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James LAPPIN - Thinking records
Conserver les courriel – Perspectives du records management
Conserver les courriels - Perspectives du records management
Le 29 Juillet, j'ai assisté à l'événement organisé par la Digital Preservation Coalition
Preserving e-mail – Directions and perspectives [Conserver les courriels - Directions et
perspectives]. L'événement a réuni des records managers, des archivistes, des institutions
du patrimoine culturel et des experts de la conservation numérique. Pour un résumé de
l'événement voyez le blog de Chris Prom - Practical E-Records (ici). Dans ce billet, je vais
donner quelques réflexions sur l'événement dans la perspective du records management.
Trois approches de la gestion des courriels
Lors de la pause de l'après-midi, Stephen Howard m'a donné son avis sur les trois
différentes approches que les records managers pourraient adopter pour gérer le courriel.

l'approche message par message - où les utilisateurs sont encouragés à
déplacer les courriels significatifs hors de leur client de messagerie et de les
joindre avec d'autres documents provenant de la même activité (c'est l'approche
traditionnelle du records management).

l'approche compte de messagerie par de compte de messagerie - où
certains individus au sein de l'organisation sont sélectionnés comme ayant un
rôle particulièrement important, et la totalité de leur compte de messagerie est
préservée.

l'approche système de messagerie global - lorsque l'organisme traite
l'ensemble de son système de courrier électronique comme une agrégation et
applique une règle de tri et de conservation à l'ensemble du système
Dans son organisation actuelle Stephen pense appliquer l’approche par compte de
messagerie par. Il serait relativement facile d'identifier les gens ayant des rôles clés dont la
messagerie est digne d'être conservée. Ces individus pourraient être informés de l'intention
de l'organisation de conserver le contenu de leur compte e-mail après l’avoir quittée. On
pourrait leur donner des moyens de filtrage des courriels personnels afin que les affaires
personnelles ne soient pas introduites dans les archives.
Plus tôt dans la journée, Stephen avait donné une présentation dans laquelle il réfléchit
candidement sur les conseils qu'il avait donnés en 2005 à une autorité locale, pour laquelle il
a travaillé à l'époque. Le chef de l'informatique de l'administration était préoccupé par les
serveurs de messagerie, et leur manque de résilience face à l’augmentation des volumes de
trafic et de stockage. Ils voulaient acheter un outil d'archivage des courriels, et de supprimer
des courriels stockés dans les serveurs de messagerie. Stephen, à ce moment leur a
déconseillé de le faire.
L'autorité s’est décidée contre un archivage des courriels. Au lieu de cela, ils ont adopté
l'intention de mettre en œuvre un et système de gestion de document électronique (SGDDE)
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pour gérer les dossiers dans tous les formats, y compris les courriels. En attendant, ils ont
utilisé un ensemble de méthodes pour encourager les collègues à adopter de meilleures
pratiques de messagerie. L'autorité à :

demandé à leurs collaborateurs de sauvegarder les courriels significatifs dans des
dossiers partagés

mis des quotas sur la taille des boîtes de réception pour encourager le personnel à
éliminer les courriels éphémères

encouragé les gens à éviter d'envoyer des pièces jointes lorsque des alternatives
existent

donné des conseils et de la formation sur un bon usage de la messagerie
Aucune de ces mesures n'a mal fonctionné, mais l'approche globale n'a pas fonctionné.
Quelques collègues ont sauvegardé des courriels ils dans les lecteurs partagés. Le fond de
financement de l'EDRM est tombé à l’eau et l’EDRM n'est jamais venu. Stephen s'est
demandé si le responsable informatique avait raison après tout - peut-être l'outil d’archivage
de messagerie aurait été l'option la moins pire.
Préoccupations du records management concernant les outils d'archivage des
courriels
Les records managers ont eu des préoccupations philosophiques sur les outils d'archivage
des courriels.
Une définition standard d'un dossier est qu'il se compose de tous les documents requis
comme preuve d'une activité, indépendamment du format. L'idée de traiter un ensemble de
documents (courriel) différemment, uniquement en raison de son format est un anathème
pour nous records managers.
Il ya des préoccupations pratiques aussi bien que philosophique. En particulier la
préoccupation que l'archivage des courriels fonctionne comme un «trou noir». Une telle
archive peut très bien avoir un grand moteur de recherche, mais comment pourrait
l'organisation pourrait permette aux gens d'utiliser ce moteur de recherche étant donné les
vastes quantités d'informations personnelles enfouies dans chaque compte de messagerie ?
Le problème fondamental est qu’un compte de messagerie typique ne fait aucune
différenciation entre les courriels inoffensifs, et les courriels contenant des informations
personnelles sensibles sur le titulaire du compte ou leurs correspondants.
Dans la pratique, une organisation pourrait permettre :

aux individus d’accéder aux e-mails archivés qui ont été envoyés ou reçus par
eux-mêmes
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aux administrateurs centraux de rechercher dans l'ensemble des archives les
courriels qui entrent dans le champ d'une demande légitime d'e-discovery, des
demandes concernant la protection des données, ou demande d'accès à de
l'information (FOIA)
Mais je ne vois pas comment une organisation pourrait permettre au personnel de rechercher
dans une archive électronique sur une base quotidienne, pour répondre aux questions
d'affaires mondaines, car il serait alors également possible pour eux de rechercher des
informations personnelles sur leurs collègues en particulier.
Oui vous pouvez dire que si le personnel envoie ou reçoive des courriels contenant des
informations personnelles sensibles sur eux-mêmes ou des tiers, il doive le supprimer de
l'archive de messagerie, ou l’étiquetter avec une restriction d'accès. Mais pourrez-vous
jamais être assez confiant que cela a été suivi d'effet et vous permette d'élargir l'accès aux
courriels archivés ?
Le problème de l'autorisation d'accès signifie que des organisations ne veulent pas renoncer
totalement à l'idée d'avoir des courriels agrégées à certains égards, d’autres simplement
regroupés dans une archive électronique divisée en différents comptes de messagerie. Un
des objectifs des implémentations d’applications de Gestion de la Relation Client (CRM) est
d'assurer que les courriels vers/depuis les clients soient agrégées par le client plutôt que par
les comptes de messagerie des membres du personnel qui les a envoyé/reçu. Une mise en
œuvre d’une application SGDDE [EDRMS] vise à agréger des e-mails et d'autres
documentations en fonction de l’affaire dont elles sont issues. Les deux approches
présentent l'avantage que des droits d'accès peuvent être attribué pour correspondre à la
nature de ces courriels.
Nous devons avoir notre part du gâteau et le manger. L'avantage des outils d'archivage des
courriels est qu'ils vous donnent la sécurité de savoir que vous avez un dossier de tout ce qui
est arrivé avant ou après. Mais ce que nous avons aussi besoin est la capacité à appliquer
des cadres qui permettent à ces courriels d’être compris, gérés et accessibles selon des
critères différents que seulement le nom de la personne qui les a les envoyés ou reçus.
Quel sera l'impact MoReq 2010 sur le marché des outils d'archivage des courriels ?
Jusqu'à récemment, le monde du records management a traité l'existence de plusieurs
applications au sein d'une organisation (clients de messagerie, applications métier, systèmes
de CRM, système de RH, etc.) comme un problème qui pourrait être atténués au mieux par
la mise en œuvre d'un seul système de gestion des documents électroniques et en
s'efforçant d'acquérir tous les documents ou les courriels nécessaires en tant que document
[records] enregistrés en son sein.
La récente spécification MoReq2010 adopte une approche différente. Elle tente de résumer
un ensemble d’exigences sur le records management en vue de rendre possible pour toutes
les applications de l'entreprise d'avoir suffisamment de fonctionnalités de records
management pour gérer ses propres documents, et de les exporter avec les métadonnées,
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les règles et les classifications qui les accompagnent à la fin de la vie utile de l'application.
Ceci est extrêmement ambitieux, car les équipes de développeurs et les fournisseurs
d'applications d'entreprise prennent rarement en compte les spécifications du records
management.
La première édition du MoReq2010 - services de base et modules enfichables - a été publiée
en juin de cette année [2010], et ne mentionne pas spécifiquement le courriel. C'est parce
que les services de base ne couvrent que l’ensemble minimal d'exigences que tout système
de records management doit posséder, et il est possible d'envisager un des systèmes de
dossiers qui ne sont pas destinés à recevoir des courriels. Mais un module d'extension de
MoReq2010 est prévu, pour décrire spécifiquement les exigences de records management
MoReq 2010 siers pour la messagerie.
Il sera intéressant de voir quel effet le module de courriel de MoReq2010, quand il
apparaîtra, aura sur le marché des outils d'archivage des courriels. Un système d'archivage
de courrier électronique compatible avec MoReq 2010 serait une proposition intéressante
pour les records managers - je me demande si l'un des grands acteurs du marché relèvera le
défi.
Le rapport Magic Quadrant 2009 de Gartner sur les outils d'archivage des courriels actifs
montre que de nombreux outils ne sont plus simplement dédiés à l'archivage des courriels et
prétendent maintenant être capable d'archiver et de gérer le matériel dans les disques
partagés et des sites SharePoint. Raison de plus pour de tels produits d’aller vers une
certification MoReq 2010.
Qu'ils le fassent dépend en partie de leur volonté de ré-architecturer la manière dont leurs
systèmes maintiennent les métadonnées et l’historique des événements. MoReq 2010 est
beaucoup plus normative sur ces fronts que les normes précédentes, et les joueurs avec les
architectures établies peuvent être réticents au changement.
Source :
http://thinkingrecords.co.uk/2011/08/11/preserving-e-mail-records-management-perspectives/
Traduction en français : Jean-Daniel Zeller, août 2011
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