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GUIDE DE L’UTISATEUR POUR L’AGREMENT PAR BRUXELLES FORMATION D’UN PLAN / PROGRAMME DE CIP Quels sont les documents nécessaires à l’introduction d’un dossier d’agrément de plan / programme de CIP auprès de Bruxelles Formation ? Avant toute analyse de programme, Bruxelles Formation doit être en possession : 1. de la fiche de renseignements entreprises(1) dûment complétée où sont notamment reprises les coordonnées du référent pédagogique, 2. du programme type de formation(1) dûment complété et signé par les deux parties concernées. Une annexe explicative peut y être jointe, 3. d’une copie du projet de convention(1) envisagé entre les deux parties, 4. du CV du candidat stagiaire. Sur base de quels critères Bruxelles Formation donnera-t-il un avis favorable pour le dossier d’agrément ? L’agrément porte sur les critères suivants : 1. la durée maximale du programme fixée à 6 mois (en référence à la dispense ONEM), sauf dérogation(2), 2. la durée et le contenu du programme au regard des compétences à acquérir, 3. la date à laquelle prend court la CIP au regard de l’introduction, par l’entreprise, de la demande d’agrément du programme auprès de Bruxelles Formation : le programme doit être agréé en amont de la signature de la convention, 4. la capacité de l’entreprise de faire assurer le suivi du stagiaire par un référent pédagogique dans le but d’offrir une expérience professionnelle ou une formation. (1) Téléchargeable sur le site d’Actiris. (2) Dérogation dans les rares cas où l’expérience professionnelle est demandée par des stagiaires étrangers souhaitant réaliser un stage dans une institution belge ou européenne basée à Bruxelles. CRE Page 1 11-03-15 Comment compléter le plan / programme de formation de la CIP ? Qu’entend-on par « Fonction/métier/activité visé » ? Par fonction nous entendons un ensemble d’activités et de tâches qui concourent à atteindre un certain résultat. La fonction est spécifique à une entreprise ou à une organisation. La formulation sera spécifique à l’entreprise ou à l’organisation. Elle correspond au « qui fait quoi » au sein d’une entreprise ou d’une organisation. A titre d’exemple : • • • Conseiller en affaires publiques Conseiller en communication institutionnelle Assistant technique en finance du changement climatique Par métier nous entendons un ensemble d’activités professionnelles qui sont réalisées par une personne. A titre d’exemple : Employé administratif, Secrétaire, Account Manager, Maçon, Web designer, … . Dans certains cas, le stagiaire peut être engagé pour une activité précise c’est-à-dire un ensemble d’actions, de tâches réalisées pour remplir les missions qui lui sont confiées dans le cadre de son poste de travail ou de sa fonction. Nous optons dans ce cas pour une formulation de type verbe d’action général (gérer, participer à, veiller à, assurer, développer, contribuer à, réaliser, traiter, organiser, …) accompagné de l’objet sur lequel porte l’action. A titre d’exemple : • • • • • • Organiser des événements Assurer le suivi de transactions commerciales Présenter des documents professionnels Gérer un projet Construire un site Web Assurer la gestion de dossiers Qu’entend-on par « Objectifs poursuivis par le stage ou la formation » ? La Convention d’immersion professionnelle (CIP) est une convention qui : permet au stagiaire d’acquérir des connaissances ou aptitudes par le biais de prestations de travail effectuées auprès d’un employeur, qui vise à se former ou acquérir une expérience professionnelle. La CIP doit permettre au stagiaire de se former et / d’acquérir une expérience professionnelle. Dans cette rubrique, l’entreprise précise de façon globale et observable CRE Page 2 11-03-15 pour le stagiaire ce qu’elle s’engage à faire apprendre et / ou à exercer, mettre en œuvre comme ressources (savoirs, savoir faire, savoir-faire comportementaux) et / ou compétences. Les objectifs donnent une information sur le(s) résultat(s) globaux à atteindre à l’issue du stage. A titre d’exemple : • • • • Connaître le fonctionnement d’un service de ressources humaines Acquérir des connaissances de base sur la communication durable et l’utilisation de réseaux sociaux dans le cadre du développement d’une stratégie de communication Apprendre à gérer les plannings du service après vente Pratiquer l’anglais réglementaire (directives et règlements européens en matière de cosmétique) Qu’entend-on par « Descriptif du poste de travail » ? Nous entendons par « poste de travail » la situation de travail qui est occupée par le stagiaire dans votre entreprise c’est-à-dire : • le lieu où il réalise ses tâches: o dans quel service/département le stagiaire exécutera les tâches, o réalise-t-il ses activités et ses tâches au sein de l’entreprise où est-il amené à se déplacer, • le niveau de responsabilité et le degré d’autonomie : réalise-t-il des tâches de type exécutif, en support, en assistance d’une autre personne ou est-il responsable, autonome, • le type de dossier ou d’objets de travail qui seront traités : gestion de dossiers de type rémunérations, comptabilité, formation du personnel, ……, • les conditions particulières de travail ou d’équipement . A titre d’exemple : Pour l'activité "Organiser des événements" : - dans le service communication en lien direct avec le responsable du service marketing sous la responsabilité du responsable du service communication présentations, documents d’information Pour le métier "Secrétaire" : - CRE en équipe avec d’autres secrétaires autonomie dans l’exécution des taches dossiers de type gestion du personnel et formation du personnel Page 3 11-03-15 Qu’entend-on par « Tâches prévues» ? Pour réaliser une activité on fait appel à des compétences et des savoirs faire. Ceuxci correspondent aux tâches que le stagiaire exécutera lors de son stage dans votre entreprise. Nous optons pour une formulation de type verbe d’action observable (contrôler, installer, préparer, rédiger, transformer, exécuter, établir, mettre en œuvre, … ) complété par l’objet sur lequel porte l’action et, le cas échéant, les conditions de réalisation de l’action. Les éléments précisés sous cette rubrique sont identiques à ceux mentionnés dans la convention sous la rubrique « tâches à réaliser ». A titre d’exemple : • • Organiser des événements : évaluer le coût du projet en fonction du budget alloué, inviter les participants à un événement, assurer la préparation matérielle et logistique d’un événement Assurer le suivi de transactions commerciales : établir des documents de transaction commerciale, gérer des commandes et des réservations, gérer les relations clientèle par téléphone Que doit-on préciser dans la rubrique « Période(s) ou nombre d’heures» ? Dans cette rubrique la durée totale du stage est précisée et dans certains cas la durée d’une ou plusieurs activités. Le cas échéant vous pouvez pondérer le temps qui sera dédié aux différentes tâches. A titre d’exemple : Organiser un événement : du 01/02/2011 au 01/04/2011 Ou Assurer le suivi de transactions commerciales : • • • établir des documents de transaction commerciale : 40 % du temps gérer des commandes et des réservations : 20 % du temps gérer les relations clientèle par téléphone : 40 % du temps Qu’entend-on par « Outils » ? Lors de son stage, le stagiaire aura l’occasion d’utiliser des outils spécifiques. Ceux-ci peuvent être de type outils informatique, de classement, de rédaction, technique, …. . L’utilisation de ces outils dans le cadre du stage pour la réalisation de tâches spécifiques est un des résultats de la formation. Ils participent à l’acquisition d’expérience et de maîtrise. Il est important de les préciser. CRE Page 4 11-03-15 A titre d’exemple : Centrale téléphonique, fax, agendas électroniques, base de données Access, logiciel de présentation Power Point, … Qui est le référent pédagogique et comment prend-il en charge l’encadrement du stagiaire durant son stage ? Le stage est un moment de formation et d’apprentissage. Le référent pédagogique principal, ou maître de stage, est la personne désignée dans l’entreprise pour prendre en charge l’encadrement du stagiaire durant son stage/sa formation au sein de l’entreprise. L’encadrement du stagiaire, c’est-à-dire l’accompagnement et le suivi durant le stage permettent d’évaluer régulièrement les points forts et les points faibles ou de redéfinir des tâches. Cette rubrique permet de décrire le type d’accompagnement et de suivi qui seront appliqués. On y précise le nom du référent, la fréquence des moments de suivi et leur forme. A titre d’exemple : • • entretien individuel toutes les deux semaines., …. rapport CRE Page 5 11-03-15
