CAB du 02
janvier 2014 portant mesures d’encadrement du recours aux mandats provisions
joint en annexe x, « le mandat de provision de crédits budgétaires ou mandat provision est
un mandat émis en fin d’année au profit d’un comptable général pour sauvegarder les crédits
des opérations non achevées avant la clôture budgétaire. Il est émis sur une ligne budgétaire
en gestion directe disposant de crédits. Sont exclus des mandats provisions, les mandats de
subvention et transfert émis au profit des institutions, Etablissements Publics Nationaux
(EPN), collectivités territoriales et autres organismes publics ainsi que des projets et
opérations ciblées ».
Le mandat-provision est une notion qui déroge aux procédures des dépenses
publiques.
Les paiements relatifs à ces mandats-provisions se font en fonction des décomptes
effectués sur les provisions à l’ordre des différents bénéficiaires que le Directeur
Général du Budget et des Finances ou les DAAF adressent au PGA. Les
paiements sont opérés par fractionnements.
Il y a deux types de mandats provisions à la PGA : les mandats provisions pour la
régularisation des avances de trésorerie aux Régies et les mandats provisions pour
le paiement des dépenses de travaux, de biens et services.
 LES
MANDATS
PROVISIONS
DE
REGULARISATION
DES
AVANCES AUX REGIES
Ces mandats sont comptabilisés au débit du compte 90.22 par le crédit du compte
402.19.22. Au ………….., la PGA a reçu 12 mandats provisions d’un montant
total de x F (annexe x). Sur ce montant, la somme de x F a été régularisée. Le
solde de x F a été transféré au compte 475.99.81 conformément à l’instruction
comptable n° 6918/MPMEF/DGTCP/DCP du 31 décembre 2013 portant
nouvelles options applicables à l’ensemble des postes comptables à partir de la
gestion 2014.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 37
 LES MANDATS PROVISIONS POUR PAIEMENT DES DEPENSES
DE TRAVAUX, DE BIENS ET SERVICES
Ces mandats sont comptabilisés au débit du compte 90.22 par le crédit des
comptes 402.11 et 402.2. .
Ces mandats au nombre de …… issus des gestions N-2 ; N-1, donnent un montant
de x… F.sur ce montant, x… Font fait l’objet d’émission d’ordres de paiement sur
la base de décomptes. Le reliquat de x… F représente les crédits inutilisés.
Sur le montant des décomptes x… F ont été réglés. Le montant des restes à payer
sur les décomptes est de x… F (annexe x).
La Mission note par ailleurs que tous les mandats provisions ont fait l’objet de
marchés.
En application de l’arrêté interministériel n° 004/MPMB/MPMEF/CAB du 02
janvier 2014, le reliquat de x… F non consommé au 31 décembre de l’année N
doit faire l’objet d’annulation ou de transfert.
L’instruction comptable n° 6918/MPMEF/DGTCP/DCP du 31 décembre 2013
portant nouvelles options applicables à l’ensemble des postes comptables à partir
de la gestion 2014 décrit la procédure de transfert des crédits disponibles sur
mandats provisions et des restes à payer sur décomptes. En effet, au point E
« Dispositions transitoires » du titre 9 « Aménagements des procédures des
comptables Généraux relatifs aux mandats provisions » les comptes usuels de prise
en charge (C/40) doivent être déchargés et les soldes transférés sur les nouveaux
comptes dédiés (475.99.81 et 46) et ce, dès le 02 janvier 2014.
Jusqu’à la présente vérification, le disponible des mandats provisions d’un
montant de x F et les restes à payer sur décomptes d’un montant de x F n’ont pas
encore fait l’objet de traitement dans le poste.
La Mission recommande au PGA d’arrêter pour chaque mandat provision, les
situations des crédits disponibles et des restes à payer sur décomptes et de les
transférer sur les nouveaux comptes dédiés après avis du Comité de Suivi de la
Dette Intérieure (COSDI).
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 38
Par ailleurs, les contrôles effectués sur les mandats- provisions ont permis de faire
des observations et des recommandations.
 Observations sur les mandats- provisions
-les mandats provisions dérogent à la règle de l’annualité budgétaire. Ce principe
signifie que le budget est annuel et son exécution part du 1er janvier et s’achève le
31 décembre. L’une des conséquences de ce principe, c’est que les crédits qui n’ont
pas fait l’objet d’utilisation surtout en fonctionnement sont annulés. Pourtant, les
mandats provisions concernent aussi bien les crédits de fonctionnement que les
crédits d’investissement. Ils s’opposent ainsi à la loi organique N°2014-336 du 05
juin 2014 relative aux lois de finances;
- les mandats provisions faussent les restes à payer. En effet, les restes à payer sont
des services faits, ordonnancés, liquidés et pris en charge. Les mandats provisions,
au contraire, sont pris en charge sans service fait. Dès lors, le mandat provision
s’oppose au principe selon lequel le « service fait » est préalable à la prise en charge
de la dépense par le Comptable ;
-
un arrêté interministériel N°004 MPMB/MPMEF/CAB du 02 janvier 2014
portant mesures d’encadrement du recours aux mandats provisions et joint en
annexe x a été pris pour limiter les abus constatés dans le recours aux mandats
provisions ;
-
aux termes de l’arrêté ci-dessus cité, la durée de vie du mandat provision est de
douze mois maximum suivant l’année de son émission. Selon les dispositions
finales dudit arrêté, alinéa 2, à compter de la gestion 2014, aucun mandat
provision ne pourra être constitué ;
-
les lignes de dépenses éligibles à la procédure de mandats provisions sont
limitativement énumérées par ledit arrêté.
 Recommandations sur les mandats provisions
La Mission recommande au PGA:
 De veiller au respect des dispositions de l’Arrêté interministériel
n°004MPMB/MPMEF/CAB du 02 janvier 2014 portant mesures
d’encadrement du recours aux mandats provisions ;
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 39
 De procéder à la comptabilisation et au transfert des soldes des mandats
provision sur les comptes dédiés 475. 89. 81 « autres recettes à régulariserMandats provisions » et 46 « autres débiteurs » comme recommandé par
l’instruction de démarrage 2014 en son point 9.
I-2-2-6Les subventions et transferts en capital
Les transferts en capital sont enregistrés dans la balance aux comptes 402.14 et
402.2 qui servent par ailleurs à la comptabilisation de diverses autres opérations.
La situation extra comptable au ………… produite par le PGA, jointe en annexe
x, donne un montant de ……. F.
Ces transferts engagés pour le fonctionnement de la Commission Nationale des
Armes Légères, la Régie PPUS-ARMEE et la Régie
PPUS-GENDARMERIE
n’ont pas encore fait l’objet d’approvisionnement au profit de ces structures pour
défaut de trésorerie, aux dires du PGA.
La Mission demande au PGA d’assurer le transfert de ces subventions en capital
aux différentes structures bénéficiaires.
I-2-2-7 Les passifs
La Mission a noté l’existence de passifs à la PGA. Ces passifs sont les dépenses
engagées par les ex- structures de sortie de crise liées à la défense.
Les opérations de ces structures ont été clôturées et transférées à la PGFDS au
moment de sa création.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 40
A- Les Passifs de l’ex- Régie « Fonds de Soutien aux FANCI »
L’arrêté n°890/MEF/CAB du 11 septembre 2008 portant clôture et transfert des
opérations du Fonds de Soutien aux Forces Armées Nationales de Cote d’Ivoire à
la Paierie Générale des Forces de Défense et de Sécurité (annexe x)a transféré le
solde des opérations de cette régie à la PGA (EX- PGFDS).
Les articles 1er, 3 et 4 de l’arrêté cité plus haut déterminent les modalités
d’apurement des ces passifs.
Au …………, les restes à payer sur ces passifs s’élèvent à …………. F. L’état
détaillé nominatif est joint en annexe x.
Il convient de noter que ces passifs ont fait l’objet d’audit dans le cadre de l’audit
des factures de 2010 et antérieurs et ont fait l’objet de rejet.
La Mission recommande au PGA de ne plus effectuer
de paiement sur ces
factures et de s’en tenir aux instructions ultérieures de l’Inspection Générale des
Finances et de la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique.
B- Les Passifs de l’ex- Régie « Centre de Commandement Intégré CCI »
Les opérations de cette Régie ont été clôturées et transférées le 12 décembre 2012
par le Comptable assignataire, en l’occurrence le PGA. Cette opération a donné
lieu à un procès verbal de clôture dont un extrait est joint en Annexe x.
Suite à la clôture comptable et pour respecter le parallélisme des formes, le
Comptable
Assignataire
a
saisi
par
courrier
n°307/MPMEF/DGTCP/PGA/NN/BF du 26mars 2013 (annexe x), le
Directeur des Etudes, des Méthodes et de l’Organisation, pour obtenir du Ministre
chargé de l’Economie et des Finances, un arrêté de clôture. Cet arrêté n’est pas
encore intervenu.
Au …… , les restes à payer sur les passifs du CCI s’élèvent à … F. L’état détaillé
nominatif est joint en annexe x.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 41
Il convient de noter que ces passifs ont été transmis pour audit à l’Inspection
Générale des Finances par courrier n°528/MPMEF/DGTCP/PGA/NN/BF du
07 juin 2014. Les résultats n’ont pas encore été communiqués au PGA.
La Mission recommande au PGA d’attendre les conclusions de l’audit.
En outre, la Mission note que deux mandats d’un montant total 3 119 594 450 F
assignés à la PGA ont été émis en couverture de l’apurement des passifs du CCI.
Ces mandats sont joints en annexe x.
1-2-2-8 l’examen des mouvements de fonds
Le contrôle a porté sur les comptes 581 « mouvements de fonds entre Comptables
Généraux » et 584 « mouvements internes de fonds ».
Leur examen vise à s’assurer de la traçabilité effective des opérations de
mouvements de fonds tant externes qu’internes.
A- Le compte 581 « mouvements de fonds entre Comptables Généraux »
Il retrace à son crédit, les approvisionnements reçus de l’ACCT et à son débit, le
mouvement inverse. Le compte présente la situation suivante à la balance du poste
arrêtée au :
- masse créditrice : F ;
-masse débitrice : F
La Mission a procédé, sur la gestion N, à un rapprochement entre les relevés
bancaires BCEAO, ACCD, les fiches compte 581 et les situations extracomptables
produites par le PGA.
Les approvisionnements par bons de virements de l’année N dont l’état détaillé
est joint en annexe x se chiffrent à …… F quand les lettres d’avances sur la même
période donnent un montant de …….. F (annexe x), soit un montant total de …
F. Ce montant est conforme/ n’est pas conforme à la situation comptable.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 42
B- Le compte 584 « mouvements internes de fonds »
Ce compte retrace les mouvements de fonds entre la caisse et la banque et les
mouvements entre les différents comptes bancaires de la PGA. Les
mouvements sur ce compte au……….. s’élèvent au débit comme au
crédit à …………… F.
 Son solde est nul. Cette situation n’appelle pas d’observation particulière.
 Solde n’est pas nul ; il y a un suivi à faire quant aux mouvements internes
qui doivent être simultanés.
La Mission observe cependant, que le comptable tient /ne tient pas le document
manuel T55, destiné à enregistrer les mouvements de fonds au 581 et au 584.
I-2-2-9 la production des comptes de gestion
La situation de la reddition des comptes N-3 ; N-2 ; N-1 ; N, relevant de la gestion
du Payeur actuel est détaillée dans le tableau joint en annexe x.
 Les comptes sur chiffre des gestions xx et xx ont été confectionnés et
transmis à la Direction de la Comptabilité Publique pour approbation,
comme l’atteste le courrier n°143/MPMEF/DGTCP/PGA/NN/BF du 11
février 2014 (annexe x).
 Quant au compte de gestion 2013, il est en cours de confection selon le
Payeur Général des Armées.
 Observations

le comptable n’a produit aucun compte de gestion
 Il ressort de l’analyse des différents documents mis à la disposition de la
Mission que le comptable n’a pas achevé le processus de production des
comptes relevant de sa gestion.
 Le PGA a produit tous les comptes relevant de sa gestion
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 43
 Recommandations
Pas d’observation particulière/ ou La Mission rappelle au PGA que la
reddition des comptes fait partir des obligations des comptables principaux.
Elle l’enjoint par conséquent à produire dans un délai de trois mois, l’ensemble
de ses comptes de gestion et à les transmettre effectivement pour mise en
examen par la cour des comptes.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 44
II. LE CONTROLE DE LA GESTION MANAGERIALE
Le contrôle de la gestion managériale a porté sur trois points :
- la recherche de l’efficacité dans le travail ;
- le contrôle des moyens et de l’environnement du travail ;
- l’application du code d’Ethique et de Déontologie des Agents du Trésor Public.
II.1. Le contrôle de la recherche de l’efficacité dans le travail.
Le contrôle de la recherche de l’efficacité dans le travail a porté sur trois points :
- l’existence d’un programme d’activités ;
- l’organisation du service ;
- le contrôle de l’atteinte des objectifs fixés.
II.1.1. L’existence d’un programme d’activités





Il existe, (il n’existe pas) un programme d’activités (ou un plan d’actions) au sein
du poste comptable ;
Le comptable explique l’absence de programme d’activités (ou de plan d’actions)
comme suit… ;
Le programme d’activités (ou le plan d’actions) pour l’année en cours s’articule
autour de N point (annexe) ;
A la date de la présente vérification, l’évaluation à mi-parcours du programme
d’activités (ou du plan d’actions) fait ressortir un taux d’exécution de N% par
rapports aux objectifs fixés.
Ce taux d’exécution est (n’est pas) satisfaisant pour les raisons suivantes…
II.1.2. L’organisation du service
Le contrôle de l’organisation du service comprend les points suivants :
- La mise en place d’un organigramme du service ;
- La coordination des tâches ;
- L’animation du service.
II.1.2.1. L’existence d’un organigramme du service
La mission devra vérifier si le service dispose d’un organigramme avec description
précise des tâches.
 Le poste comptable dispose (ne dispose pas) d’un organigramme ;
 Le comptable explique l’absence d’organigramme dans le poste par les raisons
suivantes… ;
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 45

Au vu de la description des tâches présentée par l’organigramme, la mission
constate que la répartition des tâches entre les différents services est (n’est pas)
cohérente pour les raison suivantes…
II.1.2.2. La coordination des tâches.
La mission constate que le comptable assure (n’assure pas) correctement la fonction de
coordination des tâches, à travers :
 La tenue de réunions de service (nombre, périodicité, comptes rendus) ;
 Le contrôle régulier (ou non) des livres comptables ;
 La vérification périodique (ou non) des postes comptables et Régies rattachées ;
 La production régulière (ou non) des comptabilités, des états et des documents
comptables de fin de période ou de fin de gestion (décade, quinzaine, mois,
année) ;
 La tenue (ou non) des séances périodiques d’évaluation du plan d’activités (ou du
plan d’actions).
II.1.2.3. L’animation du service
La mission s’est appuyée sur trois paramètres pour apprécier l’animation du poste, à
savoir :



L’application du code d’Ethique et de Déontologie des Agents du Trésor ;
La politique de formation et de renforcement des capacités du personnel ;
La politique sociale.
 L’application du code d’Ethique et de Déontologie des Agents du Trésor.
Le vérificateur devra s’assurer que le code d’Ethique et de Déontologie des Agents du
Trésor est bien affiché dans les bureaux et dans le hall. Il devra apprécier que les Agents
ont bien compris les valeurs fondamentales véhiculées par ce code et devra pour ce faire,
vérifier que le chef de poste organise (n’organise pas) des séances périodiques de rappel et
de vulgarisation des principes du code de déontologie.
A cet effet, il doit constater tous les manquements audit code à savoir :
- La disponibilité ;
- L’activité ;
- La probité ;
- L’impartialité ;
- Le respect de la hiérarchie ;
- La qualité des relations humaines ;
- Le devoir de service ;
- La liberté d’opinion et d’association ;
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 46
-
La dignité ;
La réquisition.
 La politique de formation et de renforcement des capacités du personnel
-
La mission constate que le comptable a (n’a pas) mis en place une politique de
formation et de renforcement des capacités de ses collaborateurs ;
Les actions menées par le chef de poste en matière de formation et de
renforcement des capacités du personnel sont les suivantes…
 La politique sociale
-
Il existe (il n’existe pas) au sein du poste un instrument de solidarité ;
La solidarité et l’entraide au sein du poste s’expriment à travers :
o Une mutuelle des Agents ;
o La levée de cotisations ponctuelles en cas d’événements heureux ou
malheureux afin de venir en aide à l’agent concerné.
II.1.3. Le contrôle de l’atteinte des objectifs fixés.
Le contrôle de la mission concernant l’atteinte des objectifs s’articulera autour des
éléments suivants :
-
La nature des objectifs et leur inscription dans les orientations globales de la
Direction Générale ;
Les stratégies de leur mise en œuvre ;
Les méthodes de leur évaluation par le chef de poste.
II.1.3.1. La nature des objectifs et leur inscription dans les orientations globales de la
Direction Générale.
Le vérificateur devra s’assurer que les objectifs du poste s’inscrivent dans les orientations
globales données par la Direction Générale et que les collaborateurs du chef de poste ont
suffisamment été impliqués dans l’élaboration de ces objectifs.
Le vérificateur devra s’assurer que les objectifs fixés sont réalistes, vérifiables,
quantifiables et mesurables.
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 47
II.1.3.2. Le contrôle des stratégies de mise en œuvre.
Il s’agit d’examiner la programmation des actions menées pour atteindre ces objectifs,
quel est le chronogramme, quelle périodicité pour l’évaluation des performances des
actions menées, les critères et rations d’appréciation.
Le vérificateur doit examiner l’organisation des tâches dans le poste afin de s’assurer que
le personnel travaille avec efficacité.
II.1.3.3. Les méthodes d’évaluation.
La mission devra s’assurer que le chef de poste évalue périodiquement sa productivité,
par le suivi d’un tableau de bord en vue soit de relever ses performances soit de cerner ses
faiblesses aux fins d’y apporter des corrections.
Le vérificateur devra examiner la démarche qualité du chef de poste en appréciant :
- La satisfaction des usagers ;
- Le nombre de dossiers en instance de traitement ;
- La promptitude dans le traitement des instructions et recommandations des
inspections antérieures.
Conclusion générale sur l’organisation du service.
o Le service est (n’est pas) bien organisé
o La mission recommande…
II.2. Le contrôle des moyens et de l’environnement de travail
II.2.1. Le contrôle des moyens de travail
II.2.1.1. Les moyens humains

Le poste comptable dispose d’un effectif en personnel de N agents structuré
comme suit (annexe) :
-


N Administrateurs de Services financiers et Assimilés ;
N Inspecteurs du Trésor et Assimilés ;
N Contrôleurs du Trésor et Assimilés ;
N Commis du Trésor et Assimilés ;
N Agents de catégorie D.
Sur le plan numérique, la mission estime que cet effectif est (n’est pas) suffisant
pour faire fonctionner le poste comptable ;
Sur le plan qualitatif, la mission constate que le taux d’encadrement (nbre agents
grade A/effectif total)> à 25% taux acceptable/< à 25% problème d’encadrement
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 48


Les difficultés évoquées par le comptable concernant le personnel sont les
suivantes… ;
La mission recommande….
II.2.1.2. Les moyens matériels et financiers.
II.2.1.2.1. Les moyens matériels





Le poste comptable est (n’est pas) bien équipé en mobilier, matériel de travail,
matériel informatique et fournitures de bureau ;
L’état du patrimoine mobilier et immobilier du poste à la date de la présente
vérification est joint en annexe… . Il fait (ne fait pas) l’objet d’inventaire
périodique de contrôle ;
Le mobilier et le matériel de travail existant sont (ne sont pas) bien entretenus
(existence ou non de contrats d’entretien, de crédits de fonctionnement ou de
caisse d’avances et appréciation de leur utilisation) ;
Les insuffisances constatées par la mission au plan de l’équipement et de la
gestion matériels sont les suivantes… ;
La mission recommande….
II.2.1.2.2. Les moyens financiers
Le poste comptable dispose (ne dispose pas) des moyens financiers suivants :
-
Crédits délégués pour un montant de ;
Régie d’avances Trésor pour un montant de ;
Autres ressources (dotations spéciales pour un montant de…).
La mission conclut que le poste dispose (ne dispose pas) de moyens financiers suffisants
pour son fonctionnement.
II.2.2. Le contrôle de l’environnement de travail.
II.2.2.1. L’environnement matériel : les locaux et la sécurité.
II.2.2.1.1. Les locaux





La PGA est logée dans un bâtiment de l’Etat (ou dans des locaux loués) ;
Les locaux sont (ne sont pas) bien aérés et offrent (n’offrent pas) au personnel un
cadre agréable et des conditions favorables de travail (exemples illustrant cette
situation) ;
Le poste dispose (ne dispose pas) de préau d’attente pour les usagers du service ;
Les locaux et les environs du poste comptable sont (ne sont pas) propres et bien
entretenus (exemples illustratifs) ;
La mission recommande….
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 49
II.2.2.1.2. La sécurité



La situation géographique du poste comptable offre (n’offre pas) des garanties de
sécurité ;
Le poste comptable bénéficie (ne bénéficie pas) de la garde des forces de l’ordre ;
Le poste comptable est (n’est pas doté) :
o De coffres forts pour assurer une conservation sécurisante des deniers et
valeurs ;
o De cameras de surveillance pour permette le contrôle des mouvements des
personnes ;
o De salle d’archives pour assurer la conservation sécurisante des livres et
archives comptables.
II.2.2.2. L’environnement humain : la qualité des relations humaines dans le service
Pour apprécier la qualité des relations humaines dans le service, la mission a procédé à
une audition individuelle des agents du poste comptable et rencontré quelques
fournisseurs.
II.2.2.2.1. Les rapports dans le service
Il s’agit des rapports entretenus entre le chef de poste et ses agents d’une part et entre les
agents d’autre part. Le vérificateur doit chercher à comprendre et évaluer la qualité de ces
rapports en utilisant la méthode du questionnaire anonyme.
II.2.2.2.1.1. Rapports verticaux
A traves ce questionnaire, le vérificateur devra apprécier :
-
Le degré de motivation des agents ;
Leurs préoccupations ;
L’éventuelle existence de tension entre les responsables et les agents.
Le vérificateur devra proposer des solutions ou faire des recommandations à toutes ces
situations.
Le vérificateur devra en outre apprécier la qualité de la communication verticale par
l’examen du nombre de réunions, de séances de travail technique ou de formations
organisées par le chef de poste et leur périodicité et par l’existence de tableau d’affichage
permettant de diffuser les informations et les mots d’ordre du service.
II.2.2.2.1.2. Rapports horizontaux
Le questionnaire évoqué plus haut devra par ailleurs permettre au vérificateur
d’apprécier :
-
L’ambiance de travail existant entre les agents ;
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 50
-
L’intérêt qu’ils portent aux tâches qui leur sont confiées ;
Leur efficacité dans l’exécution de ces tâches ;
Leurs besoins formation.
II.2.2.2.1.3. Rapports du service avec les usagers
Le vérificateur devra s’assurer que le chef de service et ses agents entretiennent avec les
usagers de bonnes relations empreintes de courtoisie, de considération et de respect. A cet
effet le vérificateur pourra organiser des séances d’échange avec l’ensemble de ces
partenaires.
Le vérificateur devra également se préoccuper de l’environnement de travail du chef de
poste et de ces agents.
Il devra vérifier que les agents disposent d’un minimum de confort qui leur offre des
conditions favorables de travail :
-
Matériel et mobilier de bureau en bon état ;
Locaux éclairés et aérés ;
Lieux propres et sécurisés.
Le vérificateur doit établir l’inventaire du matériel et du mobilier de bureau et apprécier
leur état.
Il devra ensuite s’assurer que le code de déontologie des agents du Trésor existe et
appliqué par le personnel.
De ces rencontres, il est revenu à la mission (citer des exemples à l’appui) que :





Les relations entre le chef de poste et ses collaborateurs sont (ne sont pas) bonnes ;
Les relations entre les agents sont (ne sont pas) bonnes ;
Le PGA a (n’a pas) de bonnes relations avec les partenaires du Trésor.
En conclusion, l’ambiance de travail est (n’est pas) bonne au sein du service ;
La mission recommande…
III. LES OBSERVATIONS ET LES RECOMMANDATIONS
III.1. Les observations
III.1.1. Les forces relevées dans la gestion du poste
III.1.2. Les faiblesses constatées dans la gestion du poste
III.2. Les recommandations
III.2.1. Les recommandations à la Direction Générale
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 51
III.2.2. Les recommandations au comptable
III.2.3.Les recommandations à l’Inspection Générale.
III.
OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS
Des observations et recommandations détaillées ont été déjà faites dans le corps
du procès-verbal sur chaque partie traitée. Seuls les principaux constats et
recommandations sont repris ci-après.
III.1 OBSERVATIONS
Relativement aux observations, la Mission note des points de satisfaction ou
forces mais aussi des insuffisances appelées aussi faiblesses. Ces deux aspects
seront analysés tant sur les plans administratif que comptable.
III.1.1
POINTS DE SATISFACTION OU FORCES
III.1.1.1 Sur le plan administratif
III.1.1.2
Sur le plan comptable
III.1.2LES INSUFFISANCES OU FAIBLESSES
III.1.2.1
Sur le plan administratif
A.
Relativement à l’organisation et au fonctionnement de la PGA
B.
Relativement aux Régies d’avances assignées à la PGA
C.
relativement aux dépenses payées sans ordonnancement préalable (autres avances)
III.1.2.2
A.
Sur le plan comptable
Relativement aux opérations de disponibilités
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 52
B.
Relativement aux Régies d’avances
C. Relativement aux autres dépenses payéessans ordonnancement préalable
D.
Relativement aux comptes d’imputation provisoire
E.
Relativement aux dépenses de personnel
F.
Relativement aux mandats-provisions et aux restes à payer
H. Relativement au contrôle de régularité
I. Relativement aux Passifs
Au regarddes observations ci-dessus, la Mission fait des recommandations au
Payeur Général des Armées, à l’Inspecteur Général du Trésor et au Directeur
Général du Trésor et de la Comptabilité Publique.
III.2 RECOMMANDATIONS
 Au Comptable
III.2.1 Sur le plan administratif
A.
Relativement à l’organisation et au fonctionnement de la PGA
B.
Relativement aux Régies d’avances de la PGA
III.2.2 Sur le plan comptable
A. Relativement aux disponibilités
B. Relativement aux Régies d’avances
C. Relativement aux autres dépenses payées par avances
D. Relativement aux comptes d’imputation provisoire
E. Relativement aux dépenses de personnel
F.
Relativement aux mandats-provisions et aux restes à payer
G. Relativement au contrôle de régularité
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 53
H. Relativement aux Passifs
 A l’Inspection Générale du Trésor
 A la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité
Publique (DGTCP)
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 54
Lecture faite, le présent procès-verbal a été signé sans réserve, par les parties cidessous désignées et une copie a été remise à chacun des signataires.
Fait à Abidjan, le ……………………
LE PAYEUR GENERAL DES ARMEES
LES INSPECTEURS VERIFICATEURS
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 55
ANNEXES
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 56
Liste des annexes
ANNEXES
LIBELLES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 57
CANEVA DE PROCES-VERBAL DE VERIFICATION DE LA PAIERIE GENERALE DES ARMEES
Page 58