JOB DESCRIPTION

Fiche de poste : Chargé(e) de coordination
Coordination de tournée
Voyages et hébergements
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Recherche, organisation et achat des voyages et hébergements
Organisation du fret
Organisation des pick-ups et transferts
Etre attentif aux besoins spécifiques des artistes en tournée
Assurer une relation harmonieuse entre les artistes et la structure d’accueil
Résoudre les éventuelles questions techniques ou logistiques
Feuilles de route
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Préparation des feuilles de route
Suivi des check-listes de tournée
Mise à jour des calendriers de tournée
Visas et permis de travail
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Récupération des documents nécessaires aux demandes de visa
Assistance à l’établissement des demandes (formulaires)
Transmission des informations aux organisateurs
Budgets de tournée
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Gestion des per diems et des dépenses courantes de tournée en relation avec
l’administrateur
Respect des budgets transports/hébergement
Listes d’invités
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Gestion des demandes/listes d’invitations pro
Presse et Marketing
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Copie et envoi des DVDs des spectacles
Envoi des documents marketing aux structures (DVDs, photos, crédits, marketing
packs)
Mise à jour du matériel marketing de Quaternaire et des compagnies représentées
Veille au bon fonctionnement et aux mises à jour du site internet Quaternaire
Vérifications des crédits et BAT du matériel promotionnel des structures d’accueil
(programmes de saison et de salles, sites web)
Gestion/organisation des interviews et/ou conférences de presse des artistes sur
demande des lieux ou de journalistes
Récupération des retombées presse et des statistiques d’audience (public, invités)
auprès des organisateurs
Gestion administrative
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Réception des appels entrants/messagerie vocale
Gestion des agendas
Gestion des fournitures et petits achats
Assistance des membres du bureau sur différents projets
Participation au bon fonctionnement du bureau
Qualités recherchées: Chargée de coordination
Qualités
personnelles
Indispensables
Souhaitées

Enthousiasme et
implication
Facilités d’adaptation
Bonne capacité
d’apprentissage
Sens du service client
Rigueur et précision dans
l’exécution des tâches
Sens des priorités
Polyvalence
Proactivité
Flexibilité horaire

Passionné(e) par les arts
Facilités de
communication/aisance
dans les relations
publiques
Capacité à traiter
efficacement avec les
clients
Excellentes capacités
orales (téléphone)
Bonne maîtrise de l’écrit
(français et anglais)
Anglais courant (niveau
intermédiaire)
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Bilingue français/anglais
Maîtrise d’une autre langue

Expérience dans le
domaine des arts
Expérience en
Marketing/Communication
Expérience de travail à
l’étranger
Expérience de gestion
administrative
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Communication
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Travail en équipe
Outils et autres
réalisations
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Esprit d’équipe
Capacité d’écoute
Compréhension des
besoins des artistes
Sens de l’organisation
Disponibilité
Maîtrise du pack Office
(environnement Mac)
Recherche Internet
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Dossier de candidature
À remplir en word
Usage interne
Poste : chargé(e) de coordination
Données personnelles
NOM
Prénom
Adresse
Tel fixe :
Portable :
E-mail :
Permis de conduire : OUI
Formation
Ecole/Université/etc.
Diplomes/Qualifications
Diplomes/certificats
Statut actuel
Intermittent : OUI
Date d’obtention
NON
Statut Pole Emploi :
En poste actuellement : OUI
NON
Disponible : MAINTENANT
A PARTIR DU :
NON
Emploi actuel ou dernier emploi
NOM et ADRESSE de la structure
Poste
Principales responsabilités
Salaire :
Temps plein
Part-time
heures/semaine:
Expérience antérieure (les plus récentes en premier)
Dates
Employeur
Poste et responsabilités exercées
du
au
Informations complémentaires
Fournir sur cette page les éléments de votre candidature (expériences, personnalité,
réalisations) en lien avec le poste de chargé(e) de coproduction, incluant vos motivations
pour ce poste.
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contacterons ces references qu’après vous avoir fait une proposition d’emploi.
Nom
Nom
Poste
Poste
Structure/Organisation
Structure/Organisation
Adresse
Adresse
Email
Tel No
Email
Tel No
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Nous vous remercions du temps que vous avez accordé à cette candidature.
Nous vous recontacterons dans les plus brefs délais.
L’équipe de QUATERNAIRE