Direction Recherche Enseignement Supérieur Santé Technologies

Direction
Recherche
Enseignement Supérieur
Santé
Technologies de l’Information et de la Communication
REGLEMENT DE LA PROCEDURE DE
SOUTIEN AUX MANIFESTATIONS SCIENTIFIQUES
1. Objectifs
Le dispositif de soutien à l’organisation de manifestations scientifiques vise à :

soutenir et développer les échanges scientifiques entre chercheurs portant sur des
thématiques identifiées comme d’intérêt majeur par la Région ;

présenter un caractère structurant pour le territoire du Nord – Pas de Calais ;

améliorer la visibilité des actions de recherche menées sur le territoire du Nord – Pas de
Calais à travers un soutien à des colloques d’envergure internationale ou d’intérêt régional
particulier.
2. Eligibilité
a. Bénéficiaires
Sont éligibles les établissements et organismes publics d’enseignement supérieur et de recherche
(Universités, EPST, EPIC,…) ou structures privés à but non lucratif et à vocation scientifique, y
compris les associations loi 1901, les sociétés savantes et les organismes de droit international.
La gestion de la manifestation pourra être confiée à un établissement extérieur à la région Nord- Pas
de Calais. Mais dans ce cas, au moins un laboratoire de recherche en région Nord – Pas de Calais
devra être associé étroitement à son organisation.
b. Projets
Sont éligibles les projets d’organisation de colloques qui se tiennent en région Nord – Pas de Calais.
Une grande thématique pourra également être définie chaque année par la Région en vue du
financement d’une manifestation de dimension internationale à caractère scientifique et de diffusion
de la culture scientifique présentant une forte visibilité pour le Nord – Pas de Calais.
c. Critères de recevabilité
Pour l’ensemble des manifestations, le dossier de demande devra :
 respecter le calendrier de l’appel à projets. Pour les manifestations se déroulant au cours du
1er semestre de l’année n, les dossiers devront être déposés avant le 25 juin de l’année n-1.
Pour les manifestations se déroulant au cours du 2nd semestre de l’année n, les dossiers
devront être déposés avant le 25 décembre de l’année n-1.
 être accompagné de l’avis de l’instance décisionnelle de ou des établissement(s) de gestion.
d. Dépenses subventionnables
Sont éligibles tous les frais liés au bon déroulement de la manifestation (logistique, location de salles,
restauration, communication, hébergement…) à l’exception :
- des frais de personnel statutaires ou permanents,
- des frais de maintenance et les amortissements de matériels existants,
- des frais de gestion et frais forfaitaires,
- des frais de prestige (repas de gala, visites et déplacements culturels,…),
- ainsi que des frais liés à la préparation de cette manifestation.
3. Modalités de calcul de l’aide
Pour les colloques internationaux, le montant du soutien régional est plafonné à 25 000 € par
manifestation, dans la limite de 40% des dépenses éligibles. Le soutien régional est calculé en
fonction d’un taux d’intervention exprimé en pourcentage appliqué au budget global prévisionnel
éligible de la manifestation.
Quant aux symposiums et écoles thématiques, il est plafonné à 6 000 € par manifestation, dans la
limite de 40% des dépenses éligibles. Pour ces deux catégories de manifestations scientifiques, le
montant de la subvention ne pourra pas être inférieur à 750 €.
Les dépenses éligibles sont prises en compte à partir de la date de lancement de l’appel à projets par
la Région.
4. Examen de la demande de soutien
Seront privilégiées les manifestations qui répondent pleinement aux exigences souhaitées de qualité
scientifique, d’attractivité pour notre territoire, et d’ouverture à l’international.
De plus, une attention toute particulière sera portée aux manifestations prenant en compte les critères
suivants :
- participation des jeunes chercheurs (réduction des frais d’inscription, communications, posters,
etc.) ;
- respect des règles environnementales (privilégier les transports propres, compensation carbone,
circuits courts, etc.)
- équilibre de la représentation femmes / hommes (dans le comité d’organisation, parmi les
communicants, intervenants, etc.).
- manifestations ouvertes qui favorisent l’interdisciplinarité scientifique,
- solidité du plan de financement et efforts effectués pour la recherche de financeurs autres que la
Région Nord – Pas de Calais.
Un jury de sélection présidé par la Région et constitué d’élus et de techniciens de la Région, de
chercheurs et de personnes qualifiées choisis en raison de leurs compétences pourra être mis en
place en vue d’évaluer la qualité des dossiers et les sélectionner. Les dossiers retenus par le jury sont
soumis à l’approbation de la Commission permanente.
5. Publicité – communication
Le concours de la Région Nord Pas de Calais devra être mentionné par son bénéficiaire au moyen de
supports appropriés à la nature de l'objet subventionné.
Le bénéficiaire s'engage à développer sa communication autour de ce projet, en étroite concertation
avec la Région Nord Pas de Calais, pour tout événement presse et toute opération ponctuelle. Il
s'engage également à apposer, sur tout document informatif relatif à l'opération subventionnée (préprogramme, programme…), le logo de la Région Nord Pas de Calais. (Cf. annexe au dossier de
demande)
La Région Nord - Pas de Calais demandera, par émission d'un titre de recettes, le reversement des
sommes en cas de non-respect des dispositions relatives à la publicité et à la communication.
7. Les conditions de paiement
Afin de garantir le bon déroulement du paiement, il est impératif de transmettre au Service
Administratif et Financier (SAF) du Conseil Régional :
- un bilan qualitatif de la manifestation signé par le représentant légal,
- la liste d’émargement signée par le représentant légal,
- et le récapitulatif des dépenses acquittées et signées par le représentant légal et l’agent
comptable pour les établissements publics ou le représentant légal pour les organismes de
recherche privés.
Pour les colloques internationaux, il est à noter que si le budget réalisé se trouve être inférieur au
budget prévisionnel, le montant du soutien sera défini par application du taux d’intervention de la
Région sur l’ensemble des dépenses éligibles effectivement engagées et dument justifiées par le
bénéficiaire.
Le dépôt de ces pièces justificatives doit avoir lieu dans les 6 mois à compter de la date de la tenue
de la manifestation. Dans le cas contraire, le dossier sera présenté en Commission Permanente pour
désaffectation des crédits.