Sponsoring de la Fête à Oupeye
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Sponsoring de la Fête à Oupeye Madame, Monsieur, Nous tenons tout d’abord à vous remercier de l'intérêt que vous marquez pour notre événement. Lorsque vous décidez de sponsoriser notre fête, vous avez le choix entre les 3 formules suivantes : - La Gold à 500€ ; - La Silver à 300€ ; - La Light à 50€. Vous trouverez ci-joint le récapitulatif des avantages liés à votre intervention. Sponsoriser la Fête à Oupeye, c’est promouvoir votre société de différentes manières, en fonction de la formule que vous avez choisie (Gold, Silver ou Light). Selon nous, la formule la plus intéressante pour une société souhaitant le plus de retombées est la Gold. Opter pour cette solution, c’est vous assurer une visibilité : Sur site, à l’extérieur du chapiteau (place de plus d'un hectare) ; Sur site, à l’intérieur du chapiteau (360 m²) ; Par courrier via sa brochure annuelle ; Auprès du public de toute une région par l’intermédiaire d’affiches, flyers, reportage presse écrite et radio, via son site internet et via Facebook. Le comité vous offrira donc des entrées gratuites (10 pour la Gold, 4 pour la Silver). Ces entrées donnent un accès gratuit à une festivité payante (soirée concert « Tribute to » du vendredi, bal du samedi ou spectacle pour enfants le dimanche). Ces entrées ne sont pas nominatives, vous pouvez donc librement les redistribuer à vos clients et ceux-ci pourront donc les utiliser pour la festivité de leur choix. Vous serez également invité à participer au Warm Up, drink qui aura lieu le jeudi 28 septembre 2017 à partir de 19h. En versant la somme de 500 euros, vous devenez un sponsor privilégié de la Fête à Oupeye. Le but de ce dossier est d’exposer clairement la contrepartie publicitaire que nous vous proposons. 1. A l’extérieur du chapiteau 1.1 Portique d’entrée Le portique, situé à l’entrée du site de la Fête, est visible depuis la route et est franchi par deux à trois mille visiteurs tout au long du week-end. Le « Gold Sponsor » dispose d’un emplacement de choix. 1.2 Highland Games Le samedi après-midi ont lieu les traditionnels Highland Games, inspirés directement des traditions écossaises. Ils proposent des épreuves aussi diverses que le lancer de troncs d’arbre, le porter de barils ou le tir à la corde. L’organisation d’une telle épreuve est presque unique en Wallonie. Le « Gold Sponsor » retrouve sa publicité sur les barrières Nadar qui permettent de délimiter les espaces de jeux. 2. A l’intérieur du chapiteau 2.1 Sur les parois du chapiteau En tant que sponsor principal, votre publicité sera également affichée à l’intérieur du chapiteau durant les jours des festivités. Plusieurs photographes professionnels circulent sur notre site durant les 4 jours de fêtes. Nous citerons notamment Plan Party, BA-Photography ,Photos events et Studio Graphique Stéphanie Budin qui sont présents chaque année. Toutes les photos sont mises en ligne et donc celles sur lesquelles figure votre publicité. La soirée concert « Tribute to » est la soirée phare de la Fête à Oupeye depuis 2008, on y accueille chaque année près de 1000 personnes. 2.2 Scène La publicité de votre société apparaîtra sur la scène principale du chapiteau et sur le devant de celle-ci. 2.3 Bars & points de vente de tickets Les différents bars ainsi que les points de vente de tickets où de nombreuses personnes font la file lors de nos soirées peuvent eux aussi afficher vos couleurs. 3. Courrier 3.1 Brochure En tant que « Gold », votre publicité paraitra également dans la brochure de la fête. Cette brochure consiste à présenter le programme de la fête et surtout à remercier les différents commerçants locaux qui nous soutiennent. Chaque commerçant y retrouvera donc sa publicité. Cette brochure est généralement distribuée 2 semaines avant le début de la fête, soit mi-septembre. La brochure est distribuée dans toutes les boites aux lettres de la commune d’Oupeye à raison de 5000 exemplaires. Cette année, la brochure sera imprimée en quadri-couleur. 4. Public 4.1 Affiches & flyers Le Gold Sponsor dispose également d’un emplacement pour son logo sur tous les flyers et toutes les affiches imprimées par le comité pour la Fête à Oupeye. Les flyers sont imprimés et distribués à raison de 5000 exemplaires plus d’un mois avant l’évènement. Le comité fait également la promotion de la fête sur les panneaux d’affichage, dans les commerces et dans les différentes fêtes locales de l’été. Dans ce but, le comité imprime chaque année 1000 affiches. 4.2 Super coupe Lotto du tir à la corde En plus de toute la visibilité décrite ci-avant, nous pouvons associer sur demande et si disponibilité votre nom au trophée remis aux vainqueurs d'une des trois catégories (sportif, festif ou dames) des Highlands Games du samedi après-midi. 5. Informations supplémentaires et nécessaires à l’examen d’un dossier de sponsoring Nom, date et lieu de l’évènement 5.1 Nom : Fête à Oupeye 2017. Date : Du jeudi 28 septembre 2017 au dimanche 1 octobre 2017. Lieu : Place Jean Hubin, 4680 Oupeye. 5.2 Public cible Pour vous faire une idée du public cible voici le programme de la Fête 2016 : Jeudi soir : soirée d’ouverture animée par un groupe de style « Bandas ». Vendredi soir : soirée concerts « Tribute to ». Pour cette année 2017, l'affiche sera une fois de plus de très grande qualité. En 2016, il y avait à l’affiche Daniel Balavoine par le groupe « Lipstick ». Samedi après-midi : traditionnels Highland Games, animés par le Madness Team d'Anvers. Samedi soir : soirée disc-jockey, année 80 Dimanche matin : réveil aux tambours par l’Union 80 Drums Group. Dimanche après-midi : spectacle pour enfants, sélectionné dans le catalogue « Art et Vie » de la Fédération Wallonie – Bruxelles, gage de qualité. L’objectif du comité Oupeye en Fête est qu’en présentant un tel programme, toutes les générations et tousles publics soient concernés par l’évènement : enfants, adolescents, adultes, grands- parents, amateurs de concerts, de soirées, de spectacles ou de folklores. Comme chaque année, il y en aura pour tous les goûts et toutes les tranches d’âges. 5.3 Public escompté à cette manifestation Chaque année nous recevons tout au long du week-end entre 4000 et 5000 personnes sur le site de la Fête. 5.4 Budget de l’événement Le budget total tourne en moyenne autour de 60.000 €. L'objectif recherché (et généralement atteint) est d'arriver à un budget en équilibre (30.000 € de dépenses pour autant de recettes). 5.5 Montant de sponsoring souhaité 500 € (notre ASBL n'est pas soumise au régime de la TVA) 5.6 Contreparties publicitaires proposées en retour Les contreparties publicitaires proposées en retour ont été illustrées durant la première partie de ce dossier. Nous ajoutons ici un simple récapitulatif complet et exhaustif des différents moyens mis en œuvre. 5.6.1 Plan média précis Intervention sur Vivacité via « la minute pour convaincre ». Impression et collage de 1 000 affiches dès le mois de juin. Impression et distribution de 5 000 flyers dès le mois de juin. Impression et distribution de 5 000 brochures dans les boites aux lettres de la commune d’Oupeye. Cette brochure vise à présenter le programme de la Fête et remercier nos sponsors. Article dans les « toutes boîtes » locaux tels que Visé Magazine, Geer Magazine, Vlan, Passe-Partout, Proximag, … 5.6.2 Eventualité d’action promotionnelle, de terrain ou de proximité Promotion de notre fête dans les autres fêtes locales de l’entité et de la région 5.6.3 Places/Entrées offertes éventuellement et type de places (normales et/ou VIP, …) Toutes les entrées ont la même valeur, nous n’avons ni entrées VIP, ni espace VIP. Nous offrons à notre Gold Sponsor 10 entrées gratuites pour la soirée de leur choix, soit pour la soirée concert « Tribute to » du vendredi, le bal du samedi ou le spectacle pour enfant du dimanche après-midi. 5.6.4 Matériel publicitaire pouvant être placé sur les lieux (nombre de calicots, drapeaux,…) Nous demandons au « Gold Sponsor » de nous fournir les banderoles, drapeaux et autre calicots à placer sur les lieux de l'événement. Nous offrons également la possibilité de dépêcher sur place deux hôtesses et/ou d'installer un stand afin d'y présenter ses produits. 5.7 Autres Sponsors A côté du Gold Sponsorig, nous retrouvons une petite dizaine de « Silver Sponsor » qui sont soit partenaires, soit des commerçants important de la région. Tous ces « Silver Sponsors » réguliers sont évidemment en cours de négociation pour une reconduction en 2017. Maximum FM Brasserie Zeevaert Jupiler Immobilière Vanesse Coca-Cola Culture Oupeye Audio Show Sebastien Depuis Toiture AB Confort Plus Dead line pour l’envoi de logo et insertion publicitaire 5.8 Vendredi 9 juin 2017. 5.9 Renseignements relatifs à notre organisation Nom ou dénomination sociale : Oupeye en Fête A.S.B.L Adresse : 6, rue Nicolas Duchateau Localité : 4680 – OUPEYE Nom du mandataire : Cédric Bayard Personne de contact : Cédric Bayard Téléphone : 0495/12.87.41 Adresse mail : [email protected] Compte bancaire : 068-2487282-35 N° d’entreprise : 897 843 678 Taux de TVA : Non assujetti
