5. Accès du patient au dossier

Politique concernant la propriété, la tenue et la conservation de dossiers de
patients
Août 2014
Document créé pour l’Association des chiropraticiens du Nouveau-Brunswick
{L0064281.2}
Table des matières
1.
Objet de la politique ............................................................................................................................. 1
2.
Loi sur l’accès et la protection en matière de renseignements personnels sur la santé ....................... 1
3.
Définitions ............................................................................................................................................. 1
4.
Jurisprudence pertinente ...................................................................................................................... 2
5.
Accès du patient au dossier .................................................................................................................. 2
6.
Fonctions du dépositaire ...................................................................................................................... 3
7.
Consentement pour la divulgation du contenu du dossier .................................................................. 4
8.
Entreposage des dossiers...................................................................................................................... 5
9.
Conservation et destruction des dossiers ............................................................................................. 5
10.
{L0064281.2}
Transfert, vente ou fermeture du cabinet ........................................................................................ 6
2
1.
Objet de la politique
Dans tous les domaines liés à la santé de la personne, l’adoption de pratiques normalisées peut
accroître la qualité des soins offerts aux patients, et c'est tout aussi vrai lorsqu'il s'agit des
dossiers des patients. La présente politique vise à protéger les chiropraticiens en éliminant
l’incertitude qui entoure la propriété et la manipulation des dossiers des patients, tout en
protégeant l’intérêt public grâce à l’accès raisonnable aux renseignements sur les patients.
2.
Loi sur l’accès et la protection en matière de renseignements personnels sur la santé
La Loi sur l’accès et la protection en matière de renseignements personnels sur la santé 1 (la loi) a
été créée afin de protéger et de faire valoir les droits de la population à l’égard de l’accès aux
dossiers de patients tenus par les professionnels de la santé. La loi prévoit en outre les mesures
à prendre si un dépositaire, un membre du personnel ou une autre personne enfreint une
disposition de la loi.
Il est très clair que la loi vise à protéger l’intérêt public et qu’elle n’a pas été créée pour
protéger les droits des chiropraticiens. Les membres sont, par conséquent, invités à consulter la
Loi sur l’accès et la protection en matière de renseignements personnels sur la santé et à se
familiariser avec les dispositions de la loi.
3.
Définitions
Selon la loi, « dépositaire » s’entend d’une « personne physique ou d’un organisme qui
recueille, maintient ou utilise des renseignements personnels sur la santé à des fins soit de
prestation ou d’aide à la prestation de soins de santé ou de traitement, soit de planification et
de gestion du système de soins de santé ou de prestation d’un programme ou d’un service
gouvernemental », notamment des fournisseurs de soins de santé.
Selon la loi, « renseignements personnels sur la santé » s’entend des renseignements
identificatoires oraux ou sur un support quelconque se rapportant à une personne physique
dans le cas où :
a) ils ont trait à sa santé physique ou mentale, et ses antécédents familiaux ou en matière de
santé, y compris son information génétique ;
b) ils ont trait à son inscription, y compris son numéro d’assurance-maladie ;
c) ils ont trait aux soins de santé qui lui sont fournis ;
d) ils ont trait aux paiements ou à l’admissibilité à des soins de santé ou à son admissibilité à ces
soins ou à cette assurance ;
e) ils ont trait au don d’une partie de son corps ou d’une de ses substances corporelles ou qui
sont dérivés de l’analyse ou de l’examen d’une telle partie ou substance, y compris des
renseignements dérivés d’une analyse ou d’un examen d’ordre génétique la concernant ;
1
SNB 2009, c P-7.05.
{L0064281.2}
1
f) ils identifient son mandataire spécial ;
g) ils identifient son fournisseur de soins de santé.
Pour ce qui est des chiropraticiens, il faut souligner que les « renseignements personnels sur la
santé » comprennent aussi des radiographies du patient.
4.
Jurisprudence pertinente
Dans la décision McInerney c. MacDonald,2 la Cour suprême du Canada a précisé que, dans une
relation entre un médecin et son patient, le dossier médical appartient au médecin et le patient
n’a pas le droit d’emporter son dossier.3 Voici la justification de la cour :
Les dossiers médicaux jouent un rôle important car ils aident le médecin à se
rappeler les détails des antécédents médicaux du patient. Le médecin doit pouvoir
consulter en tout temps les dossiers afin d'être en mesure d'établir un bon
diagnostic et de donner le traitement approprié. Il en sera empêché si le patient
peut emporter les dossiers. Par conséquent, le patient a droit à un accès
raisonnable lui permettant d'examiner les dossiers et d'en tirer des copies, pourvu
qu'il paie un tarif légitime pour la préparation et la reproduction des
renseignements. L'accès est limité aux renseignements que le médecin a obtenus
en donnant un traitement. Il ne vise pas les renseignements obtenus en dehors de
la relation médecin-patient.4
La relation entre le médecin et son patient est analogue à celle entre un chiropraticien et son
patient ; par conséquent, les chiropraticiens peuvent compter sur la décision que la plus haute
cour du pays a prise sur la propriété des dossiers des patients.
5.
Accès du patient au dossier
Les dispositions les plus pertinentes de la loi, les articles 7 à 14, prévoient que toute personne a
le droit, sur demande, de consulter des renseignements personnels sur la santé la concernant
dont le dépositaire a la garde et la responsabilité ou d’en recevoir copie, que ce soit par voie
électronique ou sur support papier. La demande doit contenir suffisamment de détails pour
permettre au dépositaire d’identifier et de repérer le document en déployant des efforts
raisonnables ; autrement, le dépositaire doit offrir d’aider la personne à reformuler la demande
afin de trouver les renseignements dont elle a besoin.
Le dépositaire doit permettre à la personne de consulter un document gratuitement, mais peut
exiger qu’elle lui verse les droits justes et raisonnables au titre des services de recherche, de
préparation, de copie et de livraison.
2
[1992] 2 R.C.S. 138 S.C.J. No 57.
Ibid, para 38.
4
Ibid.
3
{L0064281.2}
2
Il faudrait tenir le patient au courant de tout changement d’adresse du chiropraticien ou de ses
dossiers, afin qu’il continue d’avoir accès à son dossier, au besoin.
6.
Fonctions du dépositaire
Le dépositaire peut faire la collecte de renseignements personnels sur la santé s’il a obtenu le
consentement de la personne visée et si la collecte est nécessaire à une fin légitime. Un
dépositaire ne doit recueillir que les renseignements personnels sur la santé qui sont
raisonnablement nécessaires pour réaliser la fin visée et doit, en outre, divulguer des
renseignements personnels sur la santé seulement si la divulgation est autorisée par la loi.
D’habitude, chaque chiropraticien choisit d’être le dépositaire des dossiers de ses patients,
mais cela peut varier ; dans un groupe, une personne peut être chargée de donner suite à
toutes les demandes d’accès aux dossiers de renseignements personnels. Si une telle
désignation n’a pas été faite, le patient peut présumer que son chiropraticien actuel est le
dépositaire auquel il doit présenter une demande d’accès aux renseignements.
Le dépositaire doit fournir une réponse à une demande d’accès au dossier dans les 30 jours de
réception de la demande. Selon le paragraphe 10(6) de la loi, le dépositaire peut proroger d’une
période supplémentaire de 30 jours le délai imparti pour répondre à une demande dans l’un
des cas suivants :
 la demande n’est pas rédigée dans des termes suffisamment précis pour lui permettre
de déterminer de quel document il s’agit ;
 la personne physique qui présente la demande ne répond pas à bref délai à la demande
d’éclaircissements émanant de lui ;
 les parties pertinentes d’un document de la personne physique concernée sont
traduites pour le médecin unilingue qui la traite ;
 l’observation du délai de 30 jours entraverait gravement l’exercice de ses activités, un
grand nombre de documents sont demandés ou de plus amples recherches sont
nécessaires pour donner suite à la demande ;
 un délai est nécessaire pour lui permettre d’aviser un tiers et de recevoir ses
observations, ou de consulter un autre dépositaire, avant de permettre la consultation
ou la reproduction des renseignements personnels sur la santé ;
 la personne physique qui a présenté la demande sollicite la communication de
documents qui ont trait à un litige dans une instance introduite par avis de poursuite ou
par avis de requête.
Avant de permettre la consultation ou la reproduction de renseignements personnels sur la
santé, le dépositaire doit être convaincu de l’identité de la personne qui présente la demande,
afin de protéger la confidentialité.
Si le dépositaire est incapable de fournir les documents demandés, il doit, avant l’expiration de
la période de 30 jours, informer la personne que les renseignements n’existent pas ou ne
peuvent être retrouvés ou que la demande est refusée, si tel est le cas. Voici les situations qui
peuvent justifier le refus de divulguer des renseignements :
{L0064281.2}
3



où leur connaissance risquerait vraisemblablement de menacer sa santé ou sa sécurité
ou celle d’autrui ;
où leur communication révélerait des renseignements personnels sur la santé
concernant une autre personne qui n’a pas consenti à leur communication ;
où leur communication risquerait vraisemblablement de révéler l’identité d’un tiers, à
l’exception d’un autre dépositaire, qui a fourni les renseignements sous le sceau du
secret dans des circonstances rendant vraisemblable l’attente au respect de la
confidentialité.
La liste complète des situations qui peuvent donner lieu à un refus se trouve à l’article 14 de la
loi. Il faudrait souligner que, dans la mesure du possible, les renseignements qui ne sont pas
communiqués à la personne doivent être séparés des autres documents dans le dossier, que le
dépositaire peut alors donner à la personne.
Si le dépositaire ne peut pas donner accès au dossier ou à une copie du dossier parce qu’un
autre dépositaire maintient les renseignements personnels sur la santé ou a recueilli en premier
les renseignements personnels sur la santé, le dépositaire peut transmettre la demande à un
autre dépositaire dans les 10 jours de la réception de la demande, s’il donne à la personne qui
demande l’accès un avis par écrit. Le dépositaire qui reçoit la demande transférée dispose de
30 jours pour répondre à la demande.
7.
Consentement pour la divulgation du contenu du dossier
Comme il a déjà été mentionné, le dépositaire peut faire la collecte de renseignements
personnels sur la santé s’il a obtenu le consentement de la personne visée et si la collecte est
nécessaire à une fin légitime.
Le consentement, en général, est donné par la personne dans la mesure où elle est capable de
donner son consentement, ou par l’entremise d’un mandataire spécial. La personne doit
comprendre la fin visée par le consentement et que le consentement a trait seulement à des
renseignements personnels sur la santé. Le consentement peut être refusé ou retiré, ne peut
être obtenu par supercherie ou par coercition et peut être explicite ou implicite.
Le paragraphe 18(1) de la loi énonce clairement que, sauf si cela n’est pas raisonnable dans les
circonstances, le dépositaire peut présumer qu’il a le consentement implicite et éclairé de la
personne physique à recueillir ou à utiliser des renseignements personnels sur la santé qui la
concernent ou à communiquer ces renseignements à un autre dépositaire ou une autre
personne afin de lui fournir ou d’aider à lui fournir des soins de santé.
Le dépositaire devrait obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer
des renseignements personnels sur la santé aux médias, à un visiteur à un établissement de
soins de santé ou à une personne à des fins de recherche, entre autres.
Il vaut la peine de souligner que, lorsque le dépositaire communique des renseignements
personnels sur la santé, il devrait communiquer seulement une copie des renseignements
{L0064281.2}
4
pertinents plutôt que les documents originaux. Les membres devraient éviter de donner des
documents originaux à des patients ou à des tiers partis.
8.
Entreposage des dossiers
Tous les dossiers des patients doivent être entreposés dans un endroit sûr et sécuritaire, que ce
soit au cabinet du chiropraticien ou ailleurs, afin d’assurer la confidentialité et l’intégrité des
documents. Le dépositaire doit prendre des mesures raisonnables pour protéger les dossiers de
dommages, de vols ou de divulgation non autorisée ; il faut, par conséquent, tenir compte non
seulement de l’entreposage physique, mais aussi de la sécurité technologique. Les dépositaires
doivent se poser les questions suivantes :










9.
Les classeurs et les unités d’entreposage peuvent-ils être bien verrouillés?
Un système d’alarme est-il en place?
Tous les membres du personnel ont-ils accès aux dossiers? Devraient-ils y avoir accès?
Les membres du personnel ont-ils suivi une formation convenable sur le traitement des
dossiers?
Les membres du personnel ont-ils signé un accord de confidentialité?
Les fichiers électroniques sont-ils protégés par un mot de passe?
Un pare-feu ou un autre logiciel de protection est-il installé?
Une copie de sauvegarde des données électroniques est-elle créée et maintenue?
Si les dossiers sont entreposés à l’extérieur du bureau, l’endroit est-il susceptible à des
dommages naturels (par ex., inondations ou incendies)?
Un accord a-t-il été conclu avec l’entrepôt à l’égard de l’entreposage, la gestion et la
nature confidentielle des documents?
Conservation et destruction des documents
En tant que dépositaire, le chiropraticien est tenu de s’assurer que les patients puissent avoir
accès aux dossiers, que les dossiers soient conservés pendant la période prescrite et qu’ils
soient détruits de manière convenable. Même si la loi ne prévoit pas de période précise pour
laquelle les dossiers des patients devraient être conservés, les renseignements devraient être
conservés pour la période qui permet d’atteindre l’objectif pour lequel les renseignements ont
été recueillis. Cela étant dit, sur le plan juridique, les dépositaires devraient conserver le dossier
du patient pendant au moins 15 ans après la dernière consultation avec le patient. La période
est basée sur la disposition de la Loi sur la prescription,5 selon laquelle une réclamation doit
être présentée dans les 2 ans du jour où sont découverts les faits y ayant donné naissance ou
les 15 ans du jour où a eu lieu l’acte ou l’omission sur lequel elle est fondée (le délai de
prescription ordinaire). Il y a une exception notable de la règle des 15 ans, car la prescription
prévue par la loi ne court pas tant que le réclamant est mineur ; selon la loi, la période de 15
ans commence le jour où le mineur atteint l’âge de 19 ans. Par conséquent, les dépositaires
devraient conserver les dossiers des patients mineurs pendant au moins 15 ans suivant la date
de leur 19e anniversaire.
5
SNB 2009, c L-8.5.
{L0064281.2}
5
Il faut faire preuve de prudence et d’attention en détruisant les dossiers de patients ; tous les
documents doivent être déchiquetés pour protéger la confidentialité des renseignements
personnels du patient. Lorsque les dossiers qui renferment des renseignements personnels sur
la santé sont détruits, il faut tenir un registre consignant les noms des personnes dont le dossier
est détruit, un résumé du contenu du dossier, la période à laquelle les renseignements
s’appliquent, la méthode de destruction et le nom de la personne qui supervise la destruction.
Le dépositaire devrait maintenir un calendrier de conservation et de destruction afin de veiller à
ce que les procédures soient conformes aux lois et aux règlements pertinents. Tous les supports
qui permettent de conserver les renseignements personnels sur la santé doivent figurer dans le
calendrier, y compris les dossiers sur support papier, les fichiers électroniques et les
microfiches, le cas échéant.
10.
Transfert, vente ou fermeture du cabinet
Dans une pratique en groupe, il vaut mieux conclure un accord écrit qui désigne la personne
responsable de la tenue des renseignements personnels sur la santé et du transfert de ces
renseignements si le cabinet est transféré, vendu ou fermé. La mesure permettrait d’éviter des
situations difficiles qui peuvent survenir lorsqu’un partenaire prend sa retraite, prend congé ou
meurt ou lorsque le cabinet est vendu ou fermé.
Si un cabinet est vendu ou transféré, la tenue des dossiers des patients ne doit pas être
interrompue. Un autre chiropraticien peut devenir le dépositaire, mais un accord écrit doit être
établi pour confirmer le transfert.
{L0064281.2}
6