document word - FR - Association des Expositions Agricoles du

Modèle de Rapport d’activités
pour les expositions agricoles du Québec
Note à l’utilisateur :
Dans chacune des sections, vous retrouverez des questions qui vous aiderons à
compléter la dite section.
Le but n’est pas de répondre directement aux questions mais de se servir de celle-ci
pour compléter la section, comme piste de réponse. Elles sont là pour vous guider !
Merci !
Rapport d’activités
Exposition de _________
Année ____________
Dates de l’Expo _____________
Présenté par
Madame ou Monsieur
Téléphone __________
Courriel ____________
Modèle de rapport d’activité 2013
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Table des matières
1.-
RÉSUMÉ DE L’ÉVÉNEMENT
……………………………..
4
Tableau récapitulatif
……………………………
4
2-
ATTEINTE DES OBJECTIFS
……………………………
5
3-
ÉVALUATION DES ACTIVITÉS RÉCURRENTES
……………………………
6
4-
ÉVALUATION DES PROJETS STRUCTURANTS
……………………………
8
5-
PUBLICITÉ ET PROMOTION
……………………………
9
6-
VISIBILITÉ ACCORDÉE AU MAPAQ
……………………………
9
7-
RAPPORT FINANCIER
……………………………
10
8-
SOMMAIRE DE LA SUBVENTION
……………………………
13
9-
CONCLUSION
……………………………
13
10-
ANNEXE
États des résultats de votre exposition
 États des résultats de votre exposition
 La fiche-indicateurs de performance
 Résumé Global des primes
……………………………
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1.
RÉSUMÉ DE L’ÉVÉNEMENT
Dans cette section vous devez présenter les faits saillants de votre exposition.
Tableau récapitulatif :
Dates de l’exposition
Nombre de jours
Achalandage (nombre de visiteurs)
Nombre de bénévoles
Jugements - nombre de jugements
Jugements - nombre de têtes
Jugements - nombre d’exposants
Jeunes ruraux - nombre de jugements
Jeunes ruraux – nombre de têtes
Jeunes ruraux – nombre d’exposants
 Faire un bref résumé de l’événement
 Décrire la température durant l’exposition
 Y avait-il une (ou des) activité(s) concurrente(s) en même temps ? Si oui laquelle et où se
tenait-elle ?
 Décrire l’ambiance et souligner les activités qui ont le mieux fonctionnés
 Quels ont été les points saillants de l’exposition
 Quels étaient les points d’intérêts de cette édition de votre exposition
 Description des activités tenues autres que les projets structurants (exemples : bingo, brunch,
gala, démonstration de machineries, spectacles artistiques, etc.)
 Points forts et points à améliorer
 Etc.
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2.
ATTEINTE DES OBJECTIFS FIXÉS
 Reprendre chacun des objectifs décrient dans votre plan d’affaires et préciser si ceux-ci ont
été atteints ou non,
 comment ils ont été atteints ou pourquoi ils ne l’ont pas été.
 Quels sont les facteurs ayant contribués ou non à l’atteinte des objectifs
 Présenter les résultats.
Objectif 1 : énoncé de l’objectif
 Atteinte de l’objectif partiellement, en sa totalité ou non atteint
 Raisons
 Etc.
Objectif 2 : énoncé de l’objectif
 Atteinte de l’objectif partiellement, en sa totalité ou non atteint
 Raisons
 Etc.
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3.
ÉVALUATION DES ACTIVITÉS RÉCURRENTES
Nom de l’activité
 Faire un court résumé de chacune des activités récurrentes que vous avez présenté durant
votre exposition.
 Exemple d’activités récurrentes : jugements, volet agroalimentaire, volet commercial, petites
ferme, manèges, activité familiale, activité spécifique à une journée, etc.
 Y a-t-il eu des nouveautés ou innovations dans ces activités récurrentes?
 Vous pouvez ajouter des photos pour appuyer la description de vos activités!
EXEMPLES :
Les jugements :
Encore cette année, l’exposition a présenté une panoplie de jugements :
 3 jugements de bovins laitiers (total 150 têtes)
 2 jugements de chevaux (60 têtes)
 2 jugements de moutons (50 têtes)
 1 jugement de petits animaux (60 têtes)
 Y a-t-il eu des nouveautés, nouvelles races, l’ajout de classes, nouvelle animation ou
présentation différente ?
Le volet agroalimentaire :
 Présenter le nombre de kiosques, d’exposants
 Est-ce une augmentation ou une baisse par rapport à l’année précédente ?
 Quels types de produits ?
 Quel a été la fréquentation de ce volet (achalandé, peu achalandé, un grand succès, et
pourquoi ?)
 Y avait-il de l’animation ?
 Possibilité d’échange avec les producteurs ?
 Présence ou non d’activités éducatives ?
 Quels étaient les nouveautés ?
 Est-ce que les producteurs étaient satisfaits ? Si oui pourquoi ? Si non pourquoi ?
 Qu’avez-vous amélioré par rapport à l’année précédente ? (aménagement, décor, autre)
 Apporterez-vous des améliorations pour l’année prochaine ? Lesquelles ?
 Y a-t-il eu de la publicité ou de la promotion faite autour de cette activité ?
Le volet commercial :
 Présenter le nombre de kiosques, d’exposants
 Est-ce une augmentation ou une baisse par rapport à l’année précédente ?
 Quels types de produits ?
 Quel a été la fréquentation de ce volet (achalandé, peu achalandé, un grand succès, et
pourquoi ?)
 Y avait-il de l’animation ?
 Possibilité d’échange avec les exposants ?
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





Présence ou non d’activités éducatives ?
Quels étaient les nouveautés ?
Est-ce que les exposants étaient satisfaits ? Si oui pourquoi ? Si non pourquoi ?
Qu’avez-vous amélioré par rapport à l’année précédente ? (aménagement, décor, autre)
Apporterez-vous des améliorations pour l’année prochaine ? Lesquelles ?
Y a-t-il eu de la publicité ou de la promotion faite autour de cette activité ?
La petite ferme :
 Présenter le nombre d’animaux et les races d’animaux présentées
 Est-ce une augmentation ou une baisse par rapport à l’année précédente ?
 Quel a été la fréquentation de ce volet (achalandé, peu achalandé, un grand succès, et
pourquoi ?)
 Possibilité de toucher ou non aux animaux ?
 Y avait-il de l’animation ?
 Présence ou non d’activités éducatives ?
 Quels étaient les nouveautés ?
 Est-ce que les visiteurs étaient satisfaits ?
 Qu’avez-vous amélioré par rapport à l’année précédente ? (aménagement, décor, autre)
 Apporterez-vous des améliorations pour l’année prochaine ? Lesquelles ?
 Y a-t-il eu de la publicité ou de la promotion faite autour de cette activité ?
Les manèges :
 Présenter le nombre de manèges
 Est-ce une augmentation ou une baisse par rapport à l’année précédente ?
 Quel a été la fréquentation de ce volet (achalandé, peu achalandé, un grand succès, et
pourquoi ?)
 Quels étaient les nouveautés ?
 Est-ce que les visiteurs étaient satisfaits ?
 Est-ce que la compagnie de manège était satisfaite ?
 Qu’avez-vous amélioré par rapport à l’année précédente ? (aménagement, décor, autre)
 Apporterez-vous des améliorations pour l’année prochaine ? Lesquelles ?
 Y a-t-il eu de la publicité ou de la promotion faite autour de cette activité ?
Activité familiale ou activité spécifique à une journée
 Présenter brièvement cette activité
 Quel a été la fréquentation de ce volet (achalandé, peu achalandé, un grand succès, et
pourquoi ?)
 Est-ce une augmentation ou une baisse par rapport à l’année précédente ?
 Quels étaient les nouveautés ?
 Est-ce que les visiteurs étaient satisfaits ?
 Qu’avez-vous amélioré par rapport à l’année précédente ? (aménagement, décor, autre)
 Apporterez-vous des améliorations pour l’année prochaine ? Lesquelles ?
 Y a-t-il eu de la publicité ou de la promotion faite autour de cette activité ?
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4.
ÉVALUATION DES PROJETS STRUCTURANTS
 Voici quelques exemples de projets structurant : Contrôle de la qualité (jugements), Éducation
agricole-Promotion des races caprines, Éducation agricole-Jeunes ruraux, Sensibilisation au
lavage des mains, etc.
 Vous pouvez ajouter des photos pour appuyer la description de vos activités!
Projet 1 : Nom du projet
Objectif : énoncé de l’objectif à atteindre
Atteinte de l’objectif ? OUI / NON
 Atteinte de l’objectif partiellement, en sa totalité ou non atteint
 Raisons objectif atteint ou non
 Comment l’objectif a-t-il été atteint
 L’activité a-t-elle été populaire ? achalandage ?
 Y avait-il de l’animation ?
 Quels étaient les nouveautés ?
 Apporterez-vous des améliorations pour l’année prochaine ? Lesquelles ?
 Y a-t-il eu de la publicité ou de la promotion faite autour de cette activité ?
 Etc.
Projet 2 : Nom du projet
Objectif : énoncé de l’objectif à atteindre
Atteinte de l’objectif ? OUI / NON
 Atteinte de l’objectif partiellement, en sa totalité ou non atteint
 Raisons objectif atteint ou non
 Comment l’objectif a-t-il été atteint
 L’activité a-t-elle été populaire ? achalandage ?
 Y avait-il de l’animation ?
 Quels étaient les nouveautés ?
 Apporterez-vous des améliorations pour l’année prochaine ? Lesquelles ?
 Y a-t-il eu de la publicité ou de la promotion faite autour de cette activité ?
 Etc.
Projet 3 : Nom du projet
Objectif : énoncé de l’objectif à atteindre
Atteinte de l’objectif ? OUI / NON
 Atteinte de l’objectif partiellement, en sa totalité ou non atteint
 Raisons objectif atteint ou non
 Comment l’objectif a-t-il été atteint
 L’activité a-t-elle été populaire ? achalandage ?
 Y avait-il de l’animation ?
 Quels étaient les nouveautés ?
 Apporterez-vous des améliorations pour l’année prochaine ? Lesquelles ?
 Y a-t-il eu de la publicité ou de la promotion faite autour de cette activité ?
 Etc.
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5.
PUBLICITÉ ET PROMOTION
 Quelles ont été vos actions publicitaires et promotionnelles (TV, radio, journaux, hebdo, site
internet, médias sociaux, etc)
 Produisez-vous un dépliant ? Une affiche ? Napperons ? Bottin des règlements ? ou autre…
(quantités imprimées, distribution prévue, …)
 Voir ce que vous avez inscrit dans votre plan d’affaires et spécifier si vous l’avez réalisé ou
non.
6.
VISIBILITÉ ACCORDÉE AU MAPAQ
 Nommer les divers éléments de visibilités accordés au MAPAQ pour la présente édition
 Où se retrouve le logo du MAPAQ
 Y avait-il des bannières du MAPAQ, kiosque ou autres éléments présentant le MAPAQ
comme collaborateur de votre exposition
 Ajouter des photos si vous en avez
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7.
RAPPORT FINANCIER
VOLET 1 : SOUTIEN FINANCIER AUX OPÉRATIONS
Dépenses :
 Adaptez le tableau suivant en fonction des postes budgétaires et des dépenses de votre
exposition. Note : ceci n’est qu’un exemple
Poste budgétaire
Secrétariat
Salaires
Honoraires professionnels
Entretien des infrastructures
Sonorisation, éclairage
Sécurité
Location d’équipements
Fournitures diverses
Taxes Municipales
Assurances
Télécommunication
Électricité
Frais Bancaire
Frais relatifs aux Bénévoles
TOTAL volet 1
Montant prévu
au Plan d’affaires
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$
Montant
Réel
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$
$
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$
$
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$
Subvention demandée au MAPAQ : _______________________ $
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VOLET 2 : PROJETS STRUCTURANTS
Coût des projets réalisés
 Adaptez le tableau suivant en fonction des postes budgétaires et des dépenses pour chacun
des projets
Projet 1
Nom du projet
Poste budgétaire
PROJET 1
Prix aux éleveurs
Juges
Son et éclairage
Rosettes
etc
TOTAL pour ce projet
Montant prévu
au Plan d’affaires
$
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$
$
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$
Montant
Réel
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$
$
$
$
$
Subvention demandée au MAPAQ : (Total x ___% = )______________________ $
Projet 2
Nom du projet
Poste budgétaire
PROJET 2
animateur
affiches
etc
TOTAL pour ce projet
Montant prévu
au Plan d’affaires
$
$
$
$
$
$
$
$
$
Montant
Réel
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$
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$
$
Subvention demandée au MAPAQ : (Total x ___% = )______________________ $
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Projet 3
Nom du projet
Poste budgétaire
PROJET 2
TOTAL pour ce projet
Montant prévu
au Plan d’affaires
$
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$
$
$
Montant
Réel
$
$
$
$
$
$
$
$
$
Subvention demandée au MAPAQ : (Total x ____% = ) ______________________ $
Volet 2 : Primes (jugements)
Dépenses :
Poste budgétaire
PRIMES
Jugements de bovins laitiers
Jugements de bovins de boucherie
Moutons
Chevaux
Poneys
Chèvres
Chèvres laitières
Petits animaux
Autres
TOTAL
Montant
Réel
$
$
$
$
$
$
$
$
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$
Subvention demandée au MAPAQ : (Total x ____% = ) ______________________ $
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8.-
SOMMAIRE DE LA SUBVENTION
Résumé de la subvention demandée au MAPAQ :
COÛT
ACTIVITÉS
COÛT
RÉEL
VOLET 1
Total du Volet 1
VOLET 2
Projet 1 – Nom du projet
Projet 2 – Nom du projet
Projet 3 – Nom du projet
Projet 4 – Nom du projet
TOTAL Volet 2
SUBVENTION TOTALE DEMANDÉE
9.
Subvention
MAPAQ
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
CONCLUSION
 Êtes-vous satisfait ou non de votre édition
 Conclusion à tirer de votre expérience
 Améliorations ou nouveautés à apporter à la prochaine édition
10-
ANNEXE
 États des résultats de votre exposition
 La fiche-indicateurs de performance des expositions agricoles du Québec complétée
(sauf la partie sur le respect des dates limites et celle sur l’évaluation de l’AEAQ)
 Résumé Global des primes aux éleveurs et sommes totales consenties
 Annexez à votre rapport d’activité l’États des résultats de votre exposition à la date à laquelle
vous rédigez ce rapport.
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