Coordination des équipes soignantes via un logiciel d`organisation

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Pôles et management des ressources humaines
Edmond MACKOWIAK
Philippe HUDDLESTONE
Directeur
Directeur du Service informatique et télécoms,
directeur délégué au pôle Activités
transversales et ambulatoires
Dr Sylvie RACOUSSOT
Praticien hospitalier, chef du pôle Activités
transversales et ambulatoires
Centre hospitalier de Douai
« 100 pôles d’excellence »
Coordination des équipes
soignantes via un logiciel
d’organisation « Agile »
Déployer un logiciel partagé de coordination au sein
d’un pôle est une étape sensible. Le centre hospitalier
de Douai y est parvenu par une bonne collaboration
managériale entre les équipes d’encadrement. Il a développé
au sein de son pôle Activités transversales et ambulatoires
un logiciel d’organisation des équipes soignantes paramétré
selon la méthode Agile, qui améliore l’efficience
organisationnelle, la productivité des soins et l’implication des
acteurs autour des enjeux médico-économiques de leur activité.
opération a été conduite dans
le cadre du dispositif « 100
pôles d’excellence » de l’ANAP,
en partenariat avec la société informatique marseillaise Zénidoc. Dans son
projet médical d’établissement 20122016, elle sera étendue aux nouveaux
sites d’hospitalisation programmée à
durée déterminée.
Historiquement, l’informatisation hospitalière a débuté avec la gestion administrative de l’hôpital et du patient avant
de s’étendre aux services logistiques et
médico-techniques. Elle a plus récemment investi les secteurs de soins
(dossier patient informatisé). Or, si celuici permet le partage des données nécessaires à la prise en charge du patient, il
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ne garantit pas ipso facto la coordination des équipes.
Aucun service n’étant superposable à
un autre, aucun logiciel n’est à même
de proposer un modèle standardisé d’organisation. La solution réside dans le
paramétrage sur mesure d’un logiciel
capable de modéliser cette complexité :
paramétrer dans le temps (jour,
semaine…) l’organisation a priori du
service dans sa dimension spatiale
(secteurs d’activité, unités de soins,
consultations, activités extérieures…),
en lui affectant les ressources humaines
(équipe soignante et patients), de façon
à offrir aux acteurs une lisibilité partagée et identique de l’organisation et
de son activité.
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De l’interdépendance
à la coordination
Car au-delà de sa cohésion apparente,
une équipe soignante demeure une
mosaïque de professions différentes,
complémentaires, aux identités professionnelles fortes, revendiquées et en
constant réajustement. Ces professionnels travaillent en interdépendance plus ou moins harmonieuse,
selon des processus plus ou moins
formalisés et des outils d’organisation
qui leur sont propres (dossier patient,
planning mural, agenda papier, logiciel dédié…).
Substituer à ces outils un logiciel
partagé de coordination est une étape
sensible, susceptible de mettre en jeu
l’équilibre de l’équipe en de nombreux
points critiques : transfert de charge
de travail via l’informatique, modification des marges d’autonomie des
acteurs, remise en cause de l’espace
hiérarchique, contrôle du processus
de soins, résurgence de passifs relationnels…
Il est donc essentiel qu’au cours du
travail de paramétrage, le médecin
chef de pôle et l’équipe d’encadrement
travaillent dans une étroite collaboration managériale, afin d’éviter que
l’outil ne ser ve de catalyseur de
conflits, révélant les non-dits et les
problèmes relationnels latents.
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À cette seule condition, la méthode Agile
(cf. encadré) est parfaitement adaptée au
secteur hospitalier et complémentaire des
déploiements informatiques classiques :
elle permet un espace de réflexion, de
créativité et respecte le temps des microajustements organisationnels. À rebours
d’une standardisation des processus que
véhicule l’informatisation classique, elle
reconnaît les spécificités des secteurs
de soins et apporte une réponse adaptée
à leur complexité.
C’est ainsi qu’au centre hospitalier de
Douai, tout au long de l’accompagnement
de l’ANAP et selon la méthodologie de
déploiement Agile 1, les soignants ont fixé
librement leurs objectifs de paramétrage.
L’expression de leurs attentes a dépassé
la simple préoccupation organisationnelle,
pour gagner le champ du traitement des
données : comment être autonome pour
extraire et traiter en routine les données
d’activité, leur traduction médico-économique, et le suivi d’indicateurs spécifiques ? L’outil informatique est utilisé par
les équipes soignantes pour partager ces
informations et diffuser par l’image (via
l’écran informatique), et dans un langage
graphique accessible, la culture du management et de la qualité.
Coordonné entre différents secteurs d’activité, paramédical, médico-technique et
logistique, le déploiement des logiciels
rend opérationnelle la programmation
complexe entre diverses activités et le
développement des prises en charge en
hospitalisation programmée à durée déterminée (HPDD) et hôpital de jour (HDJ).
Généralisation du dispositif
« 100 pôles d’excellence »
Le centre hospitalier de Douai va généraliser 2 le mode opératoire du dispositif « 100 pôles d’excellence » dans son
nouveau projet médical d’établissement
(2012-2016).
Attentifs à faire évoluer les modes d’hospitalisation pour garantir l’équilibre budgétaire de l’établissement, les pôles d’activité
clinique partageront le même « chantier »,
à savoir le développement de l’activité
programmée à durée déterminée, sur des
unités d’hospitalisation mutualisées.
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térêts entre patients (modes d’hospitalisation moins contraignants) et
soignants (conditions de travail plus
attractives).
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Les déploiements du logiciel, parfaitement opérationnel au sein de l’hôpital de
jour médico-chirurgical adultes/enfants,
vont être conduits sur ces nouveaux sites
d’hospitalisation programmée à durée
déterminée et coordonnés par la cellule
programmation.
Le centre hospitalier de Douai relève le
défi de l’efficience et de l’équilibre financier. Il fait le pari d’une synergie d’in-
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1. Ce projet accompagné par Antoine Faure (société Antares Consulting) a été retenu par l’ANAP
parmi les « Dix expériences d’excellence » :
www.anap.fr
2. Formations théoriques, accompagnements
individuels, applications.
Centre hospitalier de Douai
Ouvert en 2008, le nouveau centre hospitalier répond aux besoins d’un bassin
de population de 251 328 habitants.
Neuf pôles d’activité clinique, une offre de soins complète :
• MCO (544 lits et places)
• SSR (30 lits)
• USLD et EHPAD (240 lits)
• Psychiatrie (115 lits et places)
Une activité en hausse constante depuis 2008 : hospitalisation (+ 9 %),
séjours chirurgicaux (+ 22,7 %) consultations (+ 27 %) exerçant une forte
attractivité sur les équipes médicales (+ 30 % d’effectifs).
Équilibre financier et budgétaire, développements informatiques innovants :
• au service des patients : terminal multimédia dans l’ensemble des chambres,
stations E lio dans les chambres des résidents
• des soignants : dossier médical informatisé Cristal Net, dématérialisation
de documents, PACS, outil parcours de soins selon la pathologie…
• des partenaires en réseau : développement de la télémédecine, échange
automatisé d’informations médicales.
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Actualités
De la standardisation
au respect des spécificités
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La méthode Agile en milieu hospitalier
Apparue au début des années 1990 avec l’essor des technologies de l’information et de la communication, la méthode Agile a été officialisée en 2001
par le Manifeste Agile.
Selon la méthode Agile, le client ne se contente pas de négocier un contrat
pour l’obtention d’un produit fini. Il est étroitement impliqué dans la conception et le développement du logiciel, fabriqué sur mesure pour répondre à ses
attentes.
Complétant l’offre de déploiement informatique classique, la méthode Agile
est particulièrement adaptée au déploiement de logiciels d’organisation
d’équipe en secteur hospitalier. Elle répond à la complexité et aux particularités des organisations. Elle accompagne le changement en respectant le
rythme, les micro-ajustements organisationnels et l’évolution des demandes.
Son déploiement exige une maturité des équipes, perceptible dans la collaboration managériale des acteurs.
Elle est déployée depuis les années 90 dans de nombreux établissements de
santé.
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