Rapport sur les leçons apprises

Rapport sur les leçons apprises
(Nom du projet)
Numéro du projet
(Endroit)
(Client)
Phase du SNGP : ( )
No de version : ( )
Chef de projet : (nom et no de téléphone)
Gestionnaire de projet : (nom et no de téléphone)
Gestionnaire immobilier : (nom et no de téléphone)
Préparé par :
Date :
Nom de fichier (surnom GCDocs):
No de projet: _______________
Rapport de leçons apprises
Le rapport sur les leçons apprises est un élément essentiel du processus
d'amélioration continue. En plus d'être un élément clé d'une saine gestion de la
qualité, il nous donne également l'occasion d'évaluer les nombreuses activités
exécutées tout au long du cycle de vie des projets et d'en tirer des enseignements.
L’examen des leçons apprises peut être fait à tout moment de l’exécution d’un
projet. Toutefois, il fait partie des activités de clôture des phases d’identification et
de réalisation prévues par le SNGP. La documentation relative aux leçons apprises
doit être transmise au contrôleur régional, afin de permettre qu’on propose des
améliorations et que les leçons apprises soient partagées avec la communauté
immobilière.
Étapes de l’établissement d’un rapport sur les leçons apprises (prendre note que la
directive en référence plus bas est la Directive du Système national de gestion de
projet sur les leçons apprises des projets immobiliers):
1. Recueillir des renseignements (étape 2b de la directive)
Consulter les intervenants pour recueillir les renseignements qui seront
consignés dans les registres de décisions et fournir des précisions sur les
événements afin de mieux déterminer les leçons apprises.
2. Examen et évaluation des renseignements (étape 3a de la directive)
Analyser les documents de référence, trouver les indicateurs de risque qui
entraînent des résultats indésirables et les occasions saisies pendant le projet.
3. Définir les leçons apprises (étape 3b de la directive)
Examiner l’origine et les causes (positives ou négatives) et consigner les
résultats à verser au dossier du projet.
4. Déterminer les leçons apprises à partager (étape 3c de la directive)
Préciser les éléments des leçons apprises que l’équipe de projet veut
communiquer au contrôleur régional et aux gestionnaires locaux afin de faciliter
l’amélioration des processus et des pratiques.
Services publics et Approvisionnement Canada
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No de projet: _______________
Rapport de leçons apprises
1. Introduction / Contexte
Bref aperçu du projet, de quoi il s’agit, à quoi est-ce lié, de quel programme fait-il
partie, coût global, particularités, etc.
2. Réunion de clôture de projet
Titre du projet :
Chef de projet :
Date :
Endroit :
Liste des participants
Nom/poste
Employeur
Renseignements
Référez-vous au modèle d’ordre du jour de réunion de leçons apprises, à l’annexe A de la
Directive du Système national de gestion de projet sur les leçons apprises des projets
immobiliers.
Services publics et Approvisionnement Canada
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No de projet: _______________
Rapport de leçons apprises
3. Indicateurs de rendement
Utilisez le tableau le plus pertinent pour votre projet. Pour un projet de locaux, le
tableau relatif aux projets relatifs aux biens peut être omis, et vice-versa.
Indicateurs de rendement clés d’un projet de locaux (location/État)
Approbation de contrat de location (ACL)
ACL approuvée
$
ACL définitive
$
$
Budget d’aménagement
définitif
$
Budget d'aménagement
Budget d’aménagement
approuvé (y compris les
modifications)
Mètres carrés louables (m2l)
m2l approuvés
m2l définitifs
Loyer par mètre carré ($/m2l)
.5 ETP / mètre carré (ETP/m2l)
$ / m2l définitif
$
ETP / m2l
$
Portée du projet
Nombre de modifications
de la portée
Répercussions sur
l’échéancier
Coût des modifications
de la portée
Durée du projet
Date d’achèvement
Date d’achèvement
prévue indiquée dans le
prévue dans le Rapport
plan préliminaire du
d’analyse des
projet
investissements (RAI)
Date d’achèvement
Date d'achèvement
prévue indiquée dans le
réelle
plan du projet
Résultats opérationnels : Le projet a-t-il atteint les résultats opérationnels?
Autres observations
Services publics et Approvisionnement Canada
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No de projet: _______________
Rapport de leçons apprises
Indicateurs de rendement clés des projets relatifs aux biens et AMF
Approbations des projets
Approbation de
projet (AP)
AP révisée
$
$
Pouvoir de dépenser
(PD) approuvé
PD révisé
$
$
Coûts du projet
Coût total du
projet
$
Portée du projet
Nombre de
modifications de la
portée
Répercussions sur
l’échéancier
Coût des
modifications de la
portée
Durée du projet
Date
d’achèvement
prévue indiquée
dans le plan
préliminaire du
projet
Date
d’achèvement
prévue indiquée
dans le plan du
projet
Date d’achèvement
prévue dans le
Rapport d’analyse
des investissements
(RAI)
Date d'achèvement
réelle
Résultats opérationnels : Le projet a-t-il atteint les résultats opérationnels?
Autres observations
Services publics et Approvisionnement Canada
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No de projet: _______________
Rapport de leçons apprises
4. Liste de contrôle (à remplir avec les membres de l’équipe)
Liste de contrôle des leçons apprises
No
Leçon apprise
Oui
Non
S.O.
OBSERVATIONS
Oui = L’équipe de projet est d’accord avec l’énoncé.
Non = L’équipe de projet n’est pas d’accord avec l’énoncé.
S.O. = L’énoncé ne s’applique pas au projet.
Étapes de début et d’identification
1.
Les objectifs du projet étaient spécifiques,
mesurables, atteignables, axés sur les résultats et
limités dans le temps.
2.
Les exigences du client étaient claires et
concises.
3.
L’énoncé des exigences, y compris la liste de
contrôle des exigences du client, a été
communiqué à l’équipe.
4.
Le plan préliminaire du projet et l’échéancier
étaient bien décrits, avec la structure et les
détails appropriés.
5.
L’échéancier du projet tenait compte de tous les
éléments du projet.
6.
Les tâches étaient bien définies.
7.
L’arrêté de projet, ainsi que les rôles et les
responsabilités, ont été bien définis et rédigés et
ont été signés par les membres de l’équipe.
8.
Les options ont été bien analysées et consignées
dans le rapport de faisabilité et le RAI.
9.
Le budget du projet a été bien défini.
10.
Le budget du client a été bien défini et confirmé
en temps opportun.
11.
Les intervenants ont adhéré au projet (objectifs,
budget et échéancier).
12.
L’équipe de projet a demandé l’AP exigée.
13.
Le document de clôture de l’identification a été
établi et tous les produits à livrer ont été remis.
Services publics et Approvisionnement Canada
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No de projet: _______________
Rapport de leçons apprises
Liste de contrôle des leçons apprises
No
Leçon apprise
Oui
Non
S.O.
OBSERVATIONS
Oui = L’équipe de projet est d’accord avec l’énoncé.
Non = L’équipe de projet n’est pas d’accord avec l’énoncé.
S.O. = L’énoncé ne s’applique pas au projet.
Étape de réalisation du projet
14. Les objectifs originaux du projet ont été
respectés.
15.
Un processus de surveillance de l’équité a été
établi, au besoin (pour les activités
d’approvisionnement importantes ou
complexes).
16.
Tous les intervenants ont pu participer à la
planification du projet.
17.
Un plan de gestion de projet a été établi,
approuvé, diffusé et révisé, au besoin.
18.
Les intervenants avaient facilement accès au
plan de gestion de projet et à l’échéancier du
projet.
19.
Le budget du client a été révisé et reconfirmé en
temps opportun.
20.
La fréquence et l’ampleur des changements
d’orientation étaient faciles à gérer et conformes
aux critères d’approbation appropriés.
21.
Les données de référence du projet (portée,
durée, coût, qualité) ont été bien gérées (dans le
cadre d’un processus officiel de contrôle des
modifications).
22.
Les modifications de la conception ont été bien
gérées.
23.
Les processus de base en matière de gestion de
projet (gestion des risques et des enjeux) étaient
adéquats.
24.
L’approvisionnement (comme les appels
d’intérêt et les appels d’offres) s’est bien
déroulé.
Services publics et Approvisionnement Canada
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No de projet: _______________
Rapport de leçons apprises
Liste de contrôle des leçons apprises
No
Leçon apprise
Oui
Non
S.O.
OBSERVATIONS
Oui = L’équipe de projet est d’accord avec l’énoncé.
Non = L’équipe de projet n’est pas d’accord avec l’énoncé.
S.O. = L’énoncé ne s’applique pas au projet.
25.
Les intervenants étaient satisfaits des
renseignements reçus.
26.
Le contrôle de la qualité du projet était suffisant.
27.
Les risques étaient gérables.
28.
Les plans de gestion des risques ont été terminés
aux étapes pertinentes et les stratégies de gestion
des risques étaient appropriées.
29.
Les montants préapprouvés pour modifications
proposées (réserve pour les risques) et les
pouvoirs délégués étaient suffisants pour donner
suite aux modifications du projet.
30.
Les documents du projet ont été mis à jour, au
besoin (conventions particulières de services,
plans de projet, échéancier, etc.).
31.
L’équipe de projet était bien organisée et
disposait des ressources humaines nécessaires.
32.
Les experts-conseils de projet (centre
d’excellence) étaient appropriés.
Généralités
33. Les estimations initiales des coûts et des
échéances étaient précises.
34.
Le projet a été réalisé selon l’échéancier
approuvé.
35.
Le projet a été réalisé selon le budget approuvé.
36.
Le contrôle global des changements était
efficace.
37.
Les points de contrôle et les produits livrables du
SNGP ont été respectés.
38.
Les besoins et exigences du client ont été
respectés.
Services publics et Approvisionnement Canada
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No de projet: _______________
Rapport de leçons apprises
Liste de contrôle des leçons apprises
No
Leçon apprise
Oui
Non
S.O.
OBSERVATIONS
Oui = L’équipe de projet est d’accord avec l’énoncé.
Non = L’équipe de projet n’est pas d’accord avec l’énoncé.
S.O. = L’énoncé ne s’applique pas au projet.
39.
Le client était satisfait du résultat du projet.
40.
Les objectifs du projet ont été atteints.
41.
L’équipe de projet était bien organisée.
42.
Il y avait de bonnes communications au sein de
l’équipe de projet.
43.
La liste de contrôle du document de clôture a été
établie (et la documentation du projet, versée au
dossier).
Services publics et Approvisionnement Canada
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No de projet: _______________
Rapport de leçons apprises
5. Résumé des leçons apprises
Cette section doit se référer au registre des leçons apprises qui a été rempli pour ce
projet. Il n’est pas nécessaire de reproduire le contenu du registre des leçons
apprises dans ce document. Le registre des leçons apprises doit suivre le gabarit à
l’annexe B de la Directive du Système national de gestion de projet sur les leçons
apprises des projets immobiliers. Ce dernier doit être joint à ce document et ne
contenir que les leçons apprises de ce projet (en triant et cachant des lignes du
registre régional par exemple).
A. Succès du projet
Cette section doit souligner ou élaborer sur les principaux succès du projet.
L’ampleur de cette section doit être proportionnelle à la nature et à la complexité
du projet.
B. Améliorations à considérer
Cette section doit souligner ou élaborer sur les principaux problèmes rencontrés
pendant le projet et les améliorations à considérer qui en découlent. L’ampleur de
cette section doit aussi être proportionnelle à la nature et à la complexité du projet.
6. Recommandations
Quelles sont les recommandations issues des leçons apprises et qui devrait prendre
les mesures nécessaires?
7. Signatures
J’ai lu et accepté les renseignements consignés dans le présent rapport des leçons apprises.
Titre
Nom
Signature
Date
(JJ/MM/AAAA)
Gestionnaire de projet
Chef de projet
Pièce jointe : registre des leçons apprises
Services publics et Approvisionnement Canada
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