TAILLEPIERRE MATHILDE MANAGEMENT DES PROCESSUS ET DES PROJETS MOSS 1

2021 | Par : TAILLEPIERRE MATHILDE MOSS 1
MANAGEMENT DES PROCESSUS ET DES PROJETS
Devoir individuel à rendre
1-
Pour quelle(s) raison(s) vous avez choisi cette organisation ?
Moniteur éducateur en maison d’accueil spécialisée (MAS) au sein d’une résidence médico
sociale ayant également un établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes
(EHPAD), j’ai été sollicité pour aider à la mise en œuvre des projets personnalisé au sein de
l’EHPAD.
Ce travail me permettra d’évaluer le processus « projet personnalisé » qui au vu des éléments
méritent d’être mis à plat.
En effet, lors de la dernière enquête de satisfaction les familles font remontées un ensemble
de dysfonctionnements.
75% disent ne pas connaitre le référent de leur parent et/ou protégé
50 % disent ne pas être concertés lors de la réalisation du projet personnalisé et 25%
non pas souhaité se prononcer
100% disent ne pas avoir de retour concernant la mise en œuvre du projet
personnalisé de leur parent et/ou protégé
50% pensent que les propositions ne sont pas en accord avec les problématiques
66% sont très insatisfait concernant le choix des actions
66% ont le sentiment que le résident n’est pas acteur de son projet personnalisé
Taux de réalisation des projets personnalisés :
2016 2017
2018
2019
2020
20%
70%
20%
0%
30%
Le taux de réalisation est un indicateur intéressant qui apporte déjà une compréhension
concernant les insatisfactions qui ont émergés de l’enquête 2021, une comparaison avec les
années antérieure n’est pas possible car il n’y avait pas de question concernant le projet
personnalisé.
L’établissement a passé son évaluation externe, il y a deux semaines et il a été noté que la
procédure des projets personnalisés au sein de l’EHPAD ne répond pas aux attentes
réglementaires. Il est en outre préconisé que l’établissement évalue et recadre la mise en
œuvre des projets personnalisés en s’ajustant à la recommandation de bonne pratique.
Selon la recommandation de bonne pratique « les attentes de la personne et le projet
personnalisé », de la Haute Autorité de Santé « La démarche d’un projet personnalisé
respectueux des attentes de la personne nécessite plusieurs phases :
− premiers contacts et premier recueil des attentes de la personne ;
− analyse de la situation avec objectivation des éléments d’analyse ;
− co-construction du projet personnalisé avec les différentes parties prenantes ;
− décision : fixation d’objectifs et d’une programmation d’activités et de prestations, moyens
1
alloués au projet ;
− mise en œuvre, bilan(s) intermédiaire(s) et ajustements pour répondre aux évolutions ;
− évaluation pour procéder à une réactualisation du projet personnalisé.
Ces différentes phases sont toutes indispensables à la dynamique du projet personnalisé. »
Voici les attentes fixées par le législateur concernant la mise en œuvre du projet personnalisé
au sein des établissements.
L’analyse du processus qui représente l’ensemble des tâches et actions transversales
nécessaire à la mise en œuvre des projets personnalisés, nous permettra de cibler les causes
du ou des dysfonctionnent concernant la mise en œuvre des projets personnalisés au sein de
l’établissement.
Au vu, du niveau d’insatisfaction générée par ce processus, il semble nécessaire de l’analyser.
2Pour mener l’approche de management des processus, vous devez constituer un
groupe de travail pluridisciplinaire. Par ailleurs, les outils qualitatifs de gestion de la qualité
présentent des limites du fait de leur subjectivité. Pour améliorer leur fiabilité, il faut bien
choisir l’animateur et les membres.
a.
Sur quels critères vous allez choisir les membres du groupe ?
Comme le souligne Henry Ford, industriel et fondateur de Ford
« Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite. »
C’est en ce sens que les choix des membres de l’équipe est crucial pour atteindre l’objectif
fixé dans les délais impartis.
L’équipe sera choisie en fonction de ses compétences, ses expériences, ses qualifications et
ses savoirs.
Mais aussi selon des critères de qualité fondamentaux afin de réduire le risque de conflits et
de tension au sein du groupe : les membres de l’équipe devront :
- être de bon communicant afin de faciliter les échanges au sein du groupe
- connaitre les principes de bases de la gestion de projet
-maitriser leurs domaines de compétences
-être organisé
-avoir une personnalité adaptable
- avoir une bonne maitrise émotionnelle
Sur quels critères vous allez choisir l’animateur du groupe ?
b.
Le chef projet est un acteur clef dans la démarche et un ensemble des compétences sont
nécessaire pour être à ce poste.
-
Une maitrise de la gestion de projets
Une bonne capacité relationnelle
-
c.
Une bonne connaissance technique et règlementaires concernant la mise en œuvre des
projets personnalisés
Proposer la composition de ce groupe ?
La démarche de projet est une co construction avec l’ensemble des acteurs faisant partie de la
prise en charge.
Comme le souligne la recommandation de bonnes pratiques de la haute autorité de santé
(HAS) : « Au sein d’un établissement/service, l’ensemble des professionnels qui, d’une
manière ou d’une autre, travaillent autour de la situation de la personne accueillie et/ou
accompagnée, sont concernés par l’élaboration des projets personnalisés. Si le responsable et
le personnel d’encadrement sont garants de la démarche générale, les propositions et analyses
de chaque professionnel en lien avec les personnes, doivent être prises en compte et
valorisées, quelle que soit la qualification des professionnels. »1
Cette recommandation rappelle très clairement que la personne accueillie est l’acteur
principale et en ce sens les décisionnaires.
Je pense que cette démarche nécessite dans le groupe de travail, la présence de deux membres
du CVS (1 représentant des familles et 1 représentant des usagers) afin d’être au plus prés des
attentes et besoins des personnes accueillies au sein de l’EHPAD.
Ainsi qu’un professionnel de chaque discipline qui pourra par la suite distiller à ces
collaborateurs le nouveau processus de construction des projets personnalisés.
Les travaux réalisés par le groupe de travail seront validés par un copil.
d.
Proposer les modalités de fonctionnement de ce groupe de travail (fréquence de
réunion, durée des réunions, …)
Un ensemble de rencontre seront nécessaire pour analyser le processus qui représente
l’ensemble des tâches et actions transversales nécessaire à la mise en œuvre des projets
personnalisés, cette analyse nous permettra de cibler les causes de des dysfonctionnents
concernant la mise en œuvre des projets personnalisés au sein de l’établissement.
Cette analyse se déroulera en 4 phases :
Phase 1 :la description du processus projet personnalisé de l’EHPAD « saint louis » afin
d’évaluer cette phase, j’ai pu organiser une réunion de travail afin que les parties prenantes
actuelles expliquent le (qui fait quoi et comment). Aucune procédure existe actuellement
concernant la mise en œuvre des projets personnalisés au sein de l’établissement. Les projets
personnalisés sont actuellement pilotés par la psychologue. Aucun élément de preuve ne
retrace les différentes rencontres de construction.
Phase 2 : l’identification des dysfonctionnements et des défaillances, cette étape me permettra
d’analyser les écarts par rapport aux attentes du législateur. J’utiliserai pour se faire la
recommandation de bonnes pratiques de la haute autorité de santé « Les attentes de la
personne et le projet personnalisé de l’ANESM de décembre 2008 ».
1
Haute Autorité De Santé, H. A. S. (2008, décembre). Les attentes de la personne et le projet
personnalisé. HAS. https://www.has-sante.fr/upload/docs/application/pdf/2018-03/reco_projet.pdf
3
Phase 3 : L’identification des risques consécutifs aux dysfonctionnements et défaillances.
Cette étape me permettra de prioriser mes actions en identification les barrières de protection
qui pourront être envisagé afin de réduire les risques voir de les éliminer
Phase 4 : la mise en œuvre d’une démarche d’amélioration de la qualité du processus projet
personnalisé
PLANS D’ACTIONS ET DE SUIVI D’AMELIORATION DU PROCESSUS DE MISE EN ŒUVRE DES
PROJETS PERSONNALISES AU SEIN DE L’EHPAD « saint louis »
OG1 ACTUALISER LA TRAME ET CREER LA PROCEDURE DE PROJET PERSONNALISE
Objectifs
spécifiques
Mettre en
place les
instances de
pilotage du
projet
Mobiliser
l’ensemble des
acteurs autour du
projet
Moyens ou actions
Responsable
Echéancier
Ressources
nécessaires
Estimation
des coûts
Résultat attendus
Créer un comité de pilotage
chef projet
mai 2021
Secrétaire
Vidéoprojecteur
Salle de réunion
0
Comité effectif
Mobiliser une équipe projet
chef projet
mai 2021
0
Equipe projet effective
Sensibiliser les membres du
cvs au projet
direction
mai 2021
Secrétaire
Vidéoprojecteur
Salle de réunion
Secrétaire
Vidéoprojecteur
Salle de réunion
0
Participation de deux membres aux
travaux
Communiquer autour du
projet
Créer 3 groupes de travail
pour les 3 phase de mise en
œuvre du PP
Equipe
projet
Chef projet
mai 2021
Plan de
communication
Secrétaire
Vidéoprojecteur
Salle de réunion
200.00 e
Informations des parties prenantes
0
Actualisation de la trame PP
Réalisation d’une procédure de mise en
œuvre
Zéro dysfonctionnements
juin 2021
Résultat
obtenus
Explication des
écarts si l’objectif
n’est pas atteint
OG2 FORMER LES EQUIPES /HARMONISER LES PRATIQUES DE MISE EN ŒUVRE DU PP
Former les
équipes à la mise
en œuvre des
projets
personnalisés en
établissement
Former 2
coordonnateurs
projet
personnalisé
Organiser une formation
Elaborer le cahier des
charges de la formation et
définir les coûts
Recruter l’organisme de
formation
Planifier les formations
Chef projet
Chef projet
juin 2021
juin 2021
Poste informatique
0
0
Construction des besoins
Cahier des charges effectifs
Chef projet
juin 2021
Poste informatique
4000.00
Infirmière co
juin 2021
Planning des agents
0
Organiser une formation
Elaborer le cahier des
charges de la formation et
définir les coûts
Recruter l’organisme de
formations
Planifier les formation
Chef projet
Chef projet
Juillet 2021
Juillet 2021
Poste informatique
Programme de formations en adéquation
avec les besoins
100% des agents planifier dans les
différents groupes de formation
Construction des besoins
Cahier des charges effectifs
Chef projet
Juillet 2021
Poste informatique
9000.00
Infirmière co
Juillet 2021
Planning des agents
0
0
Programme de formations en adéquation
avec les besoins
100% des agents planifier dans les
différents groupes de formation
PLANNIFICATION DES SEANCES DE TRAVAIL DES GROUPES
EFFECTUER
TRAVAUX A
TEMPS DES
TRAVAUX 3 MOIS
JUIN 2021 A
OCTOBRE 2021
FREQUENCE
TEMPS DE
RENCONTRE
GROUPE DE
TRAVAIL 1
1/par semaine
1H
Actualisation de la
trame
GROUPE DE
TRAVAIL 2
1/par semaine
1H
Réalisation d’une
procédure de mise en
œuvre
GROUPE DE
TRAVAIL 3
1/par mois
40 MINUTES
RENCONTRE DES
CHEF DE GROUPE +
Tous les 15 JOURS
1H
Test sur les
documents avec les
résidents
Pré validation des
travaux suivi des
CHEF PROJET
RENCONTRE
GROUPE
3-
avancées projet
1/mois
1H30
Présentation des
avancées
Etablir la cartographie des processus de cette organisation
Pour simplifier, vous pouvez ne pas présenter u schéma mais citer tout simplement les trois
catégories des processus : opérationnels (ou métiers, ou principaux), supports, de pilotage
(ou management).
4Choisir un processus ou sous-processus (activité) clé à analyser et à améliorer.
Justifier votre choix.
5
Processus
Analysé
L’établissement dispose en effet d’une cartographie des processus mais pas d’une description
complète des sous processus.
Ce sera l’occasion de cibler les dysfonctionnements en équipe de travail du processus et ceci
me permettra de répondre à la commande de la direction concernant le réajustement du
process PP EHPAD.
Le processus des projets personnalisés est le processus clef de l’établissement car notre
output final est la satisfaction de l’usager et de son représentant légal.
Son dysfonctionnement crée une inadéquation de la prise en charge par rapport aux besoins
du résidents et ne permet pas une démarche globale d’accompagnement.
5Modéliser (décrire) ce processus ou sous-processus. Ce processus comporte
plusieurs étapes.
Description du processus projet personnalisé
INPUT
MOYENS
MATERIEL
HUMAINS
FINANCIERS
OUTPUT
32 PP
CONFORME
S HAS
SATISFACTI
ON 100%
N°
Activités du
processus
Sous-activités du processus
1
PHASE
PREPARATOIRE
recueil des attentes du résident en autonomie et
éléments de preuve (signature)
absence
recueil des attentes de la famille et/ou
représentant légal
absence
2
Modes de
défaillance
3
recueil des attentes de l’entourage
absence
4
recueil des volontés de la personne dans la
trame des pp
absence
5
évaluation des besoins avec un support reconnu
absence
6
pré synthèse
absence
7
PHASE
D’ELABORATION
8
PHASE DE MISE EN
9
ŒUVRE ET
D’ELABORATION
10
Causes
Effets
Moyens de détection
Non-conformité par
étape non formalisé dans
pas de support rapport à la demande
le processus
réglementaire
Résident insatisfait par
étape non formalisé dans
pas de support rapport à la prise en charge
le processus
Non-conformité par
rapport à la demande
pas de support réglementaire
étape non formalisé dans
le processus
pas de support Parent et/ou représentant
étape non formalisé dans
/pas de temps légal insatisfait par rapport
le processus
de rencontre à la prise en charge
Non-conformité par
étape non formalisé dans
pas de support rapport à la demande
le processus /support
réglementaire
absent
pas de
entourage insatisfait par
étape non formalisé dans
personne en rapport à la prise en charge
le processus
responsabilité
Détection
Gravité
Fréquence
IPR
2
3
1
6
formaliser une trame et un
document de preuve
0
2
3
1
6
formaliser une trame et un
document de preuve
0
2
3
1
6
formaliser une trame et un
document de preuve
0
2
3
1
6
formaliser une trame et un
document de preuve
0
2
4
2
16
formaliser une trame et un
document de preuve
0
2
3
1
6
formaliser une trame et un
document de preuve
0
Actions de prévention
Détection 2
Gravité 2
Fréquence 2
IPR 2
0
0
0
0
0
0
0
0