Contrôle interne des risques

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Henri-Pierre MADERS
Jean-Luc MASSELIN
Contrôle interne des risques
Préface du Docteur Jean MADER
Délégué auprès de l’Organisation des Nations Unies
pour le Développement Industriel
© Éditions d’Organisation, 2004
ISBN : 2-7081-3116-8
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PHASE 4 – Le management du dispositif
QUESTIONNAIRE D’ÉVALUATION
DE LA PHASE
4
Ce quatrième questionnaire synthétise les questions clés permettant de faire un
rapide état des lieux du management du dispositif de contrôle interne d’un
domaine en respectant l’approche par les processus.
Comme pour les questionnaires des parties 1, 2 et 3, la réponse « oui » à une
question constitue une force apparente du dispositif de contrôle interne ; par
contre, une réponse « non » constitue une faiblesse réelle ou potentielle.
Questions
Oui
Non
Le conseil d’administration est moteur dans le dispositif de contrôle
interne
Il existe un comité d’audit
Les dirigeants sont très sensibles au contrôle interne et l’intègrent
dans leur prise de décision au quotidien
Des gestionnaires de risques sont en charge de la surveillance
de certains risques spécifiques
Des comités spécialisés sur les grand thèmes de risques
de l’entreprise se réunissent régulièrement
L’encadrement a à cœur de réaliser au quotidien la supervision
du travail de leurs collaborateurs
Les collaborateurs rendent compte spontanément des risques
qu’ils découvrent ou dont ils sont à l’origine
Les processus sont organisés dans une logique de work-flow
Un reporting est réalisé à tous les niveaux de l’entreprise
Le comité d’audit et le service d’audit interne travaillent
en bonne intelligence
Le comité d’audit et la personne en charge de la déontologie
travaillent en bonne intelligence
Le service d’audit interne possède des moyens et ressources
humaines suffisants
Le service d’audit peut intervenir sur tous les sujets, et parfois
de sa propre initiative
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Le service audit réalise des missions spécifiquement sur la qualité
des dispositifs de contrôle interne
La diffusion des rapports de l’audit interne est large
et suivie d’actions par le management
Le suivi des recommandations de l’audit interne est réalisé
par l’encadrement des domaines concernés
Les avis des commissaires aux comptes en matière de dispositif
de contrôle interne sont pris en considération et suivis d’actions
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CONTRÔLE INTERNE DES RISQUES
ILLUSTRATION – LES
ENTREPRISES DE DISTRIBUTION
L’organisation de la fonction contrôle interne dans la distribution repose sur une
structure pyramidale.
1er niveau : le siège social
Sont mis sous contrôle au siège social :
Le respect de la réglementation concernant le contrôle interne, matérialisé
par l’existence du dossier permanent thématique.
Le contrôle de l’organisation.
L’organisation de la fonction contrôle interne est spécifique selon le degré
d’autonomie des unités de ventes. Ainsi, trois types d’organisation peuvent
cohabiter :
◆ Magasins dépendant de l’autorité du siège pour les achats et approvisionnements, pour les prix de vente à appliquer et pour les horaires d’ouverture ;
◆ Points de vente partiellement autonomes, dont la gestion doit s’inscrire à
l’intérieur de budgets fixés ;
◆ Points de vente à très large autonomie de gestion dont les résultats ne sont
saisis dans les comptes de l’entreprise qu’en fin d’exercice.
Exemples d’opérations suivies par l’informatique :
◆ Suivi des mouvements de marchandises en amont des magasins ;
◆ Facturation et livraison aux magasins avec la particularité de la
préfacturation ;
◆ Saisie des encaisses ;
◆ Ventilation du chiffre d’affaires au travers des achats et des livraisons, par
rayon, famille d’articles, etc. ;
◆ Rotation des stocks ;
◆ Suivi de la marge ;
◆ Analyse des frais.
Le contrôle des immobilisations.
◆ Le nombre important de matériels ou d’agencements de faible valeur unitaire,
parfois répartis en de nombreux points de vente géographiques ;
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On y rencontre les spécificités suivantes :
◆ Une grande diversité des liens entre l’entreprise et les centrales d’achats ;
◆ Plusieurs modes de calcul concernant la TVA. En effet, l’administration tolère
que l’assiette soit constituée par les sorties d’entrepôts vers les magasins,
chiffrées aux prix de vente ou sur les recettes ventilées en fonction de ses
livraisons.
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PHASE 4 – Le management du dispositif
◆ Les prêts consentis aux gérants ;
◆ Le nombre et l’importance des loyers ou des crédits-bails.
Le contrôle des fournisseurs et notamment des achats lors de la réception et
du règlement des fournisseurs.
On distingue cependant divers mouvements :
◆ Les livraisons directes par les fournisseurs aux points de vente imposées par
le siège ;
◆ La gestion autonome et l’exécution des opérations en hypermarchés ;
◆ Les achats directs (principalement pour les denrées périssables) par des
procédures locales.
Le contrôle du personnel.
Le contrôle des stocks.
2e niveau : l’entrepôt
Le contrôle de la gestion des stocks.
Le contrôle des modes d’encaissement particuliers selon la nature (bons de
réductions, bons cadeaux, timbres ristournes…).
3e niveau : le magasin
Supérette
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◆ La réception marchandise ;
◆ Le contrôle des factures ;
◆ Le contrôle des recettes ;
◆ L’inventaire.
À ce niveau et pour les magasins donnés en gérance, les principaux documents
de contrôle utilisés sont :
◆ Les comptes de gérance où chaque écriture est appuyée d’une pièce comptable (relevé de livraison, changements de prix, retours d’emballage, etc.) ;
◆ Les feuilles de caisse, hebdomadaires, décadaires, de quinzaines ou
mensuelles accompagnées de pièces justificatives de paiement ;
◆ Les relevés d’inventaire marchandises établis soit systématiquement (inventaire de contrôle), soit à l’occasion de cessions, c’est-à-dire de changement
de gérance pour arrêter la situation du gérant sortant.
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CONTRÔLE INTERNE DES RISQUES
Supermarchés
◆ Le contrôle marchandise : la réception des marchandises fait l’objet d’un
contrôle quantitatif et qualitatif dans certains cas. Compte tenu du volume, les
bons de livraison sont remplacés par un cahier des entrées ;
◆ Le contrôle des factures : les factures arrivent souvent avec quelques
semaines de retard, c’est pourquoi les bons de livraison et de transport sont
classés. Apparaissent donc des différences entre les quantités livrées et les
quantités facturées, et entre les prix annoncés et ceux figurant sur la facture
(dues aux ristournes sur factures ou aux ristournes versées par trimestre,
etc.) ;
◆ Le contrôle des recettes : les ventes donnent lieu à des paiements comptant. Espèces, chèques, bons de réduction, bons de collectivité (mairie,
comité d’entreprise), etc. L’informatique permet donc de ventiler chacun des
articles enregistrés par rayon et par famille. La feuille de caisse indique par
catégories de valeur les espèces reçues ainsi que les montants des chèques
et autres modes de paiement. Ces informations sont confirmées par un ticket
récapitulatif édité par les caisses enregistreuses ;
◆ Le contrôle des stocks (inventaire). Les spécificités des inventaires dans
ce type de magasins sont : le nombre important de références (marchandises, et emballages), la participation du personnel aux opérations d’inventaire, le chiffrage de l’inventaire, qui peut être fait en partie ou en totalité au
prix d’achat. Les moyens de contrôle sont : les calendriers remis par la
centrale ou les fournisseurs pour faciliter le chiffrage de la valeur par l’intermédiaire du prix d’achat, des documents préétablis portant la liste des
produits à inventorier, des systèmes de saisies directes interprétés à distance
par un ordinateur qui édite l’état des stocks ;
◆ Le contrôle des budgets.
◆ Achats / Fournisseurs : avec une grande autonomie, ces établissements
cumulent des fonctions de siège et de magasins de vente ;
◆ Réception marchandise : les procédures sont semblables à celles des
entrepôts ;
◆ Contrôle des factures : les procédures sont semblables à celles des entrepôts.
◆ Contrôle des recettes : le contrôle des recettes s’effectue selon les mêmes
principes que pour les supermarchés ;
◆ Inventaire : le contrôle des inventaires s’effectue selon les mêmes principes
que pour les supermarchés ;
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Hypermarchés
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PHASE 4 – Le management du dispositif
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◆ Ventes et prestations : la vente à crédit de la Hi-Fi, de l’électroménager, font
l’objet de procédures particulières (grille d’acceptation de crédit, respect des
réglementations et contrat numéroté). La vente à paiement différé pour les
hôpitaux, l’armée, etc. fait également l’objet de procédures particulières. Les
services après vente, la location de distributeurs automatiques, la location
d’espace, etc., doivent être soumis à autorisation du siège et font l’objet
d’encaissements séparés avec les autres recettes caisses ;
◆ Gestion du personnel : l’embauche, la discipline et le règlement des salaires
sont sous la responsabilité d’un service qui détient un pouvoir de décision
limité par un cadre (organigramme et grille de salaire arrêtés par le siège qui
se réserve le choix des cadres) ;
◆ Le contrôle des comptes. Les comptes soumis à contrôle sont :
– Les provisions ; les comptes de provision sont contrôlés pour les cas de
dépréciation de stocks, de hausse de prix ou pour les litiges (révision de
baux, indemnité d’éviction, etc.) ;
– Les immobilisations incorporelles : les comptes d’immobilisation incorporelles sont contrôlés pour les frais d’établissement, frais d’études de
marché, frais des procédures administratives de création, frais mobilier et
immobilier, frais d’emprunts, etc.
– Les immobilisations corporelles : les comptes d’immobilisations corporelles
sont contrôlés pour les frais liés aux installations techniques, matériels et
d’outillages (caractérisés par le nombre, la répartition géographique, la
valeur unitaire), pour les agencements et aménagements pour les matériels de transport, etc.
– Les immobilisations financières : stocks et en-cours, compte tiers, circuit de
trésorerie, compte spécial.
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