21 Administration générale Le domaine fonctionnel Administration générale regroupe les emplois qui contribuent à la coordination et au fonctionnement général des services de l’État et de leurs établissements publics, dans les domaines de la gestion administrative, de la documentation et des archives, avec pour objectif l’amélioration continue des processus. RESPONSABLE DE LA COORDINATION ADMINISTRATIVE 21 Administration générale DéFINITION SYNTHéTIQUE Organiser, coordonner et superviser le fonctionnement régulier et continu des services administratifs et techniques d’une structure. ACTIVITéS PRINCIPALES • Gérer le budget, la comptabilité, les moyens spécifiques et la logistique de la structure • Contribuer au pilotage de la gestion des ressources humaines de la structure • Contribuer à l’animation du dialogue social et à la communication interne à la structure • Impulser des projets de la structure et en assurer la mise en œuvre administrative et/ ou technique • Proposer les réformes et innovations propres à moderniser le fonctionnement des services de la structure ou les processus de gestion • Mettre en place, suivre et exploiter les outils d’évaluation de l’activité • Gérer le contentieux COMPÉTENCES Savoir-faire Savoir-être Connaissances • Diriger une structure, un service • Conduire un projet, une démarche • Négocier • Analyser un projet, une démarche • Communiquer • Sens des relations humaines • Capacité d’adaptation • Sens de l’organisation • Sens de l’innovation/ créativité • Gestion budgétaire et comptable • Principes généraux du droit du contentieux de la fonction publique • Méthode de gouvernance et de pilotage • Outils et techniques du contrôle de gestion Compétences managériales requises Systématiquement 454 - Répertoire interministériel des métiers de l’État Éventuellement Sans objet EMPLOI-RÉFÉRENCE RESPONSABLE DE LA COORDINATION ADMINISTRATIVE FP2ADM01 CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE TENDANCES D’ÉVOLUTION FACTEURS-CLÉS À MOYEN TERME IMPACT SUR L’EMPLOI-RÉFÉRENCE • Modernisation de l’action publique • Recherche de la performance • Développement des démarches de certification et de qualité • Recherche de mutualisations • Maîtrise des dépenses publiques • Participation active aux démarches de contrôle de gestion et à la comptabilité analytique EXEMPLES DE LIBELLÉS D’EMPLOIS-TYPES MINISTÉRIELS ASSOCIÉS MINISTÈRE/FILIÈRE Intérieur INTITULÉ DE L’EMPLOI-TYPE • Coordonnateur(trice) d’administration générale 3ème partie • édition 2017 - 455 RESPONSABLE DU BUREAU DU CABINET 21 Administration générale DéFINITION SYNTHéTIQUE Piloter l’activité du bureau du cabinet d’une administration centrale, d’un service déconcentré ou d’un opérateur, notamment les actions relevant de la représentation de l’État. ACTIVITéS PRINCIPALES • Organiser la gestion des affaires politiques et des dossiers associés • Piloter l’organisation et le suivi des déplacements des hautes autorités et personnalités • Coordonner l’organisation des cérémonies officielles et les réceptions • Suivre les dossiers techniques spécifiques en lien avec les services compétents, notamment les dossiers liés à la gestion de crise • Assurer la sécurité du site • Organiser la politique de communication du service COMPÉTENCES Savoir-faire Savoir-être Connaissances • Diriger une structure, un service • Rédiger • Négocier • Analyser un comportement, un contexte, une problématique • Communiquer dans un contexte de crise • Capacité d’adaptation • Faire preuve de diplomatie • Sens de l’organisation • Réactivité • Environnement administratif, institutionnel et politique • Droit/réglementation administratif • Règles du protocole • Gestion des ressources humaines Compétences managériales requises Systématiquement 456 - Répertoire interministériel des métiers de l’État Éventuellement Sans objet EMPLOI-RÉFÉRENCE RESPONSABLE DU BUREAU DU CABINET FP2ADM02 CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE • Disponibilité TENDANCES D’ÉVOLUTION FACTEURS-CLÉS À MOYEN TERME • Réformes et enjeux de la gestion de crise et de la sécurité IMPACT SUR L’EMPLOI-RÉFÉRENCE • Accroissement de la capacité à analyser et gérer des phénomènes nouveaux • Maîtrise des dépenses publiques • Développement des démarches de certification et de qualité EXEMPLES DE LIBELLÉS D’EMPLOIS-TYPES MINISTÉRIELS ASSOCIÉS MINISTÈRE/FILIÈRE Intérieur INTITULÉ DE L’EMPLOI-TYPE • Chargé(e) du bureau du cabinet 3ème partie • édition 2017 - 457 GESTIONNAIRE-INSTRUCTRICE ADMINISTRATIVE/ INSTRUCTEUR ADMINISTRATIF 21 Administration générale DéFINITION SYNTHéTIQUE Assurer la gestion administrative d’un secteur en préparant des dossiers ou en instruisant des demandes individuelles, en notifiant et/ou en publiant les décisions rendues. ACTIVITéS PRINCIPALES • Préparer et suivre des dossiers administratifs, en collectant, analysant et sélectionnant ses éléments constitutifs et en rédigeant les documents de synthèse • Instruire des demandes individuelles sur le plan administratif, comptable et juridique • Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions des instances décisionnelles • Assurer l’interface et la coordination avec les interlocuteurs concernés du domaine • Notifier et/ou publier les décisions individuelles • Produire les restitutions statistiques se rapportant à l’activité concernée • Organiser les aspects logistiques du domaine d’activité COMPÉTENCES Savoir-faire Savoir-être Connaissances • Analyser une information, un document, une réglementation • Synthétiser des informations, un document • Rédiger un acte administratif • Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure • Travailler en réseau • Être rigoureux • Sens de l’organisation • Faire preuve de discrétion • Sens des relations humaines • Techniques de rédaction administrative • Droit administratif • Techniques d’organisation • Gestion budgétaire et comptable • Applications informatiques spécifiques Compétences managériales requises Systématiquement 458 - Répertoire interministériel des métiers de l’État Éventuellement Sans objet EMPLOI-RÉFÉRENCE GESTIONNAIRE-INSTRUCTRICE ADMINISTRATIVE/ INSTRUCTEUR ADMINISTRATIF FP2ADM03 CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE TENDANCES D’ÉVOLUTION FACTEURS-CLÉS À MOYEN TERME • Dématérialisation des procédures • Développement des actions en mode projet IMPACT SUR L’EMPLOI-RÉFÉRENCE • Besoin accru de polyvalence et d’expertise • Développement des démarches de certification et de qualité EXEMPLES DE LIBELLÉS D’EMPLOIS-TYPES MINISTÉRIELS ASSOCIÉS MINISTÈRE/FILIÈRE INTITULÉ DE L’EMPLOI-TYPE Intérieur • Assistant(e) d’administration générale • Gestionnaire-instructeur(trice) administratif(ve) • Gestionnaire courrier • Chargé(e) de la coordination du courrier Environnement-Énergie-Mer-LogementHabitat durable • Gestionnaire-instructeur(trice) 3ème partie • édition 2017 - 459 SECRÉTAIRE-ASSISTANTE/ASSISTANT 21 Administration générale DéFINITION SYNTHéTIQUE Assister un dirigeant, un ou plusieurs responsables dans l’organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique. ACTIVITéS PRINCIPALES • Assurer l’accueil physique et téléphonique et par courriel • Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes • Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions du service • Mettre en forme et valoriser des supports écrits • Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées • Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service COMPÉTENCES Savoir-faire Savoir-être Connaissances • Mettre en forme un document • Archiver • Diffuser une information, une publication • Organiser une réunion • Prioriser • Rédiger un acte juridique • Sens de l’organisation • Réactivité • Faire preuve de discrétion • Sens des relations humaines • Bureautique et outils collaboratifs • Applications informatiques métier • Classement, archivage • Techniques de secrétariat • Environnement administratif, institutionnel et politique Compétences managériales requises Systématiquement 460 - Répertoire interministériel des métiers de l’État Éventuellement Sans objet EMPLOI-RÉFÉRENCE SECRÉTAIRE-ASSISTANTE/ASSISTANT FP2ADM04 CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE • Le cas échéant, travail en binôme TENDANCES D’ÉVOLUTION FACTEURS-CLÉS À MOYEN TERME • Réorganisation des services de l’État • Maîtrise des dépenses publiques IMPACT SUR L’EMPLOI-RÉFÉRENCE • Actualisation et renforcement de l’ensemble des compétences • Évolution des outils bureautiques et collaboratifs EXEMPLES DE LIBELLÉS D’EMPLOIS-TYPES MINISTÉRIELS ASSOCIÉS MINISTÈRE/FILIÈRE Ministères sociaux Défense Environnement-Énergie-Mer-LogementHabitat durable Intérieur INTITULÉ DE L’EMPLOI-TYPE • Assistant(e) de direction • Assistant(e) secrétaire d’un service • Agent(e) d’administration • Assistant(e) d’administration • Assistant(e) de gestion • Assistant(e) • Secrétaire • Assistant(e) de direction • Assistant(e) d’administration générale 3ème partie • édition 2017 - 461 CHARGÉE/CHARGÉ DE LA GESTION DES RESSOURCES DOCUMENTAIRES 21 Administration générale DéFINITION SYNTHéTIQUE Mettre en œuvre la politique de gestion, de mise à disposition et de valorisation de l’information documentaire des administrations et établissements publics de l’État. ACTIVITéS PRINCIPALES • Gérer les sources documentaires traditionnelles et numériques (collecter, traiter, signaler et valoriser les documents détenus, mettre à jour le système d’information documentaire) • Mettre en œuvre le dispositif de recherche d’informations par les utilisateurs • Mettre à disposition des utilisateurs les documents prêtés ou mis en circulation • Assurer, auprès des utilisateurs, une prestation d’accueil, d’orientation, d’assistance et de conseil • Réaliser des produits et des services pour assurer la mise en valeur du fonds documentaire auprès des utilisateurs • Prendre en charge la gestion administrative, technique, logistique et budgétaire du service • Développer des partenariats et participer à des réseaux ou des communautés ciblées, internes ou externes à l’administration • Contribuer aux actions de communication de la structure COMPÉTENCES Savoir-faire Savoir-être Connaissances • Concevoir un projet, une démarche • Rechercher des données, des informations • Exploiter une information • Diffuser une information, une publication • Travailler en réseau • Sens de l’analyse • Sens de l’organisation • Sens des relations humaines • Curiosité intellectuelle • Environnement professionnel du domaine d’activité • Méthode et normes de gestion de l’information • Techniques d’organisation • Techniques documentaires Compétences managériales requises Systématiquement 462 - Répertoire interministériel des métiers de l’État Éventuellement Sans objet EMPLOI-RÉFÉRENCE CHARGÉE/CHARGÉ DE LA GESTION DES RESSOURCES DOCUMENTAIRES FP2ADM05 CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE TENDANCES D’ÉVOLUTION FACTEURS-CLÉS À MOYEN TERME • Dématérialisation des ressources documentaires IMPACT SUR L’EMPLOI-RÉFÉRENCE • Renforcement des compétences en technologies de l’information et de la communication • Ouverture et réutilisation des données publiques EXEMPLES DE LIBELLÉS D’EMPLOIS-TYPES MINISTÉRIELS ASSOCIÉS MINISTÈRE/FILIÈRE Premier ministre Défense Intérieur Environnement-Énergie-Mer-LogementHabitat durable INTITULÉ DE L’EMPLOI-TYPE • Responsable d’un centre de documentation • Responsable en information et bibliothèques • Cadre en information et bibliothèques • Agent(e) en information et bibliothèques • Assistant(e) en information et bibliothèques • Chargé(e) des ressources documentaires • Documentaliste • Chargé(e) du centre de ressources documentaires 3ème partie • édition 2017 - 463 CHARGÉE/CHARGÉ DE VEILLE INFORMATIONNELLE 21 Administration générale DéFINITION SYNTHéTIQUE Piloter le management de l’information en concevant et gérant des dispositifs d’accès à l’information et aux connaissances, de capitalisation et de veille informationnelle adaptés aux besoins de la structure concernée. Les faire évoluer en fonction de l’environnement. ACTIVITéS PRINCIPALES • Organiser les processus de capitalisation et de mutualisation des connaissances au sein de la structure • Identifier les besoins d’information et de documentation des agents • Définir les dispositifs de veille informationnelle adaptés • Rechercher et qualifier les sources d’information • Mettre en place des systèmes de collecte automatisée de l’information • Analyser la pertinence de l’information trouvée • Mettre en place un flux de diffusion des résultats de la veille informationnelle • Développer des partenariats et participer à des réseaux ou des communautés ciblées internes ou externes à l’administration COMPÉTENCES Savoir-faire Savoir-être Connaissances • Mener une veille • Analyser une information, un document, une réglementation • Capitaliser une expérience, une connaissance • Concevoir un outil, un dispositif • Diffuser une information, une publication • Animer un réseau • Esprit de synthèse • Sens critique • Curiosité intellectuelle • Sens de l’innovation/ créativité • Environnement professionnel du domaine d’activité • Matériels, systèmes et réseaux d’information et de communication • Techniques d’organisation • Règles juridiques applicables à l’activité de collecte et de diffusion de données • Techniques de collecte et de traitement de l’information • Culture pluri-disciplinaire Compétences managériales requises Systématiquement 464 - Répertoire interministériel des métiers de l’État Éventuellement Sans objet EMPLOI-RÉFÉRENCE CHARGÉE/CHARGÉ DE VEILLE INFORMATIONNELLE FP2ADM06 CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE TENDANCES D’ÉVOLUTION FACTEURS-CLÉS À MOYEN TERME • Développement des réseaux professionnels et espaces collaboratifs • Accroissement de la circulation de l’information • Besoins en intelligence documentaire renforcés IMPACT SUR L’EMPLOI-RÉFÉRENCE • Spécialisation et professionnalisation, notamment dans le domaine de l’animation de réseau et de la gestion d’espaces collaboratifs • Métier en émergence, appelé à se déployer EXEMPLES DE LIBELLÉS D’EMPLOIS-TYPES MINISTÉRIELS ASSOCIÉS MINISTÈRE/FILIÈRE Défense Premier ministre INTITULÉ DE L’EMPLOI-TYPE • Cadre en veille et gestion des connaissances • Responsable en veille et gestion des connaissances • Animateur(trice) du réseau de veille documentaire • Documentaliste spécialisé(e) 3ème partie • édition 2017 - 465 CHARGÉE/CHARGÉ DE LA GESTION DES ARCHIVES 21 Administration générale DéFINITION SYNTHéTIQUE Proposer et assurer la mise en œuvre d’une politique d’archivage des documents et données numériques d’une structure répondant aux exigences législatives et adaptée aux besoins des services, en lien avec le contrôle scientifique et technique. ACTIVITéS PRINCIPALES • Définir, avec le service producteur ou détenteur, les documents et données à archiver • Concevoir et mettre en œuvre les procédures et actions d’archivage • Accompagner les services, sur le plan méthodologique, pour la préparation de la procédure d’archivage • Assurer les relations et les transferts à l’institution patrimoniale des archives historiques • Prendre en charge la gestion du système d’information des archives • Gérer les espaces de stockage (taux d’occupation, conditions de conservation) • Répondre aux demandes des utilisateurs internes et externes des archives • Évaluer la mise en qualité et la fiabilité du dispositif COMPÉTENCES Savoir-faire Savoir-être Connaissances • Piloter une activité • Archiver • Appliquer un protocole • Travailler en équipe • Sens des responsabilités • Être autonome • Sens de l’organisation • Sens des relations humaines • Environnement professionnel du domaine d’activité • Ingénierie de projet • Techniques du domaine d’activité • Gestion de l’information • Archives et accès aux données personnelles • Classement et archivage Compétences managériales requises Systématiquement 466 - Répertoire interministériel des métiers de l’État Éventuellement Sans objet EMPLOI-RÉFÉRENCE CHARGÉE/CHARGÉ DE LA GESTION DES ARCHIVES FP2ADM07 CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE • Devoir de discrétion TENDANCES D’ÉVOLUTION FACTEURS-CLÉS À MOYEN TERME • Développement de la dématérialisation des procédures et actes administratives • Réorganisation des services de l’État IMPACT SUR L’EMPLOI-RÉFÉRENCE • Renforcement des compétences en technologies de l’information et de la communication • Ouverture et réutilisation des données publiques EXEMPLES DE LIBELLÉS D’EMPLOIS-TYPES MINISTÉRIELS ASSOCIÉS MINISTÈRE/FILIÈRE Défense Environnement-Énergie-Mer-LogementHabitat durable INTITULÉ DE L’EMPLOI-TYPE • Cadre d’archives • Agent(e) d’archives • Assistant(e) d’archives • Chargé(e) d’archivage • Gestionnaire des archives 3ème partie • édition 2017 - 467
