Question 11 : Le patient est recherché dans le SIH

Audit Clinique Ciblé appliqué au Recueil de l’identité au bureau des entrées (lors de la préadmission ou de l’admission)
PROTOCOLE DE L'AUDIT CLINIQUE CIBLE
Audit de pratiques : Recueil de l’identité au bureau des entrées (lors de la préadmission ou de
l’admission)
1.
Le champ d’application
L’évaluation concerne tout établissement, qui prend en charge des patients adultes, majeurs
protégés ou mineurs en hospitalisation complète ou en hôpital de jour ou en ambulatoire ou
en consultation externe.
L’évaluation est réalisée dans les secteurs d’activité où est réalisée la préadmission ou
l’admission ou l’accueil administratif pour les consultations.
2.
Les critères d’inclusion
Les patients adultes, majeurs protégés et mineurs en hospitalisation complète ou en hôpital
de jour ou en ambulatoire ou en consultation externe.
3.
Le type d’étude
Il s’agit d’une évaluation observationnelle prospective.
4.
Les sources et les modes de recueil des données
Les sources des données sont l’observation de la réalisation de la préadmission ou de
l’admission ou de l’accueil administratif du patient.
Le recueil des données est réalisé par les professionnels concernés (auditeurs) et placés
sous la responsabilité du coordonnateur de l’audit clinique de chaque établissement qui en
assure la conservation et la confidentialité.
Le coordonnateur de l’audit est chargé de vérifier la qualité des données : exhaustivité,
exactitude, précision et cohérence.
Pour les questions relatives au SIH, prévoir d’être positionné de façon à pouvoir lire les
données de l’écran.
5.
La taille de l’échantillon
Pour être représentatif, l’échantillon doit être d’au moins de 30 observations par service /
pôle / établissement.
6.
La période d’évaluation
L’évaluation se déroule sur une période de six semaines maximum
7.
-
-
Référentiels
Manuel de certification V2014, HAS, critère 15a « Identification du patient à toutes les
étapes de sa prise en charge »
Recommandations « Améliorer la sécurisation de l’identification des patients en secteur
sanitaire », EPSILIM, 2012
Charte régionale d’identitovigilance en PACA, GRIVES, 2014
Instruction DGOS/MSIOS no 2013-281 du 7 juin 2013 relative à l’utilisation du nom de
famille (ou nom de naissance) pour l’identification des patients dans les systèmes
d’information des structures de soins
Article 162-21 du code de la sécurité sociale : « Dans les établissements de santé, il
peut être demandé à l’assuré d’attester auprès des services administratifs de son
identité, à l’occasion des soins qui lui sont dispensés, par la production d’un titre
d’identité comportant sa photographie »
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GUIDE D’UTILISATION DE LA GRILLE
Audit de pratiques : Recueil de l’identité au bureau des entrées (lors de la préadmission ou de
l’admission)
Recommandations de bonnes pratiques
8.
- Il est recommandé que tous les traits stricts (nom de naissance, prénom, date de
naissance et sexe) soient recueillis et vérifiés à l’aide d’une pièce d’identité valide.
- Il est recommandé que la personne en charge de la saisie des données fasse décliner
au patient son identité en posant des questions ouvertes.
- Il est déconseillé d’importer les données d’identité à partir de la lecture de la carte vitale
ou de la carte de mutuelle.
- Il est recommandé en cas de discordance de l’identité entre la carte vitale et la pièce
d’identité de privilégier les informations portées sur la pièce d’identité.
- Il est recommandé de signaler au service compétent tout doublon dépisté.
- Il est recommandé de diffuser à l’ensemble des professionnels de santé concerné par la
prise en charge du patient toute modification sur les données démographiques du
patient.
- Il est recommandé de rechercher le patient dans le SIH en saisissant en premier sa date
de naissance (la vérification systématique de la date de naissance permet de diminuer
le risque de collision) et en saisissant au maximum les trois premières lettres du nom de
naissance et du prénom.
- Il est déconseillé de rechercher le patient à partir de son nom d’usage (trait pouvant
évoluer au cours de la vie du patient)
- Il est recommandé de sensibiliser le personnel au dépistage des doublons et à leur
signalement à la CIV, dans le but d’améliorer la qualité de la base de données patient et
diminuer les risques de perte de données
- Quel que soit établissement, les données qui doivent être obligatoirement saisies dans
le SIH sont : nom de naissance, prénom, date de naissance, sexe et lieu de naissance.
La saisie du nom d’usage n’est pas obligatoire et dépend de l’organisation de
l’établissement.
9.
Détails
Question 1 : Nom de l’établissement
Indiquer le nom de l’établissement. Cette information ne sera à saisir qu’une seule fois sur la
saisie en ligne des données.
Question 2 : Service audité
Indiquer le nom du service où a été réalisé l’audit. Pour les établissements disposant de
plusieurs points d’accueil, cette question leur permet en interne d’évaluer les pratiques de
chaque service.
Question 3 : Nom de l’auditeur
Indiquer le nom de l’auditeur ayant réalisé les observations.
Question 4 : Date de l’évaluation
Indiquer la date de réalisation de l’évaluation
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Question 5 : Numéro d’ordre
Il s’agit du numéro de l’observation, pendant l’audit, l’établissement peut s’il le souhaite noter
le numéro d’IPP dans ce champ, ce qui peut lui permettre de vérifier la réponse à la
question. L’IPP ne doit pas être saisi sur le questionnaire en ligne.
Question 6 : La pièce d’identité est demandée ou recherchée
OUI : si l’agent d’accueil demande une pièce d’identité
NON : si l’agent d’accueil ne demande pas une pièce d’identité
La réponse NA est impossible.
Question 7 : Si oui à la question 6, présentation de la pièce d’identité (sur la
plateforme de saisie, cette question n’apparait que si réponse OUI à la question 6)
OUI : si le patient est en mesure de présenter une pièce d’identité
NON : si le patient n’est pas en mesure de présenter une pièce d’identité
REFUS : si le patient refuse de présenter une pièce d’identité, indiquer le motif. Cet item
permet de mesurer le taux de patient refusant de présenter une pièce d’identité.
La réponse NA est impossible.
Question 8 : Si oui à la question 7, type de pièce d’identité présentée (sur la
plateforme de saisie, cette question n’apparait que si réponse OUI à la question 7)
Cocher le type de pièce d’identité correspondant à la liste proposée, si non listé, cocher
autre et préciser le document.
La réponse NA est impossible.
Question 9 : Demande de décliner l’identité
Effectuer la vérification pour l’ensemble des traits auprès du patient si celui-ci est
communicant ou avec son accompagnant (notamment pour les enfants) ou à l’aide de son
dossier dans le cas d’un patient non communicant. Pour chaque trait d’identité renseigner la
réponse correspondante.
Vérification de l’identité par question ouverte ou fermée.
Cette question évalue à la fois la façon d’interroger le patient et les traits vérifiés. Pour
répondre à cette question il faut cocher des cases dans un tableau.
Pour les enfants, mettre la même réponse à nom usuel qu’à nom de naissance.
Exemples :
- si l’agent pose la question : « Quel est votre nom de naissance ? », cocher la case A1
- si l’agent pose la question « Vous vous appelez bien Marion ? », cocher la case C2
Pas vérifié : Doit être coché si l’agent ne vérifie pas l’item correspondant
1
Question
ouverte
A
B
C
D
Nom de
naissance
Nom usuel
Prénom
Date de
naissance
La réponse NA est impossible.
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2
Question
fermée
3
Pas
vérifié
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Question 10 : Les formalités sont-elles effectuées par une tierce personne ?
OUI si une tierce personne effectue les formalités y compris s’il s’agit du représentant légal
de l’autorité parentale pour un enfant ou d’un tuteur ou curateur pour un majeur protégé.
NON si ce n’est pas le cas
La réponse NA est impossible.
Question 11 : Le patient est recherché dans le SIH
OUI si l’agent recherche le patient.
NON si l’agent crée directement le patient ou effectue une lecture de la carte vitale. Passer
alors directement à la question 15
Question 12 : Critères utilisées pour la recherche dans le SIH
Cette question est à renseigner si réponse « oui » à la question 11.
Si réponse « non » ou « lecture carte vitale » à la question 11, passer à la question 15.
Pour chaque item du tableau cocher la réponse correspondante
Si le critère est recherché, indiquer son ordre de saisie dans la colonne 1, correspondant à la
façon dont l’agent effectue la recherche dans le SIH.
NON : si le critère n’est pas recherché
NA : si ce critère de recherche n’est utilisé dans l’établissement.
2
3
Ordre de
saisie
Non
NA
X
A
Date de naissance
B
3 premières lettres maximum du nom de
naissance
3 premières lettres maximum du
prénom
C
1
1
2
Exemple : L’agent recherche le patient en renseignant en premier le nom de naissance puis
le prénom. Indiquer 1 dans la case B1 ; indiquer 2 dans la case C1 et cocher A2.
Question 13 : Patient connu dans le SIH ?
OUI : si une identité parfaite ou approchante est retrouvée dans le SIH
NON : si l’identité du patient est inconnue du SIH
NA : est impossible
Question 14 : Si oui à la question 13, suspicion de doublon
Un doublon correspond à la présence d’au moins 2 identifiants et d’au moins 2 dossiers dans
le SIH pour un seul patient physique. On parle de doublon parfait si tous les traits stricts sont
identiques pour les 2 dossiers et de doublon imparfait si certains traits diffèrent mais sont
ressemblants.
Ex : faute d’orthographe
OUI : si suspicion de doublon
NON : si pas de suspicion de doublon
NA : est impossible
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Question 15 conditionnelle si réponse OUI à la question 14 : Si doublon suspecté,
signalement du doublon à la cellule opérationnelle d’identitovigilance conformément à
la procédure de l’établissement
OUI : si signalement réalisé
NON : si pas de signalement
NA : est impossible
Question 15.1 si réponse « OUI » à la question 13 : les éléments sont vérifiés et
modifiés si besoin.
Cocher les données saisies
1
Oui
A
B
C
D
E
F
2
Non
3
NA
Nom de naissance
Prénom
Date de naissance
Sexe
Lieu de naissance
Nom d’usage
La réponse NA n’est possible que pour l’item « nom d’usage »
Pour les questions 16 à 19, répondre si réponse « non » à la question 13
Question 16 : Les données démographiques suivantes sont saisies lors d’une création
d’identité,
Cocher les données saisies
1
Oui
A
B
C
D
E
F
2
Non
3
NA
Nom de naissance
Prénom
Date de naissance
Sexe
Lieu de naissance
Nom d’usage
La réponse NA n’est possible que pour l’item « nom d’usage »
Question 17 : Les règles de saisie sont respectées
Pas de caractères spéciaux, pas de ponctuation, pas de tirets, pas d’apostrophe, pas
d’abréviation
OUI : si les règles de saisie sont respectées
NON : si les règles de saisie non respectées
NA : est impossible
Question 18 : Si réponse NON à la question 17, quelle(s) règle(s) ne sont pas
respectée(s)
Cocher les items correspondants
Question 19 : Identité tronquée lors de la saisie
OUI : si le nombre de caractères des noms et prénoms du patient est supérieur à celui
pouvant être saisi dans le SIH et ne pouvant ainsi assurer la saisie entière de ces données
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NON : si l’identité est saisie dans son intégralité
NA : est impossible
Question 20 : Si le patient ne présente pas de documents d’identité, il est enregistré
en identité provisoire dans le SIH selon la procédure de l’établissement
Les identités ne doivent pas être validées dans le SIH en l’absence de pièce d’identité,
certains SIH permettent d’identifier les patients en identité provisoire.
OUI : si enregistrement en identité provisoire
NON : si pas d’enregistrement en identité provisoire
NA : si non autorisé par le logiciel ou non prévue dans la procédure de l’ES
Question 21 : Quels sont les éléments de prise en charge demandés ?
Si aucun élément n’est demandé cocher aucun. Réponses multiples, cocher les éléments
correspondants
Question 22 : Vérification des couvertures sociales du patient et mise à jour
éventuelle
OUI : si présentation et vérification et mise à jour éventuelle
NON : si pas de vérification
NA : si le patient n’est pas en mesure de présenter des documents de couverture sociale
dans le cadre d’une urgence
Question 23 : L’agent d’accueil demande l’adresse du patient
OUI : si l’agent demande l’adresse au patient
NON : si l’agent ne demande pas l’adresse au patient
NA : est impossible
Question 24: L’agent d’accueil demande le numéro de téléphone du patient
Peut être renseigné téléphone fixe et/ou portable
OUI : si le numéro de téléphone est demandé
NON : si le numéro de téléphone n’est pas demandé
NA : est impossible
Question 25: Les pièces justificatives demandées sont scannées ou photocopiées :
OUI : si les pièces sont scannées ou photocopiées
NON : si les pièces ne sont pas scannées ou photocopiées
NA : si cette pratique n’est pas en vigueur dans votre établissement
Question 26 : L’intégralité des documents demandés est présentée
OUI : si l’ensemble des documents est présenté
NON : si des documents sont manquants
NA : est impossible
Pour les questions 27 à 29 répondre que si réponse « non » à la question 26
Question 27 : Si des documents sont manquants, l'agent d'accueil explique la
procédure au patient pour régulariser son dossier :
OUI : si une explication est fournie au patient
NON : si pas d’explication fournie au patient
NA : si cette pratique n’est pas en vigueur dans l’établissement
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Question 28 l’agent remet au patient le document prévu par l’établissement
OUI : si le document prévu dans l’établissement est remis au patient
NON : si le document prévu dans l’établissement n’est pas remis au patient
NA : si cette pratique n’est pas en vigueur dans votre établissement
Question 29l’agent d’accueil transmet l’information au service dans lequel va être pris
en charge le patient des éléments manquants selon la procédure en vigueur dans
l’établissement.
La transmission n’est pas obligatoirement immédiate mais peut être faite selon l’organisation
de l’établissement
OUI : si l’information est transmise au service
NON : si l’information n’est pas transmise au service
NA : si cette pratique n’est pas en vigueur dans votre établissement
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