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Programme Italie – Tunisie 2007-2013 Instrument Européen de Voisinage et de Partenariat Coopération Transfrontalière Décision CE(2008) 8275 du 16/12/08 Vade-mecum communication Décembre 2012 Ce programme est cofinancé par l’Union Européenne Programme IEVP de coopération transfrontalière Italie-Tunisie 2007-2013 Page blanche pour faciliter l’impression recto-verso 2 1 INTRODUCTION 5 1.1. POURQUOI CE MANUEL? 5 1.2. CADRE RÉGLEMENTAIRE DE RÉFÉRENCE 5 1.3. RÈGLES GÉNÉRALES 6 2 OBLIGATIONS DES BÉNÉFICIAIRES 7 2.1. OBLIGATIONS DES BÉNÉFICIAIRES EN MATIÈRE D’INFORMATION ET DE PUBLICITÉ 7 2.2. CARACTÉRISTIQUES DES INTERVENTIONS D’INFORMATION ET DE PUBLICITÉ7 2.3. LOGO DE L’UNION EUROPÉENNE 8 2.4. LOGO DU PROGRAMME 8 2.5. COULEURS 9 2.6. SOURCE 9 2.7. LOGO DU PROGRAMME 10 2.8. SLOGAN DU PROGRAMME 11 2.9. RESTRICTIONS À L’UTILISATION DES LOGOS 11 2.10. APPELS À CANDIDATURE ET CONVENTIONS 11 2.11. OBLIGATIONS D’INFORMATION ET DE PUBLICITÉ POUR LA DOCUMENTATION 11 2.12. OBLIGATIONS D’INFORMATION ET DE PUBLICITÉ POUR LES SIÈGES DES PROJETS 12 2.13. OBLIGATIONS D’INFORMATION ET DE PUBLICITÉ POUR LES ÉQUIPEMENTS 12 2.14. OBLIGATIONS D’INFORMATION ET DE PUBLICITÉ POUR LES INFRASTRUCTURES 13 3 STRATÉGIES DE COMMUNICATION 14 3.1. QUELS SONT LES ACTEURS/SUJETS IMPLIQUÉS DANS LE PROJET ? 14 3.2. QUELS PEUVENT ÊTRE LES SUJETS INTERESSÉS PAR LE PROJET ? 14 3.3. COMMENT INFORMER CORRECTEMENT CHAQUE DESTINATAIRE ? 14 3.4. COMMENT GÉRER CORRECTEMENT LES ACTIONS DE COMMUNICATION? 14 3.5. QUELS SONT LES ÉLÉMENTS ESSENTIELS D’UN PLAN DE COMMUNICATION ? 15 3.6. COMMENT EFFECTUER L’ÉVALUATION ET LE SUIVI DU PLAN DE COMMUNICATION ? 4 INSTRUMENTS DE COMMUNICATION 15 17 4.1. DÉPLIANTS, BROCHURES, LETTRES D’INFORMATION 17 4.2. AFFICHAGES 18 3 4.3. SITE INTERNET 19 4.4. WEB 2.0 19 4.5. COMMUNIQUÉS DE PRESSE 20 4.6. PANNEAUX D’EXPOSITION 20 4.7. BANNIÈRES 21 4.8. ARTICLES PROMOTIONNELS 21 4.9. ARTICLES PROMOTIONNELS 21 4.10. MATERIEL PHOTOGRAFIQUE ET AUDIO - VIDEO 21 4.11. LANGUES DES PRODUITS DE COMMUNICATION 22 5 FORMAT GRAPHIQUE 23 5.1. CHARTE GRAPHIQUE COORDONNÉE 23 5.2. FICHE PROJET 23 6 MEILLEURES PRATIQUES 24 7 CONTACTS 24 8 INSTRUMENTS/DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE 25 Responsabilité Ce document a été réalisé avec la participation de l’Union Européenne. Le contenu de ce texte est sous la seule et unique responsabilité de l’AGC et du STC du programme et ne peut en aucun cas être considéré comme l’expression de l’opinion de l’Union Européenne. 4 1 INTRODUCTION 1.1. POURQUOI CE MANUEL? Ce document a pour but d’aider les bénéficiaires et les partenaires à réaliser leurs actions de communication et de visibilité, en ligne avec les contraintes imposées par l’Union Européenne et conformément aux normes en vigueur dans la section suivante. La communication est un élément indispensable pour obtenir et augmenter le niveau d’impact et de visibilité des projets financés par le programme IEVP de coopération transfrontalière (CT) Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013, mais également pour divulguer les expériences et les cas réussis, et pour créer et animer le réseau des bénéficiaires et des partenaires de ces mêmes projets. Plus particulièrement, les bénéficiaires et les partenaires doivent être conscients que la communication est susceptible de jouer un rôle important pour garantir une gestion efficace des projets en termes de: • divulgation des meilleures pratiques, savoir-­‐faire et innovation; • partage des problèmes et recherche de solutions communes. En même temps, les bénéficiaires et les partenaires devront garantir une visibilité parfaite à l’aide financière accordée par l’Union Européenne en essayant de: • faire en sorte que le public ait toujours plus connaissance des objectifs du projet, des résultats et de l’impact obtenu grâce au soutien de l’Union Européenne; • améliorer la visibilité du projet et par conséquent du Programme; • garantir la transparence des financements communautaires. Ce document entend fournir les informations nécessaires afin de garantir le respect des critères en matière de communication et d’information, définis par l’Union Européenne et par le Programme IEVP CT Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013. 1.2. CADRE REGLEMENTAIRE DE REFERENCE Ce manuel a été rédigé conformément aux dispositions contenues dans les documents suivants: • Programme de coopération transfrontalière Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013 approuvé par la Commission Européenne par la Décision 8275 du 16 décembre 2008. • Règlement (CE) n. 951/2007 de la Commission du 9 août 2007, qui définit les mesures d’exécution des programmes de coopération transfrontalière financés dans le cadre du règlement (CE) n. 1638/2006 du Parlement et du Conseil Européen, arrêtant des dispositions générales qui instituent un Instrument européen de voisinage et de partenariat. • Guide pratique aux procédures contractuelles pour les actions externes à l'UE, (PRAG). • Manuel de communication et visibilité pour les actions externes à l’UE, en tant que document de base fournissant les conditions requises obligatoires et les recommandations afin de garantir que les actions de communication et de visibilité soient correctement appliquées. 5 Les principaux documents que les bénéficiaires et les partenaires sont tenus d’adopter pour la planification et la réalisation des actions de communication du projet sont: • le document présent “Vade-­‐mecum communication”; • le plan de communication du Programme IEVP CT Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013; • le Manuel de communication et visibilité pour les actions externes à l’UE; • l’annexe II des Conditions Générales du Contrat de subvention (article 6 – Visibilité), tel que modifié par les articles 7.2.4 et 7.2.5 du contrat de subvention “conditions spécifiques”. Dans le but de faciliter le travail des personnes qui seront chargées de mettre au point et de gérer les actions de communication suivantes, une série d’indications et d’instruments pratiques sont fournis. 1.3. REGLES GENERALES Dans la convention de subvention il n'existe aucune exigence formelle pour élaborer un plan de communication spécifique. Pour cette raison, on recommande aux projets de réaliser une planification de base des activités de visibilité et de communication. En règle générale, cette planification des activités de visibilité et de communication pourra être partagée avec les structures chargées de la gestion du Programme, l’Autorité de Gestion Commune (AGC) et le Secrétariat Technique Commun (STC), afin d’orienter le choix des actions et des instruments les plus appropriés, en tenant compte de la nature et de la dimension du projet et des différentes phases de développement. Les bénéficiaires doivent définir un budget minimum afin de garantir qu’au moins toutes les obligations prévues par la règlementation UE précédemment mentionnées, soient remplies. Les bénéficiaires sont invités à choisir, parmi les différents instruments disponibles, ceux qui garantissent le maximum de visibilité, sur la base des ressources destinées à la communication, et à identifier les groupes cibles (cf. chapitre 4 du Manuel de communication et visibilité pour les actions externes à l’UE et annexe 3 relatif). Les projets devraient être avant tout, facilement reconnaissables par le public. Il est donc recommandé de prévoir un logo du projet et une ligne graphique cohérente avec les actions et les résultats attendus du projet, et de créer un site internet spécifique. Lors de la mise en place du projet, les bénéficiaires sont tenus de collecter des échantillons de tous les matériels de communication des produits, y compris les multimédias. Les copies doivent être envoyées à l’AGC et au STC avec les rapports intermédiaires et finaux. En outre, l’AGC et le STC doivent être informés de tout évènement organisé par les projets de façon à en donner une visibilité adéquate sur le site internet du Programme, http://www.italietunisie.eu 6 2 OBLIGATIONS DES BÉNÉFICIAIRES 2.1. OBLIGATIONS DES BENEFICIAIRES EN MATIERE D’INFORMATION ET DE PUBLICITE Aux termes des conditions contractuelles stipulées dans le contrat de subvention et dans ses annexes, les bénéficiaires sont tenus de promouvoir l’identité visuelle du Programme IEVP CT Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013, et d’adopter les mesures nécessaires afin de garantir la visibilité du financement ou du cofinancement de l’Union Européenne. Ces mesures devront être conformes au Manuel de communication et visibilité de l’UE pour les actions extérieure, tel que rédigé et publié par la Commission. ATTENTION Les dépenses engagées pour les activités de communication et réalisation de matériel non conformes aux conditions minimales requises par le Manuel de l’Union Européenne et par le présent vade-­‐mecum, ne sont pas considérées éligibles. Donc, le cofinancement IEVP ne pourra pas être octroyé. 2.2. CARACTERISTIQUES DES INTERVENTIONS D’INFORMATION ET DE PUBLICITE Toutes les interventions d’information et de publicité réalisées par le bénéficiaire et par les partenaires (telles que publications, dépliants, matériels d’informations, affiches, pages publicitaires, communiqués, site internet, etc.) devront contenir: A. l’emblème de l’Union Européenne; B. l’indication du cofinancement (par exemple: Projet cofinancé par l’Union Européenne); C. le logo du Programme IEVP CT Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013; D. le logo de la République italienne, de la Région Sicile et de la République Tunisienne (si jugé nécessaire); E. le logo du Projet (facultatif mais fortement conseillé); F. le slogan du Programme Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013 “Défis communs, objectifs partagés” (dans la langue du sujet bénéficiaire), s’il y a assez de place. Les logos susmentionnés sont disponibles sur le site internet du Programme www.italietunisie.eu, dans la section “Communication” puis “Logos”. Les indications à reproduire mentionnées aux lettres A, B, C, sont obligatoires et doivent être bien visibles, sur l’ensemble des produits réalisés par le projet, par exemple site internet, documents (rapports, présentations, invitations, etc.), publications, matériel publicitaire, communiqués de presse, lettres d’information, affiches, enseignes, plaques commémoratives, panneaux de circulation, etc. Pour les objets promotionnels de petite taille (tels que crayons, cartes mémoires), le logo de l’UE et du Programme sont suffisants. Les projets doivent également indiquer/présenter le logo du Programme et de l’UE à l’occasion de congrès, séminaires, conférences de presse, briefing, cours de formation etc. 7 L’utilisation du slogan du Programme et la référence au site internet du Programme est facultative bien que fortement recommandée. Il est obligatoire d’exposer le drapeau de l’Union Européenne pendant les évènements et les réunions organisés dans le cadre du projet. En outre, dans le cas de documentation utilisée par le partenariat du projet et/ou ayant une pertinence interne pour un partenaire (par ex. correspondance entre les partenaires, entre le chef de file et l’AGC, publications d’appels à candidatures/avis, etc.), l’utilisation du papier en-­‐tête, l’indication des logos du Programme et de l’Union Européenne et de l’inscription “Projet cofinancé par l’Union Européenne” sont suffisantes. 2.3. LOGO DE L’UNION EUROPEENNE Tel qu’indiqué dans l’article 4 du Manuel de communication et visibilité de l’UE pour les actions extérieure, il est possible de télécharger le logo de l’Union Européenne au lien suivant: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_fr.htm, dans la section Télécharger, ou bien sur le site du Programme Italie-­‐Tunisie www.italietunisie.eu à la section Communication/Logos. On vous rappelle que le logo de l’Union Européenne et l’indication “Projet cofinancé par l’Union Européenne” doivent être mentionnés sur papier en-­‐tête, sur les fax ainsi que sur tout le matériel promotionnel, les articles, les productions audiovisuelles, etc. Le logo de l’UE ne peut pas être plus petit que les autres logos placés près de lui. 2.4. LOGO DU PROGRAMME Le logo du Programme est la propriété exclusive de l’AGC qui peut accorder et révoquer son utilisation à tout moment par décision unilatérale. Il doit être reproduit sur papier en-­‐tête, sur les fax ainsi que sur tout le matériel promotionnel, les articles, les productions audiovisuelles, etc. Il est possible de télécharger le logo sur le site du Programme Italie-­‐Tunisie www.italietunisie.eu dans la section Communication/Logos. Le logo du Programme est très simple: le texte contient l’indication “Coopération transfrontalière” et la période de programmation “2007-­‐2013”; la partie graphique se présente par un soulignement de deux couleurs différentes qui se mélangent et qui symbolisent les deux pays (Italie et Tunisie). Le logo peut être accompagné (en fonction de l’instrument choisi et surtout de ses dimensions) par le slogan du Programme “Défis communs, objectifs partagés” dans la langue du sujet bénéficiaire. Le slogan synthétise les valeurs du partenariat, visant à atteindre les résultats communs. Il peut être réalisé dans l’une des deux couleurs du Programme, moitié bleu ciel et moitié orange ou en blanc. Le caractère utilisé est Georgia italique. 8 2.5. COULEURS COULEUR NUANCIER PANTONE R G B HEXA BLEU CIEL Solid Coated 7462 C 0 108 162 #006CA2 ORANGE Solid Coated 143 C 227 148 27 #E3941B COULEUR DE REFERENCE 2.6. SOURCE Cambria Trebuchet Pour les textes Pour les titres ou les tableaux Georgia Corsivo Pour le slogan 9 2.7. LOGO DU PROGRAMME Valeurs chromatiques LOGO en couleurs Valeurs chromatiques LOGO en gris Quadrichromie RGB Hexadécimal PANTONE Nuance de gris 10 2.8. SLOGAN DU PROGRAMME Défis communs, objectifs partagés 2.9. RESTRICTIONS A L’UTILISATION DES LOGOS Le logo de l’Union Européenne, du Programme et le slogan ne devront en aucun être modifiés dans leur reproduction. Il est notamment interdit de: • Séparer le texte de l’emblème; • Déformer ou inverser le logo; • Utiliser d’autres combinaisons chromatiques; • Utiliser un caractère différent; • Modifier la taille du logo et de ses éléments graphiques; • Ajouter des indications différentes ou modifier le texte contenus dans la zone du logo; • Montrer uniquement une partie du logo en le couvrant par d’autres éléments. Attention: les bénéficiaires ne peuvent pas produire un logo du projet ayant un graphisme similaire à celui du Programme ou de l'Union Européenne, qui sont protégés par le droit d'auteur. 2.10. APPELS A CANDIDATURE ET CONVENTIONS Les bénéficiaires devront spécifier dans les appels aux candidatures puis dans les conventions avec des tiers (partenaires et/ou autres sujets participants), l’obligation de respecter les dispositions règlementaires en matière d’information et de publicité. Les appels à candidature et les conventions devront également faire explicitement référence au Plan de communication du Programme IEVP CT Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013, comme document de référence concernant les actions d’information et de publicité à effectuer pour chaque intervention. Les sujets bénéficiaires devront également garantir la transmission régulière d’informations sur l’état d’avancement du projet, tant en termes de documentation photo et/ou vidéos, qu’en fournissant une collaboration adéquate pour la réussite complète des actions de communication du Plan de communication. 2.11. OBLIGATIONS D’INFORMATION DOCUMENTATION ET DE PUBLICITE POUR LA Pour ce qui concerne les projets financés par les ressources du Programme Opérationnel (PO) Conjoint IEVP Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013, aux termes de l’article 45 du Règlement (CE) n. 951/2007, les bénéficiaires et les partenaires sont tenus de conserver les justificatifs de frais et à créer un dossier pour chaque projet contenant toute la documentation technique et administrative (documents des dépenses et justificatifs) à conserver pendant sept ans après le paiement du solde du projet ou du programme opérationnel. 11 Les contenus des sites internet et de tout autre instrument basé sur Internet, devront être sauvegardés afin de pouvoir en montrer le contenu en cas de contrôle. Il sera donc nécessaire de demander aux personnes chargées de la réalisation et de la gestion du site du projet, de prévoir un système de back-­‐up approprié. Les documents doivent être conservés sous forme papier (pour les originaux des livres comptables et des quittances, pour les copies des ordres de paiement). Les originaux des documents de frais, seront conservés par le bénéficiaire et par les partenaires, conformément à la loi et selon les prescriptions définies pour la présentation de la reddition des comptes à l’AGC. Ces documents devront être soigneusement conservés dans des dossiers portant l’identification de leur contenu. Chaque dossier devra également avoir, de façon bien visible, les éléments suivants: • l’emblème de l’Union Européenne et l’indication du cofinancement (par exemple: Projet cofinancé par l’Union Européenne); • le logo du Programme IEVP CT Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013. En outre, le lieu ou les lieux où sont conservés les documents originaux devront être clairement identifiables, par une note accompagnant chaque reddition des comptes soumise aux contrôleurs de premier niveau et indiquant le lieu où sont conservés les documents ou bien les références du Service: nom, adresse, étage, pièce. 2.12. OBLIGATIONS D’INFORMATION ET DE PUBLICITE POUR LES SIEGES DES PROJETS Des plaques ou des panneaux bien visibles devront être posés aux sièges légaux de chaque partenaire du projet et/ou au siège où se déroule le projet, en tout ou partie, contenant les informations sur le type et le nome de l’opération, ainsi que les éléments suivants impérativement: • le logo de l’Union Européenne, en italien et en français; • le logo du Programme IEVP CT Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013; Il sera également possible d’indiquer le slogan du Programme “Défis communs, objectifs partagés”. Les informations susmentionnées devront constituer au moins 25% de la plaque et du panneau. 2.13. OBLIGATIONS EQUIPEMENTS D’INFORMATION ET DE PUBLICITE POUR LES Des étiquettes ou des plaquettes doivent être apposées sur les instruments et les équipements techniques, tels qu’ordinateurs, imprimantes, projecteurs, instruments techniques, achetés dans le cadre des projets, indiquant le cofinancement de l’Union Européenne et que l’achat a été fait dans le cadre du Programme. Les étiquettes ou les plaquettes doivent indiquer de façon claire et indélébile les éléments suivants: • le logo de l’Union Européenne et le logo du Programme IEVP CT Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013; • la phrase: “Achetés avec le soutien de l’Union Européenne – Programme IEVP CT Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013; • le logo du projet; 12 • la référence au code projet et au CUP. Il n’existe pas de modèle obligatoire pour les étiquettes mais les dimensions recommandées sont 90 mm x 50 mm (pour les petits objets) et 100 mm x 100 mm (pour les grands objets). 2.14. OBLIGATIONS D’INFORMATION INFRASTRUCTURES ET DE PUBLICITE POUR LES En cas de projets prévoyant l’achat d’un objet physique, le financement d’une infrastructure ou une construction, il est nécessaire: • d’installer un panneau sur le lieu de l’intervention pendant toute sa durée; • d’exposer un panneau explicatif permanent, visible et de dimensions significatives dans un délai de six mois à compter de la fin d’une opération. Le panneau et la plaque doivent contenir les indications suivantes: • titre du projet; • sujet bénéficiaire; • date de début et fin du projet; • logo de l’Union Européenne avec l’indication “Projet cofinancé par l’Union Européenne” avec des caractères qui ne soient pas plus petits que les autres inscriptions présentes, près du logo européen. Ces éléments doivent occuper au moins 25% de la place disponible sur la plaque et le panneau; • logo du Programme IEVP CT Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013; • slogan du Programme; • logo du Projet. La dimension du caractère utilisé doit permettre de lire le texte facilement, celui-­‐ci devant occuper au moins 50% de l’espace disponible. Les plaques doivent être réalisées dans un matériau résistant (ex. en métal). 13 3 STRATÉGIES DE COMMUNICATION Dans le but de réaliser une analyse des objectifs et de définir les priorités de communication du projet, il est utile de se poser les questions suivantes: 3.1. QUELS SONT LES ACTEURS/SUJETS IMPLIQUES DANS LE PROJET ? Il s’agit ici de définir les destinataires de la communication: les citoyens d’un territoire, les utilisateurs du/des service/s, les employés des bureaux et/ou des associations et/ou des organismes participant à différents titres, etc. Après les avoir identifiés, il sera plus facile de créer des flux de communication plus appropriés. 3.2. QUELS PEUVENT ETRE LES SUJETS INTERESSES PAR LE PROJET ? Il est nécessaire d’identifier tous les sujets qui partagent et/ou sont intéressés à partager mission, valeurs et objectifs du projet: partenaires financiers, autres institutions, associations, membres des réseaux relationnels, journalistes, etc. 3.3. COMMENT INFORMER CORRECTEMENT CHAQUE DESTINATAIRE ? Identifier les actions jugées comme pouvant avoir un impact positif chez les destinataires de référence: lettres d’information, publications, rencontres, séminaires, etc. 3.4. COMMENT GERER COMMUNICATION? CORRECTEMENT LES ACTIONS DE En ligne avec ce document, il serait opportun, pour les projets, de désigner un responsable des actions de dissémination et d’information, en tant qu’interlocuteur de l’AGC et du STC pour tout ce qui concerne les démarches sur l’information et la publicité. Le responsable pourra donc se mettre en contact avec l’AGC/STC du programme à chaque fois, par exemple, que le projet aura recours à une exposition médiatique par le biais de journaux, revues, TV etc., en partageant avec ce dernier les contenus et les éventuelles références aux représentants de l’Administration régionale sicilienne ou de la République Tunisienne. En outre, il pourrait contribuer à la rédaction de la newsletter périodique du PO IEVP Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013, pour tout ce qui concerne les projets et fournir des informations importantes à publier sur le site www.italietunisie.eu dans la section consacrée à son propre projet. Il serait également opportun que les projets élaborent un plan de communication capable de contribuer, directement et avec synergie, à atteindre les objectifs prévus par le plan de communication du PO Italie-­‐Tunisie et qui, en même temps, soit en mesure de garantir unité et harmonie aux actions de communication pour obtenir le maximum d’efficience et d’efficacité de ces actions, surtout dans un contexte de travail caractérisé par le réseau de partenariat composé des sujets aussi nombreux que variés. 14 3.5. QUELS SONT LES COMMUNICATION ? ELEMENTS ESSENTIELS D’UN PLAN DE L’éventuel Plan de Communication rédigé et adopté dans le cadre du projet, sera élaboré sur la base de deux principes généraux: • garantir une information transparente sur les modalités de mise en place du projet et la participation de potentiels bénéficiaires; • donner de la visibilité au projet financé, en valorisant le rôle joué par l’Union Européenne pour atteindre les résultats prévus. Le plan de communication devra contenir les éléments suivants: • l’analyse du scénario de référence; • la stratégie des actions d’information et de publicité destinées aux bénéficiaires potentiels et au public et ayant pour but de rendre compte des résultats du projet et de la valeur ajoutée de l’aide communautaire; • les objectifs généraux et spécifiques; • les destinataires; • les actions à entreprendre et les relatifs instruments; • le coût pour la mise en place du plan; • les actions prévues pour l’évaluation et le suivi des actions d’information et de publicité. 3.6. COMMENT EFFECTUER L’EVALUATION ET LE SUIVI DU PLAN DE COMMUNICATION ? Les bénéficiaires devront être en mesure de démontrer l’efficacité de l’action communicative de leurs projets sur le territoire relevant de leur compétence. L’évaluation des actions de communication doit être partie intégrante de la stratégie de communication mise en place par les projets. Une évaluation périodique des actions de communication peut avoir un double bénéfice: • comprendre l’efficacité et l’impact des actions réalisées; • améliorer la qualité de la stratégie de la communication et plus généralement, des projets. Les bénéficiaires sont invités à évaluer et à suivre les progrès de leurs actions de communication, en utilisant des indicateurs qui pourraient être utiles pendant les phases de présentation des rapports intermédiaire et final, afin de démontrer que tous les résultats prévus par les projets ont été atteints. Le responsable des actions de dissémination et information d’un projet devra porter une attention particulière au suivi du plan de communication et notamment aux indicateurs utilisés. Les informations sur le suivi devront être inclues par le Bénéficiaire du Projet dans la demande de remboursement et dans le rapport semestriel, afin d’attester la connaissance du Programme et du projet dans les territoires concernés. Les données liées aux principaux indicateurs seront, pour exemple, les suivants : • nombre d’évènements d’intérêt public (séminaires, rencontres et ateliers de travail, congrès d’information); • nombre de participants aux évènements, à enregistrer sur une feuille des présences; • nombre de contacts et mailing list des groupes de destinataires identifiés; • nombre d’articles publiés sur les médias locaux à propos des actions de projet; 15 • nombre de newsletter du projet; • nombre de matériel imprimé (brochures, affiches, billets d’invitation, etc.) et multi médiaux (CD, DVD); • nombre de gadgets et matériel promotionnel; • nombre d’échanges d’expériences avec d’autres projets; • nombre de réseaux et de partenariats avec d’autres institutions; • nombre de publications concernant le projet et les résultats obtenus; • nombre de contacts enregistrés par le site internet du projet. 16 4 INSTRUMENTS DE COMMUNICATION Les projets peuvent utiliser plusieurs sortes d’instruments de communication, à choisir au cas par cas, conformément aux objectifs propres, aux groupes cibles destinataires et, bien entendu, aux domaines/contenus d’information. L’efficacité des actions d’information et de visibilité est directement liée à une utilisation combinée et synergique d’une multitude d’instruments de communication. Les paragraphes suivants présentent une série d’instruments de base pouvant être utilisés pour les actions de communication des projets destinés aux différents groupes cibles destinataires de la communication: institutions et organismes locaux, partenariat institutionnel et économique-­‐social, intervenants, médias, bénéficiaires potentiels, destinataires finaux et grand public. 4.1. DEPLIANTS, BROCHURES, LETTRES D’INFORMATION Les publications, comme les dépliants, brochures et lettres d’information, peuvent se révéler utiles pour divulguer les résultats d’un projet au public de référence. Les textes doivent être courts et informatifs, et les photos éventuellement utilisées doivent servir à illustrer le contenu des publications et à les rendre plus attrayantes du point de vue visuel. Si possible, les photos devraient illustrer les ‘’objectifs’’ des projets ainsi que les sujets participants, plutôt que par exemple, des réunions de travail ou les fonctionnaires responsables de la gestion. Les dépliants, brochures et lettres d’information doivent contenir le logo de l’UE, du Programme et la référence au cofinancement européen. Il est fortement conseillé d’indiquer également le logo du projet. En outre, les dépliants et les brochures doivent inclure une définition de l’Union Européenne (chapitre 4 -­‐ art. 4.2 du Manuel UE). En tel cas, la couverture doit identifier clairement le projet, en tant que partie d’une intervention cofinancée par l’Union Européenne et indiquer la phrase ‘’Projet cofinancé par l’Union Européenne’’. Les dépliants, brochures et lettres d’information doivent également indiquer le titre du Programme: ‘’Programme IEVP de coopération transfrontalière Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013.’’ En revanche, seules les brochures et autres publications plus importantes doivent contenir une déclaration générale sur le Programme. Par exemple: «Le Programme IEVP Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013 est un programme bilatéral de coopération transfrontalière cofinancé par l’Union Européenne dans le cadre de l’Instrument Européen de voisinage et de partenariat. Avec une allocation financière de 25,2 millions d’euros, le programme – dont la gestion commune a été confiée au Bureau de la Programmation de la Région Sicile – a pour but de promouvoir l’intégration économique, sociale, institutionnelle et culturelle entre l’Italie et la Tunisie». Il convient également de préciser que les dépliants, brochures et lettres d’information doivent indiquer la ‘déclaration de responsabilité exclusive’ suivante: «Ce document a été réalisé avec l'aide financière de l'Union européenne dans le cadre du Programme IEVP CT Italie – Tunisie 2007-­‐2013. Le contenu de ce document relève de la seule responsabilité de <nom du Bénéficiaire> et ne peut en aucun cas être considéré comme reflétant la position de l'Union européenne ou celle des structures de gestion du Programme». Cette déclaration doit être indiquée dans la lettre d’information, dans la bannière en bas de la première page (voir annexe 3 du Manuel UE). En revanche, la bannière supérieure de la lettre d’information doit être réalisée comme suit: 17 Bulletin d’information publié par xxx – projet financé par l’Union Européenne par le biais du Programme IEVP de coopération transfrontalière Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013 Tous les documents imprimés sur papier doivent être également disponibles en format électronique, de façon à pouvoir être envoyés par courriel et publiés sur le site internet. Sur le matériel d’information numérique, les logos de l’UE et du Programme doivent être placés en première page et également sur l’emballage (par exemple: emballage d’un CD). Outre les éléments obligatoires précédemment mentionnés, certains éléments facultatifs peuvent être insérés, en fonction également de la place disponible, tels que: • le slogan du Programme; • les détails du projet (par exemple: le nom du référent, l’adresse, le numéro de téléphone, le fax et l’adresse email); • la référence du site internet du Programme: http://www.italietunisie.eu NB: Tout autre type de publication, électronique ou imprimée, doit toujours contenir le logo de l’UE, celui du Programme ainsi que la référence au cofinancement européen. Il est également possible d’insérer le logo du projet. En outre, la ‘’déclaration de responsabilité exclusive’’ précédemment mentionnée doit être toujours indiquée. Les publications finales et les études doivent contenir une définition de l’Union Européenne (chapitre 4 -­‐ art. 4.2 du Manuel UE), ainsi que du Programme. 4.2. AFFICHAGES Les affichages sont une forme de publicité extérieure qui utilise des affiches en papier ou autres supports, imprimés en différents formats. Les formats les plus communs sont: feuille de base 70 x 100 cm (unité de mesure pour les taxes sur la publicité dans les municipalités italiennes), 100 x 140 cm, 140 x 200 cm et les posters 6mt x 3mt. Les affichages servent à attirer l’attention du grand public sur le message qu’ils véhiculent. Elles peuvent être utilisées lors de campagnes de communication intégrées sur des thèmes précis, ou bien pour annoncer l’inauguration de grands évènements, d’infrastructures ou de congrès sur lesquels on souhaite attirer l’attention. 18 Il est nécessaire de prévoir sur les affiches une place pour les logos institutionnels. Ces derniers devront être de même taille et être placés avec la même visibilité. Les affiches ne sont pas uniquement utilisées en grand format pour les campagnes d’information, mais sont également disponibles en formats plus petits, comme notamment l’A3 qui est particulièrement indiqué pour les projets prévoyant de les placer dans leurs sièges institutionnels, ou également lors de l’organisation de rencontres et/ou d’évènements. Les affiches doivent toujours être à fort impact visuel, attrayantes (grâce à l’utilisation savante des couleurs) et simples (en utilisant le plus possible des termes clairs et compréhensibles). L‘impact visuel est lui aussi fondamental: il est nécessaire de se concentrer sur le choix des images qui doivent frapper pour mieux faire passer le message textuel qui – sur les affiches – est relativement limité. Voilà pourquoi il est toujours utile de faire référence à une source d’information supplémentaire: le site internet par exemple. 4.3. SITE INTERNET Les sites internet ont un rôle de plus en plus fondamental pour la communication. Il est recommandé à tous les bénéficiaires de réaliser leur propre site internet. Le site du projet devrait contenir dans son adresse le nom du projet (par exemple: www.acronymeduprojet.eu), afin de renforcer l’identité du projet. Lors de la conception du site, il est nécessaire de prévoir dans le site au moins les sections suivantes, accessibles depuis la page d’accueil: • le projet (synthèse, actions, suivi, résultats attendus, financement UE reçu); • liste des partenaires; • évènements; • info-­‐communication (stratégie de communication, publications, revue de presse) • informations; • avis publics; • contacts (avec l’indication des personnes de référence et de leur rôle au sein du projet) • galerie multimédia (photographies et vidéos). La page d’accueil doit également contenir: • le logo du Programme Italie-­‐Tunisie sur lequel cliquer pour accéder à l’adresse www.italietunisie.eu • le lien au site internet consacré à la politique de coopération EuropeAid http://ec.europa.eu/europeaid/index_it.htm Dans le but d’identifier plus facilement et plus rapidement leur propre site, les bénéficiaires sont invités à utiliser de façon opportune les Meta Tag (métadonnées du langage HTML) afin d’augmenter la visibilité du site concerné sur les moteurs de recherche. En outre, il est recommandé aux bénéficiaires d’utiliser le service gratuit de Google Analytics pour réaliser les statistiques mensuelles sur les visites au site qui seront ensuite publiées sur le site et fournies à l’AGC. 4.4. WEB 2.0 Par Web 2.0, on entend l’ensemble de toutes les applications online permettant une meilleure interaction et convivialité entre le site et l’utilisateur (blog, forum, chat, systèmes comme Wikipedia, YouTube, Facebook, MySpace, Gmail, WordPress, etc.) et qui représentent désormais une réalité incontournable dans le monde de l’information et de la communication. 19 Ces applications offrent la possibilité de multiplier gratuitement les informations sur les projets et de créer une base de données publique des documents sur le projet que l’on souhaite partager à grande échelle, favorisant ainsi l’accessibilité et la transparence des informations. Toutefois, il est nécessaire d’être conscient des risques que comporte l’utilisation de ces instruments et apprendre à les utiliser convenablement en s’assurant que l’activité de suivi et d’interaction des flux de communication générés parmi les social network puisse être effectuée de façon continue. 4.5. COMMUNIQUES DE PRESSE Le communiqué de presse doit contenir le drapeau de l’Union Européenne, le logo du Programme et du projet. Il doit également mentionner le cofinancement du projet par l’Union Européenne dans le cadre du Programme IEVP CT Italie-­‐Tunisie 2007-­‐2013 et indiquer le montant du financement en euros et dans la monnaie locale. Un communiqué de presse qui fait la une, doit avoir: • un titre; • un paragraphe principal qui synthétise les faits essentiels; • un contenu; • des citations; • certaines informations de base, et des coordonnées pour obtenir plus d’informations. Le communiqué de presse ne doit pas, si possible, dépasser la moitié d’une feuille A4; en cas de communiqué plus long, la phrase ‘’d’autres informations à suivre’’ doit être mentionnée au bas de chaque page suivante. Veiller à écrire à la fin du document le mot ‘Fin’, à la suite duquel, le communiqué de presse doit fournir le nom au moins d’une personne que le journaliste peut contacter pour avoir de plus amples informations. Si possible, fournir également les numéros de téléphone du bureau et un numéro fixe. 4.6. PANNEAUX D’EXPOSITION Lorsque la mise en place d’un projet prévoit, par exemple, la construction et la réalisation d’installations pilote ou la valorisation d’un site spécifique (archéologique par exemple) ainsi qu’un itinéraire thématique (à des fins touristiques par exemple), ceci peut être indiqué par des panneaux portant le logo de l’Union Européenne, du Programme et éventuellement, du projet. Les panneaux doivent être parfaitement visibles de façon que les passants puissent les lire et comprendre la nature du projet. Les panneaux doivent être placés à la verticale près des voies d’accès vers le lieu où se déroule le projet et doivent rester en place depuis le début du projet jusqu’à six mois après son achèvement. Les bénéficiaires doivent également prévoir un panneau d’affichage pour promouvoir leur projet financé par l’Union Européenne, lors d’une exposition ou d’un évènement, à l’entrée d’un centre de formation ou auprès de la réception. La forme, la taille et les dimensions des panneaux varient en fonction de la quantité d’informations à transmettre et si le panneau doit être amovible ou permanent. Des panneaux à coût réduit peuvent être réalisés à l’aide de lettres adhésives ou avec un drapeau de l’Union Européenne placé correctement en haut à gauche. Si les bénéficiaires le jugent utile, ils peuvent également ajouter les logos des partenaires. Des dispositions spécifiques doivent être convenues avec l’AGC ou le STC. 20 4.7. BANNIERES Les Bannières en plastique ou en tissu doivent être réalisées si spécifié dans la stratégie de communication d’un projet. Elles sont destinées à servir de fonds lors d’évènements publics. Les Bannières réalisées doivent prévoir l’insertion des logos institutionnels, tel qu’indiqué au chapitre 2.2. du présent document. Une bannière est également l’image affichée sur la page internet à des fins publicitaires. La bannière peut être présentée sur le site internet d’un projet comme un élément visuel supplémentaire, de même qu’elle peut être utilisée sur d’autres sites internet pour promouvoir le projet et le Programme. 4.8. ARTICLES PROMOTIONNELS Les articles promotionnels (tels que T-­‐shirts, casquettes, stylos, etc.) peuvent être réalisés par les bénéficiaires comme matériel de support pour l’activité d’information et de communication dans le cadre de leur projet. Les articles promotionnels réalisés doivent être clairement identifiables grâce à la présence du drapeau de l’Union Européenne et le logo du Programme. En outre, si la dimension des articles le permet, ils doivent contenir l’indication ‘’Union Européenne’’, et il est possible d’ajouter des messages ou des phrases clés. 4.9. ARTICLES PROMOTIONNELS Organiser un évènement public peut se révéler une excellente occasion pour susciter l’intérêt et faire de la publicité au projet et à ses résultats. Les évènements financés par les projets (comme les évènements d’ouverture ou de clôture, conférences, séminaires, salons, expositions, etc.) doivent contenir au moins le logo de l’UE et du Programme sur l’ensemble du matériel de communication distribué aux participants et, si possible, le drapeau de l’UE doit être exposé -­‐ avec les drapeaux italien, sicilien et tunisien – dans la salle où auront lieu les évènements, rencontres, séminaires, conférences, expositions, etc. Il est éventuellement possible d’exposer la bannière. En particulier, les drapeaux des pays participant au projet doivent être exposés sur les tables des rapporteurs. En outre, il sera nécessaire de préparer la documentation vidéo et photographique. Enfin, les informations concernant les évènements d’un projet, doivent être transmises au STC à temps (si possible, deux semaines avant l’évènement), de façon qu’elles puissent être publiées sur le site du Programme www.italietunisie.eu dans la section Evènements. 4.10. MATERIEL PHOTOGRAFIQUE ET AUDIO - VIDEO Pour chaque projet, il est nécessaire de préparer des documents photographiques appropriés qui témoignent de l’état d’avancement du projet et des évènements réalisés dans le cadre du projet. Les photos peuvent être utilisées aussi bien pour promouvoir le projet et donc dans les instruments de communication, que pour démontrer aux contrôleurs/réviseurs que les obligations en matière de communication et de visibilité ont été remplies. Les photos doivent en effet illustrer les résultats et l’impact d’un projet et doivent donc: 21 représenter le projet, les ressources humaines utilisées et les territoires dans lesquels le projet se déroule; • respecter les cultures et les traditions des pays participant au projet – Sicile et Tunisie; • inclure, si possible, le logo du projet et de l’UE (même en transparence); • être fournies dans les deux formats – vertical et horizontal – de façon à pouvoir s’adapter à n’importe quel espace et être insérées dans tout type de publication et/ou de contexte informatif et promotionnel; • être nettes (sans flous), avoir un bon contraste (ni trop claires ni trop sombres) et en couleurs; • inclure une légende expliquant où elles ont été prises, ce qu’elles racontent, à qui elles se réfèrent – s’il y a des visages dessus; • ne contenir aucune image avec des mineurs. Le bénéficiaire doit envoyer les copies des photos utilisées pour les projets à l’AGC ou au STC à l’adresse suivante: Région Sicilienne – Département de la Programmation Piazza Luigi Sturzo, n. 36 -­‐ 90139 PALERMO En outre, il est nécessaire d’indiquer au verso des copies des photos: • le nom et l’adresse de la personne envoyant les photos. le nom de l’organisation ou de la personne qui détient les droits d’auteur de la photo. le nom du projet auquel se réfère la photo, sa durée (ex. 2009-­‐2013) et le pays où elle a été prise. Pour illustrer les sites internet ou comme matériel promotionnel, les projets peuvent également réaliser du matériel audio et/ou vidéo (CD, DVD, etc.). Comme pour tout autre type de matériel, le matériel audiovisuel devra montrer l’emblème européen dans la séquence d’ouverture et de fermeture. En outre, l’emblème de l’UE et le logo du Programme devront également être indiqués sur la couverture. Comme pour les photos, le bénéficiaire devra envoyer une copie de ce matériel, dans sa forme finale de distribution et de format professionnel, à l’adresse suivante: Région Sicile – Département de la Programmation Piazza Luigi Sturzo, n. 36 -­‐ 90139 PALERMO • • • 4.11. LANGUES DES PRODUITS DE COMMUNICATION Tel que spécifié au point 3.4 du PO Italie-­‐Tunisie (Utilisation des langues), la langue à utiliser dans la phase de divulgation/communication est le français pour la divulgation du Programme (CSC, site internet, Commission, etc.); l’AGC recommande également l’utilisation de l’italien et de l’arabe afin de garantir plus d’accès aux données du projet en fonction de la localisation du bénéficiaire et du groupe de destinataires du projet, même s’il est nécessaire de prévoir la réalisation d’un échantillon des produits réalisés en français et en format .pdf. 22 5 FORMAT GRAPHIQUE Chaque projet devrait prévoir un format graphique à appliquer sur l’ensemble des matériels informatifs et publicitaires, afin de pouvoir reconnaître facilement non seulement le projet, mais aussi le Programme et le rôle de l’Union Européenne. Nous rappelons que le logo du Programme, de l’UE doit être appliqué sur chaque instrument ainsi que l’inscription: ‘’Projet cofinancé par l’Union Européenne’’. Appliquer également le logo du projet, si disponible. En outre, si l’espace le permet, il est également possible d’appliquer les logos des autres partenaires et la référence au site internet du projet (si réalisé) et à celui du Programme. Pour les obligations spécifiques à remplir, se reporter au chapitre 4. 5.1. CHARTE GRAPHIQUE COORDONNEE Une identité visuelle unique facilite la connexion avec le public cible. La charte /identité graphique du projet devrait apparaître sur tous les produits de communication externe. La ligne graphique coordonnée de chaque projet devrait prévoir: • papier à en-­‐tête; • feuille communiqués de presse; • modèle pour les présentations in Powerpoint (.ppt) • modèle pour la réalisation de panneaux et de plaques; • matériel promotionnel; • Site internet. 5.2. FICHE PROJET La fiche projet qui sera publiée sur le site du Programme www.italietunisie.eu dans la section consacrée aux projets, devra contenir: • description du projet (mission, valeurs, objectifs, brève description, résultats attendus); • actions ; • références du Bénéficiaire; • références des Partenaires; • durée; • budget; • site internet. 23 6 MEILLEURES PRATIQUES L’Union Européenne encourage et récompense la réalisation d’initiatives particulièrement significatives du point de vue économique et qualitatif, caractérisées par des éléments novateurs ayant un impact important sur les communautés et sur le territoire ainsi que sur l’économie des Pays participants. Les bénéficiaires sont donc invités à fournir régulièrement des informations actualisées ainsi que toute la documentation utile à l’AGC afin d’identifier les ‘’meilleures pratiques’’ mises en place par les projets. Celles-­‐ci seront en effet, valorisées par le biais d’une action de communication spécifique de l’AGC et seront insérées dans une publication du Programme et présentées lors du congrès final. 7 CONTACTS Les bénéficiaires des projets financés sont invités à contacter le Secrétariat Technique Commun pour les questions relatives: • aux démarches en matière d’information et de publicité; • à l’envoi de matériels informatifs et publicitaires réalisés; • aux informations à mettre en évidence sur le site internet et dans la lettre d’informations du Programme. Pour plus d’informations, contacter: Maria Rita Rocca • email: [email protected] ; [email protected] • tél. +39 091 7070006 • fax +39 091 7070054 24 8 INSTRUMENTS/DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE INSTRUMENT/ PAGE INTERNET CONTENU DOCUMENT SITE PROGRAMME DU CONTRAT DE SUBVENTION ENTRE L’AGC ET LE BENEFICIAIRE PLAN DE COMMUNICATION http://www.italietunisie.eu Contient une section spécifique sur la communication et toutes les informations sur le Programme Pour la partie concernant les obligations en matière de communication et de divulgation des résultats http://www.italietunisie.eu/images /files/Espace_presse/Plan_de_Com munication/Plan_de_Communicatio n_Italie_Tunisie.pdf Contient les objectifs et les destinataires du Programme http://www.italietunisie.eu/images /Vademecum_FR.pdf Pour la partie concernant la visibilité et la communication (3.5) (EUROPAID) http://ec.europa.eu/europeaid/wh ere/neighbourhood/regional-­‐ cooperation/IEVP-­‐cross-­‐ border/faq/faq14_fr.htm Page internet de la Commission – EuropeAid – avec les réponses à des demandes fondamentales sur la gestion des actions de communication dans les projets de coopération MANUEL POUR LA COMMUNICATION ET LA VISIBILITE http://ec.europa.eu/europeaid/wo rk/visibility/documents/communic ation_and_visibility_manual_fr.pdf VADE-MECUM PROJET DU GESTION PROJET DU (EUROPAID) INTERACT RESEAU INFORM http://www.interact-­‐ eu.net/communication/communica tion/274/6209 http://ec.europa.eu/regional_policy /country/commu/index_en.cfm 25 Réalisé par la direction générale (DG) Développement et coopération EuropeAid, chargée d’élaborer les politiques de développement de l’UE et de fournir les aides par le biais de programmes et de projets dans le monde entier Support, formation et conseils pour les programmes européens de coopération territoriale, également en matière de communication Point de rencontre pour les responsables de la communication, les responsables des projets et tous ceux qui sont intéressés à fournir des informations sur la politique de cohésion et en particulier, sur le Fonds européen de développement régional et les interventions du Fonds de cohésion dans les Etats membres Région Sicilienne Présidence de la Région Service de la Programmation Piazza Sturzo 36 90139 PALERME www.italietunisie.eu 26
