Système national d`information sur la réadaptation : ressources sur
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FAQ Le 28 mars 2013 Système national d’information sur la réadaptation : ressources sur les groupes de patients en réadaptation et foire aux questions, 2013-2014 Table des matières Introduction .............................................................................. 3 Accès aux produits liés aux GPR ............................................ 3 Méthodologie de regroupement des patients en réadaptation, 2013-2014 (disponible en anglais seulement)......................... 3 Rapports opérationnels du SNIR ............................................. 3 Rapports électroniques du SNIR ............................................. 4 Introduction à la méthodologie des groupes de patients en réadaptation pour le SNIR (atelier d’une demi-journée, disponible en anglais seulement)............................................ 4 Introduction à la méthodologie de regroupement des patients en réadaptation pour le SNIR (produit d’autoapprentissage d’une heure, disponible en anglais seulement)...................... 4 Méthodologie de regroupement GPR et pondérations des coûts en réadaptation (fiche d’information) ........................... 4 Foire aux questions .................................................................. 5 Qu’est-ce que la méthodologie de regroupement des groupes de patients en réadaptation (GPR)? ........................................ 5 Qu’est-ce qu’un groupe clients en réadaptation (GCR)? ....... 5 Qu’est-ce qu’un groupe de réadaptation (GR)? ..................... 5 Que sont les rapports sur l’utilisation des ressources par GPR? ......................................................................................... 5 Qu’est-ce que la durée du séjour (DS) du GPR? .................... 5 Qu’est-ce que la durée du séjour (DS) du groupe clients?.... 5 Les épisodes de suivi sont-ils consignés dans le processus de regroupement ou de pondération des GPR?..................... 6 Page 1 FAQ Comment la pondération des GPR est-elle appliquée aux épisodes du SNIR?......................... 6 Qu’est-ce que la pondération des coûts en réadaptation? ......................................................... 6 Qu’est-ce que le point de démarcation du séjour de courte durée? .......................................... 6 Qu’est-ce que la pondération des coûts en réadaptation per diem pour les séjours de courte durée? ............................................................................................................................................. 6 Qu’est-ce que le point de démarcation du séjour prolongé?...................................................... 6 Qu’est-ce que la pondération des coûts en réadaptation per diem pour les séjours prolongés? ..................................................................................................................................... 6 Qu’est-ce qu’un épisode de courte durée et comment est-il pondéré? ..................................... 7 Qu’est-ce qu’un épisode de durée typique et comment est-il pondéré? ................................... 7 Qu’est-ce qu’un épisode de durée prolongée et comment est-il pondéré? ............................... 7 Quand les rapports par GPR sont-ils produits? .......................................................................... 7 Quels types de renseignements sur les GPR sont-ils offerts par l’ICIS? .................................. 7 Est-il possible de recevoir un rapport sur l’utilisation des ressources par GPR portant seulement sur les données d’un trimestre donné de la période de déclaration? ..................... 8 Pourquoi les rapports sur l’utilisation des ressources par GPR de l’ICIS produisent-ils des résultats différents de ceux du logiciel de mon fournisseur? .................................................... 8 Comment puis-je trouver plus de détails sur les épisodes du SNIR s’échelonnant sur plus d’un exercice? ................................................................................................................................ 8 Si le GCR indiqué dans le formulaire d'enregistrement de sortie soumis diffère de celui sur le formulaire d'enregistrement de l’admission, quel GCR sert à attribuer le GPR? ...................... 9 Les rapports par GPR dans les rapports électroniques du SNIR tiennent-ils compte des sorties imprévues? ........................................................................................................................ 9 Qui est responsable de la codification des GCR et comment celle-ci est-elle attribuée? ........ 9 La qualité de la codification des GCR a-t-elle été évaluée dans le passé? .............................. 10 Questions ..................................................................................................................................... 10 Page 2 FAQ Introduction L’Institut canadien d’information sur la santé (ICIS) gère et met à jour la méthodologie de regroupement et de pondération des groupes de patients en réadaptation (GPR) au nom du ministère de la Santé et des Soins de longue durée (MSSLD) de l’Ontario. L’ICIS produit également des fichiers de données au niveau de l’enregistrement qui contiennent des mesures par GPR dans les rapports opérationnels du SNIR ainsi que des rapports sommaires des données du Système national d’information sur la réadaptation (SNIR) regroupées et pondérées selon la méthodologie de regroupement et de pondération des GPR dans les rapports électroniques du SNIR. Ceux-ci sont publiés trimestriellement pour tous les établissements participants du Canada comptant des lits d’hospitalisation en réadaptation. Ces fichiers de données et ces rapports sont utilisés par les établissements canadiens de réadaptation pour patients hospitalisés aux fins suivantes : 1. vérifier l’intégralité des données du SNIR; 2. déterminer la gravité de l’état des patients; 3. obtenir des renseignements sur l’utilisation des ressources. À la suite de la publication des rapports sur les GPR, la Division des groupes clients et l’équipe du SNIR reçoivent souvent des questions sur la production de ces rapports et sur la façon d’interpréter les renseignements sur les GPR à l’échelle de l’établissement fournis dans les rapports électroniques du SNIR. Le présent document vise à répondre aux questions les plus fréquemment posées par les clients du SNIR, à propos du regroupement et de la pondération des GPR pour les données du SNIR. Accès aux produits liés aux GPR Divers documents et produits de formation sont offerts en référence : Méthodologie de regroupement des patients en réadaptation, 2013-2014 (disponible en anglais seulement) La méthodologie de regroupement des GPR peut servir à appuyer la planification des services et l’analyse de l’utilisation des ressources dans les établissements de réadaptation pour patients hospitalisés à l’échelle des établissements, des régions, des provinces et des territoires. Ce produit comprend le code SAS et des diagrammes détaillés (du programme), les valeurs pondérées et les points de démarcation pour 2013-2014 ainsi que des données d’essai présentées en valeurs séparées par des virgules (format CSV). Ce produit est offert aux abonnés du Plan de base de l’ICIS à la Boutique en ligne de l’ICIS. Rapports opérationnels du SNIR Les fichiers de données au niveau de l’enregistrement qui contiennent les principaux éléments de données et mesures de regroupement et de pondération associés aux GPR pour chaque épisode de soins dans un établissement participant sont accessibles en sélectionnant le lien Rapports sur les Page 3 FAQ GPR dans les Rapports opérationnels du SNIR. Ces fichiers trimestriels de données au niveau de l’enregistrement présentent tous les enregistrements soumis au SNIR par un établissement donné. L’application est offerte aux utilisateurs désignés des établissements participants du SNIR dans les Services à la clientèle de l’ICIS. Rapports électroniques du SNIR Les rapports sur l'utilisation des ressources par GPR, qui contiennent les principales mesures de regroupement et de pondération des GPR pour les clients du SNIR et les épisodes de soins, sont accessibles dans les Rapports électroniques du SNIR. Ces rapports agrégés sont présentés par exercice et peuvent être filtrés par trimestre ou par mois. L’application est offerte aux utilisateurs désignés des établissements participants du SNIR dans les Services à la clientèle de l’ICIS. Introduction à la méthodologie des groupes de patients en réadaptation pour le SNIR (atelier d’une demi-journée, disponible en anglais seulement) Cet atelier d’une demi-journée explore la méthodologie de regroupement et la pondération des épisodes de soins. Les experts de l’ICIS expliquent comment les évaluations du SNIR sont regroupées et comment les données administratives et cliniques sont utilisées pour ultimement dériver les valeurs de pondération des GPR à partir des épisodes du SNIR. L’atelier comprend des exercices et une période de questions. De plus amples renseignements sur l’inscription et les dates relatives à cet atelier pour les abonnés du Plan de base de l’ICIS se trouvent dans le Centre d’apprentissage de l’ICIS. Introduction à la méthodologie de regroupement des patients en réadaptation pour le SNIR (produit d’autoapprentissage d’une heure, disponible en anglais seulement) Ce cours offre de l’information de base sur la méthodologie de regroupement des GPR dans le contexte du SNIR, notamment sur la façon dont les épisodes sont attribués aux groupes de réadaptation puis aux GPR, et sur la manière dont les épisodes sont pondérés. Ce produit est offert aux abonnés du Plan de base de l’ICIS dans le Centre d’apprentissage de l’ICIS. Méthodologie de regroupement GPR et pondérations des coûts en réadaptation (fiche d’information) Cette fiche d’information résume les méthodologies de regroupement et de pondération des GPR et oriente le lecteur vers les ressources pertinentes à consulter. Le document s’adresse à tous, notamment la haute direction, le personnel chargé des décisions financières et de l'appui aux décisions ainsi que le personnel clinique de première ligne. Ce document figure sur la page Web de l’ICIS consacrée aux groupes clients. Page 4 FAQ Foire aux questions Qu’est-ce que la méthodologie de regroupement des groupes de patients en réadaptation (GPR)? La méthodologie de regroupement des GPR est utilisée pour catégoriser les données sur les clients soumises par les organismes participants à la base de données du Système national d’information sur la réadaptation (SNIR) de l’ICIS. Selon la raison pour laquelle un patient hospitalisé reçoit des services de réadaptation et selon son âge à l’admission et l’état de ses fonctions motrices et cognitives à l’admission, on attribue les épisodes de soins à l’un des 83 GPR. À la sortie du patient, les épisodes sont ensuite pondérés selon la durée du séjour, le GPR et la pondération des coûts en réadaptation connexes. Qu’est-ce qu’un groupe clients en réadaptation (GCR)? Le GCR d’un client correspond à l’état de santé qui décrit le mieux la raison principale de l’admission du patient hospitalisé en réadaptation. Qu’est-ce qu’un groupe de réadaptation (GR)? Le GCR est utilisé, de même que l'âge à l’admission et les notes fonctionnelles sur les éléments moteurs et cognitifs, afin d’assigner les épisodes des clients à un des 21 groupes de réadaptation (GR) et un des 83 GPR à des fins d’évaluation de l’utilisation des ressources. Que sont les rapports sur l’utilisation des ressources par GPR? Les épisodes pondérés du SNIR sont utilisés pour produire des rapports sur l’utilisation des ressources des GPR. L’ICIS produit ces rapports trimestriellement pour résumer les caractéristiques des personnes et des établissements sur le plan clinique et de l’utilisation des ressources. Ces rapports pondérés sur les GPR s’adressent à divers publics, notamment les analystes financiers et les analystes d’aide à la décision, les administrateurs des établissements, ainsi que les équipes de gestion des régions sanitaires et des ministères de la Santé. Qu’est-ce que la durée du séjour (DS) du GPR? La DS du GPR est la durée d’un épisode de réadaptation. Elle est calculée comme étant le nombre de jours écoulés depuis l’admission jusqu’à la sortie. Qu’est-ce que la durée du séjour (DS) du groupe clients? La DS du groupe clients correspond au nombre de jours entre l’admission et la sortie dans le cas des épisodes terminés. Elle est obtenue en soustrayant la date du congé à la date de l’admission. Selon la convention s’appliquant au calcul du nombre de jours de la DS, la date de l’admission est prise en compte, mais le jour du congé ne l’est pas. La DS du groupe clients est utilisée pour la production des rapports par GPR. Page 5 FAQ Les épisodes de suivi sont-ils consignés dans le processus de regroupement ou de pondération des GPR? Certains épisodes du SNIR comprennent aussi une évaluation de suivi, mais cette information n’est pas consignée dans le processus de regroupement ou de pondération des GPR. Comment la pondération des GPR est-elle appliquée aux épisodes du SNIR? La pondération d’un épisode du SNIR peut avoir lieu uniquement après l’évaluation de sortie. Cela signifie que les données des évaluations d’admission et de sortie ont été soumises avec succès au SNIR. La méthodologie de pondération est fondée sur le GPR visé, la DS du groupe clients et les valeurs de pondération du GPR. Le coefficient de pondération utilisé varie selon que l’épisode a été classé comme étant un cas particulier à séjour de courte durée, un cas particulier à séjour prolongé ou un cas typique (cas non particulier). Qu’est-ce que la pondération des coûts en réadaptation? La pondération des coûts en réadaptation représente l’utilisation moyenne relative des ressources pour les patients hospitalisés dans un GPR donné. Elle est utilisée pour pondérer les épisodes d’une durée typique et les épisodes à séjour prolongé dans le SNIR. Qu’est-ce que le point de démarcation du séjour de courte durée? Le point de démarcation du séjour de courte durée correspond au nombre de jours en deçà duquel un épisode est considéré comme étant un séjour de courte durée dans un GPR donné. Les épisodes d’une durée inférieure ou égale à ce point de démarcation sont considérés comme étant des séjours de courte durée. Qu’est-ce que la pondération des coûts en réadaptation per diem pour les séjours de courte durée? La pondération des coûts en réadaptation per diem pour les séjours de courte durée est utilisée pour pondérer chaque jour-patient pour les épisodes du SNIR de courte durée. Qu’est-ce que le point de démarcation du séjour prolongé? Le point de démarcation du séjour prolongé correspond au nombre de jours au-delà duquel un épisode est considéré comme étant un séjour prolongé dans un GPR donné. Les épisodes d’une durée supérieure ou égale à ce point de démarcation sont considérés comme étant des séjours prolongés. Qu’est-ce que la pondération des coûts en réadaptation per diem pour les séjours prolongés? La pondération des coûts en réadaptation per diem pour les séjours prolongés est utilisée pour pondérer les jours-patients qui excèdent le point de démarcation pour les épisodes de durée prolongée du SNIR. Page 6 FAQ Qu’est-ce qu’un épisode de courte durée et comment est-il pondéré? Les épisodes du SNIR pour lesquels la DS du groupe clients est inférieure ou égale au point de démarcation du séjour de courte durée sont appelés « épisodes de courte durée ». Le coefficient de pondération des coûts en réadaptation per diem pour les séjours de courte durée est appliqué à chacun des jours de ces épisodes. Le même coefficient de pondération des coûts est utilisé pour pondérer les jours des épisodes de courte durée dans chacun des 83 GPR. Qu’est-ce qu’un épisode de durée typique et comment est-il pondéré? Les épisodes du SNIR dont la DS du groupe clients est supérieure au point de démarcation du séjour de courte durée et égale ou inférieure au point de démarcation du séjour prolongé sont appelés « épisodes de durée typique ». Dans le cas des épisodes de durée typique, le coefficient de pondération des coûts en réadaptation est appliqué à l’épisode entier, peu importe la DS. La même pondération des coûts en réadaptation est utilisée pour tous les GPR d’un GR. Qu’est-ce qu’un épisode de durée prolongée et comment est-il pondéré? Les épisodes du SNIR pour lesquels la DS du groupe clients est supérieure au point de démarcation du séjour prolongé sont appelés « épisodes de durée prolongée ». Lorsqu’un épisode se poursuit après le point de démarcation du séjour prolongé, le coefficient de pondération des coûts en réadaptation per diem pour les séjours prolongés est appliqué aux jours dépassant ce point de démarcation. Un coefficient distinct de pondération des coûts en réadaptation per diem pour les séjours prolongés est défini pour chacun des GR; la même pondération est utilisée pour tous les GPR d’un GR. La pondération de l’épisode correspond à la valeur de la pondération des coûts en réadaptation — appliquée aux jours allant jusqu’au point de démarcation — ajoutée à la valeur de la pondération des coûts en réadaptation per diem pour les séjours prolongés appliquée à chacun des jours du séjour prolongé. Quand les rapports par GPR sont-ils produits? Chaque trimestre, des rapports par GPR sont produits sur la base de fichiers d’extraction de données créés après la date limite de correction des erreurs dans le SNIR (45 jours après la fin du trimestre). Ces rapports sont habituellement versés dans les rapports opérationnels du SNIR dans les trois semaines suivant cette date limite. Quels types de renseignements sur les GPR sont-ils offerts par l’ICIS? L’ICIS offre deux types de produits sur les GPR : 1. des fichiers d’extraction des données au niveau de l’enregistrement, à l’échelle des établissements ou des provinces et territoires, qui contiennent les principaux éléments de données regroupés sur les GPR, les groupes et la pondération de chacun des épisodes de soins — ces fichiers d’extraction sont accessibles dans les rapports opérationnels du SNIR, et Page 7 FAQ ils présentent toutes les données ayant été soumises jusque-là au SNIR concernant l’établissement, la province ou le territoire en question; 2. des rapports sur l’utilisation des ressources par GPR, qui contiennent les principales mesures de regroupement et de pondération des GPR de chacun des épisodes de soins — ces rapports sont accessibles dans les rapports électroniques du SNIR. Ils sont présentés par exercice et peuvent être filtrés davantage selon le trimestre ou le mois. Est-il possible de recevoir un rapport sur l’utilisation des ressources par GPR portant seulement sur les données d’un trimestre donné de la période de déclaration? Oui. Les rapports sur l’utilisation des ressources par GPR de l’ICIS se trouvant dans les rapports électroniques sont présentés par exercice et peuvent être filtrés davantage selon le trimestre ou le mois. Pourquoi les rapports sur l’utilisation des ressources par GPR de l’ICIS produisent-ils des résultats différents de ceux du logiciel de mon fournisseur? Les rapports sur l’utilisation des ressources par GPR se trouvant dans les rapports électroniques du SNIR sont produits par l’ICIS au nom du MSSLD de l’Ontario. La méthodologie employée pour produire les rapports par GPR à l’intention des établissements participant au SNIR a été établie par le groupe de travail technique sur la réadaptation (Rehabilitation Technical Working Group) du Comité mixte des politiques et de la planification (CMPP) de l’Ontario. Consultez le site Web des documents du gouvernement de l’Ontario pour obtenir le rapport technique du CMPP décrivant la recherche sur les GPR. Les systèmes des fournisseurs du SNIR ne sont pas tenus de produire les rapports par GPR. Cependant, certains ont choisi d’inclure cette fonction. Même si le SNIR a établi un processus de soumission d’essai à l’intention des fournisseurs pour assurer la qualité des soumissions de données, l’ICIS ne vérifie pas la méthodologie utilisée par les fournisseurs pour reproduire les rapports par GPR. L’ICIS ne peut donc commenter les différences entre les valeurs de ses rapports par GPR et celles des rapports produits au moyen du logiciel d’un fournisseur. Il peut exister des différences entre les deux, car les rapports de l’ICIS sont fondés sur les données ayant été acceptées avec succès dans la base de données du SNIR avant l’extraction la plus récente; ces données peuvent différer de celles présentées par les rapports produits au moyen du logiciel d’un fournisseur. Comment puis-je trouver plus de détails sur les épisodes du SNIR s’échelonnant sur plus d’un exercice? Tant que l’information concernant un épisode dont la date de sortie est inférieure ou égale au 31 mars est soumise avec succès au SNIR avant la date d’extraction des données du 15 mai, l’épisode est pondéré dans les rapports sur l’utilisation des ressources par GPR de l’ICIS se trouvant dans les rapports électroniques du SNIR. Les épisodes pour lesquels seul le dossier d’admission a été soumis apparaissent aussi dans les rapports par GPR accessibles au moyen de l’application des rapports opérationnels du SNIR (autrefois le SNIR en ligne). Toutefois, la pondération des données sur ces Page 8 FAQ clients n’est effectuée qu’une fois les données de l’évaluation de sortie correspondantes acceptées dans la base de données du SNIR. Pour obtenir plus d’information, n’hésitez pas à communiquer avec l’équipe de la Réadaptation de l’ICIS à [email protected]. Si le GCR indiqué dans le formulaire d'enregistrement de sortie soumis diffère de celui sur le formulaire d'enregistrement de l’admission, quel GCR sert à attribuer le GPR? Dans de telles circonstances, le GCR à la sortie sert à attribuer le GPR. Fondamentalement, le GCR (élément de données 34 : groupe clients en réadaptation) est obligatoire sur l'évaluation d'admission. Le code du GCR sur l’évaluation de sortie devrait correspondre par défaut au code indiqué sur l’évaluation d’admission. Toutefois, le GCR peut être modifié au besoin sur l’évaluation de sortie. Par conséquent, si un rapport est produit lorsque le dossier d’un client ne contient qu’un enregistrement d’admission, le GPR sera attribué en fonction du GCR basé sur cet enregistrement. Si le rapport est généré une fois que les enregistrements d’admission et de sortie d’un client ont tous deux été soumis et si le GCR a été mis à jour à la sortie, le GPR sera attribué en fonction du GCR mis à jour (évaluation de sortie). À ce titre, un client peut faire partie d’un GPR dans un rapport donné et figurer dans un autre GPR dans un rapport ultérieur. Il est à noter que les changements de GCR sont très inhabituels. D’ailleurs, étant donné que seuls les épisodes de sortie du patient sont pondérés, tout rapport relatif à la pondération utiliserait le GCR de l'évaluation de sortie afin de déterminer le GPR. Comme il a été mentionné plus haut, dans la plupart des cas, le GCR sera le même que celui de l’évaluation d’admission. Les rapports par GPR dans les rapports électroniques du SNIR tiennent-ils compte des sorties imprévues? La plupart des rapports accessibles dans l’environnement des rapports électroniques du SNIR (c’està-dire, par l’intermédiaire de MicroStrategy) ne tiennent pas compte des sorties non planifiées. Toutefois, les rapports par GPR accessibles dans l'application Rapports opérationnels (hors MicroStrategy), dressent simplement, au niveau de l’enregistrement, la liste de tous les clients admis dans l’établissement . À ce titre, les sorties non planifiées figureront dans cet ensemble. Il est à noter que dans ces deux cas, un GPR n’est pas habituellement attribué à ces clients, car la grande majorité d’entre eux n’affichent pas de notes fonctionnelles à l'admission, qui sont nécessaires à l’attribution des GPR. (À ce titre, la plupart se voient attribuer un GPR de « -7 » ou d’une valeur qui s’en rapproche.) Qui est responsable de la codification des GCR et comment celle-ci est-elle attribuée? Le code du GCR est déterminé par le ou les dispensateurs de services ou l’équipe de réadaptation à l’admission et à la sortie (si le patient est assigné à un groupe distinct). L'annexe D (dans les modules 1 et 2) du Manuel du fichier minimal de la réadaptation comprend la liste des GCR valides qui peuvent être attribués. Les établissements sont invités à utiliser la codification des GCR la plus Page 9 FAQ précise possible. Le module 1 comprend les spécifications de l'élément de données 34 : Groupe clients en réadaptation. La qualité de la codification des GCR a-t-elle été évaluée dans le passé? Bien qu’aucune analyse de la qualité de la codification des GCR n’ait été récemment effectuée, les séances de formation et de soutien à la clientèle du SNIR consacrent beaucoup d’attention à l'interprétation exacte des lignes directrices liées aux codes des GCR. Par exemple, des précisions détaillées ont été apportées aux notes techniques à la fin de l’annexe D du Manuel du fichier minimal de la réadaptation afin d’aider les utilisateurs à choisir la bonne catégorie. Lorsque des incohérences sont relevées pendant l’analyse habituelle, l’équipe du SNIR a recours à des communications ciblées avec tous les établissements sous forme d’articles de bulletins et de mises à jour soulignant les recommandations en matière de codification applicables aux groupes de patients concernés. L’équipe du SNIR fournit également un soutien réceptif et opportun à la clientèle aux fins de la sélection du GCR, y compris l’utilisation de la base de connaissances de l’outil d'interrogation en ligne, une banque de questions et réponses dotée d’une fonction de recherche. Questions Si vous avez des questions, veuillez les soumettre au personnel de l’ICIS au moyen de l’outil d’interrogation en ligne ou par courriel à [email protected]. DAD Page 10
