Gabarit d`estimation des coûts d`un événement au Palais des congrès

 Gabarit d’estimation des coûts
d’un événement au Palais des congrès
Vous êtes responsable de la planification d’un événement qui pourrait se tenir au Palais
des congrès et souhaitez en évaluer les coûts?
Voici les indications nécessaires pour un événement standard comportant trois volets :
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Une exposition réunissant 100 exposants
Une plénière de 1 000 personnes
Un gala de 1 000 personnes
Lors d’un événement, les coûts reliés directement au Palais sont :
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La salle
Les installations de base (p. ex. : branchements, mobilier, couverts,
télécommunications)
La nourriture (le traiteur est le fournisseur exclusif du Palais)
L’audiovisuel (si vous faites affaire avec le fournisseur officiel du Palais)
Services supplémentaires : vestiaires, stationnement, mobilier supplémentaire,
sécurité additionnelle
D’autres coûts seront aussi à prendre en considération pour les services de fournisseurs
externes, tels que :
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Coûts de personnel
Conférenciers (cachet, déplacement, hébergement)
Publicité de l’événement
Décoration
Animation
N.B. Les tarifs sont indiqués à titre indicatif seulement et ne peuvent en aucun cas être considérés comme
une information contractuelle.
Exposition
Envergure
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100 exposants
Une salle de 20 000 pi2
Des emplacements de kiosques 10x10
Coûts directs du Palais
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Location de la salle : 0,25 $/pi2*
Coût par emplacement à partir de 400 $*, incluant :
o Le branchement électrique 15 Amp du kiosque
o Une connexion WiFi par kiosque
o Un point d’ancrage par kiosque
o Du personnel d'accueil
o Un local pour le promoteur de l'exposition
Autres coûts à considérer - services externes non fournis par le Palais
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Audiovisuel (micro d’appel, écran, projecteur, etc.)
Décorateur (marquage du plancher, kiosque, manutention, accrochage, tapis)
Dédouanement (peut être fait par le décorateur)
Transport (peut être fait par le décorateur)
Entreposage
* Prix en vigueur pour 2013
N.B. Les tarifs sont indiqués à titre indicatif seulement et ne peuvent en aucun cas être considérés comme
une information contractuelle.
Plénière
Envergure
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1 000 personnes
Salle de 10 000 pi2
Aménagement théâtre
Coûts directs du Palais
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Location de la salle : 0,50 $/pi2*
Le prix inclut :
o Un aménagement de salle
o Mobilier : chaises, table jupée pour le conférencier, table d’accueil jupée
o Estrade 12’x16’
o Personnel d’accueil
o Services de base : signalisation statique, éclairage normal, sécurité
générale de l’immeuble, chauffage et climatisation, entretien ménager,
coordination à l’événement
o Service d’eau à la table du conférencier/d’honneur
o Éclairage normal
Autres coûts à considérer, fournis par le Palais
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Services alimentaires (fournisseur exclusif)
Audiovisuel (fournisseur officiel ou autre)
Stationnement
Vestiaire
Signalisation dynamique
Télécommunications et Internet
* Prix en vigueur pour 2013
N.B. Les tarifs sont indiqués à titre indicatif seulement et ne peuvent en aucun cas être considérés comme
une information contractuelle.
Gala
Envergure
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1 000 personnes
Salle de 20 000 pi2
Aménagement banquet 10 personnes par table
Coûts directs du Palais
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Prix à partir de 125 $ par personne*
Incluant :
o Salle
o Repas 4 services, boisson (incluant alcool)
o Mobilier : tables rondes nappées, chaises, table d’accueil jupée
o Couverts
o Aménagement
o Personnel d’accueil
o Entretien ménager
o Sécurité générale de l’immeuble
Autres coûts à considérer, fournis par le Palais
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Audiovisuel (fournisseur officiel ou autre)
Estrade
Plancher de danse
Stationnement
Vestiaire
Autres coûts à considérer - services externes non fournis par le Palais
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Décoration de la salle
Centres de table
Musique/orchestre
Animation
* Prix en vigueur pour 2013
N.B. Les tarifs sont indiqués à titre indicatif seulement et ne peuvent en aucun cas être considérés comme
une information contractuelle.
Modalité de paiement
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10 % à la réservation
15 % à la signature du contrat
25 % 120 jours avant la date d’occupation
25 % 90 jours avant la date d’occupation
25 % 60 jours avant la date d’occupation
Le solde du loyer de base est exigible 60 jours avant la date d’occupation
Ressources utiles
Tourisme Montréal
www.tourisme-montreal.org
Références générales
APEQ
(Association des
professionnels en exposition
du Québec)
www.apeq.org
Firmes de décorateurs
Décor Experts Expo
GES Canada Exposervice
www.decorexpertsexpo.com www.gesexpo.ca
Capital Traiteur
Fournisseur exclusif
www.capitaltraiteur.com
Fournisseurs du Palais
AVW-Telav
Audiovisuel
Fournisseur officiel
www.avwtelav.com
MPI
(Meeting Profesionnals
international)
www.mpimontrealquebec.com
Décorateur Freeman
www.freemanco.com
Mendelssohn
Courtier en douane
Fournisseur officiel
www.mend.com
N.B. Les tarifs sont indiqués à titre indicatif seulement et ne peuvent en aucun cas être considérés comme
une information contractuelle.