PEC Patient CIRCUIT des DM OPC022 Version 2 du 17.04.12 Objet : définir le circuit des Dispositifs Médicaux (DM) pour les patients pris en charge à l’HAD35 Mise à jour de la version 1 Liste des abréviations : UT : Unité territoriale CDS : Cadre de santé DSI : Directrice de soins PEC : Prise en charge IDEL : Infirmier diplômé d’état libéral Auteur : Vérificateur(s) : Approbateur(s) : Marie Dollé, Pharmacien Marie Dollé, Pharmacien Xavier HENRY, Directeur Liste de Diffusion : G:/Qualité&prévention des risques/PEC Patient/ Médicament DM\Docs Applicables Unités Territoriales HAD35 Processus Approvisionnement du PATIENT en DM (disponible à l’HAD 35) ETAPES du PROCESSUS Identification du besoin préparation Distribution Responsable Médecin Cadre de sante Cadre de sante AS, IDE, IDEL Cadre, KineL, sage femme, médecin traitant ou coordinateur AS, IDE, SAGE FEMME En renseignant un bon de commande pré établi de DM Référencés. Cette liste complétée est rapportée par les soignants à l’UT Préparation d’un « sac patient » nominatif en prélevant dans les stocks de l’UT et en cochant le bon de commande AVEC QUOI Données d’entrée Prescriptions Plan de soins Bon de commande de réassort domicile OU Chez le patient Lieu de stockage UT Chez le patient QUAND 1 fois/semaine et selon prescription 1 fois/semaine ou selon prescription 1 fois par semaine ou selon prescription Traçabilité Liste = bon de commande de réassort au domicile Bon de commande de réapprovisionnement du domicile Bon laissé au domicile dans le dossier patient RISQUES Oubli, DM inadapté, méconnaissance de l’outil par les libéraux, approvisionnement en direct à la pharmacie erreur de commande, produit non disponible en stock, bon de commande mal renseigné DM non livré, référence DM erroneé, DM non fonctionnel QUI COMMENT AS, IDE, SF à la tournée suivante En voiture Bon de commande coché Processus Approvisionnement de l’UT en DM ETAPES du PROCESSUS COMMANDE RECEPTION-PREPARATION APPRO UT Livraison UT Responsable CDS PHARMACIEN CDS PREPARATRICE/PHARMACIEN PRESTATAIRE DE SERVICE (AS/IDE/CDS/MEDECIN pour les réassorts) QUI COMMENT AVEC QUOI Données d’entrée IDE REFERENT DM remplir bon de commande informatique ou papier à envoyer par mail Liste dotation DM référencés et inventaire physique Prélèvement sur stocks généraux HAD Commande aux fournisseurs via la CAPPH ou directement aux laboratoires Bon de commande UT avec liste desDM référencés et dotation Véhicules du prestataire ou VS des soignants Enlèvement des caisses préparées et identifiées par UT Bon de commande complété avec les quantités délivrées pour les commandes de base Bon de commande papier pour les réassorts Local réserve générale HAD /Véhicule prestataire ou VS/ Local réserve UT Une fois par semaine ou une semaine sur deux selon les UT pour la commande de base, avec réassort si besoin supplémentaire OU Local de réserve UT Local réserve générale HAD QUAND Une fois par semaine ou une semaine sur deux selon les UT pour la commande de base, avec réassort si besoin supplémentaire Une fois par semaine ou une semaine sur deux selon les UT pour la commande de base, avec réassort si besoin supplémentaire Traçabilité Bon de commande validé par le CDS Bon de commande complété avec les quantité délivrées et commentaires éventuels Bon de livraison vérifié RISQUES Rupture de stock, défaut approvisionnement patient, surstocks,périmés Délai de livraisons longs ; Retard de livraison, rupture de stock fournisseur et dans les UT Commandes non retirés dans les délais, défaut d’approvisionnement des UT PROCESSUS APPROVISIONNEMENT GENERAL HAD ETAPES du PROCESSUS COMMANDE RECEPTION- Vérification des factures Responsable PHARMACIEN PHARMACIEN PHARMACIEN PREPARATRICE/PHARMACIEN PREPARATRICE/PHARMACIEN Secrétaire Médicale du siège PREPARATRICE/PHARMACEN QUI COMMENT remplir bon de commande HAD papier pour les commandes directes aux laboratoires ou commande informatique via la CAHPP Arrivée imprévisible des colis entreposés dans le local de réserve générale, bordereau de livraison tamponné Rapprochement factures /bons de livraison /bons de commande AVEC QUOI Données d’entrée Liste du stock central de base en DM référencés et labo référencés Commandes des UT Bon de livraison comparé avec Bon de commande, Bon de commande/ Bon de livraison – factures – catalogues CAPPH et catalogues des laboratoires OU Local de réserve générale HAD Local de réserve générale HAD Local de réserve générale HAD QUAND Plusieurs fois par semaine Selon les arrivées de colis Une fois par semaine Traçabilité Bon de commande manuel ou informatique Bon de commande/bon de livraison Bon de livraison vérifié- factures validées puis transmises à la comptabilité Rupture de stock, défaut approvisionnement Délai de livraisons longs , Retard de livraison, rupture de stock dans les UT Incohérences factures/bon de livraison ; Bons de livraisons égarés RISQUES